Шпаргалки! - Інформатика (КНЕУ)

23. Використання шаблонів: звіти, публікації, листи та факси.
Для создания нескольких одинаковых текстовых документов всегда можно воспользоваться буфером обмена. Создав документ один раз, можно скопировать его содержимое в другие документы и внести в них необходимые изменения. Но этот путь не самый эффективный, особенно в тех случаях, когда документы имеют некоторую общую часть и незначительно отличаются. Примером таких документов могут быть отсылаемые заказчикам письма о предстоящем событии (в этом случае такие документы будут отличаться лишь именем получателя, возможно незначительно - текстом письма). Еще одним примером могут быть стандартные формы для оформления заказа, в которые необходимо "вписывать" нужные данные.
Для решения таких задач в текстовом редакторе Microsoft Word можно воспользоваться шаблонами. Шаблон - это документ, сформировав который один раз, затем можно использовать для создания других документов. Создав свой шаблон, содержащий неизменяемую часть документа, можно впоследствии только вносить нужные правки в документ.
Любой документ текстового редактора Word создается на основе шаблона. Даже пустой документ, который мы привыкли видеть на экране после запуска программы, создается на основе шаблона заданного по умолчанию, его имя - normal.dot. Кроме этого стандартного шаблона, в редакторе есть несколько других для создания писем, факсов, заявлений и других типичных документов. Воспользоваться этими стандартными шаблонами можно, выбрав "Файл -> Создать". В результате в окне редактора появился область задач "Создание документа".
Отчеты: изисканный, современный, стандартный.
Публикации: брошюра, дисертация, руководство, справ очник
Письма (стандартное, совремеенно) и факси: деловой, личный, изысканный,
Факс. Когда документ готов к отправке, выполните следующий пример.
{ В окне Word} Файл > Создать... -> Общие шаблоны Письма и факсы Мастер факсов ОК Далее Следующий документ: Документ 1 Далее Другое приложение FAX Далее Введите сведения о получателе Далее Изысканный
Далее Введите сведения об отправителе Далее Готово. Итак, титульная страница для факсимильного сообщения создана. При необходимости можно изменить некоторые параметры, например ввести примечание к сообщению, с помощью флажка установить специфику факса (секретно, срочно, на утверждение и т. д.)- После чего, убедившись в готовности созданного факсимильного сообщения к отправке, нажмите кнопку Отправить факс (Send Fax) на панели инструментов Мастер факсов.
Письмо. Как только Вы начинаете составлять письмо, он предлагает помощь в его подготовке. Мастер писем позволяет установить все параметры письма, его оформление, вставить общий текст (например, обратный адрес и адрес получателя), а также отредактировать письмо. В результате на составление письма уходит гораздо меньше времени за счет экономии на оформлении. Кроме того, мастер писем поможет создать конверт для письма и поместить на него адрес и другие необходимые атрибуты.
24. Побудова шаблонів: стилі та форматування, збереження шаблону, редагування існуючого
шаблону.
У шаблонах зберігаються стандартні тексти, панелі інструментів, макроси, сполучення клавіш, стилі й елементи списку автотексту. Найпростіший спосіб створити шаблон — відкрити документ, що містить елементи, які потрібно використовувати повторно, і зберегти його як шаблон. Якщо зберегти шаблон у папці «Шаблоны», то він з'явиться на вкладці Общие у разі вибору команди Создать (меню Файл). Якщо зберегти шаблон в одній з папок, вкладених у папку Шаблоны, наприклад, Записки чи Отчеты, то, обравши команду Создать, матимемо його на вкладці з відповідною назвою. Щоб створити новий шаблон на основі існуючого документа, виберіть команду Открыть в меню Файл, а потім відкрийте потрібний документ. Щоб створити новий шаблон на основі існуючого, виберіть команду Создать в меню Файл. Виберіть шаблон, схожий на новостворюваний, установіть перемикач Новый документ у положення Шаблон, а потім натисніть кнопку ОК. Виберіть команду Файл/Сохранить как.
Виберіть значення Шаблон документа в полі Тип файла. Це значення автоматично з'явиться у разі збереження файла, для якого під час створення був установлений тип Шаблону. За замовчуванням у полі Папка відкриється папка Шаблоны. Щоб побачити список шаблонів на окремій вкладці в діалоговому вікні Создание документа, відкрийте одну з папок, вкладених у папку Шаблоны. Введіть ім'я для нового шаблону в полі Имя файла і натисніть кнопку Сохранить. Додайте текст чи малюнки, що повинні з'являтися в усіх нових документах, що базуються на цьому шаблоні, і видаліть усі елементи, що не повинні з'являтися в документах. Внесіть необхідні зміни в розміри полів і сторінок, визначте орієнтацію сторінок, стилі й інші параметри форматування. Натисніть кнопку Сохранить, а потім виберіть команду Закрыть в меню Файл. Щоб зробити елементи списку автотексту і макроси доступними лише для документів, що базуються на новому шаблоні, збережіть їх у новому шаблоні, а не в шаблоні Обычный. Зміна шаблону:Виберіть команду Файл/Открыть, а потім відкрийте шаблон, що потрібно змінити.
Якщо в діалоговому вікні Открытие документа немає списку шаблонів, виберіть значення Шаблон документа в полі Тип файла. Змініть будь-які з наявних у шаблоні написи, малюнки, стилі, формати, макроси, елементи списку автотексту, панелі інструментів, настроювань меню і сполучень клавіш. Натисніть кнопку Сохранить.
Внесені в зміст і форматування шаблону зміни позначаються на всіх нових документах, створених на основі даного шаблону; існуючі документи не зміняться. Змінені стилі будуть оновлені в існуючих документах, тільки якщо встановлено прапорець Автоматически обновлять етили документа. Встановіть цей прапорець у вікні Шаблоны и надстройки, що викликається у разі вибору команди Сервис/Шаблоны и надстройки в меню.
25. Основні режими форматування: шрифти, параграфи, колонтитули, рамки та інші ефекти, колонки авто форматування.
Для форматування символу передбачені різноманітні параметри, наведені в дiалоговому вікні Шрифт (Font).
Це дiалогове вікно з'являється при виконанні команди Формат та її опції Шрифт (Format Ю Font).
Відкритий діалог Шрифт показує поточні атрибути формату виділеного тексту. Якщо значення якогось атрибута змінюється у виділеному тексті (наприклад, деякі символи — напівжирні, а інші — ні), то поле, відповідне цьому атрибуту, залишається не-заповненим (або, якщо атрибут вмикається установкою прапорця, маркер буде сірого кольору). У списку Шрифт наведені назви всіх шрифтів, встановлених у вашій системі. Зверніть увагу на те, як Word відмічає різні типи шрифтів. Шрифти принтера — це ті, які вбудовані у ваш поточний принтер, прийнятий за замовчуванням; якщо змінити його, то склад шрифтів принтера стане найімовірніше іншим. Кожний такий шрифт існує для обмеженої кількості розмірів. Установка прапорців Верхний индекс і Нижний индекс підіймає або опускає текст на стандартну відстань і зменшує розміри символів. Щоб просто підняти чи опустити текст, не змінюючи його розміру, виберіть вкладку Интервал, виберіть зі списку Смещение значення Вверх або Вниз, а потім укажіть у лічильнику на точну відстань у пунктах, на яку текст має піднятися чи опуститися (1 пункт = 1/72 дюйма). Прапорець Скрытый дає можливість робити текст невиди-мим на екрані або при друці документа. Для контролю відображення прихованого тексту застосовується команда Параметры в меню Сервис. Прихований текст буде видимим на екрані тільки за установлення прапорця. Для контролю відображення прихованого тексту застосовується команда Параметры в меню Сервис. Скрытый текст на вкладці Вид, а під час друкування — тільки під час установлення прапорця Скрытый текст на вкладці Печать. Нарешті, ви можете натиснути кнопку По умолчанию, щоб змінити атрибути формату символів, що задаються за замовчанням, і привести їх у відповідність із значеннями на вкладках Шрифт і Интервал вікна діалогу Шрифт. Натиснення кнопки По умолчанию (і відповідь Да на вимогу підтвердити своє рішення) призначає вибрані атрибути стилю Звичайний як документа, так і шаблону, на базі якого створювався документ. У процесі створення кожного нового документа на базі цього шаблону його текст матиме нові атрибути формату (однак кнопка За умолчанием не впливає на інші документи, що були створені раніше на основі цього шаблону). Крім того, основні параметри шрифту (гарнітуру, розмір, зображення і підкреслення) можна задати за допомогою кнопок панелі інструментів Форматирование. (Якщо перед завданням параметрів шрифту виділити певний текстовий фрагмент, то вибрані параметри будуть застосовані до цього фрагмента. В іншому разі нові параметри поширюватимуться на текст, що вводиться.) У списку Анимация наведені назви всіх видів анімації, встановлених у вашій системі: По умолчанию, Вид анимации, НЕТ.
При форматування абзацу слід пам'ятати, що він складається з рядків. Форматування, застосоване до абзацу, поширюється на всі рядки абзацу до маркера кінця абзацу, що з'являється при натисканні клавіші <Еnter>. При форматуванні абзацу встановлюється довжина рядка, вирівнювання по лівому і правому краях, зазначається відстань між рядками і між абзацами, розставляється табуляція і визначається її тип. Переходячи на новий рядок з допомогою комбiнації клавіш , а не просто клавіші , ви cпрощуєте процес форматування абзацу. При натисканні клавіш вставляється символ нового рядка (абзац при цьому не розбивається). Міжрядковий iнтервал визначає відстань між рядками в абзаці. Для того, щоб змінити міжрядковий iнтервал, розмістіть курсор у будь-якому місці вибраного абзацу та встановіть потрібне значення з допомогою комбiнації клавіш або виконайте команду Формат та її опцію Абзац i у вкладенні Отступы и интервалы дiалогового вікна Абзац скористайтеся списком Межстрочный. Відстань між абзацами встановлюється в полях, що містяться в розділі Интервал вкладення Отступы и интервалы дiалогового вікна Абзац. В поля Перед і После вводяться значення iнтервалів відповідно перед і після абзацу. Як і при встановленні значення міжрядкового iнтервалу, значення iнтервалів між абзацами вводяться в пунктах (кожний пункт дорівнює 1/72 дюйма).
Word значно cпрощує додавання в документ верхнього і нижнього колонтитулів. Щоб додати в документ колонтитули, виконайте команду Вид та її опцію Колонтитулы. Word перейде в режим розмічування сторінки, і на екрані з'явиться панель інструментів Колонтитулы. Щоб перейти від верхнього колонтитула до нижнього, клацніть мишкою на кнопці Верхний/нижний колонтитул або прокрутіть з допомогою вертикальної смуги прокручування сторінку документа вниз. В колонтитул можна додати номер сторінки, дату і час. Для цього клацніть мишкою на кнопці Номер страницы, Дата чи Время на панелi інструментів Колонтитулы. Пам'ятайте, що текст у колонтитулах форматуєтся так само, як звичайний, тому відцентрувати номер сторінки, час чи дату можна так само, як при роботі зі звичайним текстом.
Обрамлення - це засіб виділення тексту. Обрамлення часто використовується при оформленні буклетів. Щоб додати до абзаца обрамлення, виконайте команду Формат та її опцію Обрамление и заливка. Якщо ви часто використовуєте обрамлення, клацнiть мишкою на кнопці Показать панель у дiалоговому вікні Обрамление и заливка абзаца.. На екрані з'явиться панель інструментів Обрамление, з допомогою якої можна дуже просто додати до абзацу обрамлення. Узор заливки встановлюється у вкладенні Заливка дiалогового вікна Обрамление и заливка абзаца. Інтенсивність узору варіює від світло-сірого до суцільного чорного.
У програмі Word є чотири заздалегідь визначені режими створення стовпчиків:два стовпчики рівної ширини;три стовпчики рівної ширини; два нерівні за шириною стовпчики, причому ширший стовп чик розташовується ліворуч; два нерівні за шириною стовпчики, причому ширший стовпчик розташований праворуч. Ви можете застосувати будь-який вид форматування колонок до всього документа, до поточного розділу, до виділеного тексту чи до тексту від поточної позиції курсора до кінця документа. Для цього слід виконати такі операції: Якщо ви хочете розбити на стовпчики лише частину документа, виділіть текст, що потрапить у стовпчики, чи встановіть курсор у позицію, з якої починатиметься розбивка на стовпчики, Word вставить лінію розриву, якщо потрібно. Виберіть команду Формат/Колонки... для відкриття діалогового вікна Колонки. У ділянці вікна Тип виберіть потрібний вам формат стовп-чиків, клацнувши на піктограмі з його зображенням. За допомогою списку, що розкривається, чи поля Применить вкажіть, до якої частини документа застосувати розбивку на стовпчики: Ко всему документу. К этому разделу, До конца документа. Word вставить лінію розриву замість поточної позиції курсора і застосує розбивку на стовпчики до останнього розділу документа. Встановіть прапорець Разделитель для виведення вертикальної лінії між колонками (як у газеті). Натисніть кнопку ОК. Ви можете змінювати вже існуючі стовпчики: їх число, ширину й інтервал між ними. Для цього виконайте такі операції: Встановіть курсор у стовпчик, який хочете змінити. Виберіть команду Формат/Колонки... для відкриття діалогового вікна Колонки... Зміна параметрів у діалоговому вікні вплине на формат обраного вами стовпчика. Для того, щоб перетворити текст, розбитий на стовпчики, у звичайний текст (тобто в один стовпчик), виконайте такі дії. Виділіть текст, що ви збираєтеся перетворити, в один стовпчик.Виберіть команду Формат/Колонки... для відкриття діалогового вікна Колонки. В ділянці Тип клацніть на піктограмі одна. Натисніть кнопку ОК.
Автоформат у програмі Word допомагає створити привабливий вигляд документа, що легко читається, не примушуючи користувача відволікатися від змісту. Проводиться аналіз використання кожного абзацу в документі (наприклад, абзац є заголовком або елементом нумерованого списку), потім до кожного елемента застосовується відповідний стиль. Автоматично форматуються як гіперпосилання адреси Інтернету, мереж і електронної пошти, до частин документа, виділених зірочками (*) і знаками підкреслення, застосовується напівжирний або підкреслений шрифт відповідно, два дефіси (--) замінюються довгим тире (—) і т. ін.
Автоформат працює таким чином: автоматично в процесі введення документа форматуються заголовки, маркіровані і нумеровані списки, кордони, числа, символи і т. ін. Є можливості настройки роботи автоформату і відімкнення його зовсім; за допомогою команди Автоформат можна відразу відформатувати виділений текст або цілий неформатований документ, наприклад повідомлення електронної пошти. При цьому кожну зміну можна записати, прийняти або відмінити; під час відкриття повідомлень проводиться автоматичне форматування заголовків і списків. Можна легко відрізнити останнє повідомлення електронної пошти від попередніх.
26. Ілюстрації, кадри та включення об'єктів у документ.
Для того щоб вставити графічне зображення в документ, виконайте такі дії. Помістiть курсор в те місце документа, де має з'явитися графічне зображення. Виконайте команду Вставка та її опцію, щоб відкрити дiалогове вікно Вставка рисунка. В поле Имя файла введіть ім'я файлу, в якому зберігається графічне зображення, чи виберіть його з поданого списку. Щоб побачити тільки файли певного типу, виберіть цей тип зі списку Тип файла. Для того щоб змінити папку або дисковод, скористайтесь списком Папка і кнопкою Переход на один уровень вверх. Після того, як у полі опції Имя файла буде вказане ім'я, клацніть мишкою на кнопці Вывод содержимого у верхній частині дiалогового вікна, щоб побачити у вікні попереднього перегляду зображення, що зберігається в цьому файлі. Вікно попереднього перегляду дає змогу швидко проглянути файли. Клацніть мишкою на кнопці OК, щоб закрити дiалоговое вікно і вставити графічне зображення в документ Word. Графічне зображення з'явиться у зазначеному курсором місці Графічне зображення, що вставляється в документ, слушно розглядати як один великий символ, наприклад такий, як гігантська буква А. Якщо це так, то розміщувати навколо графічного зображення текст не можна, оскільки воно займає один гігантський текстовий рядок. Однак є змога вставити графічне зображення в кадр, і тоді можна буде помістити такий кадр із зображенням в будь-яке місце документа. Текст буде автоматично розміщуватися навколо кадру (хоча, щоб побачити це, доведеться переключaтися в режим Разметка страницы. Графічні зображення можна не тільки імпортувати в документи Word, але і створювати безпосередньо у Word. У Word є панель інструментів Рисование для створення графічних зображень. Якщо на екрані немає панелi Рисование, то для її активізації виконайте команду Вид та її опцію Панели инструментов, в дiалоговому вікні Панели инструментов встановіть прапорець напроти пункту Рисование і після