ЗАПРОШЕННЯ Шановний пане Коломієць В. С.! Запрошуємо Вас взяти участь у голосуванні по виборах Київського міського голови по виборчій дільниці № 4/38 у приміщенні за адресою: вул. Чумака, буд. 10 а з 7.00 до 22.00 30 травня 1999 року. Дільнична виборча комісія
Під патронатом Київської міської державної адміністрації Асоціація діячів естрадного мистецтва України ШАНОВНИЙ ДОБРОДІЮ! Запрошуємо Вас на авторський вечір-бенефіс поета-академіка, лауреата премій ім. Г. Сковороди, В. Вернадського, М. Островського, міжнародної премії “Дружба” МИКОЛИ ЛУКІВА
Вечір відбудеться у Палаці “Україна” 14 березня 1998 року Початок о 18 год. Ваш ряд 32 Місце 58 168
ВЕЛЬМИШАНОВНИЙ ДОБРОДІЮ! Маємо за честь запросити Вас на велике пісенне дійство “Хай святиться ім’я твоє” або “Десять Господніх заповідей”, яким провідні митці України зустрічають нове тисячоліття. Дійство відбудеться 9 листопада 2000 року в Національному палаці “Україна” о 19 годині. Ваш ряд 8 місце 35 Оргкомітет
Службова телеграма Службова телеграма — це документ, переданий телеграфом. Телеграми використовуються для термінової передачі інформації. Відзначимо основні особливості оформлення телеграм: 1. Текст телеграм відрізняється особливим лаконізмом. 2. Телеграма пишеться суцільним текстом без переносів і абзаців. 3. Кількість і дати відтворюються у телеграмах цифрами, літерами передаються лише однослівні числівники. Знаки № (номер), % (відсоток), + (плюс) тощо пишуться словами. 4. Розділові знаки звичайно не ставляться. Якщо зміст тексту без розділових знаків спотворюється, замість них використовуються такі скорочення: крпк (крапка), км (кома), лпк (лапки), двк (двокрапка). 5. У реченнях можуть випускатися присудки: “Подробиці листом” (Подробиці повідомимо листом); “Відвантаження 4 січня” (Відвантаження буде здійснено 4 січня). 6. У телеграмах звичайно випускаються елементи, без яких можна зрозуміти інформацію, — сполучники, прийменники, займенники: “Просимо взяти участь [у] з’їзді професорів Петренка [і] Ганича”, “Надішліть переказ [Вашої] заборгованості [на] суму 10 тисяч гривень”, “Повідомляємо [Вам] [про] анулювання [свого] замовлення”. Здійснюючи скорочення тексту телеграми, автор повинен переконатися у зрозумілості і недвозначності інформації, що передається. 7. У текстах телеграм не використовуються складні речення, звороти, вставні конструкції тощо. Інформація передається простими реченнями. Телеграми пишуть з лицьового боку бланка (телеграфного чи фірмового) або чистого аркуша паперу. 169
Розрізняють ініціативні телеграми і телеграми-відповіді. Основними складовими телеграми є такі: • назва виду документа (ТЕЛЕГРАМА); • категорія телеграми (термінова, міжнародна, урядова); • адреса і назва підприємства — одержувача телеграми; • текст; • скорочена назва підприємства, що надсилає телеграму; • посада і прізвище особи, що підписала телеграму (ставиться окремим рядком); • поштова адреса та назва підприємства — відправника телеграми (пишеться після горизонтальної лінії); • назва посади особи, яка підписує документ, її особистий підпис і розшифрування; • дата підписання телеграми; • відбиток печатки підприємства-відправника. Наведемо зразки службових телеграм.
ТЕЛЕГРАМА ТЕРМІНОВА ОДЕСА ЗЛАГОДА КРУКІВСЬКОМУ ЗРАЗКИ ОТРИМАНО ПРОСИМО ПІДТВЕРДИТИ УЧАСТЬ ВИСТАВЦІ ПРЕДСТАВНИКІВ ФІРМИ ОРГКОМІТЕТ ТАРАНЕЦЬ _________________________________________________ Харків 50, вул. Слов’янська 14, Науково-дослідний інститут “Меридіан” Голова оргкомітету виставки (підпис) В. І. Таранець 17.05.01 ТЕЛЕГРАМА ТЕРМІНОВА ЯЛТА ВУЛ СИМИРЕНКА 5 НАВЧАЛЬНИЙ ЦЕНТР ЗМІНА КУЛИКУ УЧАСНИКИ ОЛІМПІАДИ КІЛЬКОСТІ 5 ПРИБУДУТЬ 12 ЛИСТОПАДА 9 ГОДИНІ ПОЇЗДОМ 012 КИЇВ СІМФЕРОПОЛЬ ВАГОН 10 ПРОХАННЯ ЗУСТРІТИ МУСІЄЦЬ ______________________________________________________ Обухів вул. Краківська 5 Промислово-економічний коледж Директор Підпис А. М. Мусієць 11.11.01
170
ТЕЛЕГРАМА КИЇВ 164 ВУЛ САНІНА 57 ТРЕСТ УКРПРОМБУД ПІДТВЕРДЖУЄМО ЗГОДУ КОЛЕКТИВУ БУДІВЕЛЬНОЇ ДІЛЬНИЦІ ТЕРНОПІЛЬПРОМБУД НАДАЛІ ЛИШАТИСЯ СТРУКТУРНИМ ПІДРОЗДІЛОМ ТРЕСТУ УКРПРОМБУД НАЧАЛЬНИК КОЛОУСОВ ЧЛЕН РАДИ ТРЕСТУ САЙКО ______________________________________________ Тернопіль вул. Стеценка 7 Спеціалізована будівельна дільниця Тернопільукрбуд Начальник Підпис С. С. Колоусов 12.03.2000 р.
Телефонограма Телефонограма — термінове повідомлення, передане адресатові телефоном. Як правило, телефонограми інформують про засідання, наради тощо, про скасування чи перенесення якихось заходів, про підготовку інформації. Текст телефонограми відрізняється стислістю (може включати не більше ніж 50 слів), у ньому бажано уникати складних конструкцій, а також слів, які важко вимовляються. Звичайні реквізити телефонограми: 1) назва виду документа (Телефонограма); 2) номер і дата; 3) назва організації — відправника телефонограми; 4) прізвище й номер телефону особи, яка передала телефонограму; 5) посада й прізвище особи, якій адресована телефонограма; 6) посада й прізвище службової особи, яка прийняла телефонограму; 7) час отримання; 8) текст; 9) підпис службової особи — керівника організації або його заступника. Наведемо взірець телефонограми.
171
Телефонограма № 12
від “14” квітня 2000 р.
Від кого Шевченківський райвиконком м. Києва Телефон 446-59-03 Передав інструктор Кузьмук І. С. Кому керівникові підприємства Лісовському С. С. Прийняв секретар Ковінька Ю. Л. Год. 10 хв. 20 Направити представника на засідання комісії з питань благоустрою району, яке відбудеться 16 квітня 2000 р. о 14.00 у приміщенні Шевченківського райвиконкому, кімната 12. Підпис
§ 48. ДОКУМЕНТИ КОЛЕГІАЛЬНИХ ОРГАНІВ
Протокол Протокол — документ колегіальних органів, у якому фіксуються місце, час і хід засідань, нарад, зборів, конференцій тощо, склад присутніх, зміст заслуханих доповідей, виступів та ухвали з обговорених питань. Протокол ведеться під час засідання колегіального органу. За способом і повнотою запису протоколи поділяються на такі групи: 1. Стислі, у яких фіксуються лише ухвали. 2. Повні, які містять виступи і ухвали. 3. Стенографічні, у яких усі виступи записано дослівно. Реквізитами протоколу є такі: 1. Назва виду документа (Протокол). 2. Порядковий номер протоколу. 3. Назва зібрання із зазначенням його характеру (загальні збори, виробнича нарада, розширена нарада тощо). 4. Назва підприємства, організації. 5. Дата, місце проведення зібрання. 6. Склад учасників. Якщо учасників багато, то вказується лише кількість присутніх і додається до протоколу реєстраційний лист. 7. Посади, прізвища, ініціали керівників зібрання (голови, секретаря, членів президії). 8. Порядок денний. 172
9. Текст. 10. Перелік додатків до протоколу із зазначенням кількості сторінок. 11. Підписи керівників зібрання (голови і секретаря). Питання порядку денного повинні формулюватися в одному відмінку. Найчастіше використовується називний відмінок.
ПОРЯДОК ДЕННИЙ: 1. Звіт про фінансово-господарську діяльність ВАТ “Будмеханізація” за 1999 рік. 2. Звіт ревізійної комісії. 3. Внесення змін і доповнень до нормативних документів ВАТ.
Можливе формулювання питань порядку денного у знахідному відмінку (із прийменником про):
ПОРЯДОК ДЕННИЙ: 1. 2. 3. 4. Про затвердження змін у персональному складі ради товариства. Про роботу голови правління та правління товариства. Про внесення змін до установчого договору товариства. Про передачу реєстру власників іменних цінних паперів незалежному реєстратору.
Основну частину тексту протоколу поділяють на розділи, що відповідають пунктам порядку денного. У кожному з розділів є такі підрозділи: “Слухали”, “Виступили”, “Ухвалили”. Текст протоколу, який фіксує виступи, має бути точним, стислим, зрозумілим. Оформлення виступів у протоколі здійснюється як у вигляді прямої мови, так і непрямої, порівняйте:
Виступили: 1. Майстер Лавров Р. О.: Детальна програма виробничої практики в основному виконана успішно. Проте кілька учнів (Матвійчук О. Л., Непийвода П. П., Сидоряченко Л. Д.) з деякими завданнями не впорались. Дуже прикро, що під час практики був випадок порушення техніки безпеки з боку студентів Іванова М. Т. і Єгорова О. О., який міг призвести до травмування студентів. Завдяки правильним діям студента Редька С. С. це порушення не мало трагічних наслідків. Керівництво цеху № 5 оголосило подяку Редькові Сергію за виявлену пильність і правильні дії під час інциденту.
173
Виступили: 1. Заступник декана Рибакова О. Л. доповіла про результати успішності групи з фахових предметів. У своєму виступі вона відзначила, що переважна більшість студентів успішно склала сесію, лише студенти Лимарчук О. Ю., Савченко Р. Р. мають заборгованості з окремих дисциплін. Рибакова О. Л. рекомендувала боржникам якнайшвидше (протягом тижня) ліквідувати заборгованість. 2. Студент Лимарчук О. Ю. пояснив, що заборгованість має у зв’язку із сімейними обставинами, і пообіцяв у рекомендований Рибаковою О. Л. термін перескласти іспити.
Зафіксований у протоколі зміст виступів може містити деякі скорочення, пропуски. Відтворюючи слова промовців, секретар повинен неупереджено передати основний зміст виступу. Якщо засідання стенографувалось чи записувалось на магнітофонну плівку, то тексти виступів можуть бути передані дослівно. Якщо наявний текст доповіді, то це позначається виноскою “текст доповіді додається”. Наведемо зразок протоколу.
Протокол № 3 зборів колективу санітарно-технічної дільниці Відкритого акціонерного товариства “Будівельник” від 10 березня 2000 р. Голова Шевченко І. А. Секретар Калина В. П. Присутні: 22 працівники дільниці, заступник голови профкому підприємства. Відсутні: 3 працівники. Порядок денний 1. Обговорення проекту плану роботи на ІІ квартал 2000 р. 2. Надання 2 квартир у будинку по вул. Стеценка, 5 працівникам дільниці. І. Слухали: Начальник дільниці Коваленко П. П. ознайомив присутніх із проектом плану роботи на ІІ квартал 2000 р. Виступили: Слюсар-сантехнік Марченко О. О. відзначив необхідність своєчасного забезпечення запланованих робіт матеріалами. Майстер Капустін М. Л. наголосив на необхідності забезпечення робіт технічною документацією.
174
Ухвалили: 1. Прийняти план роботи дільниці на ІІ квартал 2000 р. 2. Зобов’язати начальника дільниці Коваленка П. П. своєчасно забезпечити передбачені планом роботи необхідними матеріалами і технічною документацією. ІІ. Слухали: Заступник голови профкому підприємства Клочко С. С. повідомив про виділення для робітників дільниці двох квартир (двокімнатної і трикімнатної) у будинку по вул. Стеценка, 5 і запропонував надати їх працівникам дільниці згідно із загальним списком квартирного обліку підприємства. Згідно зі списком за чергою квартири мають отримати Петриківський В. М. (двокімнатна квартира) і Лисенко Р. Г. (трикімнатна). Виступили: а) Іванченко Р. Ю., Степанков Д. Б. підтримали пропозицію Клочка С. С. б) слюсар Демчук В. А. запропонував виділити трикімнатну квартиру робітнику дільниці Крилову К. Ю., у якого 15 січня 2000 р. народилася трійня. в) начальник дільниці Коваленко П. П. повідомив, що Крилову К. Ю. має бути надана квартира з міського житлового фонду. Ухвалили: Надати у будинку по вул. Стеценка, 5 двокімнатну квартиру Петриківському Володимиру Миколайовичу, трикімнатну квартиру — Лисенкові Роману Григоровичу. Голова зборів Секретар (підпис) (підпис) І. А. Шевченко В. П. Калина
Витяг з протоколу Витяг з протоколу — це копія частини протоколу. Як правило, у ньому відображається одне із розглянутих на засіданні (зборах) питань і відповідне рішення. Реквізитами витягу з протоколу є такі: • назва виду документа (Витяг з протоколу); • номер відповідного документа; • назва органу, засідання, наради; • дата (переноситься з оригіналу протоколу); • питання і текст з нього; 175
• підпис (переносять реквізит з оригіналу, але голова і секретар не підписуються); • позначка про завірення (у правому верхньому куті аркуша). Ось два зразки витягів з протоколу.
Витяг з протоколу № 3 зборів колективу санітарно-технічної дільниці Відкритого акціонерного товариства “Будівельник” від 10 березня 2000 р. СЛУХАЛИ: інформацію заступника голови профкому підприємства Клочка С. С. про виділення для робітників дільниці двох квартир (двокімнатної і трикімнатної) у будинку по вул. Стеценка, 5. УХВАЛИЛИ: надати у будинку по вул. Стеценка, 5 двокімнатну квартиру Петриківському Володимиру Миколайовичу, трикімнатну квартиру — Лисенку Роману Григоровичу. Оригінал підписали: Голова зборів Секретар (підпис) (підпис) І. А. Шевченко В. П. Калина
Витяг з протоколу № 11 засідання профспілкового комітету фабрики “Смарагд” від 17 листопада 2000 р. СЛУХАЛИ: заяву робітниці цеху № 3 Василишиної О. Л. про те, що начальник цеху Цибуля О. О. відмовив їй у наданні відпустки у літній період. УХВАЛИЛИ: виходячи з того, що Василишиній О. Л. необхідно оздоровити дитину шкільного віку, хвору на астму, що підтверджується довідкою лікувального закладу, зобов’язати начальника цеху № 3 Цибулю О. О. надати Василишиній О. Л. відпустку у літній період. Оригінал підписали: Голова профспілкового комітету Секретар І. С. Микитенко С. П. Лапіна
176
§ 49. ЗАГАЛЬНА ХАРАКТЕРИСТИКА ДІЛОВИХ ЛИСТІВ
Лист — це поширений вид документації, один із способів обміну інформацією. Службові листи належать до основних засобів встановлення та підтримання офіційних, службових контактів між підприємствами, організаціями, установами, фірмами та закладами. За тематичною ознакою (досить умовно) поділяють кореспонденцію на: • ділову; • комерційну. Комерційні листи фіксують укладення і виконання комерційної угоди. У них вирішуються питання збуту продукції (послуг) і постачання. До чисто комерційних видів ділової кореспонденції належать: • листи-запити; • пропозиції; • листи-рекламації; • відповіді на ці види листів. Ділові листи вирішують організаційні питання, правові проблеми, а також питання економічних відносин кореспондентів. Ділові листи відрізняються різноманітністю форм: це може бути розписка, повідомлення, запрошення або протокол, рекламний проект, що викладаються на багатьох сторінках. Ділова кореспонденція завжди має офіційний характер. За функціональною ознакою ділові листи поділяються на ініціативні листи і листи-відповіді: 1) листи, що потребують відповіді: • листи-прохання; • листи-звернення; • листи-пропозиції; • листи-запити; • листи-вимоги. 2) листи, що не потребують відповіді: • листи-підтвердження; • листи-нагадування; • листи-попередження; • листи-повідомлення; • супровідні листи. 177
За ознакою адресата ділові листи поділяються на звичайні та циркулярні. Звичайний лист надсилається на одну адресу, циркулярний лист направляється з одного джерела на кілька адрес, як правило, підпорядкованих інстанцій (організацій). Діловий лист може відправлятися традиційною чи електронною поштою, факсимільним, телеграфним зв’язком тощо. За структурними ознаками ділові листи поділяються на регламентовані (стандартні) і нерегламентовані (нестандартні). Регламентовані листи вирішують типові питання регулярних економіко-правових ситуацій. При їх складанні використовуються стандартні фрази, конструкції, стандартний формат паперу, реквізити тощо. Регламентовані листи мають чітко визначену структуру — вступ — мотивацію і основну частину. Нерегламентований діловий лист являє собою авторський текст. Такий лист, порівняно з регламентованим, є менш формалізованим, може містити експресивні мовні елементи. У нерегламентованих ділових листах також використовуються шаблони, але зловживати ними не варто. У цьому жанрі офіційно-ділового стилю автор може продемонструвати своє вміння користуватися виразними засобами мови і неординарність викладу думок. За композиційними особливостями ділові листи поділяються на одноаспектні й багатоаспектні. Одноаспектний лист розглядає одну проблему, питання, а багатоаспектний — кілька. Багатоаспектний лист може містити пропозицію, прохання й нагадування одночасно. Обов’язковими реквізитами ділових листів є такі: 1) назва організації; 2) довідкові відомості про організацію; 3) дата документа; 4) реєстраційний номер документа; 5) посилання на номер і дату вхідного документа; 6) адресат; 7) текст документа; 8) підпис; 9) відмітка про виконавця. Реквізит “Назва організації” вказує адресанта. Це може бути організація, її структурний підрозділ. Довідкові відомості про організацію включають її адресу, номери телефонів, факсів, електронної пошти. Ці два реквізити ставляться у верхньому лівому куті аркуша. 178
Нижче ліворуч пишуть дату документа, яка позначається арабськими цифрами (02.09.2001 р.) або словесно-цифровим способом (17 березня 2000 р.). Дата проставляється у день підписання документа. Реєстраційний номер документа — це його порядковий номер. Він ставиться під датою. Посилання на номер і дату вхідного документа роблять у листахвідповідях. Адресатом ділової кореспонденції можуть бути організації, їх структурні підрозділи, посадові і фізичні особи. Цей реквізит розташовується у правому верхньому куті листа. Назва організації та її структурного підрозділу має форму називного відмінка:
Харківська міська держадміністрація ЗАТ “Будівельник”, бухгалтерія
Посаду, ім’я особи, якій адресовано документ, зазначають у давальному відмінку:
Директорові меблевої фабрики “Смерека” Клименкові В. В.
Якщо лист адресований не керівникові підприємства, а іншій посадовій особі, то її посаду і прізвище пишуть після назви підприємства:
ВАТ “Еврика”, начальникові планово-економічного відділу Петровій О. М.
Діловий лист відзначається стислістю, звичайно його обсяг не перевищує 1–2 аркушів. Текст ділового листа обов’язково включає звертання до адресата і комплімент — засвідчення ввічливості. Під текстом ставиться реквізит “Підпис”, до якого входять назва посади особи, яка підписала документ, її особистий підпис і його розшифрування. Нижче ліворуч зазначається прізвище виконавця (укладача листа) та його телефон. 179
З усіма реквізитами діловий лист має такий вигляд:
Україна ЖОВТНЕВА РАЙОННА РАДА НАРОДНИХ ДЕПУТАТІВ ВИКОНАВЧИЙ КОМІТЕТ 252057, м. Київ, пр. Перемоги, 41 а. Тел. 446-03-26 25.03.97 № 413 На № ____ від _________ У зв’язку з підготовкою виконкомом телефонного довідника прошу Вас до 15.04.97 надіслати такі дані: 1. Повна назва підприємства з вказівкою поштового індексу і адреси. 2. Прізвище, ім’я, по батькові, домашній і службовий телефон таких посадових осіб: • керівника та його заступників; • головного інженера; • головного бухгалтера; • начальника відділу кадрів; • чергового. Інформація надсилається українською мовою. Голова Вик. Сокирко Н. Г. 4461257 Підпис С. П. Куманчук Керівникові ВАТ “Будмеханізація” вул. Разіна, 4 252044, Київ
ТОВ “Спецкооперація” 02068, м. Київ вул. Вербицького, 8 22.07.99 р. № 243 На № 2/1120 від 12.07.99 р.
Харківський РВК м. Києва
На Ваш вих. № 2/1120 від 12.07.99 повідомляємо, що серед працівників підприємства юнаків 1983 року немає. Заступник директора Підпис П. П. Маковей
180
§ 50. ЕТИКЕТ ДІЛОВОГО ЛИСТУВАННЯ ТА ВИКОРИСТАННЯ МОВНИХ ФОРМУЛ
Ділове листування передбачає дотримання певних правил. Розглянемо основні з них. 1. Починати листа необхідно із звертання, яке є загальноприйнятою формою ввічливості. Найпоширенішими є такі звертання: Шановний (ім’я та по батькові)! Вельмишановний (ім’я та по батькові)! Глибокошановний (ім’я та по батькові)! Високошановний (ім’я та по батькові)! Високоповажний (ім’я та по батькові)! Шановний пане …! (Шановна пані …! Шановні панове!) Шановні колеги! Шановний добродію! У листі прийнято зазначати звання адресата чи вказувати його професію: Високоповажний міністре! Вельмишановний професоре! Високоповажний пане прокуроре! В українській мові звертання ставляться у формі кличного відмінка. Вживання у звертанні іменників у називному відмінку є ненормативним. 2. Першою частиною будь-якого листа є мотивація, що пояснює спонукальні мотиви, причини складання листа. Стандартні вирази, що вказують на причину Зважаючи на затримку оплати… З огляду на неотримання рахунка-фактури… У зв’язку з невідповідністю Ваших дій раніше прийнятій домовленості… Внаслідок затримки отримання вантажу… Враховуючи зміни цін на енергоносії,… 181
Стандартні фрази, якими підтверджується отримання листа (документів, повідомлення тощо) Ми отримали Ваш лист від ________ Підтверджуємо отримання Вашої телеграми… Із вдячністю підтверджуємо отримання замовлення… На підтвердження домовленості, досягнутої на попередній зустрічі, повідомляємо… Посилання (на попередній лист, зустріч, телефонну розмову тощо) Посилаючись на Ваш лист від ______,… Посилаючись на Ваш запит від ______,… Посилаючись на рекламне оголошення в газеті,… Посилаючись на рішення VIII сесії Київради ХІІІ скликання,… Відповідно до раніше досягнутої домовленості … Відповідно до контракту № ______, підписаного між нашими фірмами… Відповідно до пункту ____ укладеної угоди… У відповідь на Ваш лист (запит) від ______… Відповідаючи на Ваш запит від ______,… Згідно з постановою уряду… Згідно з нашою домовленістю… Згідно з Вашим проханням… На підставі нашої телефонної розмови… Узявши до уваги Ваш запит від ______, повідомляємо…
(дата) (дата) (дата) (дата)… (дата) (дата)
Стандартні фрази, що вказують на мету З метою якнайшвидшого вирішення питання… З метою виконання розпорядження … Для узгодження спірних питань… Для узгодження питань участі… 182
Стандартні фрази, що вказують на очікування відповіді і бажаний термін її отримання Просимо відповісти якомога швидше. Просимо дати відповідь у двотижневий термін. Будемо вдячні, якщо ви дасте відповідь протягом трьох днів від дня отримання цього листа. Сподіваємося швидкої відповіді. Будь ласка, якомога швидше телеграфуйте нам відповідь. 3. Дуже важливим є вибір завершальних речень. Він залежить від змісту листа. Найчастіше у кінці листа повторюють подяку, вибачаються за турботи, висловлюють надію на подальшу співпрацю тощо. Запевнення адресата в тому, про що йшлося у тексті Запевняємо Вас у нашій підтримці. Будемо раді співпрацювати з Вами. Будемо раді допомогти Вам. Висловлення сподівання Сподіваємося, що наше подальше співробітництво буде таким само приємним і взаємовигідним. Щиро сподіваємося, що це не останній наш спільний проект. Маємо надію, що станемо Вам у пригоді. Гадаємо, що цей проект зацікавить Вас. Розраховуємо на такі ж цікаві пропозиції. Плекаємо надію на встановлення більш тісних контактів. Висловлюємо надію, що Ви зможете приєднатися до нашої програми. Вибачення за турботи Щиро просимо вибачення за затримку. Просимо вибачення за зайві клопоти. Ще раз просимо вибачення за неможливість вчасно виконати замовлення. Ще раз перепрошуємо за завдані незручності. Дозвольте ще раз попросити вибачення. Висловлення бажання співпрацювати у майбутньому Із зацікавленням чекаємо від Вас нових пропозицій. Із задоволенням розглянемо інші Ваші проекти. 183
У кінці листа можна подякувати за допомогу, підтримку тощо, а також повторити подяку, висловлену на початку: Ще раз дякуємо за Ваш благодійний внесок… Дозвольте ще раз подякувати Вам… Ще раз висловлюємо щиру вдячність… Хочемо ще раз висловити вдячність за сприяння у… 4. Не слід забувати про завершальну фразу. Найчастіше ділові листи завершуються такими виразами: З повагою З найкращими побажаннями З вдячністю і повагою З пошаною і сподіванням на зустріч З вдячністю і найкращими побажаннями З належною до Вас пошаною З щирою повагою (пошаною) З найщирішою до Вас повагою З повагою і побажанням успіхів З правдивою до Вас повагою Залишаємось з повагою Залишаємось з пошаною Щиро Ваш Бажаємо успіхів 5. Дієслова вживаються переважно у формі 1-ї особи однини і множини: Прошу Вас Повідомляємо Вам Бажаємо успіхів Рідше використовуються дієслова у формі 3-ї особи однини: СП “Ластівка” пропонує ВАТ “Діамант” звертається із проханням.
184
§ 51. ЗРАЗКИ ДІЛОВИХ ЛИСТІВ
Інформаційні листи Метою інформаційних листів є повідомлення адресата про якісь події чи факти, наприклад про проведення семінару, призначення ділової зустрічі, відвантаження товарів, відкриття філії, зміну адреси підприємства, призначення нового керівника тощо. Різновидом інформаційних листів є рекламні листи, які містять опис товарів чи послуг. В інформаційних листах використовуються такі вирази: Повідомляємо, що… Сповіщаємо, що… Інформуємо Вас, що… Доводимо до Вашого відома, що… Хочемо повідомити Вам… Користуючись нагодою, повідомляємо Вам… Вважаємо необхідним повідомити Вам, що… Хочемо повідомити про те, що… Раді повідомити Вам, що… З приємністю повідомляємо, що… На жаль, змушені повідомити Вам, що… Змушені з прикрістю повідомити, що… Дозвольте повідомити Вам, що… Цим повідомляємо Вам, що… Подаємо зразки інформаційних листів.
Київська міська державна адміністрація 252044, м. Київ, вул. Хрещатик, 36 тел./факс (380 044) 229-8928 22.01.2001 № 020-43 Шановний Георгію Васильовичу! Київська міська державна адміністрація у лютому–травні 2001 р. проводить міський міжвузівський конкурс на краще студентське художньопубліцистичне есе “Як тебе не любити, Києве мій!” (Якою я бачу столицю України в ХХІ столітті і що я особисто для цього хотів(ла) б зробити?) Президентові Міжрегіональної Академії управління персоналом Щокіну Г. В.
185
Надсилаємо Вам Положення про проведення зазначеного конкурсу та просимо сприяти у проведенні внутрішньовузівського та міського етапів цього заходу з відзначенням перед колективом вузу студентів — переможців конкурсу та викладачів, які роблять вагомий внесок у виховання молодого покоління. Матеріали за підсумками внутрішньовузівського конкурсу відповідно до Положення просимо надіслати до Головного управління з питань внутрішньої політики Київської міської адміністрації за адресою: 01044, м. Київ-44, вул. Хрещатик, 36, тел. 221-28-88, 221-27-76. Додаток: Текст Положення та заяви учасника конкурсу на 3 аркушах. З повагою заступник голови А. Толстоухов
Шановний акціонере! Доводимо до відома акціонерів ВАТ “Запоріжсталь”, що Спостережною радою Товариства (Протокол № 04–09/02–01 від 03.04.2001 р.) прийнято рішення про збільшення на 1/3 частину статутного фонду шляхом проведення додаткової емісії акцій у кількості 374969680 (триста сімдесят чотири мільйони дев’ятсот шістдесят дев’ять тисяч шістсот вісімдесят) шт. простих іменних акцій номінальною вартістю 0,25 грн кожна на загальну суму 93742420 (дев’яносто три мільйони сімсот сорок дві тисячі чотириста двадцять) гривень. Здійснити підписку на акції Товариства другої емісії можна у термін з 11 червня по 10 липня 2001 року за адресою: м. Запоріжжя, Південне шосе, 72, тел. 39-33-08, 39-22-94, 39-25-97. Заяви на придбання акцій подаються особисто замовником або уповноваженою ним особою. Правління ВАТ
Листи-пропозиції У діловій сфері надзвичайно поширені листи-пропозиції про співробітництво. Такі листи включають інформацію про специфіку підприємства і можливі напрями співпраці. Ось зразки листів-пропозицій:
