Усі діалогові вікна додатків Windows, створених Microsoft, витримані в єдиному стилі. Ярлики вкладок у верхній частині діалогового вікна, подібні до ярликів аркушів у нижній частині вікна робочої книги, дають змогу швидко переходити від однієї вкладки до іншої. Наприклад, різні вкладки діалогового вікна Формат ячеек дають можливість установити числові формати, типи вирівнювання, шрифти, рамки, додати візерунки, встановити захист комірок і багато чого іншого.
Реалізовано можливість перетягування даних з Excel до інших додатків з пакета Microsoft Office, а також підтримку другої версії протоколу зв'язку та впровадження об'єктів (Object Linking and Embedding, OLE 2).Для полегшення роботи в Microsoft Excel передбачені різні засоби, що полегшують рутинну роботу. Одним з таких засобів є Майстри (помічники). їх небагато: Мастер Диаграмм, що дає можливість спростити побудову діаграм; Мастер Функций, що дає можливість спростити написання
функцій; Мастер Подсказок для швидкого пошуку інформації (хоча він і не є майстром у прямому значенні цього слова);Мастер Web-страниц для створення HTML-сторінки за допомогою Microsoft Excel;
Мастер шаблонов дає можливість створити новий шаблон чи базу даних; Мастер сводных таблиц дає можливість аналізувати не тільки будь-який зріз наявної інформації, а й упорядковувати стовпці, рядки та заголовки сторінок методом «перетягнути і відпустити». Мастер преобразований дає можливість конвертувати до кументи в Excel з інших форматів. У Microsoft Excel включені деякі можливості, що дають змогу спростити роботу і виконати необхідні обчислення.
Excel, як видно з усього сказаного вище, вельми потужний інструмент для розв'язування задач, пов'язаних з масивами різноманітних даних, тому сфер його застосування чимало, починаючи від бухгалтерських і складських задач і закінчуючи розрахунками динамічних задач макроекономіки. У редакторі таблиць Excel зручно вирішувати задачі лінійної алгебри, такі як робота з матрицями й ін. Так само є всі можливості для повноцінної роботи (сортування, вибірка, зведені таблиці, аналіз) з базами даних. Завдяки наявності мови програмування в редакторі Excel можливе створення різних користувацьких програм, що автоматизують специфічні стандартні задачі.
36. Будова електронної таблиці: робоча книга, робочий лист, клітина робочого листа та їх властивості.
Робочий аркуш — це власне електронна таблиця, основний тип документа, використовуваний в Excel для збереження та маніпулювання даними. Він складається з комірок, організованих у стовпці і рядки, і завжди є частиною робочої книги. Робочі книги — це файли MS Excel, що можуть містити один чи кілька робочих аркушів. Такі файли мають розширення .xls. Комірка — це основний елемент електронної таблиці, лише в ній може міститися якась інформація (текст, значення, формули). Структура комірки Excel: 1-й рівень містить видиме на екрані зображення (тобто відформатований текст чи результат обчислення формули). 2-й рівень містить формати комірки (формат чисел, шрифти, вимикач/вмикач ознаки, показувати чи ні комірку, вид рамки, захист комірки). 3-й рівень містить формулу, що може складатися з тексту, числа чи вбудованих функцій. 4-й рівень містить ім'я комірки, це ім'я може використовуватися у формулах інших комірок, при цьому забезпечується абсолютна адресація даної комірки.
5-й рівень містить примітки даної комірки (довільний текст). Якщо комірка містить примітку, то в правому верхньому куті з'являється червоний квадратик (крапка).
37. Інформація у клітинах.
Комірка — це основний елемент електронної таблиці, лише в ній може міститися якась інформація (текст, значення, формули).
Структура комірки Excel:
1-й рівень містить видиме на екрані зображення (тобто від-форматований текст чи результат обчислення формули).
2-й рівень містить формати комірки (формат чисел, шрифти, вимикач/вмикач ознаки, показувати чи ні комірку, вид рамки, захист комірки).
3-й рівень містить формулу, що може складатися з тексту, числа чи вбудованих функцій.
4-й рівень містить ім'я комірки, це ім'я може використовуватися у формулах інших комірок, при цьому забезпечується абсолютна адресація даної комірки.
5-й рівень містить примітки даної комірки (довільний текст). Якщо комірка містить примітку, то в правому верхньому куті з'являється червоний квадратик (крапка).
Для введення даних у клітинку потрібно клацнути по ній, ввести потрібну інформацію і натиснути ENTER чи ESC. Отображение нескольких строк текста внутри ячейки: Выделите ячейки, формат которых требуется изменить. В меню Формат выберите команду Ячейки и откройте вкладку Выравнивание. В группе Отображение установите флажок переносить по словам.
38. Виділення областей клітинок.
Для роботи з кількома комірками відразу необхідно виділити блок комірок. Це робиться в такий спосіб: клацнувши на комірці і утримуючи кнопку миші, протягнемо по аркушу покажчиком миші. При цьому буде зроблено виділення суміжних комірок. Блок описується двома адресами, розділеними знаком двокрапки — адресою верхньої лівої та нижньої правої комірок. На рис. 8.4, 8.5, наприклад, виділений блок: A2:D4.
Для вибору діапазону клітинок можна використовувати також мишку і клавішу
39. Введення та редагування інформації.
Для введення інформації в задану комірку потрібно встановити на неї курсор чи натиснути мишею на цю комірку. Після цього можна починати вводити дані. З уведенням першого символу ви переходите в режим уведення, при цьому в рядку стану відображається слово Введение. Во время ввода содержимое одновременно появляется и в ячейке, и в поле ввода строки формул; левее поля ввода появляются галочка и крестик. Текст, выходящий за рамки столбца, продолжается в последующих ячейках, если они пусты. В противном случае изображение текста в ячейке обрезается. При этом часть текста, не поместившаяся в ячейке, не пропадает (она только не отображается), а, кроме того, в строке формул весь вводимый текст виден целиком. Если увеличить ширину столбца, в ячейке появится невидимая ранее часть текста. Если вводимый текст должен начинаться со знака равенства, то перед знаком равенства следует вставить одинарную кавычку (прямой апостроф). Это связано с тем, что текст, начинающийся со знака равенства, интерпретируется программой Excel как формула. Апостроф, который в активной ячейке не отображается (он виден только в строке формул), указывает программе Excel, что далее последует текст, а не формула.
Если листы сгруппированы, то информация вводится одновременно во все листы.
Якщо інформація вже введена в комірку і потрібно лише додати чи скорегувати раніше введені дані, двічі натисніть мишею на потрібній комірці чи натисніть клавішу F2, коли необхідна комірка виділена. При цьому ви переходите в режим введення і можете внести необхідні зміни в дані, що знаходяться в цій комірці.
Ви можете відновити вміст комірки, не виходячи з режиму введення. Для цього потрібно натиснути Ctrl +Z чи Esc. Відновлення даних і вихід з режиму введення здійснюється натисканням мишею червоного хрестика, розташованого в рядку введення. Рядок уведення Смуга під панелями інструментів Microsoft Excel, використовується для введення чи редагування значень або формул в осередках чи діаграмах. Тут виводиться постійне значення чи формула активної комірки. Для введення даних виділіть комірку, введіть дані і натисніть кнопку із зеленою «галочкою» чи Enter. Дані з'являються в рядку формул у міру їх набору.
Поле імені розташоване в лівому кінці рядка введення. Використовуйте поле імені для надання імен активній комірці чи виділеному блоку. Для цього клацніть на полі імені, введіть туди ім'я і натисніть Enter. Такі імена можна використовувати при написанні формул чи при побудові діаграм. Також поле імені можна використовувати для переходу до пойменованого осередку чи блоку. Для цього відкрийте список і виберіть з нього потрібне ім'я.
Копіювання даних здійснюється в стандартний для середовища Windows спосіб: виділіть частину комірки чи кілька комірок; скопіюйте виділений діапазон у буфер обміну. Після цього ви можете відновлювати вміст виділеного блоку в будь-якому додатку Windows; для вставки скопійованої інформації встановіть курсор у потрібне місце і вставте інформацію з буфера. У разі введення даних вам очевидно доведеться мати справу з проблемою вставки порожнього рядка чи порожнього стовпця в таблицю. У Excel це завдання виконується в такий спосіб: натисніть мишею заголовок стовпця, перед яким ви збираєтеся вставити порожній стовпець, у результаті чого він буде виділений кольором;натисніть праву кнопку миші. З'явиться список команд; виберіть команду Прибавить. З'явиться новий стовпець.
Можна вставити стовпець і в інший спосіб. Установіть маркер у будь-якій комірці стовпця, перед яким потрібно вставити новий стовпець, і виконайте команду Вставка/Столбик. Аналогічно для вставки рядка виконайте команду Вставка/Строчка. Крім стовпців і рядків у таблицю можна вставляти й комірки. Для цього виконайте команду Вставка/Ячейки.
40. Формати даних: числа, дати, грошові суми, текстова інформація.
В Excel предусмотрено несколько числовых форматов. Для форматирования чисел используется вкладка Число.
Существует несколько способов вызова диалогового окна Формат ячеек. Прежде всего необходимо выделить ячейку или ячейки, которые надо отформатировать, а затем выполнить одно из приведенных действий:
Выберать команду Формат | Ячейки. Щелкнуть правой кнопкой мыши на выделенных ячейках и из контекстного меню выберать команду Формат ячеек. Воспользоваться комбинацией клавиш Ctrl + 1. Во вкладке Число диалогового окна Формат ячеек предусмотрено 12 категорий числовых форматов. При выборе соответствующей категории из списка правая сторона панели изменяется так, чтобы отобразить соответствующие опции. Категория Числовой представлена тремя опциями: число отображаемых десятичных знаков, использование разделителя тысяч и способ отображения отрицательных чисел. Обратите внимание на то, что в окне списка Отрицательные числа представлено четыре варианта отображения отрицательных чисел (два из них выделены красным цветом), которые изменяются в зависимости от количества десятичных знаков и использования символа разделителя тысяч. В верхней части вкладки будет показан образец отформатированного числа. Выбрав все необходимые опции, щелкните на кнопке ОК, чтобы применить числовой формат к выделенным ячейкам. Список категорий числовых форматов:
Общий. Этот формат принят по умолчанию. При его выборе числа отображаются в виде целых чисел, десятичных дробей или в экспоненциальном формате, если число слишком большое и не помещается в ячейке.
Числовой. Этот формат позволяет указать число десятичных знаков, определить использование разделителя групп разрядов и способ отображения отрицательных чисел (со знаком "минус", красным цветом или красным цветом со знаком "минус").
Денежный. Этот формат позволяет указать число десятичных знаков, использование знака денежной единицы и способ отображения отрицательных чисел (со знаком "минус", красным цветом или красным цветом со знаком "минус"). В этом формате всегда используется разделитель групп разрядов.
Финансовый. Этот формат отличается от денежного тем, что знаки денежной единицы всегда выровнены по вертикали.
Дата. Эта категория позволяет выбрать один из 15 форматов отображения дат.
Время. Эта категория предоставляет на выбор 8 форматов отображения времени.
Процентный. Эта категория позволяет выбрать число десятичных знаков. Символ процента отображается всегда.
Дробный. Эта категория позволяет выбрать один из 9 дробных форматов отображения чисел.
Экспоненциальный. В этом формате число всегда отображается с буквой Е. Можно выбрать число десятичных знаков для отображения.
Текстовый. Применение текстового формата к числовому значению заставляет Excel рассматривать это число как текст.
Дополнительный. В эту категорию включено четыре дополнительных числовых формата (Почтовый индекс, Индекс+4, Номер телефона и Табельный номер).
Все форматы. Эта категория позволяет создавать собственные числовые форматы, не входящие ни в одну из других категорий.
Если в ячейке находится ряд символов "решетка" (#########), то это значит, что столбец недостаточно широк для отображения числа в выбранном формате. Необходимо увеличить ширину столбца или изменить числовой формат.
41. Копіювання, пересування та розповсюдження даних.
Копіювання даних здійснюється в стандартний для середовища Windows спосіб: виділіть частину комірки чи кілька комірок; скопіюйте виділений діапазон у буфер обміну. Після цього ви можете відновлювати вміст виділеного блоку в будь-якому додатку Windows; для вставки скопійованої інформації встановіть курсор у потрібне місце і вставте інформацію з буфера. Тому в програмі Excel передбачена можливість копіювання формул за графами або рядками. При копіюванні за графами програма автоматично змінює у формулах номери рядків, а при копіюванні за рядками - імена граф. Заполнение смежных ячеек:Чтобы задать прогрессию, следует либо перетащить маркер заполнения выделенного диапазона ячеек, либо воспользоваться командой Прогрессия (выберите пункт Заполнить в меню Правка , затем щелкните пункт Прогрессия). Копирование данных в строке или столбце . При перетаскивании маркера заполнения ячейки содержимое этой ячейки копируется в ячейки вдоль стоки, либо вдоль столбца. Перемещение и копирование листов: Откройте книгу, в которую нужно переместить или скопировать листы. Переключитесь в книгу, содержащую листы, которые требуется скопировать или переместить, и выделите эти листы. Чтобы отменить выделение нескольких листов книги, щелкните любой невыделенный лист. Если на экране видны только выделенные листы, наведите указатель на выделенный лист и нажмите правую кнопку мыши. Затем выберите в контекстном меню команду Разгруппировать листы. В меню Правка выберите команду Переместить/скопировать лист. Выберите соответствующую книгу в поле Переместить выбранные листы в книгу. Чтобы переместить или скопировать выбранные листы в новую книгу, выберите пункт (новая книга). В поле Перед листом выберите лист, перед которым нужно вставить перемещаемые или копируемые листы. Чтобы только скопировать, а не переместить листы, установите флажок Создавать копию. При перетаскивании, а также при выборе команд Вырезать или Копировать и Вставить, Microsoft Excel полностью копирует ячейку, включая формулы и возвращаемые ими значения, примечания и форматы.
Если область копирования содержит скрытые ячейки, они также будут скопированы. Существует возможность просмотреть все ячейки, которые содержатся в скрытых строках или столбцах области вставки. Вместо копирования содержимого ячеек целиком можно скопировать только часть содержимого ячейки, например возвращаемое формулой значение, без копирования самой формулы. Также можно вставлять часть ячейки, для этого нажмите кнопку Параметры вставки в нижнем правом углу выделенной области. Примечание. Кнопка Параметры вставки доступна только после копирования выделения, не переноса или вырезания.
42. Оформлення таблиць: заголовки, розміщення даних, рамки, фони та кольори.
В объединенную ячейку Microsoft Excel помещает только данные верхнего левого угла из выделенного диапазона . Данные из других ячеек уничтожаются.
Скопируйте нужные данные в верхнюю левую ячейку внутри диапазона(вводим заголовок).
Выделите ячейки, которые необходимо объединить.
Для объединения ячеек в одной строке или одном столбце и выравнивания по центру содержимого ячеек нажмите кнопку Объединить и поместить в центре
Положение данных в ячейке
Выберите ячейки, положение данных в которых следует изменить. Для центрирования или выравнивания данных, занимающих несколько столбцов или строк, например метка столбца и строки, сначала объедините выбранный диапазон ячеек, а затем укажите объединенную ячейку для перемещения.
Выполните одно из следующих действий: Выровняйте данные по центру, по левому краю или по правому краюНажмите соответствующую кнопку на панели инструментов Форматирование. Чтобы выровнять текст по левому краю, нажмите кнопку Выровнять по левому краю. Чтобы выровнять текст по центру, нажмите кнопку Выровнять по центру . Чтобы выровнять текст по правому краю, нажмите кнопку Выровнять по правому краю. Для восстановления выравнивания, установленного по умолчанию, выделите ячейки, в меню Формат выберите команду Ячейки, а затем перейдите к вкладке Выравнивание. В поле Горизонтальное установите флажок Обычное.
Увеличьте или уменьшите отступ текста от левого края ячейки
На панели инструментов Форматирование нажмите кнопку Увеличить отступ или Уменьшить отступ
Отступ текста в ячейке
В меню Формат выберите команду Ячейки и откройте вкладку Выравнивание.
Выполните одно из следующих действий.
Для отступа текста слева, справа или с обоих сторон ячейки выберите в поле по горизонтали вариант по левому краю (отступ), по правому краю (отступ) или распределенный (отступ). Затем в поле отступ задайте требуемый отступ.
Для отступа текста сверху, снизу или и сверху, и снизу выберите в поле по вертикали вариант по верхнему краю, по нижнему краю или распределенный. Затем в поле отступ задайте требуемый отступ.
Чтобы растянуть строку, распределенную в ячейке (с отступами справа и слева), в списке по горизонтали выберите вариант по ширине.
Чтобы растянуть по горизонтали текст, не распределенный в ячейке, в списке по горизонтали выберите вариант распределенный (отступ), а затем установите флажок Распределять по ширине.
Чтобы растянуть текст в ячейке по вертикали, выберите в списке по вертикали значение по высоте.
Выравнивание данных вверху, в центре и внизу ячейки
В меню Формат выберите команду Ячейки и откройте вкладку Выравнивание.
В поле Вертикальное выберите необходимый параметр.
Вращение текста в ячейке
В меню Формат выберите команду Ячейки и откройте вкладку Выравнивание.
В группе Ориентация задайте угол наклона текста точно либо переместите индикатор на необходимый угол.
Для отображения текста вертикально сверху вниз в группе Ориентация щелкните поле с вертикальной надписью Текст.
Заливка и удаление заливки из ячеек
Выделите ячейки, к которым требуется применить заливку или удалить ее. Выполните одно из следующих действий. Выполните заливку цветомЧтобы использовать последний выбранный цвет, нажмите кнопку Цвет заливки на панели инструментов Форматирование.Чтобы использовать другой цвет, нажмите стрелку рядом с кнопкой Цвет заливки, а затем выберите необходимый цвет.
Выполните заливку ячеек узором В меню Формат выберите команду Ячейки, а затем перейдите к вкладке Вид. Для использования цвета фона с узором выберите необходимый цвет в поле Заливка ячеек.
Нажмите стрелку рядом с полем Узор, а затем выберите необходимый узор и цвет.
Если цвет узора не выбран, он будет черным.
Удалите заливку
На панели инструментов Форматирование нажмите стрелку рядом с кнопкой Цвет заливки и выберите вариант Нет заливки.
43. Сортування та фільтрація даних.
Excel дає змогу сортувати як числові, так і нечислові дані робочої таблиці. Сортування може відбуватися за двома напрямками: за збільшенням значення ключової ознаки; за зменшенням значення ключової ознаки.
Для швидкого сортування списку за збільшенням значення ключової ознаки необхідно встановити табличний курсор у клітинку, з якої список починається потім клацнути мишкою на кнопці сортування По возрастанию, розміщеній на стандартній панелі інструментів.
