- ремонт, диспетчеризація, контроль за вхідною інформацією;
- забезпечення онлайнового зв'язку, програмне забезпечення, контроль і забезпечення безпеки готелю;
- контроль за номерним фондом і фінансовими зловживаннями, попередження різноманітних загроз;
- оперативне управління персоналом готелю;
- реєстрація і управління інформаційними і матеріальними потоками готелю;
- обслуговування і супроводження серверу, електронної пошти і забезпечення зв'язку з Інтернет;
- обслуговування і підтримка в робочому стані комп'ютерної техніки, встановлення, настроювання;
- обслуговування і супроводження програмних продуктів, що купляються; підтримка і ведення бази необхідних даних;
- виявлення задач у сферах діяльності різних відділів готелю та адміністрації для подальшої їхньої автоматизації, проектування подальших шляхів розвитку інформаційної системи;
- розробка і поновлення офіційного web-сайту готелю;
- впровадження інформаційних технологій у виконавську практику, створення і поновлення баз даних;
- створення і розсилання електронною поштою дайджестів зацікавленим організаціям;
- консультативна допомога співробітникам з питань використання інформаційних технологій у їхній роботі;
- програмно-технічне обслуговування мережі;
- передання інформації, здійснення поточного спостереження, аналіз інформації і представлення результатів керівнику відділу;
- контроль витрат води, тепла, електроенергії та ін.;
- управління та обслуговування дверної автоматики.
Інформаційна система для автоматизації управління служб готелю будується в архітектурі „клієнт-сервер”. На сервері знаходиться база даних, у якій міститься вся поточна та архівна інформація готелю, необхідна для роботи його служб. Вона має модульну структуру, що дозволяє конфігурувати і нарощувати систему на кожному робочому місці в кожній службі відповідно до їх функціональної спрямованості. Усі робочі місця взаємодіють із БД через локальну мережу готелю.
Автоматизована інформаційна система концентрує в собі всі результати роботи системи моніторингу і попередження подій і представляє на засобах відображення узагальнені, а також деталізовані по багатьох рівнях і аспектах дані та інформацію для ефективного управління готелем.
Інформаційні потоки в системі управління готелем
Інформаційні потоки формуються з набору модулів і ядра, що забезпечує їхню інтеграцію і розмежування повноважень співробітників готелю. Такий підхід дозволяє збирати автоматизовані робочі місця з потрібною функціональністю, розширювати і замінювати функції без перекомпіляції інформаційної системи (табл. 7.1.).
Табл. 7.1. Основні інформаційні потоки в готелі.
Відділ Інформаційні потоки
1. Відділ портьє - інформація про майбутні заїзди і виїзди, наявність місць у готелі;
- дані про заїзди і виїзди;
- розміщення гостей і стан їх рахунків;
- інформація про користування послугами, переселення з номера в номер;
- резервування (індивідуальне, службове);
- інформація про поточне завантаження і кількість броні на майбутні періоди;
- інформація про кількість і тип номерів, що замовляються, про час прибуття і від'їзду гостей;
- інформація про внесення депозитів;
- інформація про надані послуги і платежі по них;
- створення фоліо-рахунку клієнтів;
- інформація про всі платежі і послуги;
- архів рахунків;
- реєстрація і паспортно-візовий контроль.
2. Відділ бронювання - резервування (індивідуальне, групове, службове) за типом кімнат, скасування резервування;
- інформація про внесення депозитів за бронь;
- аналіз поточного та очікуваного завантаження;
- перегляд історії клієнтів;
3. Бухгалтерія - рознесення безготівкових платежів по рахунках гостей і клієнтів;
- аналіз розрахунків з компаніями і турагентствами;
- виставлення рахунків до оплати;
- одержання звітів про фінансову діяльність готелю;
- доступ до архіву рахунків.
4. Відділ господарської служби готелю - управління службами сервісу готелю;
- контроль стану номерного фонду;
- інформація про санітарний стан номерів;
- управління службою покоївок;
- організація бюро знахідок;
- одержання звітів про роботу сервісних служб;
- ведення довідника номерів і індивідуальних особливостей кімнат, аналіз поточного стану номерів;
- управління статусом номера (чистий, брудний, несправний, не продається);
- інші оцінки (зміна рушників, білизни, халата, необхідний вид прибирання або ремонту тощо).
6. Відділ фінансового директора - ведення довідників наданих послуг;
- визначення пакетів послуг;
- визначення типів, вартості та індивідуальних особливостей номерів;
- визначення тарифів і можливість їхнього зв'язку з тимчасовими періодами;
- визначення типів і категорій клієнтів;
- одержання поточних звітів, у тому числі по:
- оборотно-сальдовому балансу;
- оборотно-сальдовому балансу по
фоліо;
- оборотах по операціях;
- книзі реєстрації фоліо з
розшифровкою;
- оборотах по операціях з
розшифровкою;
- список транзакцій за будь-який період;
- завантаженість номерного фонду за період;
- звіт по групах (організаціях);
- звіт по тарифах;
- зміна розцінок на ті або інші готельні послуги;
- управління пакетами послуг і їхніми тарифами;
- управління довідником типів номерів;
- одержання звітів усіх видів тощо
7. Каса - розрахунок із клієнтами за надані послуги за проживання;
- повний розрахунок за послуги, надані гостеві за весь період проживання;
- розрахунок з гостями за додаткові послуги;
- прийом оплати за послуги, надані готелем не лише гостям
Відділ портьє - це центральний модуль автоматизованої інформаційної системи, що акумулює дані про технічний стан номерів і їхній поточний статус, поточні розцінки на номери, поточне завантаження готелю. Також з його допомогою здійснюється резервування місць та реєстрація гостей, ведеться облік їхньої історії для визначення постійних клієнтів. Інформація з терміналів надходить до інформаційної системи, де вона обробляється. Таким чином, відділ портьє здійснює ведення особистого рахунка клієнта, у якому відображуються не лише витрати, здійснені ним у номері, але й плата за чищення одягу в хімчистці тощо. Облік телефонних дзвінків клієнтів в автоматичному режимі враховує їх вартість і виставляє її в особистому рахунку клієнтів.
Відділ бронювання і резервування. За допомогою інформаційного модулю здійснюється автоматизація резервування і реєстрації гостей (індивідуальна, групова, службова) за типом кімнати, скасування резервування.
Бухгалтерія. Даний модуль використовується для автоматизації рознесення безготівкових платежів по рахунках гостей і клієнтів, аналізу розрахунків з компаніями і турагентствами, виставляння рахунків до оплати, одержання звітів про фінансову діяльність готелю тощо.
За допомогою інформаційного модуля відділ господарської служби готелю здійснює управління службами сервісу готелю, управління службою покоївок, контроль стану номерного фонду, формуючи інформацію про стан номерів для модуля відділу портьє і резервування.
За допомогою інформаційного модуля відділ фінансового директора аналізує наступну економічну інформацію: визначення пакетів послуг; визначення типів, вартості та індивідуальних особливостей номерів; визначення тарифів і можливість їхнього пов'язання з тимчасовими періодами; визначення типів і категорій гостей.
Каса здійснює розрахунки з клієнтами за надані послуги формуючи грошові потоки (розрахунок із клієнтами за надані послуги проживання, повний розрахунок за послуги, надані гостеві за весь період проживання; розрахунок з гостями за додаткові послуги) і направляючи їх на модуль відділу бухгалтерії.
Побудова і функціонування інформаційного відділу, ґрунтується на реалізації принципу системного підходу, що виявляється в першу чергу в інтеграції та чіткій взаємодії всіх елементів операційної системи готелю. Даний принцип знаходить своє відображення в розробці і здійсненні єдиного технологічного процесу виробничої системи, у переході від створення окремих видів відособлених процесів, до створення комплексних виробничо-обслуговуючих систем. Системний підхід відкриває нові можливості для скорочення тривалості та оптимізації виробничого циклу, підвищення продуктивності у всіх ланках операційної системи готелю.
Переваги впровадження в діяльність готелю систем автоматизації управлінської діяльності
Впровадження сучасних інформаційних технологій в систему управління готелем вимагає значних капіталовкладень. Оцінка економічної доцільності інвестицій – задача дуже складна, особливо тому, що метою придбання нових технологій є не лише скорочення витрат на робочу силу, але і підвищення якості і розширення асортименту послуг, скорочення термінів підготовки нових послуг і підвищення гнучкості процесу обслуговування. В силу того, що деякі з цих переваг не
