7. Брати участь в розробці процедури атестації працівників, визначати коло працівників, які підлягають черговій та повторній атестації, забезпечувати підготовку необхідних документів, сприяти реалізації рекомендацій атестаційної комісії.
8. Організовувати своєчасне оформлення документації щодо прийому, переведення й звільнення працівників згідно з трудовим законодавством, положеннями, інструкціями і наказами керівника підприємства.
9. Вести облік особового складу підприємства, заповнювати та зберігати згідно до вимог діючого законодавства трудові книжки працюючих на підприємстві.
10. Забезпечувати підготовку документів, необхідних для призначення пенсій і соціальних виплат працівникам підприємства та їх сім'ям, проводити своєчасне надання їх в органи соціального забезпечення.
11. Організовувати розробку та реалізацію заходів, спрямованих на вдосконалення управління персоналом на основі широкої автоматизації та механізації діяльності кадрової служби.
12. Контролювати діяльність інспекторів з кадрів, керівників підрозділів щодо своєчасного та правильного виконання наказів, розпоряджень, постанов, ухвал адміністрацій підприємства в сфері кадрової політики.
13. Організовувати заходи щодо вдосконалення форм і методів роботи з кадрами. Аналізувати причини плинності кадрів. Надавати керівництву пропозиції щодо усунення виявлених недоліків та забезпечення стабільності колективу.
14. Організовувати табельний облік працівників, розробляти графік відпусток та контролювати його додержання, аналізувати стан трудової дисципліни та виконання правил внутрішнього трудового розпорядку в підрозділах підприємства.
15. Забезпечувати підготовку необхідної звітності з персоналу та кадрової роботи і контролювати своєчасність надання цих документів до відповідних міністерств, відомств, комітетів.
52. Співробітництво кадрової служби з іншими структурними ланками організації.
Реалізація кадрової політики передбачає співпрацю кадрової служби з іншими структурними підрозділами підприємства. Наприклад, оперативне управління персоналом на підприємстві проводять менеджери з кадрової роботи (представники департаменту персоналу, відділу кадрів) та лінійні керівники (майстер цеху, начальник зміни, начальник дільниці) . При цьому менеджер персоналу є головним реалізатором кадрової політики підприємства в цілому, а лінійні керівники відповідають безпосередньо за своїх підлеглих, контролюють стан виробництва, складають первинну документацію для вищого керівництва. Первинна інформація лінійних керівників аналізується працівниками кадрових служб і дає можливість робити узагальнюючи висновки по підприємству щодо рівня виконання норм виробітку, обсягів виробництва, трудової дисципліни (кількість запізнень, прогулів) , рівня плинності кадрів, рівня професійно-кваліфікаційної відповідності працівників займаним посадам і т.д.
До основних функцій представників кадрової служби в сфері стратегічного та оперативного управління персоналом на підприємстві належать:
1. Допомога керівництву у проведенні кадрової політики щодо найму, переміщення, звільнення, скорочення персоналу.
2. Активна участь у розробці організаційної та управлінської структури підприємства.
3. Допомога лінійним та функціональним керівникам у організації виховної роботи з персоналом з метою підвищення продуктивності праці, відповідальності за якість виконання роботи, забезпечення нормального соціально-психологічного клімату в колективі.
Виконання названих функцій передбачає проведення постійної роботи кадрових служб щодо вдосконалення методики підбору, проведення співбесід, конкурсного відбору, визначення рівня кваліфікації та професійної придатності кандидатів на вакантні посади, проведення атестації персоналу, підвищення професіонального рівня шляхом навчання чи стажування працівників, розробки форм та систем матеріального забезпечення, програм соціального розвитку колективу.
Реалізація ефективної діяльності кадрових служб неможлива без постійної співпраці з вищим керівництвом, профспілковим комітетом, та іншими структурними підрозділами підприємства, а саме фінансово-економічним відділом, бухгалтерією, юрисконсультом, психологом, службою соціального розвитку та іншими.
53. Номенклатура справ з кадрового діловодства.
Кадрове діловодство визначається як діяльність, що охоплює організацію роботи з документами особового складу підприємства з питань прийому, переведення, звільнення, обліку працівників та інше.
Правильна організація кадрового діловодства має велике значення, оскільки саме в кадрових службах громадяни укладають трудовий договір, ознайомлюються з правилами внутрішнього розпорядку, умовами праці, побуту, відпочинку, перспективами професійного росту і т.д.
Кадрове діловодство ведеться за такими напрямами:
1. Облік особового складу підприємства та його підрозділів.
2. Підготовка звітів та необхідних довідок про прийом, переведення та звільнення працівників.
3. Облік стану підготовки, перепідготовки кадрів та зарахування їх до резерву.
4. Облік та реєстрація надходження документів, що стосуються особового складу підприємства, контроль за їх використанням.
5. Складання особових справ з кадрового діловодства, їх оформлення та ведення.
6. Підготовка документів з кадрів для передачі їх в архів на зберігання.
7. Механізація та автоматизація документування інформації з особового складу.
Документація з особового (кадрового) складу створюється як результат роботи з персоналом підприємства. У документації з особового складу відображається діяльність організації з питань обліку, прийому, переведення, підготовки, перепідготовки, атестації, нагородження і пенсійного забезпечення працівників тощо.
Службові документи з особового складу є підставою для надання громадянам документів, що засвідчують їх особу, посаду, фах, а також основою для одержання пільг, стипендій, пенсій та інших соціальних виплат.
Найхарактернішою рисою кадрової документації є те, що вона завжди відображає діяльність конкретних осіб, тобто є іменною документацією.
54. Склад кадрової документації та її призначення.
Комплекс документів за функціями управління кадрами включає такі основні групи:
- особисті документи працівників;
- організаційно-розпорядча документація;
- первинна облікова кадрова документація.
До групи особистих документів працівників відносяться паспорт, трудова книжка, військовий квиток, диплом, свідоцтво, атестат та інші документи, які надають юридичне підтвердження особи працівника. Особистими є також документи, які можуть видаватись установами власним працівникам, наприклад, перепустка, посвідчення про відрядження, довідки, що підтверджують місце роботи, посаду, заробітну плату, заяви працівників про прийняття на роботу, звільнення чи переведення, автобіографію, атестаційний лист, подання та призначення на посаду тощо.
Організаційно-розпорядча документація закріплює трудові правовідносини громадян з установами. До організаційних відносяться статути, положення, інструкції, правила внутрішнього розпорядку; до розпорядчих - накази, постанови, рішення, вказівки, розпорядження; до довідково-інформаційних - доповідні та пояснювальні записки, листи, списки, акти, протоколи, довідки, звіти.
Первинна облікова кадрова документація виконує функцію обліку працівників. Виходячи з технології реєстрації та накопичення інформації з кадрів групу первинної облікової кадрової документації поділяють на дві взаємопов'язані групи: вихідні (початкові) облікові документи (особистий листок, особова картка) та похідні облікові документи, які мають другорядний (довідково-контрольний) характер (спеціалізовані картки персонального обліку спеціалістів, списки, журнали реєстрації, книги обліку) .
Типова технологічна схема обробки кадрової документації передбачає наступні стадії:
1. документування трудових правовідносин працівників з роботодавцем;
2. ведення особових справ та трудових книжок працівників;
3. ведення довідково-облікової та звітної роботи з кадрів.
55. Документаційне забезпечення руху кадрів.
Для правильного та швидкого прийняття рішень керівникові необхідно володіти інформацією про особовий склад та рух кадрів в організації.
Можливість одержання перерахованих даних про особовий склад організації забезпечується веденням кадровою службою (відділом кадрів) відповідної документації найважливішою серед якої є трудові договори між працівниками та власником підприємства, трудові книжки та особові справи працівників.
Трудовий договір є угодою між працівником та власником підприємства (організації, фізичною особою) , згідно якої працівник зі своєї сторони, зобов'язується виконувати роботу за певною спеціальністю, кваліфікацією, посадою, підпорядковуючись внутрішньому трудовому розпорядку, а власник підприємства (або фізична особа) , зі своєї, зобов’язується виплачувати працівникові заробітну плату та забезпечувати необхідні для виконання роботи умови праці, передбачені законодавством про працю, колективним договором і угодою сторін.
Трудова книжка є основним документом про трудову діяльність працівника. Вона призначається для встановлення загального, безперервного та спеціального стажу.
Порядок заповнення трудової книжки регламентує ст. 48 КЗпП України та "Інструкцією про порядок ведення трудових книжок на підприємствах, в установах та організаціях".
Трудові книжки заводяться на всіх працівників підприємства, які пропрацювали на ньому 5 днів. На осіб, які працюють за сумісництвом, трудові книжки ведуться тільки за місцем основної роботи.
Працівники, які влаштовуються на роботу, повинні подати власнику підприємства особисту трудову книжку, оформлену в установленому порядку. Особи, які приймаються на роботу вперше, отримують трудову книжку за місцем працевлаштування, при цьому власник стягує з працівника суму її вартості.
Особова справа - це сукупність документів, які містять найповніші відомості про працівника і характеризують його біографічні, ділові та особисті якості.
Особова справа посідає основне місце у системі персонального обліку працівників. На підставі документів, що групуються в ній проводиться вивчення, добір та використання кадрів управління. Заводяться особові справи на всіх працівників підприємства після їх зарахування на роботу. Спочатку до особової справи заносяться документи, що відображають процес прийому на роботу, потім - всі основні документи, які виникають протягом трудової діяльності працівника в організації.
56. Облік особового складу організації.
Облік особового складу організації забезпечується веденням особових карток працівників (П-2) , штатно-посадової книги (штатного формуляру) та алфавітної книги.
На працівників, яких приймають на постійну, тимчасову роботу та роботу за сумісництвом заповнюються особові картки (П-2) .
Особова картка - це документ, в якому міститься найсуттєвіша інформація про особу.
Особова картка включає наступні розділи:
І розділ – "Загальні відомості" – в ньому відображається:
- прізвище, ім'я та по батькові працівника, дата та місце народження, номер та серія паспорта, домашня адреса;
- освіта;
- спеціальність за дипломом (свідоцтвом) ;
- кваліфікація за дипломом (свідоцтвом) ;
- загальний, безперервний та спеціальний стаж роботи;
- останнє місце роботи, дата та причина звільнення;
- сімейний стан.
ІІ розділ – "Відомості про військовий облік" заповнюється відповідно до інструкції з обліку військовозобов'язаних. Вказується:
- група обліку;
- категорія обліку;
- військове звання;
- військово- облікова спеціальність;
- придатність до військової служби;
- назва райвійськкомату за місцем проживання;
- перебування на спеціальному обліку.
ІІІ розділ – "Призначення та переведення" відображає дату прийому на роботу та всі переведення на інші посади, зміну кваліфікації. Всі записи з цього розділу переносяться до трудової книжки.
ІV розділ – "Відпустки" містить інформацію про надання щорічних і додаткових відпусток.
В разі звільнення працівника з підприємства в особовій карточці вказується дата та причина звільнення, номер наказу про звільнення і робиться запис про те що трудова книжка видана власнику.
Особові картки (П2) комплектуються за структурними підрозділами підприємства та апарату управління.
Штатно-посадова книга (штатний формуляр) – це основний робочий документ відділу кадрів, який відображає стан укомплектації персоналу підприємства.
Порядкові номери працівників у штатно-посадовій книзі надаються їх особовим справам та особовим карткам.
Алфавітна книга ведеться для полегшення оперативного розшуку особової справи та особової картки, а також для одержання довідкової інформації про працівників. Книга заводиться на всіх працівників за підрозділами чи категоріями персоналу залежно від структури підприємства та чисельності працюючих. Записи в алфавітній книзі здійснюються одночасно з оформленням наказів про прийом, переведення чи звільнення працівника. Алфавітна книга, як правило, заводиться на підприємствах (організаціях) з значною кількістю персоналу.
57. АРМ менеджера персоналу (інспектора з кадрів) .
Комп'ютеризація кадрового діловодства є однією з основних умов раціональної організації діловодних процесів в організації, засобом підвищення ефективності діяльності кадрових служб, фактором росту продуктивності та оперативності праці менеджерів.
Механізація та автоматизація кадрового діловодства повинна здійснюватись на підставі впорядкування системи документування управлінської діяльності, уніфікації й скорочення кількості форм документів, які створюються в організації.
Впроваджувати комп'ютеризацію необхідно на всіх етапах діловодства, починаючи з підготовки документів, їх копіювання, оперативного розмноження, експедиційної обробки, реєстрації та пошуку, швидкого транспортування, закінчуючи контролем виконання та надійним зберіганням документації.
В якості прикладу можна привести систему управління персоналом PersonPro, яка створена з метою автоматизації діяльності служби управління персоналом.
Основними функціональними можливостями програми є:
1. Розробка організаційної структури організації.
2. Створення та редагування штатного розкладу організації.
3. Облік, зберігання та оперативний пошук даних про персонал організації.
4. Створення електронного варіанту особових справ співробітників, карток персонального обліку працівників (П2)
5. Створення бази даних кандидатів на вакантні посади.
6. Формування стандартизованих типів документів (наказів з прийому на роботу, звільнення з роботи, відрядження, надання відпустки тощо) .
7. Формування статистичної звітності з персоналу та кадрової роботи.
8. Організація обліку, зберігання та швидкого пошуку внутрішніх, вхідних та вихідних документів.
9. Організація розсилки документації за допомогою електронної пошти.
Отже впровадження комп'ютерних технологій в кадровому діловодстві дозволить підвищити ефективність діяльності працівників кадрової служби, зекономити витрати часу на підготовку та пошук необхідних документів, посилити контроль за створенням, веденням та зберіганням документації з персоналу організації.
58. Об’єктивні й суб’єктивні чинники зміни потреб організації в персоналі.
К-сть перс-лу Орг-ції пост. змін-ся, як і потреба О-ції в ньому. На під-ві можуть виникнути вакансії, які треба поповнити, або ж буде існувати нестача працівників. Існують суб'єкт. і об'єкт. чинники зміни потреб О-ції в перс-лі.
До об'єкт. чинників віднос:
- ситуація на ринку праці. Вона може різко змінитися, напр, різко зросте попит на прац-ків певної професії, тоді багато конкурентів та ін. фірм пропонуватимуть вищу зарплатню для цих фахівців і вони перейдуть на роботу до ін О-цій.
- Робітники досягли певного віку і вийшли на пенсію. Треба приймати на роботу нових робаків на їх місця. Також сюди віднос погане самопочуття, хвороби, епідемії тощо.
- Змінилося урядове регулювання та законодавство, що регламентує нормативи праці, умови, режиму та оплати праці.
- Екон. умови в країні. Якщо вони змінилися на краще і О-ція прагне зб-ти к-сть виробл прод-ції, то їй варто зб-шити к-ть прац-чих .
До суб'єкт. чинників віднос:
- зміна стр-ри вир-ва, яка веде до ротації кадрів. Напр. додали ще один цех і туди перейшла частина існуючих робітників, то треба поповнити нестачу.
- Зміна місця положення О-ції. Нарп, в-о перенесли в ін. місце, і звичайно при цьому під-во втратить майже всіх своїх прац-ків і змушена буде набирати но-вих на нов. місці. Але з ін боку – це може призвести до звільнення певної к-сті коштів (напр переїхали ближче до сировини і спож-ча, тому зменш. витрати на транспортув-ня) і Перед О-цією постала нова мета і для реалізації планів необх. додаткові кадри.
- Персонал не може поладити з керівником і ставить питання або ми або він. Або люди не ладять у колективі, не працюють як одна команда, хтось підриває процес роботи.
- О-ція прийняла рішення про випуск більш складної пр-ції, що потребує більш досвідч кадрів. Тут О-ція вирішує чи звільняти старих і наймати нових, чи обучати наявний персонал.
59. Інформаційна база для визначення поточних і перспективних потреб організації в персоналі.
Інформац. забезпечення УП. Інформація, використовувана в УП, по своєму х-ру поділ. на нормативну, довідкову, методичну, облікову, заснов. на матеріалах первинн. обліку, +звітну, являє вже в узагальненому виді й ін. Осн. джерело первинн. інформації- документи відділів кадрів (особові листки по обліку кадрів, особові картки прац-ків, особові справи) , накази і розпорядження, видавані керів-вом О-ції і структур. підрозділів у відношенні особового складу прац-ків, первинн. облікова і звітна документація про виконані роботи і виконані оплати. Ін. джерело інф-ції- самі прац-ки зі своєю думкою по тим чи іншим питанням, матеріали соц. досліджень, результати психофізиологіч. досліджень (тестування) . Інф-ція пов. бути: об’єктивної (повною, несуперечливою, достовірною) ; актуальною; своєчасною; цілеспрямованою; лаконічною (стиснутою, але без втрат) ; комунікативною (зрозумілою і прийнятною для керівників і фахівців) .
Характеристика інформаційної підсистеми.
Інформац. Підс-ма СУП забезпечує необхідними даними функціональні служби і менеджерів для прийняття рішень по всьому спектру функцій керування.
Осн. задачі інформ. Підс-ми:
Збір інф-ції. Систематизація інформації. Аналіз інформації. Видача інформації для прийняття управлінських рішень.
Інф-ція – це та, котра необхідна для комплектування кадрів, інф-ції про співробітників цієї фірми, інф-ція про різні їхні переміщення, інф-ція про мотивації і винагороди. Інф-ція потрібна не тільки для комплектув-я кадрів, але і для їх найб. ефект. викорис-ня.
