Завершення незакінчених записів.
Головною функцією аудита є переконання в тому, що всі операції, що впливають на звітність, записані у відповідні рахунки. Перший крок у цьому напрямку - завершення незакінчених записів. Хоча більшість працівників намагаються записувати операції в потрібні рахунки в міру їхнього отримання, нічний аудитор повинний підтвердити, що всі операції були записані перед початком аудиту. Незавершені записи приведуть до помилок у балансі і нічній звітності.
Аудитор строго стежить, щоб записи по всіх документах операцій були довершені. Якщо, наприклад, готель не використовує комп'ютеризовану телефонну облікову систему, незакінчені телефонні витрати повинні бути враховані в повному обсязі. Аудитор також може записувати раніше не враховані операції з готівкою.
Узгодження розбіжностей у статусі номерів.
Розбіжності в статусі номерів повинні бути вирішені якнайшвидше. Помилки в статусі номера можуть привести до втрат доходу від недостатньої повноти і помилок у записах. Наприклад, якщо гість виписаний, а агент забув правильно оформити процедуру виїзду, то номер буде вважатися зайнятим, хоча насправді він вільний.
Нічний аудитор має право упевнитися, що розбіжності між денним звітом поверхової служби і системи статусу номерів були погоджені до кінця дня. Щоб мінімізувати помилки поверхові служби повинні звітувати про передбачуваний статус номерів, які вони обслуговують. Нічний аудитор повинний переглянути звіт і поверхових служб, щоб погодити статус усіх номерів готелю.
Якщо вважає, що номер зайнятий, а в звіті поповерхової служби він числиться вільним, то аудитор повинний вияснити істину. У цьому випадку може бути наступне: гість, кваплячись, міг виїхати, але забув виписатися; гість міг виїхати, не збираючись виписуватися; агент або касир могли не закрити лист.
Аудитор, перевіривши всі обставини, пред'являє лист для закриття і визначає статус номера. У комп'ютеризованій системі процес аудиту автоматично змінює статус номера.
Баланс усіх відділень (торговельних точок)
Нічний аудитор зводить баланс усіх відділень використовуючи всі первинні документи. Аудитор підводить баланс усіх рахунків і інформації з операцій інших підрозділів. Документи, одержувані бухгалтером, і інші первинні документи резюмуються і порівнюються. Навіть цілком автоматизовані готелі, звичайно зберігають первинні документи для вирішення можливих розбіжностей.
Детальний аудит окремого підрозділу передбачає перевірку всіх записів доти, поки помилка не буде знайдена. Процес аудиту може бути заплутаним з цього погляду. Звичайно вважається більш ефективним спочатку звести баланс по усіх відділеннях, а потім шукати окремі помилки в записах.
Однак з балансу у рахунках і підсумках підрозділів ще не випливає, що правильні рахунки були обрані для запису. Запис правильної суми в неправильні рахунки також приведе до неправильного підсумку. Цей тип помилок буває непоміченим доти, поки не виникають проблеми з рахунками клієнтів.
Перевірка розцінок на номери (місця).
Нічний аудитор може зажадати отримати дати звіт про доход від номерів. Цей звіт показує розцінки за кожен номер і фактичні розцінки, по яких номери здані, що дає можливість мінімізувати доход від номерів. Якщо розцінки і фактичні розцінки не збігаються виникає кілька питань, які аудитор повинний вирішити:
- якщо номер зайнятий членом туристської групи, який є корпоративним клієнтом, що має пільги, чи правильно застосовані знижки до розцінок?
- якщо в номері лише один гість, а фактичні розцінки рівні приблизно половині, чи є гість одним із зареєстрованих? Якщо так, то чи зареєструвався другий гість.
Правильне використання інформації про дохід і облік номерів може стати основою для аналізу доходів від номерного фонду, копія цього звіту може бути підготовлена для головного менеджера готелю.
Підтримка системи
Цей крок застосовується лише до комп'ютерних систем. Комп'ютер усуває необхідність ведення всіляких облікових документів з бронювання номерів, їх статусу тощо, але стає дуже залежним від правильно функціонуючої комп'ютерної системи.
Підтримка звіту повинна пред'являтися періодично для перевірки налагодженої роботи готелю на випадок поломки комп'ютерної системи. Звіти наприкінці дня розробляються і друкуються комп'ютером. Принаймні друкуються два гостьових списки: одна копія для бухгалтера, а інша - для управління готелю. Звіт про статус номерів дозволяє агентам визначити вільні і готові номери.
Підготовка звіту
Нічний аудитор звичайно несе відповідальність за підготовку звітів, що показують ефективність діяльності. Кінцевий детальний і сумарний звіти по підрозділах, балансовий звіт і спеціальні звіти можуть бути підготовлені для огляду керівництвом готелю.
Кінцевий детальний і сумарний звіти по підрозділах підготовляються і зберігаються з первинними документами в бухгалтерії.
Балансовий звіт показує кількість гостей, що підійшли до обмеження кредиту. У комп'ютеризованій системі комп'ютер повинний бути запрограмований так, щоб міг складати такий звіт за вимогою.
Депозитна готівка
Часто нічний аудитор є відповідальним за підготовку наявного депозиту, як частини процесу аудита. Оскільки баланс підрозділів часто включає операції з готівкою, депозит готівки може залежати від вдалого аудита. Якщо прихід готівки не був покладений на депозит, аудитор порівнює записи одержаної готівки і виплат з фактичною готівкою на руках. Копія звіту може бути включена в конверт депозитної готівки для підтримки будь-якого перебору або недобору.
Гостьовий звіт містить кінцевий звіт балансів усіх зареєстрованих гостей. Вихідні дані комп'ютера повинні бути записані на магнітних дисках.
Розподіл звітів
Нічний аудитор повинний організувати складання звітів у зручному вигляді, їх своєчасну доставку в потрібне місце. Розподіл звітів - це заключний крок у роботі аудита і є дуже важливим для оперативної роботи готелю. Якщо всі звіти складені точно і достовірно, і доставлені вчасно, то буде прийнято більше правильних оперативних рішень.
Автоматизована система аудита (system update)
Оскільки автоматизована система працює цілодобово, вона уможливлює функціонування систем реорганізації файлів, системи обслуговування, складання звітів і забезпечує підведення підсумків наприкінці дня. Відтоді як комп'ютерна система виконує поточний аудит операційних записів у міру їхньої появи потреба в аудиті, що робить записи по рахунках, практично зникає. Облікова система може бути пов’язана з плановими доходами автоматизованих записів із системи обліку відвідувань точок продажів, внутрішньокімнатних пересувань, барів тощо. Аудитор повинний перевіряти процедуру взаємодії, щоб бути впевненим у тому, що зареєстровані вихідні операції ретельно управляються. У випадку якщо гарантовані замовлення не відображаються, записи можуть бути запрограмовані так, щоб автоматично переноситися у файл рахунків. Якщо операція повинна бути зареєстрована незалежно, електронне відображення можна обмежити монітором комп'ютера для обробки.
Протиріччя в стані номерів цілком нетипові в автоматизованих системах.
Покоївки звичайно звітують про поточну зайнятість номерів по внутрішньому телефону, перед тим як вийти з номера. Ця своєчасна швидка інформація автоматично узгоджується з електронним станом номера, і звіт про зміну статусу номера автоматично роздруковується.
Комп'ютер може визначити проблему досить швидко, щоб дати можливість готелю підготувати номери до передачі в продаж з мінімальною втратою доходу.
Звітний баланс підтримується протягом усього часу. Як тільки ціна замовлення введена до списку, вона негайно вноситься до гостьової карти й до контрольної карти. Контрольна карта - бухгалтерський документ для внутрішнього використання, для підтвердження всіх бухгалтерських записів. Для збалансування підрозділів готелю комп'ютер порівнює всі контрольовані карти, що надходять, з контрольними картами. Неспівпадіння балансів також підходить для знаходження проблеми в техніці автоматичних записів.
Деталізовані звіти підрозділами можуть бути зібрані і пов’язані з записами для підтвердження рахункових надходжень у будь-який час протягом дня. Комп'ютерна система може бути запрограмована на складання різних звітів різної довжини і змісту. Оскільки S.U. торкається реорганізації комп'ютерних файлів так само, як і деталей підрахунку, велика частина вихідної інформації (документів) відрізняється від їхнього некомп'ютеризованого дубліката.
Підтверджені замовлення, підрахунок прибутку, списки очікуваних прибуттів і відїздів, картки гостей, що вибувають, щоденний звіт про операції, рахунки-фактури для негостьових рахунків - звичайні наслідки автоматизованої системи сучасної рутини. Обладнання може також роздруковувати копії змісту файлів, щоб уникнути помилок у системі. Звіт про діяльність, список гостей, звіт про стан номерів і бухгалтерських звітів також можуть бути роздруковані. Оскільки з інформацією працює комп'ютер, бажано застосовувати процедуру внесення готівки по некомп'ютеризованому майну. Однак після того як комп'ютерна система може підтримати (підтвердити) відображення продажів, контроль касира, отриманий дохід також може підпадати під сучасний контроль.
Питання та завдання для самоперевірки
1. Охарактеризуйте процес обслуговування гостей у готелі.
2. Назвіть функції служби прийому і розміщення.
3. Охарактеризуйте технологію бронювання місць і номерів у готелі.
4. Який порядок та які особливості реєстрації і розміщення гостей у готелі?
5. Що таке нічний аудит? Назвіть функції та обов’язки нічного аудитора.
