Організація аналітичного процесу в умовах функціонування автоматизованої системи обробки інформації
Неодмінною умовою вдосконалення управління є докорінна реконструкція його технічної та інформаційної бази на основі автоматизованої системи аналізу з використанням автоматизованих робочих місць. Автоматизація аналізу господарської діяльності в сучасних умовах повинна реалізуватись у вирішенні завдань: • ління; • • • • • • класифікація завдань; побудова концептуальної моделі автоматизованої обробки створення інформаційної мови аналітика, яка дасть змогу косистемне вирішення завдань аналізу; використання засобів моделювання аналітичного процесу; організація автоматизованої системи дослідження; визначення ролі і місця економічного аналізу в системі управтехнічних (порівняння, групування, відносні величини); методичних (математичних, економіко-математичних, статисти-
аналітичної інформації; ристувачеві працювати в діалоговому режимі;
22 • ства; • • розроблення сучасних засобів спілкування в діалоговому рестворення на основі комплексного підходу автоматизованої жимі з інформаційною системою аналізу; системи прийняття управлінського рішення. Аналіз фінансово-господарської діяльності підприємства проводиться з використанням як внутрішніх, так і зовнішніх спеціальних програм з метою одержання інформації для різних користувачів: адміністрації підприємства; акціонерів, інвесторів, продавців, покупців, різних кредиторів; органів державної податкової адміністрації України, органів статистики; банків. Основними принципами організації аналітичного процесу в умовах функціонування автоматизованої системи обробки інформації є: системність (дозволяє використовувати математичний опис функціонування, дослідження різноманітних властивостей окремих елементів системи в цілому, проводити моделювання аналітичних процесів); стандартизація та уніфікація (дає змогу скоротити термін упровадження автоматизованої інформаційної системи, а також трудові та вартісні витрати на створення цієї системи); сумісність (дозволяє забезпечити здатність взаємодії інформаційрозвиток (сприяє постійному поповненню й оновленню функцій ефективність (полягає в раціональному співвідношенні між виної системи різних видів, рівнів у процесі їх сумісного функціонування); системи та видів її забезпечення); тратами на створення автоматизованої системи аналізу та ефектом). Показники ефективності автоматизації аналізу: за рахунок: річна економія; річний економічний ефект. прогнозування господарсько-фінансової діяльності підприєм-
Величина річної економії визначається сумуванням економії, отриманої
23 1) 2) удосконалення управління при використанні інформації в умовах зменшення витрат на обробку інформації. Е р = Р у +Р з, де (1.1) автоматизації економічного аналізу; Річна економія (Ер) визначається за формулою: Ру – річна економія за рахунок удосконалення управління при використанні інформації в умовах автоматизації економічного аналізу, тис. грн.; Рз – річна економія, отримана від зменшення витрат, тис. грн. Річний економічний ефект (Еріч) визначається за формулою: Еріч = Ен · Кр, де жається рівним 0,15); Кр – одноразові витрати на розроблення та впровадження проекту, тис. грн. 1.6. Методика здійснення комплексного економічного аналізу. Пошук резервів підвищення ефективності виробництва. Способи і прийоми економічного аналізу Метод економічного аналізу становить комплексне системне вивчення, вимірювання і узагальнення впливу факторів на результати діяльності підприємства, виявлення і мобілізацію резервів з метою підвищення ефективності виробництва. Характерними рисами методу економічного аналізу є: використання системи показників, які всебічно характеризують комплексне використання джерел інформації; вивчення і кількісне вимірювання впливу факторів на зміну того виявлення резервів підвищення ефективності господарювання; господарську діяльність; (1.2) Ен – нормативний коефіцієнт ефективності капітальних вкладень (вва-
або іншого показника;
24 розробка необхідних заходів із усунення виявлених у процесі контроль за усуненням встановлених у процесі аналізу недоліків. аналізу недоліків; Системний підхід в економічному аналізі ґрунтується на вивченні об'єктів як складних систем, що утворені з окремих елементів із численними внутрішніми і зовнішніми зв'язками. Системний підхід дає змогу глибше вивчити об'єкт, отримати більш повне уявлення про нього, виявити причиннонаслідкові зв'язки між окремими частинами об'єкта, розробити науково обґрунтовані варіанти розв’язання господарських задач, визначити ефективність цих варіантів, дає підставу для вибору найбільш доцільних управлінських рішень. У проведенні системного аналізу виділяють, як правило, шість етапів. Розглянемо їх зміст. На першому етапі об'єкт дослідження подається як система. Наприклад, господарську діяльність підприємства можна розглядати як систему, що складається з трьох взаємопов’язаних елементів (рис. 1.3):
Ресурси
Виробничий процес
Готова продукція
Рис. 1.3. Елементи господарської діяльності Входом цієї системи є матеріально-речовинні потоки ресурсів (засобів праці, предметів праці і потоки трудових ресурсів); виходом – потоки готової продукції. Виробничий процес перетворює матеріальні ресурси в готову продукцію. У конкретних випадках система може мати декілька рівнів, тобто кожний із виявлених елементів першого рівня можна розглядати як самостійну
25 систему (підсистему) тощо. Наприклад, матеріальні ресурси, трудові ресурси можна розглядати як самостійні елементи першого рівня системи або як самостійні системи другого, третього рівнів тощо. Крім того, на першому етапі аналізу повинна бути сформульована мета розвитку системи, завдання, які вона вирішує, зв'язок з іншими системами, взаємозв'язки між окремими елементами, функціонування кожного елемента і системи в цілому. На другому етапі здійснюється розробка якісних характеристик системи: добір показників, що спроможні дати найбільш повну і якісну оцінку усім без винятку елементам, взаємозв'язкам (внутрішнім і зовнішнім), а також умовам, у яких існує система. На третьому етапі складається загальна схема системи, встановлюються її головні компоненти, функції, взаємозв'язки, розробляється схема підсистем, що відображає підпорядкованість цих елементів. Графічно вона зазвичай подається як блоковий рисунок. Аналіз праці і заробітної плати подано у вигляді блок-схеми на рис. 1.4. Аналіз праці і заробітної плати
Аналіз кількості працівників
Аналіз робочого часу
Аналіз продуктивності праці
Аналіз заробітної плати
Аналіз складу працівників
Аналіз використання робочого часу
Аналіз продуктивності праці
Аналіз заробітної плати по підприємству
Аналіз кваліфікації працівників
Аналіз продукції за цехами, робочими місцями
Аналіз заробітної плати за категоріями працівників
Аналіз руху робітничої сили
Аналіз впливу факторів
Аналіз ефективності системи преміювання
Рис. 1.4. Блок-схема аналізу праці і заробітної плати
26 За системного аналізу особлива увага приділяється дослідженню взаємного зв'язку й обумовленості його окремих розділів, показників і факторів виробництва. Знання факторів виробництва, їхній вплив на окремі показники виробничої діяльності дозволяє впливати на рівень показників за допомогою управління факторами. Тому на четвертому етапі системного аналізу господарської діяльності визначаються всі основні взаємозв'язки і фактори, що дають кількісні характеристики. На п'ятому етапі будується модель системи на основі інформації, отриманої на попередніх етапах. В систему вводять конкретні дані про роботу певного підприємства й отримують параметри моделі в числовому вираженні. Завершальний – шостий етап аналізу – робота з моделлю. Цей етап містить об'єктивну оцінку результатів господарської діяльності, комплексне виявлення резервів для підвищення ефективності виробництва. Головна цінність системного аналізу полягає в тому, що в процесі його проведення будується логіко-методологічна схема, яка відповідає внутрішнім зв'язкам показників і факторів, що надає широкі можливості для застосування ПК і математичних методів. Описаний системний підхід до економічного аналізу господарської діяльності має суттєві переваги порівняно з іншими: він забезпечує комплексність і цілеспрямування дослідження; методологічно обґрунтовану схему пошуку резервів підвищення ефективності виробництва; об'єктивну оцінку результатів господарювання; оперативність, дійсність, точність аналізу і його висновків. Отже, комплексний аналіз – це всебічне дослідження економіки підприємств на основі вивчення системи економічних показників з урахуванням чинників, що впливають на результати діяльності підприємства. Під методикою взагалі розуміється сукупність засобів і правил найбільш доцільного виконання певної роботи.
27 В економічному аналізі методика становить сукупність аналітичних засобів і правил дослідження економіки підприємства, що певним чином активізують досягнення мети аналізу. Варто розрізняти загальну і специфічну методики. Загальна методика – це система дослідження, що однаково застосовується при вивченні різноманітних об'єктів економічного аналізу в різноманітних галузях національної економіки. Специфічна методика конкретизує загальну відносно до визначених галузей економіки, до визначеного типу виробництва або об'єкта дослідження. Слід зазначити, що кожен вид аналізу має свою методику. Методика комплексного економічного аналізу повинна містити такі основні елементи: 1) визначення об'єктів аналізу; 2) формулювання цілей і задач аналізу; 3) визначення системи показників для досягнення цілей і задач у дослідженні кожного об'єкта аналізу; 4) схема і послідовність проведення аналітичного проведення дослідження; 5) періодичність і терміни проведення аналізу; 6) джерела інформації, на підставі яких проводиться аналіз – засоби її одержання й опрацювання; 7) засоби і методи аналізу економічної інформації досліджуваних об'єктів; 8) етапи проведення аналізу і розподіл обов'язків між службами підприємства і конкретними особами при проведенні комплексного аналізу; 9) технічні засоби, використовувані для аналітичного опрацювання інформації; 10) 11) порядок оформлення результатів аналізу і їхньої оцінки; споживачі результатів аналізу;
28 12) оцінка трудомісткості аналітичних робіт, одержання економічного ефекту від проведеного аналізу. Розглянемо один із найважливіших елементів методики – послідовність виконання аналітичної роботи. В процесі виконання комплексного аналізу виділяються певні етапи. На першому етапі визначаються об'єкти, мета і завдання аналізу, складається програма аналітичної роботи. На другому етапі розробляється система синтетичних і аналітичних показників, за допомогою яких характеризується об'єкт аналізу. На третьому етапі збирається і готується до аналізу необхідна інформація (перевірка її точності, достовірності, приведення в зіставлений вигляд і т. ін.). На четвертому етапі оцінюється стан об'єкта аналізу (вивчається виконання плану, динаміки, порівняння з галузевими показниками і т. ін.). На п'ятому етапі вивчається вплив факторів на об'єкт аналізу, визначаються кількісні параметри кожного фактора, визначаються основні і другорядні. На шостому етапі виявляються невикористані поточні і перспективні резерви підвищення ефективності виробництва. На сьомому етапі проводиться оцінка результатів господарювання з урахуванням дії різноманітних факторів, виявлених і невикористаних резервів, розробляються заходи щодо їхнього використання, готуються управлінські рішення. Особливістю економічного аналізу і його методу є використання системи показників, що дає змогу комплексно досліджувати господарську діяльність підприємства. Система економічних показників є інформаційною моделлю господарської діяльності підприємства. Побудова такої інформаційної моделі є необхідною передумовою організації комплексного економічного аналізу.
29 Система економічних показників – це сукупність взаємозалежних показників, що відображають економічні процеси, які відбуваються у визначених умовах, місці і часу. Проте сукупність показників, якою би вичерпною вона не була, без обліку їхнього взаємозв'язку, співпідпорядкованості, не може дати істинного уявлення про ефективність господарської діяльності підприємства. Необхідно, щоб конкретні дані в різних видах діяльності були органічно пов'язані між собою в єдиній комплексній системі. Це випливає з реально існуючих зв'язків між економічними явищами, що вони описують. Тому комплексне вивчення економіки підприємств передбачає систематизацію показників (рис. 1.5). Система показників комплексного АГД
1. Показники організаційно-технічного розвитку підприємства
2. Показники постачання
3. Показники виробництва
4. Показники збуту
5. Показники використання засобів виробництва
6. Показники використання предметів праці
7. Показники використання трудових ресурсів
8. Показники собівартості продукції 9. Показники прибутку і рентабельності 10. Показники фінансового стану
Рис. 1.5. Система показників комплексного аналізу господарської діяльності (АГД)
30 Розглянемо загальну характеристику показників за блоками. Блок 1. Показники організаційно-технічного рівня характеризують виробничу структуру підприємства, структуру управління, рівень концентрації і спеціалізації виробництва, технічну і енергетичну оснащеність праці, ступінь механізації і автоматизації тощо. Блок 2. Показники постачання характеризують забезпеченість підприємства основними засобами виробництва, устаткуванням, матеріальними і трудовими ресурсами. Блок 3. Показники виробництва продукції – це обсяг валової і товарної продукції у вартісному, натуральному й умовному вимірі, структура продукції, її якість, ритмічність виробництва та ін. Блок 4. Показники збуту – це дані про обсяг відвантаження і реалізації продукції, залишки готової продукції на складах. Блок 5. Показники використання засобів виробництва – це середньорічна вартість основних засобів виробництва, амортизація, фондовіддача, фондомісткість, коефіцієнт використання наявного устаткування, середньорічний виробіток продукції на одиницю устаткування та ін. Блок 6. Показники використання предметів праці – матеріаломісткість, матеріаловіддача, вартість використання предметів праці та ін. Блок 7. Показники використання трудових ресурсів – забезпеченість підприємства трудовими ресурсами в цілому, за категоріями і професіями, показники плинності кадрів, ефективність використання та ін. Блок 8. Показники собівартості продукції – повна собівартість товарної продукції і за елементами витрат, собівартість окремих виробів, порівнянної товарної продукції та ін. Блок 9. Показники прибутку і рентабельності – балансовий прибуток, прибуток від реалізації продукції, робіт і послуг, іншої реалізації, фінансові результати від позареалізаційних операцій, оподаткований прибуток та ін.
31 Блок 10. Показники фінансового стану підприємства – структура капіталу за розміщенням і джерелами утворення, платоспроможності і кредитоспроможності підприємства, фінансової усталеності та ін. Отже, всі показники господарської діяльності підприємства перебувають у тісному зв'язку і залежності, що необхідно враховувати у комплексному аналізі. Взаємозв'язок основних показників визначає послідовність виконання аналізу від вивчення первинних показників до узагальнюючих. Така послідовність відповідає об'єктивній основі формування економічних показників. Завершальним етапом проведення економічного аналізу є пошук додаткових можливостей поліпшення діяльності підприємства, які в теорії економічного аналізу одержали назву резерви. Слово “резерв” у перекладі з французької означає “запас”, з латинської –“зберігати”. У зв’язку з цим у спеціальній літературі та практиці аналізу термін “резерви” вживається у подвійному значенні. Резерви – це запаси ресурсів (сировини, матеріалів, обладнання, палива та ін.), які необхідні для безперебійної роботи підприємства. Резерв – це можливості підвищення ефективності виробництва. Звідси випливає, що резерви як запаси і як можливість підвищення ефективності виробництва – це зовсім різні поняття. У зв’язку з цим слід чітко розмежовувати ці визначення. По-перше, запаси матеріальних ресурсів – це “резервні фонди” підприємства для створення конкретного виробничого процесу. По-друге, можливості розвитку виробництва на основі використання досягнень науково-технічного прогресу (НТП) – це “господарські резерви”. По-третє, джерелом господарських резервів є високопродуктивна праця, економне використання сировини, матеріалів за рахунок впровадження НТП у виробництво, джерелом резервних фондів є безперебійне надходження матеріалів, сировини, палива, обладнання тощо.
32 Отже, економічна сутність резервів збільшення ефективності виробництва полягає у найбільш повному і раціональному використанні потенціалу підприємства для отримання високоякісної продукції за найменших витрат живої і матеріалізованої праці на одиницю продукції. Велику роль у розумінні, більш повному виявленні і використанні господарських резервів відіграє їх класифікація. За просторовою ознакою вирізняють внутрішньогосподарські, галузеві, регіональні і загальнодержавні резерви. Внутрішньогосподарські резерви пов’язані в першу чергу з ліквідацією втрат і непродуктивних витрат ресурсів. До них відносяться втрати робочого часу і матеріальних ресурсів через низький рівень організації і технології виробництва, безгосподарності і т. ін. Галузеві резерви – це ті, що можуть бути виявлені тільки на рівні галузі. Наприклад, розробка нових систем машин, нових технологій, послуг місцевих виробів і т. ін. Регіональні резерви можуть бути виявлені в межах географічного району (використання місцевої сировини і палива, енергетичних ресурсів і т. ін.). До загальнодержавних резервів належить ліквідація диспропорцій у розвитку різних галузей виробництва, зміна форм власності, система управління національною економікою і т. ін. Використання таких резервів можливо тільки шляхом проведення заходів на загальнодержавному рівні. За тимчасовою ознакою резерви поділяться на невикористані, поточні і перспективні. Невикористані резерви – це втрачені можливості виробництва щодо плану, досягнень науки, передового досвіду за минулі періоди часу. Поточні резерви – це можливості поліпшення результатів господарської діяльності, які можуть бути реалізовані протягом найближчого часу (місяця, кварталу, року).
33 Перспективні резерви не розраховані на певний час, їх використання пов’язане зі значними капітальними вкладеннями, впровадженням досягнень НТП, перебудовою виробництва, зміною технологій тощо. За стадіями життєвого циклу виробів резерви бувають на стадіях передвиробничої, виробничої експлуатації і утилізації виробу. За стадіями процесу відтворення резерви існують у сфері виробництва і сфері обертання. Основні резерви знаходяться, як правило, у сфері виробництва, але значна їх частина – у сфері обертання (товарні втрати, зменшення витрат, пов’язаних із збереженням, пересуванням, продажем готової продукції і т. ін.). За видами ресурсів розглядають резерви, пов’язані з ефективним використанням засобів виробництва, предметів праці і трудових ресурсів. За характером впливу на результати виробництва резерви поділяються на екстенсивні і інтенсивні. Екстенсивні пов’язані з використанням у виробництві додаткових ресурсів (матеріальних, трудових, земельних та ін.). Інтенсивні пов’язані з найбільш повним і раціональним використанням наявного виробничого потенціалу. За засобами виявлення резерви поділяються на наявні і приховані. До наявних належать резерви, які легко виявити за матеріалами бухгалтерського обліку і звітності. До прихованих резервів відносять такі, що були виявлені шляхом проведення спеціальних розрахунків. За часом виникнення резерви можуть бути не обліковані при розробці планів, і резерви, що виникли після затвердження плану. З метою пошуку резервів варто керуватися такими принципами: 1. Пошук резервів повинен мати науковий характер, ґрунтуватися на знанні економічних законів, досягнень науки, передової практики. При цьому необхідно добре знати економічну сутність і природу господарських резервів, джерела і основні напрямки їх пошуку.
34 2. Пошук резервів повинен бути комплексним і системним. Комплексний підхід вимагає всебічного виявлення резервів в усіх напрямках господарської діяльності. Системний підхід дає змогу уникнути повторного рахунку резервів. 3. Принцип запобігання повторному рахунку резервів застосовується у процесі узагальнення. Щоб уникнути повторного рахунку резервів, необхідно добре уявити взаємозв’язок, взаємодію і взаємозалежність усіх інших показників, на яких ґрунтується виявлення резервів. 4. Резерви повинні бути економічно обґрунтованими, тобто при підрахунку необхідно враховувати реальні можливості підприємства, а розрахунковий розмір повинен бути підкріплений відповідними заходами. 5. Пошук резервів повинен бути оперативним. Чим оперативніше проводиться пошук резервів, тим більш ефективний цей процес. 6. Пошук резервів не повинен бути дискретним. Його необхідно робити планомірно, систематично, щодня. 7. Принцип масовості пошуку резервів, тобто залучення до цього процесу всіх працівників. 8. За умови попереднього визначення напрямків пошуку резервів треба виділити “головні ланки” або “вузькі місця” у підвищенні ефективності виробництва. Методика підрахунку резервів залежить від їх характеру (інтенсивні або екстенсивні), засобів їх виявлення (наявні або приховані), засобів визначення їх розміру (формальний або неформальний підхід). За формального підходу розмір резервів визначається без зв’язку з конкретними заходами щодо їх освоєння. Неформальний підхід (виявлення резервів за сутністю) ґрунтується на конкретних організаційних заходах. З метою підрахунку резервів використовується низка спеціальних прийомів і способів, яка становить науковий апарат економічного аналізу (рис. 1.6).
Ви переглядаєте статтю (реферат): «Організація аналітичного процесу в умовах функціонування автоматизованої системи обробки інформації» з дисципліни «Організація і методика економічного аналізу»
