договорами; дотримання нормативу і структури товарних запасів; знаходження шляхів зниження товарних втрат при збереженні і транспортуванні. Але слід зазначити, що найважливішим обов'язком цього відділу є розробка плану матеріально-технічного забезпечення готелю.
План МТЗ готелю є його матеріальним балансом, у якому зведені всі розрахунки потреби в матеріальних ресурсах, необхідних для забезпечення виробничого процесу (видаткова частина), наявність залишків на планований період, а також визначені джерела постачання (прибуткова частина). Основні показники плану МТЗ, а також зв'язок між ними можна відобразити наступним рівнянням:
Пвен + Знор = Зоч + Е +В (13.1),
де:
Пвен – потреба в матеріальних ресурсах на виробничо-експлуатаційні потреби;
Знор – запаси нормовані;
Зоч – залишки очікувані, тобто фактичні запаси, що існують в готелі на якийсь визначений період;
Е – економія;
В – план ввезення.
У лівій частині рівняння відображується загальна потреба в матеріальних ресурсах, у правій його частині – джерела покриття цієї потреби.
Процес розробки плану МТЗ містить у собі наступні етапи:
1) розрахунок потреби в матеріальних ресурсах на виробничо-експлуатаційні потреби;
2) розрахунок норм запасів ресурсів, необхідних для безперебійного функціонування готелю, виходячи з існуючих потреб;
3) визначення джерел покриття потреби в матеріальних ресурсах, розробка плану ввезення матеріалів ззовні.
Зведений план матеріально-технічного постачання, що враховує загальну потребу в матеріалах для всіх потреб готельного підприємства, включаючи утворення запасів, а також джерела покриття потреби підприємства в матеріалах, здобуває наступний вигляд (див. табл. 13.1.):
Розрахунок потреби в різних видах матеріальних ресурсів.
Одним з найбільш відповідальних етапів розробки плану МТЗ є визначення потреби в матеріальних ресурсах на майбутній плановий період. Розрахунки потреби в матеріальних ресурсах складають на основі питомих норм витрат. Під питомою нормою витрат матеріалів, палива, води мають на увазі максимально припустиму витрату на одиницю виміру.
Частина матеріальних ресурсів, що використовуються в експлуатаційній діяльності готелю, не піддається точному нормуванню через розмаїтість їхніх видів і використання в незначних кількостях. Це – мастильні, обтиральні та інші експлуатаційні допоміжні матеріали. При їхньому плануванні керуються даними про фактичну витрату за попередній період, а також враховують фактори, що сприяють зменшенню витрат і зниженню їхньої вартості за рахунок використання нових, більш ефективних синтетичних матеріалів.
Таблиця 13.1. План матеріально-технічного забезпечення готелю.
Перелік матеріалів та устаткування
Одиниця виміру Очікуваний залишок на початок планованого періоду Потреби в планованому періоді Планові запаси у планованому періоді на кінець року Підлягає заготівлі на планований період Джерело постачання Ціна
Сума,
тис. грн.
Всього за рік У тому числі по кварталах
Всього
У тому числі
по кварталах
1 2 3 4 1 2 3 4
Загальні потреби готелю в матеріальних ресурсах на виробничо-експлуатаційні потреби розраховуються за допомогою наступної формули:
Рвен = Росн + Рпс +Рреп+Ркап.буд. (13.2),
де:
Росн – потреби надання основних послуг готелю. Сюди входять матеріальні ресурси, що необхідні для надання готелем комплексу основних послуг гостям. Це - меблі, електроосвітлювальні прилади, килимові покриття, постільні приналежності, посуд, миючі засоби, предмети гостинності і багато чого іншого.
Рпс – потреби підсобних служб готелю. До них відносяться перукарня, косметичний кабінет, басейн, сауна, оранжерея та ін.
Ррен – потреби в матеріальних ресурсах на ремонтно-експлуатаційні потреби. Сюди включаються потреби у воді, будівельних матеріалах, запасних частинах і електроенергії.
Ркап.буд. – потреба в матеріалах для здійснення капітального будівництва (якщо в цьому є необхідність).
Існує кілька методик розрахунку потреб готелю в матеріальних ресурсах.
Метод прямого рахунку – при використанні даного методу потреба в матеріально-технічних ресурсах розраховується виходячи з питомих нормативних витрат матеріалів на одиницю експлуатаційних послуг. Розрахунок проводиться за наступною формулою:
Рі = (Ni*B) (13.3),
де:
Рі – потреба в i-тому матеріалі;
Ni - норма витрати i-того матеріалу на одиницю послуги;
B – об’єм наданих послуг.
Розглянемо розрахунок потреби в матеріалах, паливі, воді та електроенергії на основі даної методики.
У готелях паливо витрачається на опалення приміщення і для забезпечення гарячого водопостачання. Його витрату обчислюють, виходячи з зовнішнього об’єму будівлі готелю і встановленої норми витрати на 1 м ³ будинку за формулою:
R = HV (13.4),
де:
Н – норма витрати умовного палива на 1 м³ будівлі на весь опалювальний сезон для даної місцевості;
V – об’єм опалюваної будівлі готелю за зовнішнім вимірюванням, м³.
Норми витрати палива на опалення диференційовані в залежності від градації кубатури будинку і місцевості.
Вартість води розраховують множенням необхідної на планований період її кількості на діючий тариф, підсумований з тарифом на каналізацію.
Електроенергія в готелях використовується для освітлення (освітлювальна), а також для роботи електричних двигунів (силових установок) та електроприладів. Потребу в ній розраховують окремо по кожному виду. При розрахунку потреби в освітлювальній електроенергії враховують кількість світлоточок та їхню потужність (у ваттах), а також середнє число годин горіння в планованому періоді.
Помноживши добове споживання електроенергії на число днів роботи готелю, можна визначити потребу в ній на весь планований період (рік, квартал, місяць). Для точного визначення потреби в освітлювальній електроенергії по окремих кварталах розрахунок ведуть кожний квартал, з огляду на різну тривалість горіння ламп у залежності від пори року.
Потребу готелю в силовій електроенергії визначають так само, як і в освітлювальній, з огляду на те, що об'єктом розрахунку є встановлені двигуни і їхня потужність. Потребу в електроенергії для роботи електроприладів (пилососів, прасок, фенів, телевізорів, комп'ютерів і т.п.) розраховують, виходячи з частоти користування ними і норм витрат електроенергії на їхню роботу.
Вартість електроенергії визначають множенням необхідної на планований період кількості освітлювальної і силової електроенергії в кіловат-годинах на діючий тариф.
Питомі норми витрат допоміжних матеріалів (мила, порошку, пасти, щіток) розробляють у кожному готелі окремо на підставі звітно-статистичного методу, тобто виходячи з фактичних витрат у попередньому періоді з урахуванням їхнього можливого зниження. Норми встановлюють на одиницю роботи, послуги. Відповідно до встановлених таким методом норм розраховують потребу в допоміжних матеріалах на плановий період. Для більш правильного її визначення необхідно аналітично вивчити дані про витрату за ряд років, що дозволяє виявити можливі резерви економії допоміжних матеріалів.
Розрахунок запасів матеріальних ресурсів і методика їхнього нормування
Для забезпечення нормальної роботи готель повинен мати в наявності матеріальні ресурси не лише в кількості, необхідній для його повсякденних потреб, але і мати певний запас. У зв'язку з цим у плані матеріального постачання поряд з розрахунками поточних потреб у матеріальних ресурсах враховують також розмір необхідних запасів та їх залишків на початок і кінець планованого періоду.
Запас матеріалів, що знаходяться в готелі, складається з трьох частин: поточного запасу, за рахунок якого досягається безперебійне забезпечення готелю матеріалами в період між черговими поставками, гарантійного (страхового) запасу, створюваного у готелі на випадок порушення нормальних термінів постачання: і підготовчого запасу, що створюється на час розвантаження матеріалу, здійснення кількісного і якісного приймання, підготовки до споживання.
З метою визначення розміру поточного запасу всі матеріали поділяються на чотири групи:
1) матеріали, що постійно і систематично споживаються в значних кількостях, які одержуються транзитом, із середньомісячним споживанням, що перевищує замовлену або транзитну норму, унаслідок чого виникає необхідність у регулярних великих поставках;
2) матеріали, що одержуються транзитом, постачання яких за умовами роботи постачальників здійснюється один раз на квартал, півріччя або рік і приурочена до певного місяця цього періоду;
3) матеріали, що одержуються транзитом, середньомісячна витрата яких менше замовленої або транзитної норми;
4) матеріали, що одержуються зі збутових і постачальницьких баз.
