Кнопка сортування По убыванию працює так само, але список сортується за зменшенням значення ключової ознаки. В обох випадках Excel визначає розмір списку і сортує всі рядки в ньому. Примітка. Будьте уважні під час сортування списку з формулами. Якщо у формулах використовується значення клітинок, розміщених у інших рядках списку, то після сортування ці формули будуть неправильні. Якщо формули в списку пов`язані з клітинками поза списком, переконайтеся, що були вказані абсолютні адреси цих клітинок. Наприклад, необхідно впорядкувати список робітників за номерами цехів, а в кожному цеху - за алфавітом. Для сортування цього списку в порядку зменшення номерів цехів, а прізвищ робітників кожного цеху - за алфавітом необхідно виконати сортування за двома графами - Прізвище і Номер цеху. У разі потреби відсортувати більш ніж одне поле необхідно виконати команду Данные та її опцію Сортировка, при цьому з`явиться діалогове вікно Сортировка диапазона. В списку, що розкривається, Сортировать по (виберіть поле і вкажіть порядок сортування (за зменшенням чи за збільшенням значення ключової ознаки). Потім зробіть це саме для другого поля. Якщо необхідно сортувати і за третім полем, визначте останнє в третьому розділі. Якщо активізована опція Идентифицировать поля по Подписям (первая строка диапазона), рядок заголовка граф не буде впливати на сортування. Клацніть мишкою на кнопці ОК, і рядки швидко перегрупуються.Якщо результат сортування виявився незадовільним, виконайте команду Правка та її опцію Отменить Сортировку або натисніть комбінацію клавіш <Ctrl + Z>, щоб повернути список до початкового стану. Примітка. Досить часто потрібно, щоб рядки робочої таблиці зберігалися в початковому стані, а сортування виконувалось лише тимчасово для проглядання. Вихід один - доповнити робочу таблицю ще однією додатковою графою і зберігати в ній порядкові номери рядків (для створення номерів рядків не використовуйте формулу). В цьому випадку після сортування можна повернутися до початкового порядку рядків, якщо ще раз відсортувати робочу таблицю за графою, в якій зберігаються порядкові номери рядків.
Якщо клацнути мишкою на кнопці Параметры у діалоговому вікні Сортировка диапазона, на екрані з`явиться діалогове вікно Параметры сортировки, у якому є такі поля:Порядок сортировки по первому ключу. Дає змогу визначити особливий порядок сортування. Учитывать регистр. При сортуванні буде враховуватися відмінність між великими і малими буквами. В результаті при сортуванні за збільшенням ключової ознаки спочатку будуть йти малі букви а потім - великі.Сортировать. Дає змогу визначити порядок сортування рядків (задано за замовчуванням) або граф.
Фільтрація списку дає можливість знаходити й відбирати для обробки частину записів у списку, таблиці, базі даних. У відфільтрованому списку виводяться на екран лише ті рядки, що містять певне значення чи відповідають певним критеріям. При цьому інші рядки виявляються схованими. В Excel для фільтрації даних використовуються команди Ав-тофильтр і Расширенный фильтр. У випадку простих критеріїв для вибірки потрібної інформації досить команди Автофильтр у комірках виділених заголовків повинні з'явитися нові елементи: 2І. З їх допомогою можна встановлювати критерії фільтрації даних. Під час використання складних критеріїв варто застосовувати команду Расширенный фильтр. Обидві команди викликаються командою Данные/Фильтр.
44. Використання форм та "заморожування" підвікон.
Команда Форма відображає на екрані форму, що являє собою вікно діалогу, призначене для перегляду та редагування записів у базі даних, а також для додавання нових і видалення існуючих записів. Крім того, за допомогою форми ви можете здійснити пошук конкретних записів на підставі складних критеріїв.
Кожному стовпцю таблиці у формі відповідає поле, найменування якого визначається введеним вами заголовком стовпця. Крім таких полів, у формі можуть бути присутніми поля, що обчислюються, за допомогою яких ви можете виконувати різноманітні обчислення. Значення цих полів автоматично заповнюються Excel на підставі інформації, що міститься в базі даних. Ви не можете безпосередньо ввести чи змінити значення в полях, що обчислюються, тому в режимі редагування ці поля у формі не відображаються. Крім того, ви можете самостійно визначити деякі з полів таблиці як редаговані. У результаті ці поля також не відображатимуться у формі в режимі редагування.Крім полів, форма містить ряд кнопок й індикатор номера запису. Кнопка Добавить призначена для введення в базу даних нового запису. В результаті натискання цієї кнопки Excel очистить усі поля форми, після чого ви можете ввести необхідні дані. Уведений запис додається в кінець бази даних.
Команда Разбить ділить активне вікно на два чи чотири підвікна. Ця команда дає можливість прокручувати підвікна одночас но. Два горизонтальні підвікна завжди матимуть однакові заголовки стовпців; два вертикальні підвікна завжди матимуть однакові заголовки рядків Використовуймо команду Фиксировать подокна для скасування прокручування у верхньому, лівому чи обох підвікнах розбивки. Команда Удалить разбиение видаляє розбивку в активному вікні. Ця команда доступна лише тоді, коли активне вікно поділене. Подвійне клацання на маркері чи на лінії поділу також вилучає розбивку. Команда Фиксировать подокна фіксує верхнє підвікно, ліве иідвікно чи обидва підвікна на активному робочому аркуші. Ця команда потрібна для того, щоб зберегти заголовки рядків чи стовпців на екрані, якщо на робочому аркуші прокручуються довгі списки. Ця команда забороняє підвікнам ліворуч від вертикальної розбивки прокручуватися горизонтально, а підвікнам над горизонтальною розбивкою — прокручуватися вертикально. Можна також використовувати кнопку Фиксация подокон для фіксації чи скасування фіксації підвікон на робочому аркуші. Якщо вікно не розділене на підвікна, то ця команда розділить вікно по активній комірці. Примітка. Фіксація заголовків на робочому аркуші не впливає на друк.
Команда Отменить фиксацию скасовує фіксацію підвікон на робочому листі. Також можна повторно натиснути кнопку Фиксация подокон для скасування фіксації. Ця команда з'являється в меню Окно тільки в тому разі, якщо фіксація вже введена за допомогою команди Фиксировать подокна.
45. Формули - основний засіб використання електронних таблиць.
Формули - це те, що робить електронні таблиці дуже корисними. Саме формули дають змогу обчислювати результати на підставі даних, які зберігаються в робочій таблиці. У формулах використовуються арифметичні операції для роботи з числами, спеціальні функції для обробки тексту, а також інші формули для обчислення значень у клітинці. Числа і текст можуть бути в інших комірках, що дає змогу легко змінювати дані і надає робочим таблицям особливої динамічності. Наприклад, при зміні початкових даних Excel виконує перерахунки за всіма формулами, де задіяні ці дані. Отже, багато разів змінюючи початкові дані в робочій таблиці, користувач зможе швидко побачити, як ці зміни впливають на результати розрахунків.
Формула, яка введена в комірку, може мати будь-які з наступних елементів: оператори (наприклад, + "додавання" або * "множення"); адреса клітинки, включаючи поіменовані клітинки і діапазони;
числа; функції робочих таблиць (наприклад, СУММ (SUM)).
Довжина формули не повинна перевищувати 1024 символи. Якщо ввести формулу в клітинку, то в ній буде відтворений результат розрахунку за цією формулою. Однак у пам'яті комп'ютера зберігається саме формула, а не результат розрахунків за нею.
46. Основні стандартні функції Excel.
Для зручності роботи функції в Excel розбиті по категоріях: функції керування базами даних і списками, функції да ти і часу, DDE/Зовнішні функції, інженерні функції, фінансові, інформаційні, логічні, функції перегляду і посилань. Крім того, присутні такі категорії функцій: статистичні, текстові та математичні.
Математичні і тригонометричні функції В Excel входять 52 функції цієї категорії. В неї включені як звичайні функції типу СУММ або ЦЕЛОЕ, так і багато інших, одна з яких може виявитися потрібною користувачеві. Функція КОРЕНЬ повертає значення квадратного кореня з аргументу. Якщо аргумент від'ємний, функція сприймає його як помилку. СУММ .Якщо взяти навмання кілька робочих книг, то можна переконатися, що найчастіше в них використовується функція СУММ. Ця функція - одна з найпростіших. Вона може мати від 1 до 30 аргументів. В основному Excel призначений для роботи з числами, але він має ще 23 вбудовані функції для роботи з текстом. Функція СИМВОЛ повертає окремий символ, який відповідає заданому як аргумент ANSI-коду. Значення аргумента має міститися в інтервалі від 1 до 255. (Функція КОДСИМВ виконує обернену дію.) Функція ЛЕВСИМВ віділяє рядок символів заданої довжини з іншого рядка, починаючи з крайньої лівої позиції. Ця функція використовує два аргументи: перший аргумент - рядок, а другий (необов'язковий) - число символів. Якщо другий аргумент відсутній, Excel за замовчуванням виділяє перший символ тексту. Функція ЗАМЕНИТЬ (REPLACE) дає змогу замінювати символи в тексті. Вона має чотири аргументи: перший - рядок тексту, в якому потрібно зробити заміну; другий - позиція в текстовому рядку, з якої необхідно починати заміну; третій - кількість символів, які необхідно замінити; четвертий - новий текст, який має замінити той, що був у рядку. Функція ПРОПИСН перетворює малі букви у рядку тексту на великі Логічні функції До цієї категорії в Excel віднесено тільки шість функцій. ЕСЛИ Ця функція наділяє формули користувача здатністю приймати рішення. В ній використовуються три аргументи. Перший аргумент - це логічний вираз, який може набувати значення ИСТИНА або ЛОЖЬ. Другий і третій аргументи - це такі вирази, які виконуються, якщо перший аргумент набуде відповідне значення ИСТИНА або ЛОЖЬ. Функція И повертає логічне значення ИСТИНА або ЛОЖЬ залежно від логічного значення своїх аргументів. Якщо всі аргументи набувають значення ИСТИНА, то функція И повертає значення ИСТИНА. Якшо не всі аргументи набувають значення ИСТИНА, то функція И повертає значення ЛОЖЬ. Наприклад, формула =И(А1<0);А2<0;А3<0) або =AND(А1<0);А2<0;А3<0) повертає значення ИСТИНА (TRUE), якщо всі клітинки діапазону А1:А3 вміщують від'ємні числа. Функція И (AND) може використовуватися як аргумент функції ЕСЛИ. Наприклад, формула =ЕСЛИ(И(А1<0);А2<0;А3<0);"Всі від'ємні";"Не всі від'ємні")). відтворює на екрані рядок "Всі від'ємні", якщо всі клітинки діапазону А1:А3 вміщують від'ємні числа. Але якщо хоча б одне з цих значень не є від'ємним або дорівнює нулю, формула повертає рядок "Не всі від'ємні". Функція ИЛИ дуже схожа на функцію И лише з тією різницею, що функція ИЛИ повертає логічне значення ИСТИНА, якщо хоча б один з її аргументів істинний. У противному разі функція повертає логічне значення ЛОЖЬ. В Excel передбачено 14 функцій, що працюють з типом значень Дата и время. Функція СЕГОДНЯ не має аргументу. Вона повертає поточну дату, точніше, дату, встановлену в системі. Функція ДАТА відтворює на екрані дату залежно від своїх трьох аргументів: рік, місяць і день. Ця функція допоможе скомпонувати дату на підставі інформації, поміщеної в робочу таблицю. Функція ДЕНЬНЕД визначає день тижня в даті, що вказана. Вона має два аргументи: дату і код, що визначає тип результату (другий аргумент не обов'язковий). Функція ВРЕМЯ повертає час залежно від своїх трьох аргументів: годин, хвилин і секунд. Ця функція допоможе скомпонувати час на підставі інформації, вміщеної в робочій таблиці. Функція ЧАС виділяє з часу кількість годин. В Excel передбачено 15 функцій, призначених для фінансових розрахунків. Синтаксис функції БЗ БЗ(Норма;Число_периодов;Выплата;Нз;Тип)
Де, Норма —процентна ставка за період. Число_периодов —загальна кількість періодів поповнення рахунку ренты. Выплата —сума, якою поповнюеться рахунок кажний період; це значення не можє змінюватися на протязі періоду користування рахунком. Нз — початкова сума, або загальна сума усіх майбутніх платежів з поточного момента. Якщо аргумент Нз відсутній, то він приймається рівним 0. У такому випадку повинно бути вказано значення аргументу Выплата. Тип — це число 0 або 1, що вказуэ у який час повинен поповнюватися рахунок. Якщо аргумент Тип выдсутный, то він приймається рівним 0.
Синтаксис функції НОРМА НОРМА(Кпер;выплата;Нз;Бс;Тип;Предположение) Де, Кпер —загальне число періодів виплати. Выплата —виплата у кожному періоді, це значення не може змінюватися на протязі періоду виплат. Нз — поточна сума, або загальна сума усіх майбутніх платежів з поточного момента. Бс – сума, яку маємо досягнути, або баланс готівки, якого необхідно досягнути після останнього платежу (при відсутності значення БС = 0) Тип — це число 0 або 1, що вказуе у який час повинен поповнюватися рахунок. Якщо аргумент Тип відсутній, то він приймається рівним 0. Синтаксис функції КПЕР КПЕР(Норма;Выплата;Нз;Бс;Тип) Де, Норма - % ставка за період; Выплата —виплата, яка проводиться у кожному періоді, її розмір не змінюється на протязі періодів виплат. Звичайно виплата включає фіксовану суму і суму за відсотками, але в її розмірі не враховуються значення інших податків та сборів. Нз — поточна сума, або загальна сума усіх майбутніх платежів з поточного момента. Бс – сума, яку маємо досягнути, або баланс готівки, якого необхідно досягнути після останнього платежу; при відсутності значення БС = 0 (наприклад, для займу Бс = 0 ); Тип — це число 0 або 1, що вказуе у якій час необхідно робити виплату. Якщо аргумент Тип відсутній, то він приймається рівним 0. В Excel передбачено кілька функцій, призначених для роботи з матрицями. Функція МУМНОЖ має два аргументи: перший - масив1; другий - масив2. Вона повертає добуток матриць, розміщених у масивах. Результат - масив з таким самим числом рядків, як і масив1, та таким самим числом стовпців, як масив2.. Для одержання результату при будь-яких операціях з матрицями натискання клавіші <F2>, а потім комбінації клавіш <Ctrl+Shift+Enter> обов'язкове. Функція МОБР має один аргумент - масив. Вона повертає обернену матрицю. Функція ТРАНСП має один аргумент - масив. Вона повертає транспоновану матрицю. До категорії Статистические віднесено 71 функцію, що дає змогу виконувати різноманітні розрахунки. Функція СРЗНАЧ повертає середнє значення (середнє арифметичне) діапазону клітинок, що еквівалентне сумі вмісту всіх клітинок діапазону, поділеній на кількість клітинок у діапазоні.
Функція МАКС використовується для визначення найбільшого значення з діапазону, а функція МИН - найменшого.
47. Створення діаграм.
При создании диаграммы имеет смысл вначале выделить ту область таблицы, которая содержит данные для построения диаграммы, включая заголовки столбцов и строк. Эти заголовки программа Excel использует в качестве элементов описания. При этом совсем не обязательно выделять только смежные области ячеек. Область данных можно также задать позже в диалоговых окнах Мастера диаграмм. Однако без выделения области данных невозможен предварительный просмотр диаграммы, поэтому рекомендуется сначала выделить данные.Создание диаграммы осуществляется за четыре шага.
Первый шаг. Первое окно Мастера диаграмм, называемое Тип диаграммы, вызывается щелчком на кнопке панели инструментов. Окно состоит из двух вкладок. На вкладке Стандартные в области Тип программа Excel выводит стандартные типы диаграмм. Для каждого типа диаграммы в поле Вид предлагаются разновидности выбранного типа диаграммы. С помощью командной кнопки Просмотр результата можно увидеть диаграмму, построенную на основе выделенных данных. Дополнительные виды диаграмм приведены на вкладке Нестандартные. Программа Excel позволяет подключать созданные ранее пользователем типы диаграмм. Для этого на вкладке Нестандартные в области Вывести следует выбрать опцию Дополнительные.
После выбора типа диаграммы нужно щелкнуть на кнопке Далее.
Второй шаг. Раскрывается следующее диалоговое окно - Источник данных диаграммы - с двумя вкладками. На этих вкладках можно уточнить область ячеек с данными для построения диаграммы или указать другую область ячеек. В поле Диапазон выводятся координаты области ячеек, которая была предварительно выделена. Для того чтобы изменить эти координаты с помощью мыши, нужно щелкнуть на кнопке справа в конце поля Диапазон (в результате чего размер диалогового окна уменьшится) и выделить новую область, которая послужит источником данных. После второго щелчка на той же кнопке диалоговое окно снова увеличится. Иначе адрес блока данных можно вписать с клавиатуры. Обратим внимание, что в полях ввода задаются абсолютные адреса. Для таблицы, содержащей не менее двух рядов, можно задать, в какой последовательности должен происходить перебор ячеек при построении диаграммы. Если задана опция Ряды в строках, то внутренний перебор производится по строкам, а внешний - по столбцам; т.е. сначала перебираются все строки для первого столбца, затем - все строки для второго и т.д. При этом в качестве подписей к оси X используются названия столбцов. В рассмотренном выше примере установлена опция Ряды в строках, поэтому производится перебор сначала в понедельник для первого и второго автомобиля, затем во вторник и т.д. В качестве подписей используются названия дней недели. Если задана опция Ряды в столбцах, то внутренний перебор производится по столбцам, а внешний - по строкам; т.е. сначала перебираются все столбцы для первой строки, затем - все столбцы для второй и т.д. В качестве подписей используются названия строк. Если данную опцию установить в рассмотренном примере, то в диаграмме сначала будут представлены все пробеги первого автомобиля, а затем второго. Третий шаг. В следующем диалоговом окне - Параметры диаграммы - устанавливаются детали оформления диаграммы. На различных вкладках, в частности, определяется, появится ли на диаграмме легенда, таблица значений и заголовок диаграммы. На вкладке Заголовок можно ввести названия диаграммы и осей координат. На вкладке Оси можно указать, изображается ось на диаграмме или нет, а также определить характер подписей меток оси X. Вкладка Линии сетки позволяет заказать отображение координатной сетки, которая существенно упрощает сравнение величин, представленных на диаграмме. Для каждой оси можно установить режим отображения на экране только главных или главных и вспомогательных линий сетки. Вкладка Легенда используется, когда нужно пояснить диаграмму. В области Размещение можно выбрать позицию легенды. Легенду можно переместить также с помощью мыши. Вкладка Подписи данных позволяет поместить надписи на самой диаграмме, например, возле столбиков на столбчатой диаграмме или возле точек на линейчатой диаграмме. В области Подписи значений представлены варианты подписей, зависящие от выбранного типа диаграммы. Если необходимо вставить метки данных, то рядом с ними можно также показывать ключ легенды. С помощью вкладки Таблица данных можно вставить под диаграммой таблицу данных. В этой таблице выводятся исходные данные диаграммы. Таблица размещается таким образом, что данные появляются в соответствии с рубриками оси Х под относящимися к ним столбиками или точками диаграммы. В заголовки строк таблицы можно также вставить ключ легенды.
Четвертый шаг - размещение диаграммы. В четвертом окне Мастера диаграмм можно выбрать: поместить ли диаграмму на текущем листе таблицы или на отдельном листе. Сложную и насыщенную диаграмму лучше располагать на отдельном листе. В этом случае, с одной стороны, проще осуществить подгонку ее размера под стандартный лист бумаги, а с другой стороны, не возникнет проблем при импортировании ее в программу PowerPoint. После завершения всех необходимых установок следует щелкнуть на кнопке Готово.
Изменение диаграммы
Для того чтобы изменить диаграмму, прежде всего ее следует выделить щелчком мыши. После этого в строке меню появится новый пункт: Диаграмма. В этом меню собраны команды, предназначенные для вызова диалоговых окон Мастера диаграмм. Вызвав нужное окно, можно изменить настройки диаграммы.
Форматирование элементов диаграммы
В построенной диаграмме можно изменять ее отдельные элементы: оси координат, заголовки, область построения диаграммы, встроенную таблицу, линии сетки, а также охватывающую область - область диаграммы.
Для форматирования нужного элемента нужно его выделить, а затем открыть меню Формат и вызвать диалоговое окно. Диалоговое окно для форматирования выделенного элемента можно вызвать также одновременным нажатием клавиш <Ctrl>+<1>. Команды форматирования позволяют менять толщину и цвет линий, цвет заливки, шрифт и размер букв, ориентацию надписей и т.д.
Изменение размеров диаграммы
Изменение размеров и взаимного расположения частей диаграммы производится с помощью мыши. При этом следует учитывать, что внешняя рамка ограничивает поле диаграммы. Поэтому вначале внешнюю рамку целесообразно расширить, а по окончании форматирования уменьшить до нужных размеров.
48. Особливості друку робочих листів.
49. Настроювання режиму друку.
Установив параметры страницы, Вы можете определить диапазон, который необходимо распечатать. По умолчанию Excel печатает текущий лист. В этом случае распечатка включает прямоугольную область, охватывающую все ячейки, содержащие данные или элементы форматирования. В диалоговом окне Печать имеется переключатель Выделенные листы, который позволяет распечатать содержимое сразу нескольких листов книги. Другой переключатель - Всю книгу - выбирается в том случае, если необходимо распечатать все листы рабочей книги. Чтобы вывести на печать только выделенный диапазон рабочего листа, следует выбрать переключатель Выделенный диапазон диалогового окна Печать.Однако в том случае, если Вы работаете со сложной таблицей, содержащей множество вспомогательных частей, которые не нужны на распечатке, имеет смысл определить область печати. Для этого: выделите часть таблицы, которую хотите указать в качестве области печати; выберите последовательно команды Область печати, Задать операционного меню Файл.
Заданная Вами область печати будет автоматически добавлена к списку имён диапазонов. Если Вам необходимо выделить её, щёлкните на стрелке вниз рядом с полем имён (слева от строки формул) и выберите из раскрывшегося списка Область печати. После того, как Вы определите область печати, Excel всегда будет выводить на печать именно эту область, даже если Вы добавите к своей таблице другие объекты. Единственная возможность распечатать другой диапазон при заданной области печати - это выделить его и воспользоваться командой Печать при включенном переключателе Выделенный диапазон. Область печати можно переопределить с целью
