установи, підприємства (автора документа) – у верхньому лівому кутку (може наноситися за допомогою штампа або друкарським способом).8. Назва структурного підрозділу - у верхньому лівому кутку. 9. Індекс підприємства зв'язку, поштова й телеграфна адреса, номер телетайпу, факс, телефон, номер рахунка в банку — у верхньому лівому кутку, оформлюється відповідно до поштових правил. 10. Назва виду документа — зліва або посередині.11. Дата - на бланку - у лівій верхній частині разом з індексом; не на бланку - під текстом зліва: 11 травня 2000 року або 26.10.2000.12. Індекс — у верхній частині сторінки зліва: № 02-10/36, де 02 — шифр структурного підрозділу, 10 - номер справи, документа, 36 - реєстраційний номер.13. Посилання на індекс та дату вхідного документа — у верхній частині сторінки зліва: №02-10/5 від 01.03.99, де 02 - індекс структурного підрозділу, 10 - номер справи за номенклатурою, 5 - порядковий номер.14. Місце укладання чи видання документа - у верхній частині сторінки зліва (містить назву міста чи населеного пункту, де видається документ).15. Гриф обмеження доступу до документа - з правого боку під кодом форми («для службового користування», «таємно», «цілком таємно»).16. Адресат - з правого боку у верхній частині сторінки.17. Гриф затвердження - у верхній правій частині документа (елементи ~ слово “ЗАТВЕРДЖУЮ”; назва посади, особистий підпис, ініціали та підпис особи, що затвердила документ, дата затвердження).18. Резолюція - у правому верхньому кутку (якщо місця немає, то у будь-якому місці лицьового боку). Елементи — прізвище й ініціали виконавця, якому відправлено документ; вказівка про порядок у характері виконання документа; термін виконання; особистий підпис керівника, дата.19. Заголовок до тексту - під назвою документа, друкується малими літерами, відтворює головну ідею документа і починається «про...».20. Відмітка про контроль - з лівого боку у верхній частині поля першої сторінки документа друкується «К» або «Контроль».21. Текст — головний елемент документа, складається з вступу, доказу, закінчення.22. Відмітка про наявність додатка - у тексті документа або після тексту в лівому кутку перед підписом з нового рядка: Додаток: на 7 арк. у 2 пр.23. Підпис — є обов'язковим реквізитом будь-якого документа. Елементи: назва посади (з лівого боку), особистий підпис, ініціали і прізвище (розшифрування підпису в дужки не береться).24. Гриф погодження - здійснюється як в установі - внутрішнє (проставляється на примірниках документів, що залишаються в установі, як на лицьовому боці зліва, так і на останньому аркуші проекту документа), так і за її межами - зовнішнє. Елементи: слово „ПОГОДЖЕНО”, назва посадової особи, особистий підпис, ініціали, прізвище, дата погодження.25. Віза - розміщується ліворуч, фіксується секретарем чи завідувачем канцелярії або відділом кадрів. Наприклад: Вірно інспектор, нижче дата, особистий підпис, ініціали, прізвище. Це також може бути гриф погодження.26. Печатка - розміщують таким чином, щоб відбиток її захоплював частину слів назви посади і підпису особи, що засвідчила документ. Печатки можуть бути гербові та звичайні. Гербова печатка прикладається до документів, що засвічують юридичні або фізичні права осіб; що встановлюють факти витрати грошових засобів та матеріальних цінностей; до статутів, положень. Звичайні печатки (круглі, квадратні та трикутні) ставлять на документах, які виходять за межі організації, у випадку розмноження примірників розпорядчих документів при їх розсиланні, на довідках з місця роботи. Печатка не ставиться на службових листах, які друкуються на бланках.27. Відмітка про засвідчення копії— у правому верхньому кутку пишеться «копія», під підписом «вірно», дата, посада виконавця, підпис, розшифрування (при потребі підпис засвідчується печаткою).28. Прізвище виконавця та номер його телефону — ставиться на вихідних документах у нижньому лівому кутку зворотного або лицьового боку останньої сторінки. Елементи: прізвище виконавця, номер його службового телефону.29. Відмітка про виконання документа та направлення його до справи -у лівій або центральній частині нижнього поля першої сторінки. Елементи: стисла довідка про виконання, якщо немає документа, що засвідчує це; слова «ДО СПРАВИ» та номер справи; дату направлення документа до справи; підпис керівника або виконавця.30. Відмітка про перенесення даних на машинний носій - на нижньому правому полі після тексту документа. Елементи: слова «Перенесено на машинний носій», дату перенесення, номер масиву, підпис особи, відповідальної за перенесення даних.31. Відмітка про надходження - праворуч на нижньому полі першої сторінки документа за допомогою штампа. Елементи: скорочена назва організації, що отримала документ; дата надходження; індекс документа.
28. Вимоги до тексту документа Текст — головний елемент документа. Через це підготовка текстової частини - одна з найважливіших операцій у документуванні й діловодстві. При складанні тексту документа мають виконуватися вимоги, найголовніші з яких — достовірність та об'єктивність змісту, нейтральність тону, повнота інформації та максимальна стислість, що досягаються викиданням слів, які не несуть смислового навантаження. Достовірним текст документа є тоді, коли викладені в ньому факти показують справжній стан речей. Точним текст документа є тоді, коли в ньому не допускається подвійне тлумачення слів та виразів. Повним називається такий текст документа, зміст якого вичерпує всі обставини справи. Стислим є текст, у якому відсутні зайві слова та смислові повтори, надмірно довгі міркування не по суті справи. Переконливим є такий текст, який веде до прийняття адресатом пропозиції або виконання прохань, викладених у документі. Елементи тексту Текст будь-якого документа складається з логічних елементів вступу, доказу, закінчення. У вступі адресат готується до сприйняття теми (зазначається привід, що призвів до укладення документа, викладається історія питання і т. ін.). У доказі викладається суть питання (докази, пояснення, міркування, що супроводжуються цифровими розрахунками, посиланнями на законодавчі акти й інші матеріали). У закінченні формулюється мета, заради якої складено документ. Воно може бути активним чи пасивним. Активне закінчення точно зазначає, яку дію має виконати адресат. Мета пасивного закінчення - проінформувати адресата про якийсь факт, обставину тощо. Типізація текстів - процес створення тексту-зразка, тексту-стереотипу, на основі якого можуть бути збудовані текст аналогічного змісту, що відповідають подібним управлінськім ситуаціям. При цьому мають бути якнайточніше збережені основні конструкції й формулювання тексту-зразка. Типові тексти, як правило, оформляють у вигляді спеціальних збірників. Трафаретизація текстів - процес поділу всієї інформації групи однорідних документів на постійну і змінну з наступним включенням постійної інформації до бланку документа. Отже, трафаретні тексти - це дослівне відтворення постійної інформації групи документів з пропусками для подальшого заповнення конкретного документа. Правила написання тексту документів. При підготовці тексту документа рекомендовано дотримуватися таких правил. 1. Замінювати складні речення простими, що сприяє прискореному сприйняттю тексту документа.2. Уживати стійкі (трафаретні) словосполуки, що виражають стандартні аспекти змісту (з метою надання допомоги, у зв'язку з погіршенням стану, згідно з рішенням комісії). Такі стійкі словосполучення й стандартні вирази полегшують сприйняття службового документа, а також увесь процес його складання, дозволяючи не витрачати час на пошуки формулювань.3. Вживати прямий порядок слів у реченні (підмет передує присудкові; означення — перед означуваним словом; додатки — після керуючого слова; вставні слова - на початку речення) у тому випадку, коли логічний наголос падає на об'єкт дії. Вживати зворотний порядок слів (присудок, а потім підмет) тоді, коли логічний наголос падає на саму дію. 4. З метою скорочення тексту можна вживати дієприслівникові звороти, за допомогою яких можна сформулювати причини, що викликали прийняття того чи іншого управлінського рішення. Дієприслівниковим зворотом треба починати, а не завершувати фразу. 5. Замінювати займенники іменниками.6. Не вживати емоційних виразів та суб'єктивного ставлення до викладеного явища. В управлінській документації не повинно бути оцінки фактів, що констатуються у тексті документа). Тон службового документа нейтральний.7. Слід пам'ятати, що автором управлінського документа є юридична особа, і через це його текст викладається від третьої особи. 8. У розпорядчих документах слід вживати мовні конструкції наказового характеру - наказую (у наказі), пропоную (у вказівках). Правила побудови документів допоможуть виробити точний, стислий, ясний та послідовний стиль ділового мовлення.9. Уживати інфінітивні конструкції: створити комісію, надати допомогу, забезпечити матеріально...10. Щоб не виявляти гостроти стосунків з партнером, активну форму дієслів слід замінювати на пасивну. 11. Використовувати скорочення слів, складноскорочені слова й абревіатури, які пишуться у документах за загальними правилами: р-н, обл., р/р, a/c.
29. Основні вимоги, що ставляться до мовних засобів у діловому стилі. 1. Чітке дотримання прийнятих у суспільстві й у відповідній ситуації ділового спілкування форм ділових паперів: їх структури, набору реквізитів, які відповідають типові документа.2. Дотримання норм сучасної літературної мови, недопущення калькування, змішування мов, вживання загальновідомих, зрозумілих усім носіям мови слів.3. Відповідність мовних засобів їх стильовому призначенню (недопущення розмовних, просторічних, емоційно-експресивних та інших засобів, що творять стильовий десонанс).4. Логічна довершеність формулювання думки, чіткість висловлювань, послідовність і точність викладу, несуперечність частин у тексті. Для цього необхідні тісний зв'язок усіх компонентів документа, чітко виявлені причиново-наслідкові зв'язки між повідомлюваними фактами.5. Лаконізм мовного вживання думки. Сувора відповідність слова його смисловому навантаженню, недопущення двозначності, вичерпність аргументацій, їх відповідність реальному станові справ, конкретність, неупередженість думки, оцінки можуть бути досягнуті за умови компетентності, високого рівня логічної і мовної грамотності виконавця документа.
30. Призначення і класифікація ділових документів. Документ ( в перекладі з латинської - спосіб доказу ) - це засіб закріплення різним способом на спеціальному матеріалі інформації про факти, події, явища об'єктивної дійсності й розумової діяльності людини. Сукупність таких документів називається управлінською документацією, а діяльність по створенню документів та організація роботи з ними - діловодством. 1) Документи особового складу:• заяви про прийняття на роботу • автобіографія • характеристика • контракти з найму працівників 2) Організаційні документи: • положення • статути • інструкції 3) Розпорядчі документи: постанови накази вказівки (інструкції)
Розпорядження ухвали 4) Інформаційні документи і документи колегіальних органів: звіти доповідні записки, довідки, зведення, огляди, пояснювальні записки , службові й супровідні листи та їх різновиди (листи - запити, листи нагадування, прохання, повідомлення, інформації, відповіді, телеграми, радіограми). 5) Обліково-фінансові документи: • оформлення відкритих рахунків у банку • заява-забов'язання • відмова від акцепту ( акцепт - це згода платника на оплату грошових і товарних документів) • акти • трудові угоди • доручення 6) Документи з господарсько-договірної діяльності: • договір поставки • договір підряду • господорські договори в науковій діяльності • договір у взаємовідносинах підприємства і банку • договір про майнову відповідальність матеріально-відповідальних осіб • комплект договорів по створенню нових форм господарювання 7) Документи господарсько-претензійної діяльності: • протоколи розбіжностей до договорів • претензійні листи • комерційні акти • позовні заяви 6) Документи зовнішньо-економічної діяльності • комерційні листи • відповіді на пропозицію • контракти • документи про створення спільних підприємств ( протокол намірів до створення спільного підприємства, договір і статут спільного підприємства). Спільні риси документів: 1. Кожен документ укладається повноважним органом, або особою відповідно до її компетенції. 2. Документ не повинен суперечити чинному законодавству. 3. Документ повинен бути достовірним. Інформація в документі — повною і доцільною, формулювання — лаконічним і зрозумілим (не двозначним). 4. Усі документи складаються за певним зразком, дотримання якого обов'язкове для всіх. 5. Правильним є документ складений офіційно-діловою мовою. Саме цим текст ділового документа відрізняється від тексту будь-якого іншого стилю.
31. Граматичні категорії іменників у документах Такі основні ознаки офіційно-ділового стилю, як стислість, чіткість, висока стандартизація вислову, сувора регламентація тексту, залежить від правильного вибору граматичної форми слова, зокрема іменників. Слова-назви осіб, предметів, понять, як відомо, переважають у ділових паперах. Тому увага до граматичних категорій іменників повинна бути особливо пильною. Категорія роду іменників у ділових паперах Рід іменників — назв професій, посад, звань - при виборі між наявними в мові формами іноді викликає труднощі. Орієнтуватися слід на такі правила: 1. Офіційні назви посад, професій, звань - іменники чоловічого роду: професор, нотаріус, директор, секретар, завідувач. Ці слова вживаються для позначення чоловіків і жінок. Це пов'язано з семантичною мотивацією слів: ці посади в минулому, як правило, обіймали особи чоловічої статі. 2. Відсутні відповідники жіночого роду у всіх складних назвах посад, звань: головний бухгалтер, провідний технолог, статист-дослідник, старший викладач. 3. Текст набуває офіційного характеру, якщо слова, залежні від найменування посади, узгоджуються з цим найменуванням у формі чоловічого роду й тоді, коли мова йде про жінок: Головний лікар дозволив..., Змінний інженер закінчив... 4. Форми чоловічого і жіночого роду мають слова: автор - авторка, аспірант - аспірантка, вихованець - вихованка, дисертант - дисертантка, поет - поетеса, студент - студентка, учень - учениця, спортсмен -спортсменка. 5. Лише жіночий рід має слова: покоївка, праля, домогосподарка, кастелянша, манікюрниця, рукодільниця, друкарка (жінка, що працює на друкарській машинці; друкар — працівник друкарської справи). 6. Рід іменників спільного роду староста, суддя, голова, воєвода, сирота визначається синтаксично: Суддя Іванова оголосила вирок. Суддя Іванов повідомив про наслідки розслідування. Голова Коляда оголосила подяку. Голова Коляда ознайомив присутніх з планом роботи фірми. 7. У ділових паперах не вживаються однослівні найменування осіб за місцем проживання, роботи, статусу: сільчани - жителі села, освітяни - працівники освіти, заводчани - заводські робітники, циркачі - артисти цирку, зв 'язківці - працівники відділень зв в’язку, городяни - мешканці міста. Рід невідмінюваних іменників 1. Назви осіб чоловічої статі належать до чоловічого роду: елегантний імпресаріо, люб'язний портьє, справедливий рефері. 2. Назви осіб жіночої статі - іменники жіночого роду: літня мадам, серйозна фрау, струнка міс, люб 'язна пані. 3. Невідмінювані назви істот - чоловічого роду: какаду, поні, кенгуру. 4. Невідмінювані назви неістот — середнього роду: тролейбусне депо, актуальне інтерв'ю, світлове табло, нове меню. 5. Рід невідмінюваних географічних назв визначається за стрижневим словом: Батумі (місто), Марокко (країна), Гаїті (острів, держава). 6. Рід невідмінюваних назв органів преси, громадських організацій, спортивних клубів, команд визначається за родовим поняттям: "Верже" повідомила (газета), "Темпо" опублікував (журнал), "Мебіл ойл" заснована (монополія). 7. Рід невідмінюваних абревіатур відповідає роду стрижневого слова: АЗС (станція), НДІ (інститут), ФПК (факультет), ПДВ (податок). Категорія числа іменників у ділових паперах Граматична категорія числа іменників у ділових паперах потребує обґрунтованого вибору форм однини і множини. За відношенням до числа іменники поділяються на 3 групи: 1) іменники, що вживаються і в однині і в множині: протокол -протоколи, заява - заяви, пропозиція - пропозиції, директор - директори; 2) іменники, що вживаються тільки в однині: - назви речовин: чорнило, пшениця, цукор, глина, цемент, вугілля; - збірні іменники: сумісництво, старостат, студентство; - абстрактні назви: щедрість, популярність, чесність; 3) іменники, що вживаються тільки в множині: назви парних предметів: двері, окуляри, обценьки; назви, що мають матеріально-речовинне значення: дріжджі, дрова; назви сукупностей предметів: гроші, меблі, витрати, копалини, фінанси; назви ігор, процесів, відрізків часу: шахи, канікули, оглядини. У ділових паперах трапляються випадки необґрунтованого вибору форми однини там, де повинні вживатися іменники у множині і навпаки. І. У документах однина вживається на позначення множини: 1. На позначення сукупності однорідних предметів: Зібрано цукрового буряка на площі... Увесь урожай черешні здано на консервний завод... За всіма ознаками, подорож: повинна бути приємною, з першого дня пасажир тут оточений піклуванням. 2. На позначення однакових предметів, що належать кожній особі або предмету: Молоді спеціалісти, працівники, з якими укладено строковий трудовий договір, підлягають атестації тільки за їх згодою. Після закінчення курсів слухачам видається свідоцтво. 3. У назвах установ і свят традиційно вживається або форма однини: Будинок книги, День енергетика, День учителя; або форма множини: Будинок офіцерів, Міжнародний день студентів, День працівників легкої промисловості. II. У документах множина вживається на позначення однини: 1. Абстрактні іменники можуть вживатися на позначення множини, коли набувають значення конкретного вияву якості, дії, стану: Політичні сили пропонують... В разі виявлення пустот у металі, заготовка бракується. 2. У множині вживаються речовинні іменники, коли позначають: - види, сорти, типи речовин: мінеральні солі, сухі вина, машинні масла, високоякісні сталі. Виробництво тих же ДСП стримується нестачею смол; - вироби з цієї речовини: Вироби із золотим та срібним посудом, з кришталем й коштовним склом надійдуть у продаж; - велику кількість речовини або великий простір, зайнятий нею: дозрівають пшениці, колосяться жита, талі води. 3. Власні назви вживаються у множині для позначення угрупувань, пов'язаних родинними стосунками: родина Василенків, сім 'я Іванчуків.
32. Особливості відмінкових закінчень іменників у документах За характером закінчень називного відмінка однини іменники в українській мові поділяються на чотири відміни. Іменники першої відміни (чоловічого та жіночого тверду - основа закінчується твердий приголосний, крім шиплячих: фірма, країна, робота; м'яку - основа закінчується на м'який приголосний: дотація, пропозиція, земля; мішану - основа закінчується на шиплячий: мережа, площа, біржа. В іменниках твердої групи з основою на г, к, х у давальному і місцевому відмінках відбувається зміна приголосних на з, ц, с: скарга - скарзі, допомога — допомозі, економіка — економіці, політика — політиці, стріха -стрісі. В орудному відмінку іменники твердої групи мають закінчення – ою: перевіркою, країною; м’якою – ею: землею, долею, статею, пропозицією, інформацією; мішаної - -ею: біржею, мережею, площею, межею, вдачею, дачею. Іменники другої відміни також поділяються на тверду – з твердим приголосним основи, крім шиплячих: план, проект, відсоток; м'яку — з м'яким приголосним основи: вчитель, камінь, початківець, добродій, поле, удосконалення; і мішану - з основою на шиплячий: гараж, вантаж, викладач, продаж групи. У родовому відмінку однини іменники II відміни можуть мати закінчення -а, -я, -у, -ю. Закінчення -а, -я мають іменники, які позначають: 1) Назви осіб, власні імена та прізвища: директора, Василя, Мороза. 2) Назви предметів, які можна порахувати: дубліката, журнала, векселя. 3) Назви мір довжини, ваги, часові проміжки, грошові одиниці, числові назви: кілометра, грама, вівторка, долара, десятка (але року, віку). 4) Терміни, що означають елементи будови чогось, геометричні фігури: атома, відрізка, квадрата, відсотка, вектора У звертаннях, що складається із загальної назви та прізвища, форму кличного відмінка має лише загальна назва. Прізвище пишуть у називному відмінку: пане Миколаєнко, добродію Якименко, добродійко Марченко, студентко Шевчук. 5) Географічні назви з наголосом на кінцевому складі, а також із суфіксами -ов, -ев, -єв, -їв, -ин, -їн: Дністра, Києва, Миколаєва, Жашкова. 6)Назви населених пунктів: Лондона, Житомира, Мелітополя. Закінчення -у, -ю мають іменники, які позначають: Назви установ, закладів, організацій: банку, заводу, тресту, відділу. Назви речовин, матеріалу: асфальту, кефіру, целіенту, трикотажу, Назви будівель, споруд, приміщень та їх частин: вокзалу, поверху, коридору, будинку, палацу (але гаража, карниза, еркера). Збірні поняття: капіталу, товару, тексту, десерту, ринку. Назви почуттів, станів, процесів,
