Для кожної з цих груп по-різному визначається інтервал між двома черговими поставками.
Для матеріалів, що відносяться до першої групи, інтервал встановлюється на основі типових договірних термінів поставки за минулий період з урахуванням намічених змін в організації постачання.
Для матеріалів другої групи інтервали постачань приймаються виходячи з умов роботи постачальників у 90, 180 або навіть 360 днів. За матеріалами третьої групи інтервал постачання визначається поділом їхньої транзитної норми на середньодобову потребу в матеріалах.
За матеріалами четвертої групи інтервал постачання визначається доцільним розміром партії матеріалів, що доставляється готелю.
У першому випадку середній залишок матеріалів дорівнює половині терміну постачання, і коефіцієнт затримки матеріалів у запасі Кз буде складати 0,5.
В другому випадку середній запас залежить від термінів споживання матеріалів. Якщо періодичність споживання матеріалів визначена в 10 днів, рівними частками, то коефіцієнт затримки матеріалів у запасі складе:
(13.5)
Таким чином, поточний запас матеріалів Зтек дорівнює інтервалові постачань Іп, помноженому на середньодобову потребу в матеріалах Мс і на величину Кз:
Зтек = Іп*Мс*Кз (13.6)
Отже, поточний запас повинний забезпечити готель відповідною кількістю матеріальних ресурсів, необхідних для його діяльності на період між двома черговими партіями поставок.
Однак у постачанні можуть траплятися перебої і зриви, пов’язані з метеорологічними або іншими непередбаченими умовами. На випадок таких збоїв готель створює другий вид запасу – страховий. При визначенні страхового запасу варто ретельно продумати його граничний розмір (термін, на який він створюється), оскільки його завищення приводить до «заморожування» матеріальних і грошових ресурсів.
Методика нормування запасів матеріальних ресурсів.
Насамперед, для розуміння сутності нормування запасів матеріальних ресурсів, необхідно дати визначення норми запасу. Під нормою запасу варто розглядати таку планову мінімальну кількість матеріальних ресурсів, що повинна знаходитися на підприємстві для нормального процесу матеріально-технічного забезпечення. Характерною рисою норм матеріальних запасів є мінливість їх основної та поточної частини. Тому розрізняють максимальні, мінімальні та середні норми запасів.
Максимальними норми запасів стають тоді, коли поточна частина запасу досягає найбільшого значення. Ці норми встановлюються підсумовуванням максимального поточного запасу, а також підготовчого і страхового запасів.
Мінімальними норми запасів будуть у момент повного вичерпання поточного запасу. Визначаються вони як сума підготовчого і страхового запасів.
Середні норми запасів використовуються в планах матеріально-технічного постачання і називаються перехідними запасами. Знаходять їх підсумовуванням половини максимального поточного запасу, а також підготовчого і страхового запасів, взятих у повному обсязі.
Розглянемо дві основні методики нормування матеріально-технічних ресурсів.
Метод техніко-економічних розрахунків.
За цією методикою поточний запас визначається як половина середнього інтервалу постачання (t1) між двома черговими постачаннями.
Зтек = ½ t1 (13.7)
Середній інтервал постачання, у свою чергу, знаходиться за допомогою наступної формули:
(13.8),
де:
t1 – фактичні інтервали постачання, днів
Q – кількість матеріальних ресурсів, що постачаються, відповідно до інтервалів постачання (у натуральних одиницях виміру).
Страхові запаси встановлюються виходячи із середньозваженого відхилення інтервалів постачання, що перевищують середній інтервал. Цей метод базується на обліку фактичних інтервалів постачання за минулий період часу. Страхові запаси в цьому випадку визначаються за формулою ( у натуральних одиницях виміру):
де,
p – середньодобове споживання;
t´ - фактичні інтервали постачання, що перевищують середній інтервал постачання tср;
В´ – величини партій матеріалу, що надходять з інтервалом t´;
n – кількість поставок з інтервалом, що перевищує середній.
Необхідність прийняття до розрахунку лише тих поставок, інтервали яких вище середньозважених, аргументується прихильниками цього методу тим, що страхові запаси не потрібні, якщо інтервали поставок рівні або менше середньозважених.
Більш обґрунтованим є метод знаходження страхового запасу за середньоквадратичним відхиленням фактичних інтервалів (x) від середнього (х) по відомій у статистиці формулі
де,
m – частота (кількість матеріалу, що надійшов).
Якщо не можна побудувати ряд розподілу, то для розрахунку можна використовувати більш спрощений метод:
де,
n – кількість прийнятих до розрахунку відхилень від інтервалів.
Середньоквадратичне відхилення можна застосувати для встановлення норми страхового запасу в залежності від необхідного ступеня гарантійности забезпечення виробництва матеріалами. При цьому використовується відома в статистиці залежність, при якій x±σ забезпечує виробництво, що гарантує 65%, x±2σ – 96,4%, x±3σ – 99,4%.
Відносна величина підготовчих запасів визначається часом, який необхідний для здійснення операцій з підготовки матеріалів до використання або споживання. Звичайно він встановлюється в розмірі від 12 до 24 годин. Цього часу вистачає на здійснення розсортовування матеріалів, що надійшли, організації кількісного і якісного приймання матеріалів, для розсортовування і розпакування і надання матеріалам і товарам товарного вигляду. Наприклад, у готель надійшов новий посуд. Зрозуміло, що в запакованому вигляді він не може відразу піти у використання. Отже, персоналу готелю потрібен певний час для його приймання, розпакування та укомплектування.
Загальний запас визначається як сума поточного, страхового та підготовчого запасів:
Ззаг = Зпот+Зстр+Зпідг (13.12)
Економіко-математичний метод.
Цей метод застосовується для розрахунку оптимальної партії поставки. Під оптимальною партією поставки даного виду матеріального ресурсу розуміється такий розмір партії, при якому транспортні витрати на одиницю ресурсів, а також витрати на її утримання і зберігання будуть мінімальними.
Розраховується вона за формулою:
де:
З - транспортні витрати на одиницю (тонна, кг);
С – витрати на утримання і зберігання на одиницю;
2V – подвоєний річний обсяг споживання.
Отже, нормування запасів є дуже важливим етапом при розробці плану МТЗ готелю. Від правильно встановлених розмірів різних видів запасів залежить безперервність роботи готелю.
Джерела покриття потреб у матеріальних ресурсах.
Планова потреба в матеріалах покривається за рахунок очікуваних залишків на початок планового періоду, внутрішніх ресурсів (які утворюються за рахунок економії матеріалів) і величини завезення ззовні.
Величина очікуваних залишків на початок планового періоду визначається за формулою:
Зоч = Зф+Ноч-Воч (13.14),
де,
Зоч – очікуваний залишок;
Зф – фактичний залишок на перше число місяця, у якому розроблявся план постачання (звітні дані);
Ноч – очікуване надходження за період від дати, на яку узятий фактичний залишок, і до початку планового періоду;
Роч – очікувана витрата за той же період.
Величина ввезення матеріалів ззовні може бути визначена шляхом розробки балансу матеріально-технічного забезпечення за формулою:
Рвеп + Знор = Зоч + Е +В (13.15),
де:
Рвеп – потреба в матеріальних ресурсах на виробничо-експлуатаційні потреби;
Знор – запаси нормовані;
Зоч – залишки очікувані;
Е – економія матеріалів, за рахунок мобілізації внутрішніх ресурсів;
В – величина завезення матеріалів ззовні.
Звідси величина завезення матеріалів ззовні визначається за наступною формулою:
У = Рвеп + Знор – Зоч – Е (13.16)
На цьому етапі укладають договори з постачальниками, що регламентують умови постачання: обсяг, якість, ціну товару, форму розрахунків, терміни доставки, відповідальність за порушення умов договору.
При виборі постачальників варто враховувати ряд факторів: територіальну віддаленість і оперативність поставок, відповідність виробничої потужності постачальників потребам готелю в матеріальних ресурсах, їхню якість, ціну, умови розрахунків, можливість надання кредиту та ін. Перевага віддається тому партнеру, який забезпечує кращі умови з мінімальними витратами. Успішний вибір постачальника залежить від того, наскільки готель може проаналізувати його діяльність у відношенні якості, доставки і ціни. Дані компоненти розглядаються в першу чергу при виборі.
Постачання матеріальних ресурсів у готель здійснюється через господарські зв'язки. Господарські зв'язки являють собою сукупність економічних, організаційних і правових взаємин, що виникають між постачальниками і споживачами матеріальних ресурсів. Раціональна система господарських зв'язків забезпечує мінімізацію витрат виробництва і обігу, повну відповідність кількості, якості та асортименту продукції, що поставляється, потребам готелю, своєчасність і комплектність її надходження.
Господарські зв'язки між постачальниками і готелем можуть бути прямими та опосередкованими (непрямими), тривалими, і короткостроковими.
Прямі являють собою зв'язки, при яких відносини з поставок продукції встановлюються між готелем і підприємствами-постачальниками прямо, безпосередньо.
Опосередкованими вважаються зв'язки, коли між ними існує хоча б один посередник. Постачання продукції може здійснюватися змішаним шляхом, тобто як прямо, так і через посередників (дистриб’юторів, джобберів, агентів, брокерів)
