С подбора материала по предварительному плану начинается непосредственная подготовка к выступлению. Основное содержание делового выступления обычно составляют собственные соображения по проблеме. Но нередко приходится привлекать газеты, книги, журналы, документы. Можно использовать и информацию о деятельности других фирм, ссылаться на опыт отечественных и зарубежных партнеров. Подобрав литературные источники, не спешите делать выписки из того, что ближе под рукой. Рекомендуем следующие этапы работы с литературой. 1. Чтение-отбор. Его итог — список литературы. Досконально проработать всю имеющуюся литературу по теме невозможно, да и не нужно. Чтобы отобрать самые подходящие книги, следует познакомиться с их аннотациями, прочитать предисловие, просмотреть оглавление, первую и последнюю главы, обратить внимание на язык изложения. Составление списка литературы поможет потом делать ссылки. 2. Чтение-ознакомление. Его итог — разметка материала в разных книгах. Это внимательное чтение выбранных книг, чтобы определить, в каком источнике, на каких страницах можно найти нужный материал. В процессе ознакомления с литературой предварительный план, как правило, уточняется. Разметка материала осуществляется с помощью закладок или другими способами. 3. Чтение-изучение. Его итог— выписки из книг по вопросам предварительного плана. Основополагающие работы по теме выступления рекомендуется проработать полностью, делая выписки. Выписки из литературных источников не всегда должны быть дословными. Фактографическое конспектирование необходимо, когда важно передать слово в слово содержание постановления, нового закона, рекламной информации и т.д. Такой материал подразумевает прочтение перед аудиторией. В иных случаях рекомендуются другие виды работы с источниками. Свободное конспектирование — передача содержания текста своими словами. Оценочное конспектирование — критический разбор содержания, когда наряду с суждениями автора приводятся собственные. При . творческом конспектировании мысли автора дополняют, развивают, обобщают. Наконец, лекторское конспектирование — это представление материала на бумаге так, как он будет звучать в аудитории, для чего нужно преобразовать письменную речь в устную. Владение разными формами работы с источниками необходимо. Ведь все, что говорит оратор, должно быть им «пропущено» через себя. Иначе зачем брать слово? Как собирать материал. Делать выписки в тетради или на больших листах бумаги неудобно. Появляется новый источник информации (статья, книга, наблюдение, разговор с авторитетным человеком и т.д.), и возникает проблема: куда и как вставить новую запись? Поэтому лучше использовать листы небольшого формата — карточки. Вверху каждого листа записывается, пусть кратко, название вопроса, к которому относится выписка. Это позволит собрать информацию по одному вопросу из всевозможных источников. При необходимости ее будет легко ввести в компьютер. Ведение записей на карточках требует аккуратности. Не забывайте указать источник информации, а если это цитата — еще и автора. На каждом листке записывается одна законченная мысль, пример или цитата. Карточки с информацией, относящиеся к одному утверждению, помечаются одинаковой цифрой и разными буквами. Это позволяет всё время дополнять и обновлять материал, выбирать подходящие примеры. Конспект, составленный из отдельных листков, называется рассыпным.. Образец листа рассыпного конспекта представлен на рисунке 4.
Рис. 4. Образец листа рассыпного конспекта
Как нужно использовать вспомогательный материал. Документы, цифры, примеры, цитаты, иллюстрации в виде фотографий, рисунков или схем являются ценным вспомогательным материалом, позволяющим сделать изложение более понятным, наглядным, убедительным, запоминающимся. Но это не значит, что вспомогательного материала должно быть как можно больше. Цифры и примеры не должны уводить от существа дела. В этом заключается главное правило использования вспомогательного материала — включать в изложение только то, что раскрывает или подтверждает основную мысль. Как подавать цифры. Если цифра необходима для подтверждения какой-нибудь мысли, например о росте частного предпринимательства, саму цифру лучше не называть, а для большей убедительности нужно сравнить число предпринимателей за последние месяцы. То есть рекомендуется цифры давать в сравнении, например: количество частных предпринимателей в городе за девять месяцев этого года увеличилось на 30%. Если цифра приводится ради самой себя, ее нужно округлить, чтобы она легче воспринималась на слух. Для неспециалистов цифру нужно сделать «зримой», то есть показать, что она означает. Например, директор фирмы называет цифру убытков за месяц из-за неуплаты клиентами по договорам. Чтобы сотрудники ясно представляли, велика ли эта сумма, можно сообщить, что она составляет 10% месячного дохода, и ее потеря заставила уменьшить премию каждому сотруднику на столько-то. Естественно, сравнивать можно сопоставимые величины. В этом примере нельзя сравнивать убытки за месяц с квартальным доходом. Выступающий должен быть уверен, что слушатели понимают смысл тех показателей, которые он приводит в цифрах. Нелишне пояснить, что такое инфляция, покупательная способность, потребительская корзина и т.п. Итак, нельзя выхватить из документа и привести «голую» цифру. Работа над цифровым материалом не только необходима, но и способна принести удовлетворение и творческую радость оратору и пользу его слушателям. Пример в выступлении. Пример в выступлении должен быть ярким и лаконичным, без лишних деталей. Он может использоваться для иллюстрации сказанного, пояснения сложного материала, в качестве аргумента. Так, иллюстрацией к утверждению о том, что все приходит с опытом, может быть описание первых шагов в маркетинге ведущего менеджера: его волнение перед первой встречей с клиентом, неудачная презентация услуги, извлеченный опыт и т.п. Утверждение «в религиозных обрядах есть много психологически оправданных действий» требует пояснения. Примером может служить исповедь, во время которой человек, рассказывая о том, что его тяготит, испытывает облегчение. Многочисленные примеры разных людей, испытывающих затруднение при выступлении перед аудиторией, а затем ставших хорошими ораторами, подтверждают мысль Д. Карнеги о том, что оратором при желании может стать каждый. Опытные ораторы приводят также шуточные и воображаемые примеры. Например, преподаватель, обучающий будущих лекторов, в своей лекции о взаимоотношении оратора и аудитории сказал: «Вообразите себе состояние взрослых людей, которых принудительно кормят незнакомой и невкусной пищей. Эти люди будут не в лучшем положении, если их заставить слушать то, что им вовсе не нужно». К каждому выступлению можно подобрать множество примеров. Отбирая их для выступления, следует придерживаться следующих критериев: а) насколько этот пример нужен; б) типичен ли он; в) уместен ли в данной аудитории; г) какие чувства вызывает у слушателей. Не следует пояснять слушателям, для чего мы приводим тот или иной пример. Но он должен попадать в цель, чтобы они это понимали сами. Пример часто оказывается полезным для «разрядки» уставшей аудитории. Сразу обостряется внимание. Но неопытные ораторы, вдохновленные повышенным интересом слушателей, нередко начинают увлекаться, приводят пример с такими подробностями, что у кого-то из присутствующих обязательно возникает попутный вопрос. Выступающий с удовольствием отвечает, к обсуждению подключаются остальные, разговор уходит в сторону от темы, и спустя некоторое время все спохватываются: «О чём это мы говорим?» Приводя примеры, необходимо помнить о главном правиле использования вспомогательного материала. Отступать от него можно лишь тогда, когда этого требует ситуация1. Использование наглядного материала. Диаграммы, рисунки, иллюстрации, фотографии, плакаты, различные предметы также предъявляются для подтверждения или пояснения основных положений выступления. Важно выбрать нужный размер наглядного пособия и исполнить его как можно красочней. Не следует уподобляться горе-ораторам, которые, показав аудитории рисунок или схему размером с листовку, горячо поясняют изображение, время от времени дразня слушателей словами: «Как видно на схеме...» Можно представить эффект от такой демонстрации! Наглядный материал предъявляется лишь тогда, когда он нужен. Нельзя развешивать плакаты заранее, как на защите диссертации, и следует тотчас убирать то, о чём уже сказано. Только тогда наглядные пособия будут вызывать нужный интерес. Высказывания авторитетных людей (цитаты). Цитаты служат той же цели, что и прочий вспомогательный материал: подтверждают мысль, делают изложение более ярким и впечатляющим. Их тоже не должно быть слишком много, они нужны не для красного словца, а по «поводу». Меткие высказывания, удачные и уместные, оживляют выступление, вызывают симпатию к оратору.
1 Подробнее о примерах см.: Сопер П. Основы искусства речи. — М., 1992. С. 116—127.
Как уже отмечалось, подготовка к выступлению — дело не одного дня. Выписки на листочках удобно делать везде: на совещании, в ожидании встречи, в дороге... Сразу не запишешь — потом не вспомнить. Поэтому «пригвоздим» мысль или пример к бумаге, сверху листа напишем название вопроса, к которому нужно отнести запись, затем пронумеруем листок — через некоторое время сами будем удивляться тому, как много набралось материала, и встанет проблема его отбора, Начнутся муки творчества, но как же без них? Итак, после первого этапа подготовки к выступлению мы примерно представляем, что будем говорить.
Ви переглядаєте статтю (реферат): «Как подобрать материал для выступления» з дисципліни «Ораторське мистецтво»
