Microsoft Office автоматично настроює меню і панелі інструментів відповідно до частоти використання команд. При першому запуску додатку Office відображаються всі команди. Потім, у міру роботи, меню і панелі інструментів настроюються так, щоб відображати тільки найбільш часто використовувані команди. Щоб знайти команду, яка використовується рідко або взагалі ніколи раніше не використовувалася, клацніть стрілки в нижній частині меню, щоб відобразити повний список команд. Для розгортання меню також можна двічі клацнути його назву. При розгортанні одного меню всі меню відображаються повністю до тих пір, поки не буде вибрана команда або виконана інша дія. При виборі команди в розгорненому меню ця команда негайно додається в скорочену версію меню. Якщо команда використовуватиметься рідко, вона буде видалена з скороченої версії меню.
Панели інструментів можна розташувати один за одним в одному рядку. Наприклад, при першому запуску додатку Microsoft Office панель інструментів Стандартна розташовується поряд з панеллю інструментів Форматування. При розміщенні в одному рядку декількох панелей інструментів може не хапати місця для відображення всіх кнопок. В цьому випадку відображаються найбільш часто використовувані кнопки.
Можна змінити розміри панелі інструментів, щоб на ній поміщалися більше кнопок, а можна відобразити всі кнопки. Для проглядання списку кнопок, що не поміщаються на вбудованій закріпленій панелі інструментів, натисніть кнопку Параметри панелей інструментів в кінці цієї панелі інструментів. При використанні кнопки, яка не відображається на панелі інструментів, ця кнопка переміщається на панель інструментів, а інша кнопка, яка давно не використовувалася, переміщається в список Параметри панелей інструментів.
Отображение панелі інструментів: клацніть правою кнопкою миші по вільному місці на панелі інструментів, а потім виберіть в контекстному меню назву панелі інструментів, яку потрібно показати; якщо назва потрібної панелі інструментів відсутня в контекстному меню, натисніть кнопку із стрілкою Настройка, перейдіть на вкладку Панелі інструментів і виберіть потрібну панель інструментів в списку Панелі інструментів. Або виконати команду Вид/Панели инструментов і обрати потрібну панель.
Видалення панелі інструментів: Клацніть правою кнопкою миші панель інструментів, потім зніміть прапорець зліва від панелі інструментів, яку потрібно приховати. Щоб швидко приховати переміщувану панель інструментів, натисніть кнопку Закрити на цій панелі інструментів.
18. Збереження документу, редагування існуючого документу.
Для збереження документу встановіть покажчик миші на кнопці із зображенням дискети і натисніть кнопку миші або виберіть у меню Файл/Сохранить, чи Сохранить как. У другому випадку потрібно буде також вибрати місце збереження документа та ввести його назву, його формат. Для збереження документу можна використовувати відповідні комбінації клавіш. Для збереження резервної копії потрібно: В меню Сервис выберите команду Параметры, а затем откройте вкладку Сохранение. Установите флажок всегда создавать резервную копию. Часте збереження, що виконується регулярно, також скорочує час підсумкового збереження документа на диску в кінці сеансу роботи. Для цього можна виконати наступні дії: В меню Сервис выберите команду Параметры, а затем откройте вкладку Сохранение. Установите флажок автосохранение каждые. В поле минут укажите нужный интервал сохранения файлов. Чем чаще сохраняются файлы, тем больше данных можно восстановить в случае падения напряжения или подобной аварии во время работы над файлом Таким чином, ви ще й заощаджуєте час, що також важливо. До того ж, цей спосіб зручний ще й тим, що Word автоматично приєднує новий збережений фрагмент до матеріалу, який уже є за замовчуванням. Якщо необхідно зберегти результати роботи у вигляді різних варіантів, можна давати ім'я файлу, кожен раз дещо змінюючи його — наприклад, присвоюючи йому номер, або доповнюючи ім'я іншою літерою абетки. Таким чином, якщо є необхідність, ви завжди можете повернутися до більш ранньої версії та порівняти варіанти. Будь-який текст, який був збережений під певним іменем, можна завантажити для перегляду або редагування. Для цього подати команду Файл/Открыть або вибрати значок папки на ПІ— на екрані з'явиться вікно діалогу Открытие документа, в якому можна вказати диск, папку, файл. Опція Тип файла дає можливість завантажувати документи у форматі, відмінному від формату Word. Процедура вибору формату подібна до аналогічної процедури для вікна діалогу Сохранить как.
19. Форматування сторінок, попередній перегляд, режими відображення.
Форматування сторінки здійснюється для того, щоб визначити вигляд кожної сторінки документа. Форматування сторінки передбачає встановлення таких параметрів, як розмір сторінки, орієнтація і поля. Щоб змінити параметри сторінки, виконайте команду Файл та її опцію Параметры страницы. На екрані з'явиться дiалогове вікно Параметры страницы з чотирма вкладеннями : Поля, Размер бумаги, Источник бумаги і Макет.В усіх вкладеннях є кнопка По умолчанию, список Применить і вікно попереднього перегляду Образец . Кнопка По умолчанию використовується для того, щоб змінювати параметри, встановлені у Word за замовчуванням. (Якщо ви працюєте з іншим шаблоном, а не з визначеним за замовчуванням шаблоном Обычный , то зміни будуть збережені в шаблоні, з яким ви працюєте в даний момент.) Встановлені параметри застосовуються до різноманіт-них частин документа, що зазначаються в списку Применить. Якщо вибрати пункт Ко всему документу, то встановлені параметри будуть застосовані до всього документа, а якщо вибрати пункт До конца документа, то тільки для тієї частини документа, що розміщена нижче від курсора. Вікно попереднього перегляду Образец використовується для того, щоб дізнатися, який вигляд матиме сторінка при друці. У вкладенні Поля встановлюються розміри полів сторінки, відстані від краю сторінки до тексту. (Пам'ятайте, що якщо ви додатково встановлюєте абзацні відступи, то вони відраховуються від вже встановлених полів.) Зверніть увагу на те, що якщо ви встановите пра-порець опції Зеркальные поля, то поля Левое і Правое зміняться на поля Внутри і Снаружи. Якщо сторінки повинні мати дзеркальні поля (при двосторонній верстці), встановіть прапорець опції Зеркальные поля. Ця опція використовується при друкуванні на обох боках сторінки. Після встановлення цієї опції внутрішні поля сторінки будуть дорівнювати зовнішнім. Введіть значення в поле Переплет . В розділі От края до колонтитула вказується відстань від краю аркуша до верхнього та нижнього колонтитулів. У списку Применить виберіть опцію Ко всему документу, щоб застосувати встановлені параметри сторінки до всього документа, або опцію До конца документа, щоб змінилась тільки частина документа, яка залишилася. У вкладенні Размер бумаги можна вибрати один з указаних розмірів паперу. Наприклад, виберіть пункт Специальный , щоб задати нестандартний розмір паперу, і вкажіть висоту і ширину сторінки в полях Ширина і Висота. Орієнтація сторінки (книжкова чи альбомна) визначається в розділі Ориентация . У вкладенні Источник бумаги є два списки: Первая страница і Остальные Страницы. В цих списках визначають, з яких лотків буде подаватися папір при друкуванні першої сторінки і решти сторінок документу. ( Якщо у вашого принтера є тільки один лоток, використовуйте встановлення за замовчуванням.) Якщо виконати команду Файл та її опцію Предварительный просмотр або клацнути мишкою на кнопці Предварительный просмотр, то користувач побачить на екрані документ у тому вигляді, в якому він буде роздрукований .
Word пропонує кілька режимів перегляду. Ми розглянемо лише найважливіші з них.Під час відкриття нового документа Word за замовчуванням відображає його в нормальному режимі. Як правило, в цьому режимі здійснюється введення і форматування тексту, будуть відображені всі елементи форматування. Проте макет сторінки (поля сторінки, формат паперу і т. ін.) відображається в спрощеному вигляді. Для переходу до нормального режиму потрібно виконати команду Вид/Обычный або натиснути крайню ліву кнопку горизонтальної смуги прокрутки. Окремим випадком нормального режиму є режим чернетки. В ньому не форматуються шрифти, що зменшує час на виведення документа. Для переходу в цей режим потрібно виконати команду Сервис/Параметры й у вікні діалогу Параметры, вкладка Вид встановити прапорець Черновик. Режим перегляду розмітки сторінок використовують у процесі оформлення тексту. В цьому режимі текст можна побачити на екрані в тому вигляді, в якому він буде надрукований. Для переходу в режим розмітки сторінок слід виконати команду Вид/Разметка страницы або натиснути третю зліва кнопку на горизонтальній смузі прокрутки. Засіб програми Word під назвою Предварительный просмотр дає змогу побачити документ на екрані таким, яким він буде роздрукований. Хоча режим розмітки сторінки також показує ваш документ в остаточному вигляді, режим попереднього перегляду пропонує кілька додаткових функцій, що можуть вам знадобитися. Для того, щоб запустити попередній перегляд, виберіть Файл/Предварительный просмотр чи клацніть на кнопці Предварительный просмотр стандартної панелі інструментів. Поточна сторінка з'явиться у вікні Предварительный просмотр. Під рядком меню з'явиться панель інструментів Просмотр печати. Натисніть клавішу PageUp чи PageDown, чи використовуйте смугу прокрутки для перегляду інших сторінок документа. Кнопки панелі мають таке призначення: Печать — друкування документа; Лупа — курсор набирає вигляду лупи, і документ в районі лупи зображується в збільшеному вигляді; Одна страница — відображення однієї сторінки документа. Натисніть кнопку Одна страница для перегляду однієї сторінки; Несколько страниц — відображення кількох (до шести) сторінок. Клацніть на кнопці Несколько страниц і, не відпускаючи кнопку миші, перетягніть покажчик, виділивши стільки піктограм сторінок, скільки вам потрібно бачити на екрані одночасно; Масштаб — збільшення (зменшення) розміру відображува них сторінок. Клацніть на стрілці Масштаб і виберіть із запропонованого списку потрібне вам збільшення; Линейка — управління відображенням координатної лінійки. Натисніть кнопку Линейка, щоб з'явилася лінійка. Ви її зможете використовувати для встановлення полів і відступів; Подгонка страниц — спроба скоротити кількість сторінок на одну за рахунок ущільнення тексту. Натисніть кнопку Подгонка страниц, якщо на останній сторінці вашого документа кілька рядків тексту. Word спробує форматувати текст таким чином, щоб кількість сторінок документа зменшилася на одну; Во весь экран — розширення вікна документа на весь екран. На екрані, крім вікна документа, залишається тільки панель
інструментів Просмотр печати. Повторне натискування цієї кнопки надасть екрану початкового вигляду; Закрыть — повернення до нормального режиму перегляду. Натисніть кнопку Закрыть чи клавішу Esc, щоб вийти з режиму попереднього перегляду. Щоб збільшити частину документа, натисніть кнопку Увеличение, а потім клацніть на документі. Натисніть кнопку Печать, щоб роздрукувати документ. Клацніть на ній ще раз, щоб повернутися до звичайного вигляду документа.
20. Технологія "розрізай та склеюй".
Сравнение и объединение документов
Открытие документа В меню Сервис выберите команду Сравнить и объединить исправления. Выберите документ, который нужно сравнить с копией уже открытого документа. Щелкните стрелку рядом с кнопкой Объединить, а затем выполните одно из следующих действий. Чтобы отобразить результаты сравнения в выбранном документе, выберите команду Объединить.Чтобы отобразить результаты в текущем документе, выберите команду Объединить в текущий документ. Чтобы отобразить результаты в новом документе, выберите команду Объединить в новый документ. Примечания Чтобы обеспечить получение наилучших возможных результатов объединения, установите флажок сохранить случайное число для повышения точности слияния на вкладке Безопасность диалогового окна Параметры (меню Сервис, команда Параметры). Если разные версии документа были сохранены в одном файле с помощью команды Версии (меню Файл), то для сравнения текущей версии этого документа с одной из предыдущих версий необходимо сохранить эту предыдущую версию как отдельный файл с другим именем.
Объединение и разбиение вложенных документов В меню Вид выберите команду Структура.
Если вложенные документы свернуты, на панели инструментов Структура нажмите кнопку Развернуть вложенные документы. Если вложенные документы заблокированы, снимите блокировку.
Объединение: Если значок вложенного документа не отображается, нажмите кнопку Главный документ на панели инструментов Структура.Поместите вложенные документы, которые следует объединить, рядом.
Выделите первый из документов, которые следует объединить, щелкнув его значок.
Нажмите клавишу SHIFT и, удерживая ее, щелкните последний значок в группе вложенных документов, подлежащих объединению.
На панели инструментов Структура нажмите кнопку Объединить вложенные документы.
Примечания
При сохранении главного документа объединенному вложенному документу автоматически присваивается имя первого из исходных документов.
Разбиение: Создайте заголовок для нового документа. Присвойте заголовку встроенный стиль заголовка или уровень структуры. Выберите заголовок для нового вложенного документа. На панели инструментов Структура нажмите кнопку Разбить вложенный документ.
21. Меню Insert (вставити).
Меню Вставка є одним з меню, що містить Microsoft Word. Для того, щоб відкрити цей пункт меню треба клацнути по ньому мишкою, або набрати комбінацію Alt+a, або натиснути F10 і мишкою виділити цей пункт меню. Його функції – вставка в документ малюнків(Рисунок), поточної дати і часу(Дата и время...), номерів сторінок (Номера станиц...), кінця колонки, сторінки, розділу (Разрів...), автотексту (Атотекст), поля (Поле...), символів, яких нема на клавіатурі (Символ...), пиміток, анотації (Примечание), зносок (Сноска...). назви для позначених об’єктів (Название...), посилань на абзац (Перекрестная ссілка...), зміст документа та створення алфавітного покажчика (Оглавление и указатели...), надпис (Надпись...), зміст з вибраного файла (Файл...), об’єктів з інших програм-додатків (Объект), створення закладки (Закладка), створення гіперпосилання (Гиперссылка).
22. Шаблони, стилі та форматування документу.
У шаблонах зберігаються стандартні тексти, панелі інструментів, макроси, сполучення клавіш, стилі й елементи списку автотексту. Найпростіший спосіб створити шаблон — відкрити документ, що містить елементи, які потрібно використовувати повторно, і зберегти його як шаблон. Якщо зберегти шаблон у папці «Шаблоны», то він з'явиться на вкладці Общие у разі вибору команди Создать (меню Файл). Якщо зберегти шаблон в одній з папок, вкладених у папку Шаблоны, наприклад, Записки чи Отчеты, то, обравши команду Создать, матимемо його на вкладці з відповідною назвою. Щоб створити новий шаблон на основі існуючого документа, виберіть команду Открыть в меню Файл, а потім відкрийте потрібний документ. Щоб створити новий шаблон на основі існуючого, виберіть команду Создать в меню Файл. Виберіть шаблон, схожий на новостворюваний, установіть перемикач Новый документ у поло-ження Шаблон, а потім натисніть кнопку ОК. Виберіть команду Файл/Сохранить как. Виберіть значення Шаблон документа в полі Тип файла. Це значення автоматично з'явиться у разі збереження файла, для якого під час створення був установлений тип Шаблону.
За замовчуванням у полі Папка відкриється папка Шаблоны. Щоб побачити список шаблонів на окремій вкладці в діалоговому вікні Создание документа, відкрийте одну з папок, вкладених у папку Шаблоны. Введіть ім'я для нового шаблону в полі Имя файла і натисніть кнопку Сохранить. Додайте текст чи малюнки, що повинні з'являтися в усіх нових документах, що базуються на цьому шаблоні, і видаліть усі елементи, що не повинні з'являтися в документах. Внесіть необхідні зміни в розміри полів і сторінок, визначте орієнтацію сторінок, стилі й інші параметри форматування. Натисніть кнопку Сохранить, а потім виберіть команду Закрыть в меню Файл. Щоб зробити елементи списку автотексту і макроси доступними лише для документів, що базуються на новому шаблоні, збережіть їх у новому шаблоні, а не в шаблоні Обычный.Зміна шаблону:
Виберіть команду Файл/Открыть, а потім відкрийте шаблон, що потрібно змінити. Якщо в діалоговому вікні Открытие документа немає списку шаблонів, виберіть значення Шаблон документа в полі Тип файла. Змініть будь-які з наявних у шаблоні написи, малюнки, стилі, формати, макроси, елементи списку автотексту, панелі інструментів, настроювань меню і сполучень клавіш. Натисніть кнопку Сохранить. Внесені в зміст і форматування шаблону зміни позначаються на всіх нових документах, створених на основі даного шаблону; існуючі документи не зміняться. Змінені стилі будуть оновлені в існуючих документах, тільки якщо встановлено прапорець Автоматически обновлять етили документа. Встановіть цей прапорець у вікні Шаблоны и надстройки, що викликається у разі вибору команди Сервис/Шаблоны и надстройки в меню.
Стиль — це іменований і збережений набір параметрів форматування. Стилі задають зовнішній вигляд різних елементів тексту в документі, наприклад, заголовків, підписів під малюнками й основним текстом. Стилі дають можливість застосувати до абзацу чи слова цілу сукупність атрибутів форматування за одну дію. Якщо потрібно змінити форматування якогось одного елемента тексту, то досить змінити стиль, що був застосований до цього елемента. Стилі значно полегшують форматування документа. Крім того, з їх допомогою створюються структури і змісти. Якщо, використовуючи стилі, потрібно змінити зовнішній вигляд тексту, відформатованого за допомогою одного зі стилів, то досить перевизначити цей стиль. Нехай, наприклад, під час форматування всіх заголовків у документі використовувалися вирівнювання по лівому краю та напівжирний шрифт «Arial Суr» розміру 14. Тоді, щоб пізніше змінити форматування на вирівнювання по центру і шрифт «Arial Cyr» розміру 16, зовсім не потрібно буде застосовувати форматування до кожного заголовка. Досить буде змінити властивості стилю. Стилі автоматично створюються в процесі набору документа, якщо встановлений прапорець Определять стили (команда Автозамена меню Сервис, вкладка Автоформат під час введення). При цьому Word автоматично відстежує тип форматування та розташування тексту, а потім застосовує зв'язаний з цим форматуванням стиль. Наприклад, під час набору в рядку лише кількох слів, збільшення розміру шрифту і вирівнювання тексту по центру може бути застосований стиль заголовка. Стилі, що були створені автоматично, можна перевизначити. Крім цього, є можливість автоматичного відновлення створених стилів. Word відстежує зміну тексту, в якому міститься стиль, а потім оновлює стиль і змінює форматування всіх елементів тексту з цим стилем. За бажання автоматичне створення та відновлення стилів може бути вимкнуто. Стилі також застосовуються для створення змісту і структур. Наприклад, у разі вибору команди Оглавление и указатели в меню Вставка Word автоматично створює зміст документа на основі заголовків.
У програмі Word є кілька визначених стилів, але можна створювати власні.
Word має два типи стилів: 1.стилі абзацу застосовують до цілих абзаців; ці стилі можуть містити в собі всі елементи форматування, що стосуються абзацу: шрифт, міжрядковий інтервал, відступи, табулятори, рамки і т. ін. Стиль є в кожного абзацу. Стиль абзацу, використовуваний за замовчуванням, називається Normal.2. стиль символу застосовується до будь-якої частини тексту і містить у собі будь-які елементи форматування, що впливають на зовнішній вигляд символу: гарнітуру та розмір шрифту, його накреслення тощо (одне слово, будь-які параметри форматування,які можна задати у вікні команди Формат/Шрифт). Не існує стилю символу, використовуваного за замовчуванням. Коли застосовують стиль символу, його параметри форматування застосовуються на додаток до вже встановленого. Приміром, якщо ви застосуєте стиль символу з напівжирним накресленням до речення, вже відформатованого курсивом, слова будуть виділені напівжирним курсивом. Для того, щоб присвоїти стиль абзацу відразу кільком абзацам, потрібно їх виділити. Для присвоєння стилю абзацу одному абзацу потрібно установити курсор де-небудь у його межах. Для присвоєння якого-небудь стилю символу текстовому блоку виділіть останній, а потім виконайте такі операції: 1. Клацніть на кнопці зі стрілкою в списку, що розкривається, Стиль панелі форматування для перегляду списку всіх доступних стилів, у якому назву кожного стилю написано шрифтом, що відповідає стилю. Символи, що знаходяться праворуч у цьому списку, вказують на стиль абзацу чи символу, а також на розмір шрифту і вид вирівнювання. 2. Виберіть потрібний стиль, клацнувши на його імені. Стиль буде застосований до виділеного тексту. Для скасування стилю символу, що ви присвоїли тексту, виділіть текст і застосуйте стиль Основной шрифт. Насправді це, скоріше, не стиль, а вказівка на те, що параметри форматування, визначені в стилі поточного абзацу, повинні бути застосовані до тексту. Ви не обмежені використанням існуючих стилів Word. Створення власних стилів — одна з головних переваг, що їх надає Word у роботі зі стилями. Один із шляхів створення нового стилю (за заданим прикладом) такий. Знайдіть абзац, до якого ви хочете застосувати новий стиль. Відформатуйте цей абзац на свій розсуд. Іншими словами,
застосуєте ті види форматування, що ви хочете включити у ви-значення нового стилю. Встановивши курсор де-небудь у цьому абзаці, відкрийте список стилів на панелі інструментів чи форматування, натисніть клавіші Ctrl + Shift + S (обидві дії дають той самий результат). Надрукуйте нове ім'я стилю і натисніть клавішу Enter. На четвертому кроці не вводьте ім'я вже існуючого стилю. Якщо ви зробите це, до вашого абзацу буде застосований вже існуючий стиль, і всі зміни формату, зроблені вами, будуть утрачені. Але якщо це все-таки станеться, відновіть втрачене за допомогою команди Правка/Отменить применение стиля, потім повторіть пп. З, 4, увівши нове ім'я стилю. Можна створити новий стиль, вносячи зміни формату в діалогові вікна. Вам доведеться використовувати цей метод для створення стилю символу. Ви можете створити стиль з нуля чи взяти за основу вже існуючий стиль. Якщо ви виберете другий метод, у новому стилі залишаться всі види форматування, властиві старому, крім того, туди ввійдуть усі зміни та доповнення, що ви внесете, визначаючи стиль. Ось що вам потрібно зробити. Виберіть команду Формат/Стиль, щоб відкрити діалогове вікно Стиль. Натисніть кнопку Создать, з'явиться діалогове вікно Создание стиля. Зі списку, що розкривається, Стиль виберіть стиль Абзаца чи Символа.. Клацніть у текстовому полі Имя і введіть ім'я нового стилю. Якщо ви хочете, щоб новий стиль ґрунтувався на вже наяв-ному, виберіть потрібний базовий стиль зі списку, що розкривається, Основан па стиле. Якщо ви хочете, щоб новий стиль став частиною шаблону, на якому базується поточний документ, установіть прапорець Добавить в шаблон.
