56. Створення бази даних
Access зберігає таблиці, запити, форми і звіти в одному файлі. Перед створенням таблиці необхідно створити БД, в якій будуть зберігатися таблиці та інші об'єкти Access. Під час запуску Access з'явиться діалогове вікно
Головне вікно Access - це робоча область, де користувач маніпулює різними об'єктами Access (наприклад, таблицями). В цьому вікні виберіть БД, з якою будете працювати, або створіть нову. Створити нову БД можна з допомогою одного з двох методів. Активізуйте пункт Новая база данных і клацніть мишкою на кнопці ОК, щоб відкрити нову БД. Активізуйте пункт Запуск мастера і клацніть мишкою на кнопці ОК, щоб запустити Мастер базы данных. Створити або відкрити БД можна, закривши діалогове вікно (клацнувши мишкою на кнопці Отмена. Для створення БД виконайте команду файл та її опцію Создать базу данных, або клацніть мишкою на кнопці Создать базу данных на панелі інструментів. Для відкриття раніше створеної БД виконайте команду Файл та її опцію Открыть базу данных, або клацніть мишкою на кнопці Открыть базу данных на панелі інструментів. Якщо буде активізовано пункт Новая база данных, програма зробить запит про ім'я створюваної БД. У вікно Имя файла необхідно ввести ім'я.
57. Створення таблиць.
Перед створенням нової таблиці необхідно точно визначити, які поля вона буде вміщувати. Погана розробка - одна з головних проблем, з якими можуть стикатися користувачі, працюючи з БД. Користувач має вирішити, наприклад, скільки таблиць необхідно, які атрибути чи поля будуть вміщені в таблицях і які типи даних будуть зберігатися в цих полях (символи, числа, грошові величини, графіка тощо). Коли користувач точно визначить структуру таблиці, він може створити її в Access, виконавши такі дії: У вікні бази даних виберіть вкладення Таблицы Клацніть мишкою на кнопці Создать. З'явиться вікно Новая таблица. В правій частині діалогового вікна Новая таблица виберіть потрібний пункт і клацніть мишкою на кнопці ОК. В правому полі діалогового вікна Новая таблица відображені п'ять пунктів, які дозволяють вибрати шлях створення таблиці:
Режим таблицы. Відкривається таблиця, схожа на електронну таблицю, в яку можна вводити дані;
Конструктор. Якщо користувач хоче керувати процесом створення таблиці, то необхідно вибрати цю опцію і клацнути мишкою на кнопці ОК. Відкриється вікно конструктора Мастер таблиц. Запускає майстра, який ставить низку запитань і створює таблицю на підставі відповідей на них; Импорт таблиц. Запускає майстра, який дозволяє використовувати таблицю, що зберігається в другому форматі, як основу для нової таблиці;
Связь с таблицами. Запускає майстра, який дозволяє встановлювати зв'язки з іншими таблицями.
У вікні конструктора таблиць є три графи : Имя поля, Тип данных і Описание. В графу Имя поля введіть ім'я поля. Імена полів можуть мати довжину не більше від 64 символів і вміщувати букви, цифри, пропуски і знаки пунктуації. Після введення імені поля натисніть клавішу <Tab>, щоб перемістити курсор в графу Тип данных (Data Туре). В цій графі необхідно вибрати тип даних, які будуть зберігатися в полі. За замовчуванням вважається, що дані є текстові; щоб змінити тип даних, клацніть мишкою на стрілці в правій частині клітинки і з вікна списку, що з'явилося (рис. 3.7), виберіть необхідний тип.
В Access є вісім типів даних і Мастер подстановок.
Текстовый. Використовується для збереження будь-якої послідовності символів, включаючи букви, цифри, розділові знаки, пропуски і спеціальні символи. Поле MEMO. Використовується для збереження тексту великого обсягу (наприклад, цілих параграфів). В полях MEMO може вміщуватися до 32000 символів. Числовой. Застосовується для збереження числових значень. Якщо ці числа не будуть брати участь у розрахунках (наприклад, поштові індекси або номери телефонів), то краще використовувати для збереження текстові поля. Дата/Время . Слугує для збереження дати і/або часу. Значення дати й часу можна зберігати і в текстових полях, однак використання цього поля має свої переваги. Денежный. Використовується для збереження числових значень, які слугують виключно для указання грошових сум. Автоматично додається фіксована кількість цифр після десяткової коми, щоб запобігти помилкам округлення. Счетчик. Використовується для автоматичної нумерації запису, що додається. Наприклад, полю першого запису присвоюється значення 1, полю наступного запису - 2 тощо. Зверніть увагу на те, що після додавання запису значення цих полів змінити не можна. Логический . Використовується для збереження логічних даних типу Да/Нет. Поле объекта OLE. Вміщує об'єкт OLE. Об'єкт OLE - це документ іншого додатка Windows, що підтримує OLE (Object linking and embedding - зв'язування і впровадження об'єктів). Об'єкт OLE може вміщувати звук, відео, робочі таблиці або документи текстового процесора. Мастер подстановок. Використовується для задання значень, яких може набувати це поле Для збереження документа, створеного з допомогою текстового процесора, замість поля MEMO можна використовувати поле об'єкта OLE. Поля MEMO придатні для невеликого за обсягом тексту, що вміщує кілька абзаців. Поля об'єкта OLE більш придатні для збереження текстів великого обсягу, наприклад, багатосторінкових документів, створених в текстовому процесорі Windows. Вибравши необхідний тип даних, натисніть клавішу <Tab> для переміщення курсора в графу Описание (Description). В цю графу вводиться необов'язковий опис поля. Після введення опису натисніть клавішу <Tab>. Курсор переміщується на наступний рядок (запис). Введіть імена полів, типи даних та (якщо потрібно) опис для всіх полів. В нижній частині вікна конструктора таблиці розміщений розділ Свойства поля (Field Properties), в якому визначаються властивості кожного поля таблиці. В процесі розробки таблиці на цей розділ можна не звертати уваги, оскільки Access не вимагає обов'язкових змін у ньому. Але після створення таблиці визначення властивостей полів значно спроститься контроль за введенням даних. Наприклад, у текстових полях можна змінювати розмір поля, який за замовчуванням дорівнює 50 символам, а також визначати інші характеристики, наприклад, формат даних поля або правила, які мають задовольняти дані. Властивості залежать від типу даних, вибраних для конкретного поля. При розробці таблиці Access дозволяє визначити одне або більше полів як первинний ключ. Первинний ключ - це одне або кілька полів, за якими однозначно ідентифікуються записи в таблиці. Первинні ключі досить корисні (настільки, що якщо спробувати зберегти таблицю без визначення первинного ключа, на екрані з'явиться діалогове вікно, яке вимагатиме його створення).За замовчуванням первинні ключі в списку даних таблиці відтворюються першими. Для первинних ключів завжди необхідно використовувати дані, які ніколи не будуть повторюватися. Як первинний ключ не можна використовувати таке поле, як прізвище, оскільки неможливо буде мати два записи для одного прізвища. Необхідно також пам'ятати, що інколи є сенс використати як первинний ключ комбінацію полів. Наприклад, в таблиці, в якій ведеться облік щотижневого робочого часу, комбінація полів ідентифікаційного номера службовця і кінця тижня може бути використана для первинного ключа, оскільки жоден службовець не в змозі подати дві заявки про кількість відпрацьованих годин за один тиждень. Для встановлення первинного ключа необхідно виконати такі дії. В режимі Конструктор таблиц виберіть поле (або поля), яке бажано зробити первинним ключем. Щоб вибрати кілька полів, спочатку виберіть перше, клацнувши мишкою на кнопці ліворуч від назви поля, а потім, утримуючи натиснутою клавішу <Ctrl>, - решту полів.
Виконайте команду Правка та її опцію Первичный ключ або клацніть мишкою на кнопці Первичный ключ панелі інструментів (на ній зображено ключ). Поруч з вибраним полем відобразиться піктограма ключа.
58. Модифікація структури таблиці.
До модифікації таблиць потрібно зарахувати такі дії: створення резервної копії; вилучення таблиць; перейменування таблиць; вставка полів; копіювання полів; вилучення полів; переміщення полів; зміна властивостей даних; зміна типів даних; зміна розміру поля; розбиття таблиці; об'єднання таблиці; зміна первинних ключів; стискання бази даних.
Змінювати структуру таблиці, що розробляється, неважко. Для зміни імені поля, типу або опису необхідно клацнути мишкою в межах необхідного поля і внести потрібні зміни. Щоб видалити поле, спочатку необхідно його виділити, клацнувши мишкою на кнопці ліворуч від назви поля, потім виконати команду Правка та її опцію Удалить строку або натиснути клавішу <Delete>. Для вставляння нового поля між двома, що вже існують, необхідно виділити те поле, перед яким бажано вставити нове, після цього виконати команду Вставка та її опцію Строка або натиснути клавішу <lnsert>.
Для переміщення поля в нове місце потрібно виділити поле, клацнути мишкою на ньому ще раз і, утримуючи натиснутою кнопку мишки, перетягнути рядок у потрібне місце. Для аналогічних дій можна використати конструктор.
59. Основні елементи програмування.
Большинство приложений, распространяемых среди пользователей, содержит тот или иной объем кода VBA (Visual Basic for Applications), поскольку VBA является единственным средством для выполнения многих стандартных задач в Access (работа с переменными, построение команд SQL во время работы программы, обработка ошибок, использование Windows API и т. д.) В Microsoft Access для выполнения программы Microsoft Visual Basic следует запустить содержащую эту программу процедуру Sub или процедуру Function. Программа записывается внутри процедуры как набор инструкций и методов, с помощью которых выполняются требуемые операции или рассчитываются значения.
Процедуры сохраняются в объектах базы данных, которые называются модулями. Сами модули не являются выполняемыми объектами; содержащиеся в модулях процедуры вызываются из выражений, других процедур или макросов. Кроме того, процедуры обработки событий в модулях форм или модулях отчетов выполняются в ответ на действия пользователей. В языке Microsoft Visual Basic замкнутыми программными единицами являются процедуры. Процедура содержит набор инструкций и методов, с помощью которых выполняются действия или рассчитывается значение. Модули представляют наборы описаний, инструкций и процедур, сохраненных под общим именем для организации программ на языке Microsoft Visual Basic. Существуют два основных типа модулей: модули класса и стандартные модули. Модули форм и модули отчетов являются модулями класса, связанными с определенной формой или отчетом. Они часто содержат процедуры обработки событий, запускаемые в ответ на событие в форме или отчете. Процедуры обработки событий используются для управления поведением формы или отчета и их откликом на события, такие как нажатие кнопки. При создании первой процедуры обработки события для формы или отчета автоматически создается связанный с ней модуль формы или отчета. Чтобы просмотреть или добавить процедуру формы, выберите один из объектов формы в поле Объект, ...... а затем выберите событие в поле Процедура. Имена событий, для которых уже определены процедуры, отображаются полужирным шрифтом. В процедурах модулей форм и отчетов могут содержаться вызовы процедур, добавленных в стандартные модули. В Access 97 и более поздних версиях модули класса могут существовать независимо от форм и отчетов. Этот тип модулей класса отображается в окне базы данных. Модули класса можно использовать для создания описания пользовательского объекта. В Access 95 модуль класса существует только в связи с формой или отчетом. В стандартных модулях содержатся общие процедуры, не связанные ни с каким объектом, а также часто используемые процедуры, которые могут быть запущены из любого окна базы данных. Основное различие между стандартным модулем и модулем класса, не связанным с конкретным объектом, заключается в области определения и времени жизни. Значение любой переменной или константы, определенной или существующей в модуле класса, не связанном с конкретным объектом, доступно только во время выполнения этой программы и только из этого объекта. Стандартные модули перечисляются в списке Модули в общем списке Объекты в окне базы данных. Формы, отчеты и стандартные модули выводятся также в окне просмотра объектов.
60. Вираження.
Выражения являются основным средством выполнения многих операций Microsoft Access. Выражение представляет собой комбинацию знаков — идентификаторов, операторов и значений — дающую определенный результат. Например, следующее выражение позволяет вывести в элементе управления в форме или отчете сумму значений полей «СуммаЗаказа» и «СтоимостьДоставки»:= [СуммаЗаказа] + [СтоимостьДоставки]
Использование выражений Указание значения свойства, которое определяет вычисляемый элемент управления, определяет условие на значение или задает для поля значение по умолчанию. Указание условий отбора, создание вычисляемого поля или обновление записей в запросе или фильтре. Указание условий выполнения макрокоманды или набора макрокоманд в макросе и определение аргументов многих макрокоманд.
Определение аргументов для многих функций, инструкций и методов в процедурах Microsoft Visual Basic для приложений. Редактирование запросов SQL в режиме SQL в окне запроса или определение свойств и аргументов с помощью инструкции SQL. Выражение может состоять из произвольной комбинации имен столбцов, литералов, операторов или функций. При комбинировании элементов в выражении необходимо соблюдать следующие правила.Для ссылок на столбцы вводите их имена. Если запрос содержит несколько таблиц и используется имя столбца, которое не является уникальным, необходимо добавлять перед именем столбца имя таблицы и точку.Текстовые литералы необходимо заключать в одинарные кавычки (апострофы); для чисел кавычки не требуются. Конструктор запросов принимает элементы в прямых (двойных) кавычках, но может интерпретировать их не так, как ожидает пользователь. В проекте Microsoft Access конструктор запросов всегда интерпретирует прямые кавычки как ограничители для объектов базы данных. Для чисел используются стандартные арифметические операторы, а для объединения строк оператор конкатенации (слияния).
Для указания порядка выполнения операторов используют скобки. При включении функции эти же правила используются для аргументов, передаваемых в функцию. Для ссылки на столбцы вводятся их имена, текстовые литералы вводятся в одинарных кавычках и т.д. Если имена столбцов передаются в функцию как аргументы, необходимо, чтобы тип данных в столбце был подходящим для аргумента функции.
Допускается включение в выражение определяемых пользователем функций, возвращающих скалярное значение. Создание выражения без помощи построителя выражений:Введите комбинацию идентификаторов, операторов и значений в элемент управления, в котором требуется получить результат. Например, следующее выражение увеличивает значение элемента управления «СтоимостьДоставки» формы «Заказы» на 10 процентов: = [Forms]![Заказы]![СтоимостьДоставки] * 1,1
Оператор ! указывает, что следующий за ним элемент является элементом, определяемым пользователем (элементом семейства ).Оператор . (точка) следует использовать, если следующий элемент определен в Microsoft Access. Перед выражениями, определяющими вычисляемые элементы управления, всегда следует помещать знак равенства (=).
Некоторые выражения дают логические результаты ИСТИНА или ЛОЖЬ. Например, при вводе выражения в ячейку столбца Условие в строке макрокоманды эта макрокоманда будет выполнена только в том случае, если выражение истинно.
Окно построителя выражений состоит из трех разделов, располагающихся сверху вниз: Поле выражения. В верхней части окна построителя расположено поле, в котором создается выражение. Ниже находится раздел, предназначенный для создания элементов выражения и их последующей вставки в поле выражения. Допускается непосредственный ввод части выражения в поле выражения. Кнопки операторов. В средней части окна построителя находятся кнопки с часто используемыми операторами. При нажатии на одну из этих кнопок построитель вставит соответствующий оператор в текущую позицию поля выражения. Чтобы вывести полный список операторов, выберите папку Операторы в нижнем левом поле и нужный тип в среднем поле. В правом поле будут выведены все операторы выбранного типа. Элементы выражения. В нижней части окна построителя находятся три поля. В левом поле выводятся папки, содержащие таблицы, запросы, формы, объекты базы данных, встроенные и определенные пользователем функции, константы, операторы и общие выражения. В среднем поле задаются определенные элементы или типы элементов для папки, заданной в левом поле. Например, если выбрать в левом поле Встроенные функции, то в среднем поле появится список всех типов функций Microsoft Access. В правом поле выводится список значений (если они существуют) для элементов, заданных в левом и среднем полях. Например, если выбрать в левом поле Встроенные функции и тип функции в среднем, то в правом поле будет выведен список всех встроенных функций выбранного типа.
Примечание. При вставке идентификатора в выражение построитель вставляет только те его части, которые требуются в текущем контексте. Например, при запуске построителя выражений из окна свойств формы «Клиенты» и вставке идентификатора для свойства Вывод на экран (Visible) будет вставлено только имя свойства Visible. При использовании данного выражения вне контекста формы необходимо включать полный идентификатор: Forms![Клиенты].Visible
61. Змінні.
В дополнение к именам столбцов, литералам, операторам и функциям, допускается использование в выражениях встроенных переменных, которые имеют заранее определенный смысл или значения. Например, встроенные переменные позволяют отобразить имя текущего пользователя или провести поиск столбцов данных, в которых отсутствуют значения (т.е. пустых). Ниже приводятся примеры встроенных переменных.
