58. Поняття бази даних, СУБД. Фізична та логічна структура БД у СУБД MS Access.
База даних — це інтегроване сховище взаємопов'язаних даних конкретної предметної області.
Система управління базами даних (СУБД) — це комплекс програмних засобів, призначений для інтегрованого зберігання та обробки даних.
Система управління базами даних Microsoft Access відноситься до реляційних баз даних. База даних Access (фізична структура) міститься в одному файлі з розширенням MDB. Логічна структура СУБД Access складається з таких об'єктів: таблиць, запитів, форм, звітів, макросів та модулів. Доступ до цих об'єктів відбувається за допомогою відповідних вкладинок вікна Access.
СУБД Access дає змогу створювати такі типи об’єктів:
“Таблицы” – основний об’єкт БД, оскільки в ньому зберігається вся
інформація.
“Запрос” – служить для фільтрації або селекції даних. Дає змогу виб-
рати з БД необхідну інформацію, яка відповідатиме певним критеріям і далі
використовуватиметься для розв’язання конкретного завдання.
• “Форма” – це певний бланк для заповнення його даними або маска,
що ніби накладається на БД. Головне його призначення – спростити
процес заповнення БД.
• “Отчеты” – це певним чином оформлена програма, що дає змогу ви-
давати для друкування або на екран інформацію з БД.
• “Макросы” використовують для автоматизації процесу виконання
операцій, які часто повторюються.
• “Модули” – це програмні модулі, написані мовою VBA длярозв’язання складних завдань.
59. Поняття бази даних, СУБД. Етапи проектування БД у СУБД MS Access.
База даних — це інтегроване сховище взаємопов'язаних даних конкретної предметної області.
Система управління базами даних (СУБД) — це комплекс програмних засобів, призначений для інтегрованого зберігання та обробки даних.
Етапи створення бази даних у середовищі Microsoft Access:
• визначення мети створення бази даних;
• визначення таблиць, які повинна містити база даних;
• визначення структури таблиць (полів та їх типів);
• призначення ключів таблиць та створення потрібних індексів;
• визначення зв'язків між таблицями;
• завантаження даних;
• створення інших об'єктів бази даних: запитів, форм, звітів, макросів та модулів;
« аналіз ефективності бази даних за допомогою майстра таблиць (меню СЕРВИОАНАЛИЗ>ТАБЛИЦА) та аналізатора швидкодії (меню СЕРВИОАНАЛИЗ>БЬІСТРОДЕЙСТВИЕ).
60. Технологія створення структури таблиці в СУБД MS Access. Описати типи даних, які можна використовувати в СУБД MS Access
Усі дані бази даних зберігаються у таблицях. Таблиці створюються в два етапи. На першому етапі створюється структура таблиці, а на другому — вводяться дані.
Створення таблиці. Вибрати вкладнику Таблицы, натиснути на кнопку Создать (рис. 10.114) та вибрати метод створення таблиці (рис. 10.116). Вважаючи, що структура таблиці, яка створена за допомогою майстра або в режимі таблиці, все одно підлягає редагуванню, розглянемо створення таблиці у режимі конструктора. Для цього треба у списку вибрати КОНСТРУКТОР і натиснути на кнопку Ok.
На екрані з'явиться вікно (рис. 10.117). У графу Имя поля треба ввести ім'я першого поля таблиці. Ім'я поля не повинно містити більше 64-х символів, включаючи пропуски, та не повинно містити символ «.».
У графі Тип данных треба задати тип поля. Для цього необхідно розкрити список (рис. 10.118) та вибрати потрібний тип даних. В Access застосовуються такі типи даних:
• Числовой (NUMBER) — застосовується для числових даних, які використовуються у формулах. Тип та розмір значень задаються у властивостях РАЗМЕР ПОЛЯ та ФОРМАТ ПОЛЯ;
• Текстовый (TEXT) — застосовується для тексту та чисел (наприклад, табельний номер), які не використовуються у формулах. Поле цього типу може містити до 255 символів, за замовчанням — 50. Для визначення розміру поля треба задати властивість Размер поля;
• Поле MEMO — використовується для уведення текстів або чисел довжиною до 64000 символів;
• Дата/время (DATE/TIME) — довжина поля 8 байтів;
• Денежный — використовується для попередження округлення під час обчислень. Розмір поля — 8 байтів;
• Счетчик (AUTONUMBER) — використовується для автоматичного додавання номера запису. Якщо властивість поля Новые значения має значення: Последовательные — виконується додавання числа, яке отримується збільшенням на одиницю номера попереднього запису; Случайные — для лічильника генерується випадкове число. Розмір поля — 4 байти;
• Логический (YES/NO) — застосовується до полів, що можуть містити тільки одне з двох значень, такі як ДА/НЕТ, Исти-на/Ложь, ВКЛ/ВЫКЛ. Розмір поля — 1 біт;
• Поле объекта OLE (OLE OBJECT) — використовується для зв'язування або впровадження об'єктів (документів MICROSOFT WORD, електронних таблиць (MICROSOFT EXCEL), рисунків, звуків тощо). Для зображення об'єктів у формах та звітах необхідно застосовувати елемент управління Присоединенная рамка объекта. Розмір поля — до 1 гігабайта;
61. Різні способи створення нової таблиці в СУБД MS Access. Описати спосіб створення нової таблиці в режимі конструктору.
В Access є 4 способи створення таблиць: за допомогою “конструктора” таблиць; за допомогою “мастера створення таблиць”, “в режимі таблиці”(«режим вводу даних») та “в режимі імпорт таблиць”.
Вікно БД → Вкладинка Таблиці → Создать → Конструктор
Або
Головне меню → Вставка → Таблиця → Создать → Конструктор
На екрані з'явиться вікно. У графу Имя поля треба ввести ім'я першого поля таблиці. Ім'я поля не повинно містити більше 64-х символів, включаючи пропуски, та не повинно містити символ «.».
У графі Тип данных треба задати тип поля. Для цього необхідно розкрити список та вибрати потрібний тип даних.
В області Свойства поля необхідно задати властивості поля. Змінюючи властивості поля можна керувати процесом зберігання, обробки та відображення даних.
Властивість Размер поля визначає максимальний розмір даних типу Текстовый, Счетчик або Числовой.
Властивість Формат поля дозволяє задати формати відображення тексту, чисел, дат та значень часу на екран та на принтер. Наприклад, для поля числового типу можна задати один з форматів, які наведені нарис.
Після введення структури таблиці необхідно задати ключ запису, який може складатися з одного поля або сукупності полів. Значення ключового поля повинно однозначно ідентифікувати запис, а саме, мати унікальне значення.
62. Різні способи створення нової таблиці в СУБД MS Access. Описати спосіб створення нової таблиці в режимі Майстер таблиць.
В Access є 4 способи створення таблиць: за допомогою “конструктора” таблиць; за допомогою “мастера створення таблиць”, “в режимі таблиці”(«режим вводу даних») та “в режимі імпорт таблиць”.
СУБД Access має значну кількість спеціальних програм – “майстрів”. Є майстер таблиць, майстер кнопок, майстер форм та ін. Майстри здійснюють діалог з користувачем, у процесі якого визначаються дані, необхідні для розв’язування відповідної задачі. Для зручності роботи кожен майстер має певні етапи (кроки). Будь-який етап можна пропустити або звернутись до попередніх.
Вікно БД → Вкладинка Таблиці → Создать → Майстер таблиць
Або
Головне меню → Вставка → Таблиця → Создать → Майстер таблиць
В цьому вікні користувачу пропонується вибрати поля для таблиці з набору «стандартних» полів, сгрупованих по категоріях.
1. вибрати категорію Деловие або Личние
2. В списку Образи таблиц виділити подходящу таблицю
3. Вибрати потрібні поля, переміщаючи їх у список Поля новой таблици. Можна перейменувати поля, клацнувши на Переименовать поле
4. Натискуємо Далі або Готово
5. В наступних вікнах (якщр натиснули далі), можна вуазати ключові поля, та встановити зв’язки з іншими таблицями БД.
63. Різні способи створення нової таблиці в СУБД MS Access. Описати спосіб створення нової таблиці в режимі таблиці. Описати властивості полів.
В Access є 4 способи створення таблиць: за допомогою “конструктора” таблиць; за допомогою “мастера створення таблиць”, “в режимі таблиці”(«режим вводу даних») та “в режимі імпорт таблиць”.
Вікно БД → Вкладинка Таблиці → Создать → Режим таблиці
Або
Головне меню → Вставка → Таблиця → Создать → Режим таблиці
На екрані з’явиться «заготівка» пустої таблиці, яка не містить ніяких даних.
Поля таблиці можно перейменовувати в режимі таблиці. Для цього двічі клацнути на імені стовпчика (поля), ввести нову назву та натиснути Ентер.
64. Різні способи створення нової таблиці в СУБД MS Access. Описати спосіб створення нової таблиці в режимі імпорт таблиць.
В Access є 4 способи створення таблиць: за допомогою “конструктора” таблиць; за допомогою “мастера створення таблиць”, “в режимі таблиці”(«режим вводу даних») та “в режимі імпорт таблиць”.
Вікно БД → Вкладинка Таблиці → Создать → Імпорт таблиць
Або
Головне меню → Вставка → Таблиця → Создать → Імпорт таблиць
З’являється вікно імпорту, де в полі Тип файлов вибирають потрібний тип( наприклад Microsoft Excel), натискають Импорт, у наступному вікні вибирають діапазон значень. З’являється таблиця Microsoft Excel , вибирають поля, у наступному вікні визначають, чи заголовок полів Excel будуть заголовками полів таблиці Access, визначають місце збереження даних у новій таблиці чи існуючій, визначають наявність і тип ключового поля, кнопка Готово. Далі з’являється повідомлення про успішне завершення імпорту. У режимі конструктора можна перевірити тип поля.
65. Встановлення зв’язків між таблицями у СУБД MS Access. Поняття первинного ключа та зв’язуючого поля. Редагування встановлених зв’язків між таблицями.
СУБД ACCESS дозволяє створювати зв'язки між таблицями на основі відношень типа «один-до-одного» та «один-до-бага-тьох». Встановлення зв'язку «багато-до-багатьох» потребує наявності третьої таблиці.
Для встановлення зв'язку між таблицями необхідно у меню СЕРВИС вибрати команду Схема данных. У результаті з'явиться вікно Добавление таблицы (рис. 10.127), в якому треба вибрати потрібні таблиці за допомогою миші та кнопки Добавить, а потім натиснути на кнопку Закрыть.
Команди Сервіс-Схема Даних, в цьому вікні меню Связи, у ньоиу «Показати таблицю», з»являється вікно «Добавленіє таблиці», клацнути на таблиці, що хочемо використати для зв»язку, клацнути «Добавити», по закінченню кнопка”Закрити», лівою мишею переносимо ключове поле однієї таблиці на ключове поле іншої(обов»язковою умовою є співпадаємість ключових полів, які переносяться). Для зміни зв»язку необхідно вивести на екран діалогове вікно «Схема даних», потім двічі клацнути по лінії між двома таблицями, після цьог внести необхідні зміни. Для вилучення зв»язку необхідно клацнути на нього в вікні «Схема даних» і натиснути DELETE, після підтвердження вилучення зв”язок зникне.
Для зв’язування таблиць у реляційних СУБД використовують ключі. Ключем називають сукупність полів таблиці, значення яких ідентифікують її записи. Первинним ключем називають такий ключ, який однозначно ідентифікує записи таблиці. Іншими словами, значення первинного ключа є унікальним для даної таблиці. Часто первинний ключ складається з одного поля. Наприклад, первинним ключем таблиці Особи має бути поле ТабНомер, і аж ніяк не Прізвище, оскільки записів з однаковим табельним номером не повинно бути. Водночас можна очікувати на записи, де є однакові прізвища.
Для створення ключа: в режимі Конструтора виділити поле або поля. Далі натискуємо піктограму ключа на Панелі інструментів, або вибираємо Правка → Ключевое поле.
Впорядкування записів таблиці за значенням ключа називають індексацією, а отриманий образ таблиці – індексом. Взагалі фізично таблиці та індекси можуть зберігатися у різних файлах (як, наприклад, у СУБД MS FoxPro). У MS Access всі обєкти бази даних (у тому числі і індекси) зберігаються в одному файлі.
66. Поняття запиту в СУБД MS Access. Можливості запитів.
СУБД ACCESS дозволяє створювати запити за допомогою майстрів та у режимі конструктора. У СУБД ACCESS під час виконання запиту створюється набір записів, що виглядає як таблиця, але він не є таблицею. Фактично запит — це уявлення користувача про потрібні дані з різних таблиць або інших запитів. У процесі відкриття запиту в режимі таблиці або використання його у формах та звітах, створюється новий набір записів з поточного змісту бази даних. Дані в запитах можна редагувати. Всі зміни фіксуються у таблицях, дані з котрих використовуються у запиті.
Запит - один з найбільш потужних об(єктів MS Access, який дозволяє ефективно представити інформацію, що містять таблиці, з певними властивостями. В деякому розумінні запит подібний до фільтрів, коли з таблиць будується виборка за певною умовою. Але на відміну від фільтру запит дозволяє отримати більш змістовний результат. Перш за все, це пояснюється тим, що фільтр дає інформацію для перегляду (друку), але, на відміну від запиту автоматично не зберігається, як окремий об(єкт бази даних. Запити, маючи таку властивість, дозволяють динамічно поновлювати інформацію у своїх таблицях, якщо у таблицях бази даних виникла зміна інформації. Крім цього, запит має і зворотню дію: якщо змінювати інформацію у його таблицях, то таблиці бази даних, на базі яких побудований запит, будуть адекватно змінювати свою інформацію.
67. Поняття запиту в СУБД MS Access. Типи запитів.
СУБД ACCESS дозволяє створювати запити за допомогою майстрів та у режимі конструктора. У СУБД ACCESS під час виконання запиту створюється набір записів, що виглядає як таблиця, але він не є таблицею. Фактично запит — це уявлення користувача про потрібні дані з різних таблиць або інших запитів. У процесі відкриття запиту в режимі таблиці або використання його у формах та звітах, створюється новий набір записів з поточного змісту бази даних. Дані в запитах можна редагувати. Всі зміни фіксуються у таблицях, дані з котрих використовуються у запиті.
- Майстер ПРОСТОЙ ЗАПРОС на основі кількох пов'язаних таблиць або запитів дозволяє створювати запити двох типів: ПОДРОБНЫЙ та ИТОГОВЫЙ.
- Майстер ПЕРЕКРЕСТНЫЙ ЗАПРОС створює запит із статистичними розрахунками (суми, середні значення, кількість записів тощо). Такий запит дуже схожий на зведену таблицю EXCEL.
1. запит на вибірку
2. запит на модифікацію
а. запит на поновлення
б. запит на додавання
в. запит на знищення
69. Технологія створення запиту на вибірку в СУБД MS Access. Створення в запиті нового розрахункового поля. Навести приклади.
У запиті можна створювати поля, значення яких розраховуються за допомогою заданого виразу. Під час запису виразу треба дотримуватися певних правил:
« імена таблиць, запитів, звітів, полів та елементів управління повинні братися у квадратні дужки (наприклад, [назва матеріалу]). Якщо ім'я не містить пропусків та спеціальних символів, тоді дужки є необов'язковими;
• ім'я поля відокремлюється від імені таблиці (запита) крапкою;
• текст береться у лапки (наприклад, "мідь");
;. • дата/час супроводжуються символом # (наприклад, #12.12.00#).
Приклад
Створити розрахункове поле «Нова вартість доставки», що буде більша від попередньої на 20%.
Запросы → Конструктор → (прав. кн. мишки на пустому полі) → Построить
Вводимо наступне
Нова вартість доставки:[Закази]![Вартість доставки]*1,2
Поставити галачку напроти «Вывод на экран».
71. Технологія створення запитів на зміну в СУБД MS Access.
СУБД ACCESS дозволяє створювати запити за допомогою майстрів та у режимі конструктора. У СУБД ACCESS під час виконання запиту створюється набір записів, що виглядає як таблиця, але він не є таблицею. Фактично запит — це уявлення користувача про потрібні дані з різних таблиць або інших запитів. У процесі відкриття запиту в режимі таблиці або використання його у формах та звітах, створюється новий набір записів з поточного змісту бази даних. Дані в запитах можна редагувати. Всі зміни фіксуються у таблицях, дані з котрих використовуються у запиті.
Запит на зміну – дозволяє створювати нові таблиці або робити зміни в існуючих таблицях (знищувати, поновлювати, додавати записи)
Щоб створити запит на модифікацію, потрібно:
1. створити запит на вибірку
2. переглянути відібрані записи
3. Запрос → Удаление (Обновление, Добавление)
