документа, його призначення. 4. Лексика здебільшого нейтральна, вживається в прямому значенні. 5. Для чіткої організації текст поділяється на параграфи, пункти, підпункти. 6. У текстах часто вживаються словосполучення з дієсловами у формі теперішнього часу із зазначенням позачасовості, постійності дії (рішення надсилається, виробнича рада розглядає). 7. Найхарактерніші речення - прості поширені (кілька підметів при одному присудку, кілька присудків при одному підметі, кілька додатків при одному з головних членів тощо).
7. Поняття мова і мовлення. Однією з найхарактерніших ознак сучасної нації є мова. Основна функція мови - бути засобом спілкування, взаєморозуміння, надбання і передача знань. Крім поняття «мова» існує й поняття «мовлення». Мова - це: 1) універсальний засіб навчання і виховання людини; 2) енциклопедія людського досвіду; 3) першооснова нагромадження культурних цінностей; 4) один із компонентів духовної культури суспільства; 5) засіб координації усіх виробничих процесів; 6) функціонуюча система, нерозривно пов'язана з усіма галузями суспільного життя. Мовлення - це: 1) спосіб існування і вияву мови, мовний процес у багатьох його видах і формах ( слухання, читання, мовчазна розмова з самим собою, обдумування свого майбутнього чи сприйнятого від інших повідомлення); 2) вияв процесу формування думки ( а не втілення); 3) вияв одиниць мови усіх рівнів і правил їх поєднання; 4) засіб конкретизації мовного спілкування. Мова і мовлення поліфункціональні. Функції мови: 1) засіб і об'єктивізація спілкування; 2) засіб пізнання і його об'єктивізації; 3) засіб творення нових мовних одиниць, підсистем і об'єктивації усного процесу; 4) засіб вираження емоцій, внутрішнього стану людини і її волі; 5) засіб створення і об'єктивації словесних художніх образів. Функції мовлення: 1) здійснення, реалізація процесу спілкування (комунікативна функція); 2) здійснення процесів пізнання (пізнавальна функція); 3) здійснення процесів творення нових одиниць мовних підсистем (будівнича); 4) здійснення, реалізація процесу вираження емоцій (емотивна функція); 5) здійснення, реалізація процесу творення художніх образів (естетична функція). Отже, функціонально мова характеризується як засіб, а мовлення – як процес. Мова для всіх носіїв одна, але реалізація її в мовленні для кожного мовця має свої особливості. Сама мова не може бути правильною чи неправильною, логічною чи нелогічною, точною і неточною, виразною чи одноманітною. Всі ці ознаки має мовлення і насамперед, індивідуальне.
8. Основи культури мовлення Культуру мовлення формує запас знань, прагнення до самовдосконалення через хороше володіння рідною мовою, знаннями, що віками вдосконалювало людство. Отже, кожен з нас має постійно дбати про якість свого мовлення в будь-якій ситуації спілкування. Культура ділового мовлення Ділове мовлення має 2 форми: усну і писемну. Характер писемного мовлення багато в чому визначається специфічними умовами спілкування і в першу чергу - відсутністю співрозмовника і в момент висловлення думки. Усне мовлення виразно відрізняється від писемного: які б складні думки не висловлювали співрозмовники в процесі бесіди, вони завжди будуть спиратися на ситуацію, в якій відбувається розмова. а) Форми ділового мовлення, їх особливості Чим же конкретно відрізняється писемна форма від усної? 1. Писемне мовлення є вторинним стосовно до усного мовлення (воно виникло пізніше і спирається на усне мовлення як своє джерело). 2. Писемне мовлення фіксується графічними, матеріальними законами й сприймається зором. 3. Писемна форма дає нам можливість фіксувати кимось вимовлене, а це забезпечує збереження і відтворення чийогось мовлення у просторі і часі. 4. Писемна мова не лише у діловому стилі, а й у ряді інших нехудожніх стилів, як правило монологічна (діалоги в усному мовленні та художніх творах). 5. Користуючись писемною формою мовлення, людина має можливість перечитати написане, виправити, поліпшити текст, оскільки писемне мовлення відзначається загалом більшою регламентацією мовних засобів, ніж усне мовлення. У зв'язку з тим, що в писемній формі мовлення відсутні такі важливі супровідні елементи усного мовлення як інтонація мовлення, важливу роль у писемних текстах починають відігравати засоби суб'єктивно-об'єктивних оцінок. 7. Така риса писемної форми мовлення як традиційність і певний «консерватизм» проявляється в ділових паперах особливо чітко й послідовно. При складанні ділових паперів виховуються суворі правила побудови того чи іншого документа, правила вживання стійких словосполучень. 8. У писемній формі особливо чітко проявляється диференціація текстів за сферами спілкування. Деякі тексти взагалі існують лише в писемній формі (квитанції, розписки). 9. Значну роль в житті суспільства відіграє й така особливість писемної форми мовлення, як потенційно обмежена кількість відтворення й дублювання в тотожній писемній формі повного документа, що необмежене збільшує можливість його впливу. 10. У писемному тексті наявна ще й така його особливість, як здатність бути відтвореним у живій звуковій мові. Звукове відтворення тексту ш завжди буває точною копією писемного тексту. Найважливіші особливості усної форми мовлення 1. Усна форма мовлення відрізняється від писемної матеріальною формою реалізації: вона витворюється мовним апаратом людини й сприймається на слух. 2. Усне мовлення характеризується ще й такою особливістю, як непідготовленість, спонтанність. Адже усне мовлення людини - це напівусвідомлений процес: людина дуже рідко замислюється над тим, як вона розмовляє, а починаючи говорити, думає хіба що над тим, що вона скаже. 3. Усне мовлення, порівняно з писемним, характеризується надлишковою інформативністю ( додаткова інформація усного мовлення міститься в інтонації, в міміці, жестах ). 4. Надлишковість усного мовлення проявляється в тому, що в наших репліках під час розмови або у виступі звучить багато слів з мінімальним смисловим навантаженням: таким чином, отже, якийсь, так як Мовлення — це мовна діяльність, конкретне говоріння, що проходить у часі і проявляється у звуковій або письмовій формі. Культура мови - це володіння нормами літературної мови, вміння користуватися всіма її засобами залежно від умов спілкування, мети й змісту мовлення. Норми літературної мови - прийняті у суспільній практиці людей правила вимови, вживання слів, граматичних форм, побудови словосполучень і речень.
9. Діловий етикет Усне ділове спілкування передбачає різні способи взаємодії з людьми. У будь-якому разі, щоб досягти мети спілкування, ділова людина повинна мати не тільки певний фізичний та інтелектуальний потенціал, навички комунікації, а й знати правила ділового спілкування, або, інакше, - правила ділового етикету. Вітання. За сучасним діловим етикетом першим вітається молодший із старшим, підлеглий із керівником, студент із викладачем. Чоловік завжди має вітатися з жінкою першим. Жінка вітається першою зі старшою за себе жінкою. За традицією першим вітає начальника підлеглий, а руку для потиску першим подає керівник. Але є виняток: жінку зобов'язаний вітати першим саме керівник, навіть якщо вона - його секретар. Незалежно від статі, віку й посади першим вітається той, хто обганяє знайомого чи проходить повз нього. Перш ніж звернутися із запитанням до незнайомого, слід з ним привітатися. Вітаючись чи знайомлячись, старший першим подає молодшому, жінка чоловікові, начальник — підлеглому, викладач — студентові. Не потиснути руку у відповідь вважається образливим. Не подають руку для потиску через стіл. Якщо підлеглий зайшов до кабінету керівника, то керівник має вийти з-за столу і привітатися рукостисканням, або ж обмежитися кивком голови. Якщо ваш діловий партнер - жінка, то вітаючись, вона може не знімати рукавичок. У свою чергу чоловік, вітаючись із жінкою в рукавичках, подає руку без рукавички. Знайомство і представлення. Залежно від рівня офіційності, процедура знайомства набирає дедалі більше формальної вагомості. Для встановлення ділових контактів, вдаються до послуг третьої особи - до посередника, який представить вас діловому партнеру. Коли посередника немає, а вам терміново потрібно вирішити якесь питання, слід представитися самому.Першим відрекомендовується той, хто став ініціатором зустрічі, молодший - старшому, підлеглий - керівникові, а ось жінці, незалежно від віку, не належить першою відрекомендовуватися чоловікові, хіба що вона студентка й хоче щось з'ясувати у викладача. Зрозуміло, жінці краще скористатися допомогою третьої особи. Якщо хочете справити добре враження на ділового партнера чи нового знайомого - дивіться (не пильно) йому у вічі, а для посилення можете ще й посміхнутися. Чоловіки, знайомлячись, мають підвестися, бо вклонятися сидячи незручно. Жінка не встає з місця, за винятком тих випадків, коли її знайомлять зі старшою за віком жінкою чи вона сама хоче виявити особливу повагу до людини, з якою її знайомлять. Знайомлячись із чоловіком, перша для потиску подає руку жінка, якщо вважає за потрібне, а коли ні — обмежується кивком голови. В усіх інших випадках, перший подає руку для потиску старший за віком (у товаристві) чи за службовим становищем (в установі, на виробництві, у навчальному закладі). Незалежно від службового становища чоловік, коли жінка заходить до його кабінету, має підвестися і, вийшовши з-за столу, чекати, поки вона не представиться й не подасть йому руку. Себе він може не називати, бо відвідувачка, певне, знає, до кого з'явилася на прийом. Після процедури знайомства викладається суть справи. На зустрічі, що має суто діловий чи комерційний характер, жінка може підійти до чоловіка, подати руку для потиску і назвати себе. Коли ви приходите на нове місце роботи, то маєте представитися самі співробітникам або вас має представити їм керівник. Якщо ділове знайомство відбулося, і ви хочете, щоб воно стало тривалим і приємним, тоді вам слід дотримуватися ще й таких правил: 1) коли ви не можете згадати, як звуть вашого ділового партнера, перепитайте ще раз: це краще, ніж ламати голову над якимось особливим звертанням; 2) у товаристві не слід перешіптуватися потай від інших, плескати долонею по столу і надто енергійно виражати свої емоції, довго говорити про власне самопочуття; 3) розповідаючи про відсутнього, не можна казати він чи вона — треба називати людину на ім'я; 4) в установі обов'язково слід дочекатися запрошення господаря сісти. Дедалі ширше для представлення застосовують візитні картки. Доцільність використання візитних карток зумовлюється двома обставинами: по-перше, вони стисло й чітко представляють й власника; по-друге, є підтвердженням його наміру в майбутньому підтримувати ділові контакти.
10. Види усного спілкування ДІЛОВА БЕСІДА. З урахуванням залежності ефективності розмови від поведінки і характеру її учасників, розрізняють такі основні моменти будь-якої ділової бесіди: 1. Встановлення місця й часу зустрічі (попередня домовленість про розмову на "своїй", на "чужій" чи на "нейтральній" території). 2. Спосіб вступу в контакт. За етикетом правила "бесіди" диктує "власник" території, а на нейтральній території ініціатива належить тому, хто прийшов перший: це привітання, жести, початкові фрази для мобілізації уваги співрозмовника. 3. Постановка мети (мета бесіди подається у формі проблеми, яку слід вирішити, або як конкретне завдання). 4. Фіксування домовленості й вихід із контакту. Співрозмовники підбивають підсумки бесіди, фіксують (бажано письмово) взаємні зобов'язання й розподіляють ініціативу щодо реалізації ухвалених рішень. Є кілька різновидів ділових бесід залежно від характеру поставленого завдання. Службова бесіда - один із різновидів ділової бесіди Найчастіше - це розмова керівника з підлеглим. Керівнику слід дотримуватися таких правил службової бесіди: Визначте перед собою конкретні завдання. Заздалегідь складіть план бесіди. Визначте час, потрібний для досягнення своєї мети. Виберіть місце й час проведення бесіди з урахуванням впливу її на результати. На початку бесіди створіть атмосферу взаємодовіри. Від початку й до завершення бесіди дотримуйтесь основного напряму, що веде до поставленої мети. Будьте на висоті становища. Зафіксуйте набуту інформацію в придатній для подальшого використання формі. Припиняйте бесіду, досягнувши поставленої мети. У свою чергу до запрошених на бесіду ділових людей теж висувається низка вимог. Основна вимога — пунктуальність. На місце зустрічі потрібно прийти на п'ять хвилин раніше від призначеного часу. Слід заздалегідь уточнити адресу, вид транспорту, яким ви поїдете. Навіть коли вам і не подадуть знаку, що незадоволені запізненням, за вами у цій фірмі збережеться репутація людини неввічливої. Вважається, що неохайний вигляд — це неповага до співрозмовника. Отже, одягатися потрібно охайно в традиційному стилі: повсякденний костюм, скромна краватка, добре вичищене взуття. Відповідати на запитання потрібно якомога чіткіше й лаконічніше, бо безперервне красномовство справляє таке саме несприятливе враження, як і бурмотіння та заїкання. У ділових бесідах фіксований не тільки початок, а й закінчення. Трапляється, захопившись відповідями, відвідувач згадує про власне запитання, коли час зустрічі вичерпався. Нарешті, не можна затягувати бесіду - розмову варто завершити за мить до того, як відчуєте себе зайвим. ТЕЛЕФОННА РОЗМОВА - один з різновидів усного ділового мовлення. Має свої специфічні особливості, оскільки співрозмовники не бачать одне одного. Тому в ділових телефонних розмовах слід якомога ширше використовувати лексичні можливості української мови: багату синоніміку, точність термінології. Обов'язково уникайте елементів професійного жаргону, діалектизмів, елементів просторіччя (зневажливих слів, образливої іронії, негативних експресивних оцінок). Володіючи формулами ввічливості, не забувайте про інтонаційні можливості мовлення. Оскільки ділові партнери часто спочатку знайомляться заочно, по телефону, дуже важливо справити на співрозмовника добре враження. Для цього слід дотримуватися ряду вимог: 1. Якщо ви телефонуєте в установу чи незнайомій людині, то спершу відрекомендуйтеся: з вами розмовляє такий-то (ім'я, по батькові, прізвище, представник якої організації, вкажіть посаду); після цього запитайте ім'я, по батькові й прізвище свого співрозмовника. Усе це говоріть без поспіху, розбірливо, щоб можна було записати. В установах подібні записи веде секретар. 2. Завжди закінчує розмову той, хто телефонує, а не той, кому дзвонять, тому що іноді у вас може бути два питання. Перше ви вичерпали - вам відповіли й поклали трубку. А у вас ще одне питання, і тому ви змушені телефонувати повторно. 3. Розмовляти по телефону належить чітко й стисло. Слід заздалегідь продумувати свою розмову, щоб замість кількох хвилин не розтягувати її на півгодини. 4. Правильне, раціональне використання телефону має і такий аспект-розміщення апарату. Треба ретельно обміркувати це питання ще тоді, коли установу обладнують. Для цього слід заздалегідь знати, де будуть робочі місця, які потребують телефонного зв'язку, щоб найдоцільніше розмістити телефонні апарати. Як показує досвід, потрібен телефон спільного користування, розміщений у зручному для всіх місці. Є декілька найважливіших правил телефонного етикету: 1. Якщо ви не запам'ятали прізвища чк імені та по батькові вашого співрозмовника, краще вибачитися й перепитати ще раз, ніж користуватися займенником ви та безособовими конструкціями. 2. При розмові про третю особу її слід називати на ім”я по батькові або на прізвище (говорити про вік неввічливо). 3. Тільки близьких друзів і знайомих можна поздоровляти по телефону зі святом чи сімейною подією, запитувати про стан здоров'я хворого члена родини. Людей, з якими ви підтримуєте офіційні стосунки, поздоровляти слід особисто. 4. Не слід телефонувати на роботу з особистих питань чи з приводу приватної справи, якщо це не зумовлено крайньою потребою. 5. Просити про послугу по телефону можна лише у людини, близької вам або рівної вам за своїм службовим становищем. Перш ніж зателефонувати комусь додому, треба ретельно продумати час (не занадто пізно чи рано). 6. Висловлювати співчуття по телефону неприпустимо, лише особисто або листом).7. Телефоном не користуються для вирішення складних і відповідальних питань. Така заочна розмова може зашкодити справі.
11. Жанри публічних виступів ПУБЛІЧНИМ ВИСТУП - це один з видів усного ділового спілкування. Залежно від змісту, призначення, способу проголошення та обставин спілкування виділяють такі основні жанри публічних виступів: 1) громадсько-політичні промови (лекції на громадсько-політичні теми, виступи на мітингах, на виборах, звітні доповіді, політичні огляди); 2) академічні промови (наукові доповіді, навчальні лекції, наукові дискусії); 3) промови з нагоди урочистих зустрічей (ювілейні промови, вітання, тости). Кожен з перелічених видів має відповідне призначення, тобто переслідує певну мету — проінформувати, переконати чи створити настрій у відповідної аудиторії. Інформативними бувають найчастіше доповіді, лекції. Будуються вони за схемою: що, для чого, як, у який спосіб. У вступі викладається проблема, окремі її складові; виклад розвивається від простого до складного. Закінчення містить як теоретичні висновки, так і практичні пропозиції. Переконання як мета виступу виникає під час обговорення певної теоретичної чи практичної проблеми. Промовець ставить перед собою завдання - переконати аудиторію, звертаючись і до розуму, і до почуттів своїх слухачів. Успіх його залежить від добору аргументів і вміння розташувати їх у порядку наростання переконливості. У кінці виступаючий, як правило, ще раз наголошує на головних аспектах теми й закликає до певних дій чи до прийняття певних рішень. Така мета, як створення певного настрою, постає на всіляких урочистостях: на святах, на ювілеях, на річницях тощо. Найважливіше тут — уміння знайти в темі щось нове, незвичне, дотепне. Але при цьому підтекст такої промови має бути доброзичливим, шанобливим, щирим, а форма - оригінальною, нетрадиційною. Види публічного виступу. Мітингова промова звичайно має гостре політичне спрямування; вона злободенна, стосується суспільно - значимої, хвилюючої проблеми. Найчастіше на мітингах, виступає не один, а кілька ораторів - кожен із короткою промовою. Вона, як правило, гаряча, заклична; оратор звертається насамперед, до почуттів своїх слухачів. Ділова промова вирізняється більшою стриманістю в проявах емоцій, орієнтацією на логічний, а не на емоційний її вплив, аргументованістю. Звітна доповідь - це особливо важливий і відповідальний публічний виступ, адже доповідач зобов'язаний правдиво, об'єктивно висвітлити факти й переконати слухачів у необхідності певних висновків і пропозицій. Для цього потрібно чітко окреслити мету, характер і завдання доповіді; до кожного положення майбутньої доповіді необхідно дібрати переконливі факти, цифри, приклади, цитати; слід продумати й скласти загальний план доповіді, а до найважливіших пунктів цього плану підібрати й опрацювати фактичний матеріал; окремі положення загального плану потрібно пов'язати в одну струнку систему викладу, подбавши про зв'язки між частинами; хоча вся доповідь звичайно читається повністю або тезисно, її вступну та заключну частини належить написати повністю і прочитати попередньо кілька разів, щоб позбутися під час виступу невпевненості, розгубленості. Лекція є формою пропаганди наукових знань. У ній, як правило, йде мова про вже вирішені наукові проблеми, до того ж більш загальні. Усі види лекцій об'єднують те, що вони несуть слухачам певну суму знань і є процесом спілкування між промовцем і слухачем. Дуже важливою для успіху лекції є її вступна частина, в якій - переконливо, дохідливо, цікаво — треба пояснити, чому тема лекції є актуальною і в ній необхідно розібратися, чому вона потрібна саме цій аудиторії. Не менш важлива ясність думки й послідовність викладу при переході від однієї смислової частини до іншої, чітке оформлення зачину й кінцівки кожної самостійної за змістом частини. Наукова дискусія - це обговорення будь-якого сумнівного наукового питання. Найважливіше в науковій дискусії — точно визначити головну проблему й навколо неї зосередити увагу. Добре, якщо виступаючий уміє передбачити можливі контраргументи і вже у своєму виступі спробує спростувати їх. У середовищі вчених надзвичайно високо цінують час. Ювілейна промова зазвичай присвячується якійсь даті (ювілеєві установи чи окремої особи). Цей тип промови характеризується святковістю, урочистістю, оскільки це своєрідний підсумок періоду діяльності. Якщо відзначається ювілей окремої особи, то промови звичайно короткі, урочисті, пафосні, а водночас і сердечні, дружні; у них - схвальні відгуки про ювіляра, добрі побажання. В таких промовах дуже бажані жарти, дотепні підкреслення якихось рис ювіляра, спогади про цікаві факти з його біографії. Манера виголошення - невимушена, безпосередня.
