66. Форми для введення і редагування даних.
67. Відображення даних у виді екранної форми.
68. Майстер для створення форм.
Форми нагадують паперові бланки і часто розробляються для відображення одного запису таблиці даних або запиту на екрані. В формах Access можна відображати дані з кількох пов'язаних між собою таблиць.
Використання форм для введення і редагування даних має деякі переваги перед введенням даних в саму таблицю даних. При використанні таблиць даних перегляд всіх полів окремого запису (якщо в ньому багато полів) часто неможливий, а форми дають змогу вибрати зручне розміщення полів на екрані і забезпечити перегляд графічних об'єктів (наприклад, рисунків), що зберігаються в полях об'єкта OLE.
Access дозволяє швидко створювати форми з допомогою Мастера форм. Можна також розробляти форми вручну, відкривши пусту форму і перетягнувши об'єкти (наприклад, поля, текст і графіку) в потрібне місце форми. Можна поєднувати автоматизовану і ручну розробку. Наприклад, за допомогою Мастера форм можна створити основу форми, а потім відкрити форму в режимі Конструктор формы і внести зміни вручну.
Якщо користувачеві потрібно управляти процесом створення форм і витрачати на це менше зусиль, то краще скористатися допомогою Мастера форм. Як і інші майстри Access, Мастер форм задає низку запитань про форму, яка створюється, а потім будує форму залежно від відповідей користувача. Для створення форми з допомогою Мастера форм необхідно виконати такі дії.
У вікні бази даних виберіть вкладення Форми і клацніть мишкою на кнопці Создать . З'явиться діалогове вікно Новая форма. В діалоговому вікні клацніть мишкою на пункті Мастер форм, і в списку внизу діалогового вікна виберіть таблицю (або запит), на підставі якої буде створюватися форма. Дійте відповідно до вказівок, що з'являються у вікнах Мастера форм. Після завершення процесу Мастер форм дозволяє відкрити форму в режимі форми з вміщеними в ній даними або в режимі Конструктор форм , де можна вручну внести додаткові зміни. В діалоговому вікні Новая форма, крім пункту Мастер форм, є й інші пункти. Після клацання мишкою на пункті Мастер форм і вибору потрібної таблиці з'явиться перше діалогове вікно.В цьому діалоговому вікні застосовуйте список Таблицы/Запросы для вибору таблиць або запитів, які бажано використати як джерело даних для форми, а вікна Имеющиеся поля і Выбранные поля - для вибору полів форми. При виборі таблиці у вікні списку Таблицы/Запросы всі поля цієї таблиці або запиту з'являться в списку Имеющиеся поля. Виберіть у цьому списку поле, яке має з'явитися у формі, а потім клацніть мишкою на кнопці зі стрілкою праворуч для додавання поля в список Выбранные поля або двічі клацніть мишкою на полі в списку Имеющиеся поля для додавання поля в список Выбранные поля.Зверніть увагу на те, що між вікнами списку є кнопка з подвійною стрілкою, спрямованою праворуч. Клацання мишкою на цій кнопці дозволяє додати всі поля зі списку Имеющиеся поля в список Выбранные поля. Якщо користувач допустив помилку і хоче видалити поле зі списку Выбранные поля, клацніть мишкою на непотрібному полі в списку Выбранные поля і на кнопці зі стрілкою ліворуч. Додавши потрібні поля, клацніть мишкою на кнопці Далее.
Після вибору полів з таблиці з'явиться друге діалогове вікно Мастера форм В цьому діалоговому вікні необхідно визначити розмітку форми. Можна вибрати форми: В один столбец , Ленточный або Табличньій. При виборі пункту В один столбец за замовчуванням створюється форма, в якій всі поля розміщені в одному стовпці і вирівняні по лівому краю, при виборі пункту Ленточный - форма за замовчуванням у вигляді таблиці, в якій кожне значення відтворюється в окремому вікні, при виборі пункту Табличный за замовчуванням створюється форма також у вигляді таблиці (схожої на таблицю даних). Виберіть один з цих пунктів і клацніть мишкою на кнопці Далее. В наступному діалоговому вікні Мастера форм можна вибрати стиль форми В Access є десять стилів фону для форм, що створюються Мастером форм (деякі з них дуже барвисті, але додавання різноманітних конструкцій у форму сповільнює роботу). В останньому діалоговому вікні вказується заголовок форми. Якщо форма базується на кількох таблицях, необхідно вказати заголовки для підлеглих форм, що відтворюють дані з вторинних таблиць. З допомогою параметрів діалогового вікна можна відкрити форми з даними або форму в режимі Конструктор, де у форму можна внести додаткові зміни.
Для збереження форми клацніть мишкою на кнопці Далее третього вікна Мастера форм і з'явиться вікно, яке дозволить зберегти форму, вказавши ім'я, під яким її потрібно зберегти. Крім того, якщо активізована опція Открытие формы для просмотра или ввода данных, то після клацання мишкою на кнопці Готово з'явиться вікно, яке дозволяє переглядати наявні дані або вводити нові дані. Якщо активізована опція Изменение макета формы, то з'явиться можливість змінювати макет раніше створеної форми. Якщо необхідно роздрукувати значення полів одного запису, роздрукуйте вміст форми. Можливо також надрукувати кожний запис таблиці даних (або запиту), який використовується формою. Для друкування даних в розмітці форми виконайте такі дії.
Відкрийте форму або виберіть її у вікні БД. Для роздрукування одного запису знайдіть його і клацніть мишкою на його селекторі (він розміщений ліворуч від запису) або виконайте команду Правка та її опцію Выделить запись Виконайте команду Файл та її опцію Печать, щоб відкрити діалогове вікно Печать .Для друкування вибраного запису виберіть опцію Выделенная запись (Select Record) в розділі Печать (Print Range) діалогового вікна. Для друкування всіх записів залиште активною опцію Все (All). Клацніть мишкою на кнопці ОК для початку друкування.
69. Створення стандартної форми за допомогою режиму Builder.
Вручную в режиме конструктора. Сначала создается базовый отчет, который затем изменяется в соответствии с требованиями в режиме конструктора.В окне базы данных нажмите кнопку Отчеты на панели Объекты. Нажмите кнопку Создать на панели инструментов окна базы данных. В диалоговом окне Новый отчет выберите пункт Конструктор. Выберите таблицу или запрос, содержащие данные, на которых должен быть основан отчет. (Если нужно создать свободный отчет, не выбирайте ничего из этого списка.)
Чтобы использовать в отчете данные из нескольких таблиц, создайте отчет на основе запроса. Нажмите кнопку OK. Microsoft Access откроет отчет в режиме конструктора (Режим конструктора. Окно, в котором отображается макет следующих объектов базы данных: таблицы, запросы, формы, отчеты, макросы и страницы доступа к данным. В режиме конструктора пользователь создает новые объекты базы данных или изменяет макеты существующих.).
70. Звіти.
Звіти в Access використовуються для подання підсумкової інформації у вигляді, сформованому користувачем. Звіти і форми можуть бути дуже схожі, але вони мають різне призначення. Завдання користувача - визначити, що більш придатне для конкретного випадку. Оскільки в Access можна друкувати як форми, так і звіти, користувачу іноді дуже важко визначити, що краще роздрукувати. Тому бажано виходити з таких міркувань: форми призначені для інтерактивного використання, тоді як звіти - для відтворення або друкування окремих і підсумкових значень для груп записів; введення даних та їх редагування виконується тільки у формах. У звітах записи можна відтворювати або друкувати в групах, а форми не дають змоги це робити.
Типи звітів Практично всі звіти, які можна створити в Access, поділяються на три категорії.
Группы/итоги . В цих звітах, які ще називаються табличними, дані відтворюються за рядками, причому дані кожного поля вміщуються в окрему графу. Колоночные отчеты. В цих звітах всі поля відтворюються в одній графі і вирівнюються по лівому краю. Звіти дуже схожі на форми, але вони використовуються тільки для відтворення або друкування даних, а не для їх введення і редагування.
Почтовые наклейки. Ці звіти використовуються для друкування поштових наклейок (тобто поштових адрес тих, кому адресована пошта). В Access є функція Мастер отчета, призначена спеціально для створення поштових наклейок в найрізноманітніших форматах.
Створення звітів за допомогою Мастера отчета Для створення звіту з допомогою Macтepa отчета виконайте такі дії. У вікні бази даних виберіть вкладення Отчеты і клацніть мишкою на кнопці Создать. Після цього з'явиться діалогове вікно Новый отчет. В списку, розміщеному в діалоговому вікні праворуч, клацніть мишкою на пункті Мастер отчетов. В списку, розміщеному в діалоговому вікні знизу, виберіть таблицю (або запит), дані з якої будуть використовуватися в звіті. Клацніть мишкою на кнопці ОК, щоб відкрити перше діалогове вікно Мастер отчетов. В цьому діалоговому вікні використайте список Таблицы/Запросы для вибору таблиці або запиту як джерела даних для звіту, а також списки Доступные поля та Выбранные поля для додавання в звіт потрібних полів. Після вибору джерела даних в списку Таблицы/Запросы всі поля цієї таблиці або запиту з'являться в списку Доступные поля. Виберіть потрібне поле, а потім клацніть мишкою на кнопці зі стрілкою праворуч для додавання його в список Выбранные поля. Зверніть увагу на кнопку з двома стрілками, що напрямлені праворуч: вона призначена для додавання відразу всіх полів списку Доступные поля до списку Выбранные поля. Якщо користувач допустив помилку і бажає видалити поле зі списку Выбранные поля, клацніть мишкою спочатку на цьому полі в списку Выбранные поля, а потім - на кнопці зі стрілкою ліворуч для видалення поля зі списку. Якщо в звіті використовуються дані більш ніж однієї таблиці і всі потрібні поля першої таблиці вже додані, виберіть другу таблицю зі списку Таблицы/Запросы і додайте всі потрібні поля з цієї таблиці. Після цього клацніть мишкою на кнопці Далее , щоб з'явилося наступне діалогове вікно Создание отчетов. Якщо потрібно визначити поле (або поля), яке буде використовуватися для групування записів, виберіть таке поле (або поля) і клацніть мишкою на кнопці зі стрілкою праворуч, щоб додати розділ групи. (Розділи групи є розділами звіту, які дають змогу поділяти записи в звіті на групи.) Вказавши групування, клацніть мишкою на кнопці Далее. Якщо потрібно визначити поле (або поля), за якими необхідно сортувати записи, виберіть таке поле (або поля), вказавши сортування (якщо потрібно), клацніть мишкою на кнопці Далее. В наступному діалоговому вікні слід вказати тип розмітки (вертикальну або табличну), орієнтацію (книжну або альбомну) і те, чи потрібно автоматично настроювати ширину полів, щоб розмістити їх на одному аркуші. Зробіть необхідні настроювання і клацніть мишкою на кнопці Далее.В наступному діалоговому вікні можна вибрати стиль звіту. Access пропонує кілька стилів звіту. При виборі будь-якого з них в діалоговому вікні з'явиться його зразок. Виберіть потрібний стиль і клацніть мишкою на кнопці Далее.В наступному діалоговому вікні необхідно задати ім'я, з яким бажано зберегти звіт (якщо звіт створюється вперше і ще не зберігався). Крім того, в цьому вікні можна вказати, що потрібно робити зі звітом далі: або відтворити його на екрані (опція Просмотр отчета), або перейти в режим модернізації структури звіту (опція Изменение структуры отчета). Виконавши ці дії, клацніть мишкою на кнопці Готово.
Перед початком розмітки звіту за допомогою Мастеров або в ручну (у вікні Конструктор отчета) визначте розмітку звіту. Зробити це краще на папері (більш наочно і інформативно), якщо звіт буде призначений для кількох користувачів. Зібрати потрібну інформацію. Для звітів необхідно визначити джерело даних. Як джерело в звітах Access можна використовувати одну або кілька таблиць або запитів. Щоб відібрати дані і подати їх у визначеному порядку, використовуйте запити.Спроектувати звіт. Використовуючи Мастер отчета або вікно Конструктор отчета, розмістіть у звіті необхідні поля і мітки. Проглянути або роздрукувати звіт.
Після завершення розробки звіт можна проглянути на екрані, виконавши команду Файл та її опцію Предварительный просмотр , або роздрукувати його, виконавши команду Файл та її опцію Печать.
Якщо звіти, що створюються за замовчуванням або з допомогою Мастера отчетов, не задовольняють потреби користувача, їх створюють вручну. Можна відкрити порожній звіт і додати в нього поля, верхні та нижні колонтитули, визначити засіб групування і встановити атрибути форматування. Наведемо послідовність створення звіту вручну. У вікні бази даних виберіть вкладення Отчеты і клацніть мишкою на кнопці Создать. Після цього з'явиться діалогове вікно Новый отчет.
В списку, розміщеному в діалоговому вікні праворуч, клацніть мишкою на пункті Конструкто.. В списку, розміщеному внизу діалогового вікна, виберіть таблицю (або запит), дані з якої будуть використовуватися в звіті. Клацніть мишкою на кнопці ОК, щоб відкрити діалогове вікно Конструктор. За замовчуванням кожний звіт, що створюється, вміщує розділи Верхний колонтитул, Нижний колонтитул і Область даннях.
71. Використання майстра для створення звіту.
Створення звітів за допомогою Мастера отчета Для створення звіту з допомогою Macmepa отчета виконайте такі дії. У вікні бази даних виберіть вкладення Отчеты і клацніть мишкою на кнопці Создать. Після цього з'явиться діалогове вікно Новый отчет. В списку, розміщеному в діалоговому вікні праворуч, клацніть мишкою на пункті Мастер отчетов. В списку, розміщеному в діалоговому вікні знизу, виберіть таблицю (або запит), дані з якої будуть використовуватися в звіті. Клацніть мишкою на кнопці ОК, щоб відкрити перше діалогове вікно Мастер отчетов. В цьому діалоговому вікні використайте список Таблицы/Запросы для вибору таблиці або запиту як джерела даних для звіту, а також списки Доступные поля та Выбранные поля для додавання в звіт потрібних полів. Після вибору джерела даних в списку Таблицы/Запросы всі поля цієї таблиці або запиту з'являться в списку Доступные поля. Виберіть потрібне поле, а потім клацніть мишкою на кнопці зі стрілкою праворуч для додавання його в список Выбранные поля. Зверніть увагу на кнопку з двома стрілками, що напрямлені праворуч: вона призначена для додавання відразу всіх полів списку Доступные поля до списку Выбранные поля. Якщо користувач допустив помилку і бажає видалити поле зі списку Выбранные поля, клацніть мишкою спочатку на цьому полі в списку Выбранные поля, а потім - на кнопці зі стрілкою ліворуч для видалення поля зі списку. Якщо в звіті використовуються дані більш ніж однієї таблиці і всі потрібні поля першої таблиці вже додані, виберіть другу таблицю зі списку Таблицы/Запросы і додайте всі потрібні поля з цієї таблиці. Після цього клацніть мишкою на кнопці Далее , щоб з'явилося наступне діалогове вікно Создание отчетов. Якщо потрібно визначити поле (або поля), яке буде використовуватися для групування записів, виберіть таке поле (або поля) і клацніть мишкою на кнопці зі стрілкою праворуч, щоб додати розділ групи. (Розділи групи є розділами звіту, які дають змогу поділяти записи в звіті на групи.) Вказавши групування, клацніть мишкою на кнопці Далее. Якщо потрібно визначити поле (або поля), за якими необхідно сортувати записи, виберіть таке поле (або поля), вказавши сортування (якщо потрібно), клацніть мишкою на кнопці Далее. В наступному діалоговому вікні слід вказати тип розмітки (вертикальну або табличну), орієнтацію (книжну або альбомну) і те, чи потрібно автоматично настроювати ширину полів, щоб розмістити їх на одному аркуші. Зробіть необхідні настроювання і клацніть мишкою на кнопці Далее.В наступному діалоговому вікні можна вибрати стиль звіту. Access пропонує кілька стилів звіту. При виборі будь-якого з них в діалоговому вікні з'явиться його зразок. Виберіть потрібний стиль і клацніть мишкою на кнопці Далее.В наступному діалоговому вікні необхідно задати ім'я, з яким бажано зберегти звіт (якщо звіт створюється вперше і ще не зберігався). Крім того, в цьому вікні можна вказати, що потрібно робити зі звітом далі: або відтворити його на екрані (опція Просмотр отчета), або перейти в режим модернізації структури звіту (опція Изменение структуры отчета). Виконавши ці дії, клацніть мишкою на кнопці Готово.
72. Перегляд і друк звіту.
Для друкування звіту виберіть його у вікні БД і виконайте команду Файл та її опцію Печать. При цьому з'явиться діалогове вікно Печать , в якому вказується діапазон сторінок для друкування, кількість копій та тип принтера. Після встановлення параметрів клацніть мишкою на кнопці ОК. Роздрукувати звіт можна, клацнувши правою кнопкою мишки на необхідному звіті у вікні бази даних і вибравши команду Печать з контекстного меню, що з'явилося. Однак зверніть увагу на те, що при цьому діалогове вікно Печать не з'являється, а використовуються параметри друку, встановлені за замовчуванням. Якщо при друкуванні звіту кожна друга сторінка виявляється порожньою, то це означає, що ширина звіту більша від ширини сторінки і елементи звіту, що не вміщуються, друкуються на додатковій сторінці. Причому це відбувається навіть тоді, коли в частині звіту, яка не помістилася, нічого немає. Вихід з цього становища дуже простий: поверніться до діалогового вікна Конструктор отчета і зменшіть ширину звіту, перетягнувши його праву межу так, щоб ширина звіту стала меншою від ширини сторінки.
