Функції та задачі служби з управління ТМР (служби матеріально-технічного забезпечення)
Нормальне функціонування готелю в умовах ринку передбачає обов'язкове включення до функцій і задач служби з управління ТМР (служби матеріально-технічного забезпечення) дослідницько-аналітичної роботи, що полягає в аналізі якості матеріалів, що придбаваються, заміні одних матеріалів іншими, виборі постачальників на умовах тендеру. Також необхідна комплектація даної служби висококваліфікованими фахівцями, що здобули спеціальну підготовку в області економічного аналізу і управління ТМР. До задач та функцій служби з управління ТМР входять:
- аналіз, економічне дослідження і систематичне вивчення усіх факторів, що впливають на ефективність управління ТМР у ланцюзі постачання ТМР – надання послуг;
- аналіз витрат виробництва і цін (виявлення причин зміни цін, зіставлення вартостей аналогічних послуг, вивчення витрат виробництва і прибутку постачальника);
- визначення можливості ресурсного забезпечення виробництва;
- вивчення впливу розташування готелів і складів постачальників на вартість покупних товарів і матеріалів;
- оцінка різних методів відвантажень, класифікація вантажів, пошук більш економічних методів;
- приймання і перевірка заявок;
- забезпечення мінімальних витрат по кожному виду товарів і матеріалів, конкретні споживчі властивості яких передбачається використовувати;
- аналіз витрат та їх облік;
- дослідження, що здійснюються з метою удосконалення форм і змісту документів (документообігу), спрощення роботи з обліку;
- аналіз продуктивності праці (вибір і встановлення показників продуктивності праці);
- аналіз впливу мотивації на рівень продуктивності;
- організація зберігання ТМР (зберігання готових виробів, контроль запасів готової продукції, отримання сировини і матеріалів, організація зберігання матеріалів у готелі).
Нижче наведемо основні задачі і напрямки роботи основних служб і підрозділів готелю в процесі взаємодії зі службою матеріально-технічного забезпечення.
Служба маркетингу здійснює дослідження ринку збуту; проектування готельних послуг; аналіз потреб клієнтів і ефективності обслуговування гостей; отримання статистичної інформації про споживані матеріали; дослідження ринку товарів і матеріалів; аналіз ефективності закупівельних операцій.
Інженерно-технічна служба здійснює аналіз заявок і вироблення варіантів, за якими можуть бути отримані більш сприятливі варіанти цін по певних групах товарів і матеріалів; якісно-вартісний аналіз товарів і матеріалів, що купуються (пошук більш економічних товарів і матеріалів, дослідження їхнього призначення і технічних характеристик); поширення відповідних відомостей; проведення круглих столів за участю представників різних служб і обслуговуючого персоналу для стимулювання формування нових ідей з метою сприяння зниженню витрат, пов’язаних з використанням ТМР.
Юридичний відділ здійснює відповідну інтерпретація діючих і нових законодавчих актів і розпоряджень, що стосуються питань формування ціни на ТМР і надання знижок.
Бухгалтерія здійснює аналіз найбільш раціональних форм і термінів оплати ТМР.
Фінансовий відділ здійснює загальноекономічний аналіз; вивчає вплив циклів економічного розвитку на потребу готелю в матеріалах; досліджує загальні тенденції руху цін на ТМР; досліджує вплив економічних змін на діяльність постачальників і конкурентів.
Плановий відділ здійснює стратегічне, тактичне та оперативне планування потреби готелю у різних групах товарів і матеріалів; деталізацію довгострокового планування.
Застосування сучасних інформаційних технологій на основі штрихового кодування дозволяє оптимізувати і полегшити щоденне виконання обліку і управління ТМР і надання послуг; підвищити ефективність взаємодії і взаємозв'язку між різними службами готелю; підвищити продуктивність і ефективність операційної системи готелю в цілому; зменшити кількість помилок, що з'являються у економічній діяльності готелю; полегшити контроль і облік (управління) ТМР готелю.
Розглянемо основні елементи і принципи побудови даної системи з використанням сучасних технологій штрихового кодування (автоматизованих за допомогою застосування у діяльності готелю активних контрольно-касових машин (Post- терміналів), сканерів, штрих-кодів, етикеткових принтерів і портативних терміналів збору необхідної інформації). Для побудови подібної системи необхідна наявність в готелі розгалуженої комп'ютерної мережі, яка повинна інтегрувати в собі:
- місця для введення та отримання інформації від різних функціональних підрозділів готелю (економічний відділ, бухгалтерія, фінансовий відділ, плановий відділ, служба матеріально-технічного забезпечення, відділ маркетингу, інженерно-технічна служба, юридичний відділ);
- місця для введення та отримання інформації від різних структурних підрозділів готелю, що надають клієнтам різні послуги і товари (номерний фонд, служба портьє, казино, гаражна служба, оздоровчий центр, складське господарство).
Розглянемо основні моменти функціонування даної системи. При прийомі товарно-матеріальних цінностей, що надійшли, або їх відпусканні на початковому етапі здійснюється маркування товару лінійним штрих-кодом. Дана операція здійснюється централізовано на складі при надходженні ТМР і передачі їх до різних підсистем готелю. Штрих-код містить внутрішню необхідну інформацію, зокрема номер складу і код товару. При передачі товару зі складу до функціональних підрозділів і служб готелю, що беруть особисту участь у наданні послуг, на відповідний Post-термінал надсилаються всі необхідні дані (відбувається переміщення товару одночасно з інформацією в реальному режимі часу). З пост-терміналів інформація про використання або реалізацію різних товарів і матеріалів надходить на сервер комп'ютерної інформаційної системи. З сервера необхідна інформація про товаропотік надходить до різних відділів готелю, де здійснюється її використання та обробка. На підставі внутрішньої і зовнішньої інформації (співвідношення якості товару та його ціни, надійність постачальника, умови платежу) дирекція готелю здійснює вибір постачальників, і способи постачання різних матеріалів і товарів.
Рівень ефективності управління ТМР готелю є одним з визначальних чинників для підвищення рівня якості його послуг. Створення в готелі сучасних систем управління ТМР дає можливість підвищити його рентабельність і конкурентноздатність, а також збільшити його завантаження.
Питання та завдання для самоперевірки
1. Що таке товарно-матеріальні ресурси готелю?
2. Як проводиться розрахунок потреби в різних видах матеріальних ресурсів?
3. Як проводиться розрахунок запасів матеріальних ресурсів? Наведіть методики їхнього нормування.
4. Назвіть шляхи економії і раціонального використання матеріальних ресурсів у готельному господарстві.
5. Назвіть шляхи підвищення ефективності управління товарно-матеріальними ресурсами готелю.
6. Наведіть функції та задачі служби з управління ТМР готелю (служби матеріально-технічного забезпечення).
Додаток
Терміни і визначення, використовувані в готельній сфері
Американський план - такий метод розрахунку оплат за номер в готелі, коли в ціну включається послуга з надання кімнати і 3-разове харчування (пансіон) або 2-разове: сніданок + обід або сніданок + вечеря (напівпансіон).
Англійський сніданок - повний сніданок, звичайно містить у собі фруктовий сік, яєчню із шинкою, тости, олію, джем і каву або чай.
Ануляція - відмова від поїздки. Умови відмови обумовлюються в договорі.
Апартаменти - тип номерів у готелях, що за своїм оформленням наближаються до сучасних квартир, включаючи місця для приготування їжі (вартість харчування звичайно не включається у вартість номера).
Апгрейд - зміна бронювання з метою надання гостеві номера поліпшеної комфортності без підвищення тарифу.
Атрибут - додаткова характеристика готельного номера, що впливає або не впливає на його вартість (балкон, вид з вікна, меблювання, додаткове устаткування).
Базова валюта - валюта, у якій ведуться баланси рахунків системи і формується основна управлінська звітність.
Базові тарифи - опубліковані повні ціни на розміщення в готельних номерах.
Басбой - молодший службовець ресторану, бара, який розливає воду, прибирає столи, попільниці тощо.
Белмен - службовець готелю, що підносить багаж і виконує доручення гостей.
Бермудський план - метод надання готельних послуг, при якому ціна включає сніданок і кімнату.
Бізнес-тур - тип подорожі, що здійснюється діловими людьми і який вимагає особливого сервісу, наприклад наявності кімнати для переговорів, послуг секретарів.
Блок номерів - бронювання готельних номерів певного типу у певному інтервалі дат у кількісному вираженні без зазначення конкретних номерів кімнат.
Ботель - невеликий готель на воді.
Бронювання - створення запису про продаж готельного номера певного типу у певному інтервалі дат з певною кількістю проживаючих у номері людей за певним тарифним планом.
Букінг - файл групового бронювання, що містить основну інформацію щодо продажу блоку номерів.
Бунгало - невеликий туристичний готель (будівля звичайно з легких матеріалів на березі моря). Поширено в молодіжних турцентрах.
Ваучер (туристичний або маршрутний) - документ, на підставі якого надається обслуговування іноземним туристам і здійснюються розрахунки з фірмами.
Відвідувач (візитер) - людина, що приїхала до іншої країни, яка переслідує будь-яку мету, крім заробітку від своєї професійної діяльності. Це визначення відноситься як до туристів, так і до екскурсантів.
Віддалена підтримка - вид послуги, що надається в рамках договору на підтримку, що включає в себе надання фахівцями консультацій за телефоном "гарячої" лінії або безпосередній контроль і виправлення помилок користувачів на їхнє прохання за допомогою модемного з'єднання і/або Інтернет-з'єднання.
Відкритий квиток - мається на увазі відкрита дата від'їзду. Пасажир може забронювати квиток на пізніший час (день).
