Шляхи підвищення ефективності управління товарно-матеріальними ресурсами готелів
В умовах жорсткої конкуренції, економічної нестабільності, нестачі вільних фінансових коштів раціональне та ефективне управління товарно-матеріальними ресурсами (ТМР) має дуже велике значення для підтримки необхідного рівня конкурентноздатності підприємств індустрії гостинності, як з погляду забезпечення поточної діяльності в ринкових умовах (велика частина господарських операцій полягає в русі товарно-матеріальних потоків), так і для досягнення стратегічних цілей у майбутньому (вивільнення фінансових коштів для впровадження сучасних технологій, диверсифікованості готельних послуг). Це обумовлено колом факторів, які впливають на тенденції зростання даної складової в собівартості готельних послуг. Рух ТМР, що цілком залежить від рівня та ефективності управління даним потоком, визначає рівень ефективності операційної системи готельного комплексу, її технічного і технологічного розвитку. Тому проблеми, що виникають у процесі споживання і виробництва ТМР, в остаточному підсумку виходять на одне з ключових місць і формують імідж готелю не лише на внутрішньому але і на зовнішньому ринках.
Управління запасами - це функціональна діяльність, мета якої - привести загальну суму річних витрат на утримання запасів до мінімуму за умови забезпечення якісного обслуговування гостей. Згідно з іншим визначенням управління запасами – це забезпечення і підтримка оптимальної кількості і типів фізичних ресурсів, необхідних для реалізації стратегічного плану готелю.
Запаси виконують кілька важливих функцій, що сприяють гнучкості системи управління готелем, а саме: функцію нагромадження, функцію захисту від зміни цін та інфляції, функцію управління витратами за допомогою використання дисконту, що залежить від розміру замовлення на ТМР.
Загальна схема управління ТМР готельного комплексу будується таким чином:
1. Вибір постачальників.
2. Закупівлі.
3. Контроль за станом ціни і якості.
4. Розміщення товарів і матеріалів.
5. Переміщення товарів і матеріалів.
6. Надання готельної послуги.
7. Реалізація готельної послуги.
Важливість ефективного управління ТМР на всіх етапах діяльності готелю пояснюється тим, що готельна послуга як остаточний продукт характеризується незберігаємістю, невідчутністю, що значною мірою ускладнює процес її надання і робить управління ТМР готелю однією з найвідповідальніших і складних ланок у системі надання послуг, що має на меті задоволення потреб кожного конкретного гостя в конкретний час, з постійною високою якістю. Тому надзвичайно важливим є розвиток і удосконалення системи управління ТМР у готелі. Ця система повинна підтримувати оптимальний рівень ТМР, оскільки якщо цей рівень буде нижче необхідного, можливі втрати фінансових коштів, надлишковий рівень ТМР призведе до зростання витрат на їхнє обслуговування. У більшості випадків, через неефективне і нераціональне використання ТМР в готелях виникає недостача оборотних коштів і виникає необхідність залучення додаткових для їх нормального функціонування, що у свою чергу приводить до додаткових витрат.
Відповідно до проведених нами досліджень у 2, 3, 4-зіркових готелях міста Києва за період з 2000 по 2003 р. мало місце щорічне зростання витрат, пов’язаних з використанням різних матеріалів і товарів для надання основних і додаткових послуг:
- у 2-зіркових готелях збільшення витрат відбулося приблизно на 12%;
- у 3-зіркових готелях - приблизно на 16%;
- у 4- зіркових - приблизно на 25%.
Значення коефіцієнтів оборотності ТМР, розрахованих за даними наших досліджень подані в таблиці 13.2. Основний вплив на значення коефіцієнтів оборотності ТМР у 2, 3, 4- зіркових готелях міста Києва за період з 2000 по 2003 р. справила низька заповнюваність і прибутковість номерного фонду готелів.
Таблиця 13.2. Значення коефіцієнтів оборотності ТМР у 2, 3, 4-зіркових готелях міста Києва за період з 2000 по 2003 р.
2000 2001 2002 2003
Обіг ТМР (в оборотах)
2* 1 1 1,1 1,4
3* 7,49 9,92 10 10,3
4* 16,5 14,3 7,44 15,8
Обіг ТМР (в днях)
2* 365 365 332 261
3* 48 37 37 39
4* 22 25 49 52
ТМР - один з найбільш дорогих активів більшості готелів, що складає 8-10% загальних коштів, які інвестуються в надання готельних послуг. Витрати на ТМР готелів можна класифікувати у такий спосіб:
- капітальні витрати (витрати, пов’язані з вкладанням капіталу в ТМР);
- витрати, пов’язані з оформленням замовлень на ТМР (підготовка та оформлення заявок на закупівлю необхідних товарів і матеріалів);
- витрати зберігання (складське господарство, приймання товарів і матеріалів на склад, видача зі складу і переміщення у складському приміщенні);
- витрати, пов’язані із знецінюванням ТМР (зміна властивостей товарів і матеріалів, дрібні крадіжки, фізичний і моральний знос);
- витрати, пов’язані зі страхуванням;
- витрати, пов’язані з податками;
- інші витрати (витрати, пов’язані з терміновою закупівлею ТМР, витрати від скорочення виробництва і реалізації товарів і послуг);
- витрати, пов’язані з розміщенням замовлень;
- витрати, пов’язані з перевіркою та аналізом замовлень.
Управління ТМР складається з ряду відособлених процесів і функцій, що носять суперечливий характер. Кожен функціональний підрозділ діє відповідно до поставлених перед ним мети, задач і критеріїв щодо збільшення прибутку і мінімізації витрат у собівартості готельних послуг. У цих умовах виникає необхідність комплексного, системного підходу до оптимізації параметрів ТМР, що надасть можливість забезпечити реальне і постійне зростання ефективності роботи операційної системи готелю за допомогою постачальницько-збутових операцій, як ключового елемента у виробничо-господарській діяльності готелю.
Існують різні підходи і шляхи удосконалення і підвищення ефективності управління ТМР готелів. Ми виділимо два взаємодоповнюючих підходи її удосконалення. Перший підхід пов’язаний з поліпшенням взаємодії між різними підрозділами і службами готелю за рахунок підвищення координації діяльності підрозділів у процесі управління ТМР, а також за рахунок поліпшення та удосконалення фінансово-постачальницько-виробничо-збутових процедур і операцій. Іншим напрямком виступає впровадження у виробничо-господарську діяльність готелів сучасних інформаційних технологій, що дозволяють оптимізувати і полегшити щоденне виконання обліку і контролю ТМР.
Завдяки першому підходу увага приділяється забезпеченню більш тісної взаємодії між усіма службами і підрозділами прямо або побічно пов’язаними з процесом управління ТМР у готелі. Тобто основна увага приділяється підвищенню ефективності управління товарно-матеріальними потоками на всіх етапах: закупівля, виробництво і надання послуг. Цей підхід забезпечується за рахунок підвищення ефективності роботи основних служб і підрозділів в області управління ТМР, а також спеціалізованого підрозділу (служба матеріально-технічного постачання), що контролює рух товарно-матеріальних потоків від моменту закупівлі матеріалів до моменту надання послуг гостям, забезпечуючи постійний синтез виробничих і збутових планів, оперативно вирішуючи конфлікти і труднощі, які виникають на всіх стадіях управління ТМР. У рамках даної системи поєднуються і взаємопов`язуються усі види діяльності з управління ТМР готелю. Цей підхід орієнтований на підвищення ефективності використання товарно-матеріальних ресурсів у всьому ланцюзі – постачання та надання послуг, більше всього прийнятний для готелів. Варіант інтегрованої структури, що складається з шести функціональних блоків представлений у табл. 13.3.
Таблиця 13.3. Етапи управління товарно-матеріальними ресурсами готелю
№ п/п
Етапи управління товарно-матеріальними ресурсами готелю
1. Аналіз
- аналіз і контроль показників ефективності руху і використання ТМР у всіх ланках постачальницько-виробничо-збутової системи готелю;
- аналіз заявок, що надійшли, вироблення і пропозиція варіантів використання товарів і матеріалів;
- аналіз і управління поточним станом запасів за номенклатурою та асортиментом;
- аналіз витрат з управління та обліку;
- аналіз потреб продуктивності праці в системі управління МТР і ефективності обслуговування гостей;
- аналіз ефективності закупівельних операцій;
- аналіз витрат надання послуг і цін;
- аналіз статистичних досліджень;
- аналіз виробничих можливостей постачальників.
2. Організація
- організація процесу закупівель і поставки ТМР;
- організація зберігання матеріалів і товарів;
- організація зберігання готової продукції;
- організація розподілу та обслуговування споживачів;
- організація поставок товарів та матеріалів;
- організація переміщення товарів та матеріалів у ході опрацювання.
3. Контроль
- контроль за використанням заявок;
-контроль за виконанням стратегічних, тактичних, оперативних планів в управлінні ТМР;
- контроль якості ТМР;
- контроль і активне регулювання використання ТМР.
4. Планування
- стратегічне, тактичне та оперативне планування потреби в товарах та матеріалах;
-розробка графіків закупівлі.
5. Координація та регулювання
- координація роботи усіх функціональних і лінійних служб;
- співставлення різних методів відвантажень;
- розробка маршрутів перевезення;
- розробка графіків.
6. Дослідження
дослідження й аналіз заявок, що надійшли, і вироблення пропозицій і варіантів використання різних матеріалів і товарів;
- конструювання вартості використання тих або інших видів матеріалів;
- дослідження, що проводяться з метою удосконалення форм документів (документообігу);
- дослідження ринку збуту;
- дослідження ринку матеріалів.
Дана модель інтегрованої системи управління ТМР готелю концентрує в собі задачі аналізу, організації, контролю, планування, дослідження, координації і регулювання роботи операційної системи готелю в області управління ТМР, за допомогою лінійних і функціональних підрозділів готелю, які мають певні задачі та функції. Для досягнення найбільшої ефективності функції управління матеріальними ресурсами мають бути розподілені між лінійними і функціональними підрозділами готелю (фінансовий відділ, відділ матеріально-технічного постачання, юридичний відділ, служба управління номерним фондом, інженерно-технічна служба, планово-економічний відділ) для проведення єдиної політики в цій області.
