Відносини підприємств торгівлі з постачальниками регулюються шляхом укладання різних угод, договорів, контрактів і т. ін., виконання яких є обов’язковим для всіх сторін, що задіяні в цих угодах. Але нерідко бувають випадки, коли одна із сторін повністю або частково не виконує умов договору, внаслідок чого інша сторона може нести матеріальні втрати, збитки. У таких випадках сторона, що зазнала втрат, змушена звертатися до винуватця (партнера за угодою) з претензією про відшкодування втрат. Спірні питання між партнерами за угодою можуть розв’язуватися шляхом досудового регулювання або ж шляхом розгляду позову в суді. Для того, щоб мати право на відшкодування збитків постачальником товару або транспортною організацією—перевізником купленого товару, треба правильно організувати приймання товару і своєчасно оформити приймальні документи. Це буде гарантувати, що навіть у випадку ускладнення відносин з постачальником при псуванні, нестачі вантажу і т. ін., підприємство зможе відстояти, захистити свої інтереси, добитися компенсації понесених витрат. Товар, що надійшов безпосередньо від постачальника або від транспортної організації, приймається за кількістю і якістю. Це означає, що підприємство-одержувач товару повинно перевірити спочатку якість тари, в якій товар надійшов, проконтролювати умови його доставки (температурний режим, герметичність упаковки, схоронність, неушкодженість при перевезенні тощо). Якщо товар надійшов у неушкодженій тарі, то його приймання за якістю і комплектністю проводиться, як правило, на складі одержувача. При цьому приймання товару і оформлення документів повинно бути здійснено у десятиденний термін, якщо постачальник і покупець розташовані в одному місті, або у двадцятиденний термін, якщо вони знаходяться у різних населених пунктах. При одержанні товару, що швидко псується, його приймання необхідно завершити протягом однієї доби після надходження на склад. У той же час право на складання акта про не-
200
ГЛАВА 5
відповідність товару за якістю залишається за одержувачем протягом чотирьох місяців після його приймання (у випадках виникнення такої ситуації у процесі підготовки товару до продажу або безпосередньо при його реалізації). Якщо при прийманні товару виявлено, що він не відповідає вимогам якості, або тара, в якій надійшов товар, пошкоджена, одержувач зобов’язаний призупинити приймання товару, скласти акт на оглянутий і прийнятий товар, вказавши в ньому, які саме дефекти виявлено, і запросити для закінчення приймання товару представника постачальника. При цьому необхідно забезпечити зберігання вантажу, що надійшов, у нормальних для нього умовах і не допустити його змішування з аналогічним (однорідним) товаром, якщо такий є на складі. Якщо на запрошення одержувача представник постачальника не з’явився, перевірка якості товару проводиться експертом бюро товарних експертиз або представником відповідної інспекції з якості. Акт про фактичну якість товару складають у день закінчення його приймання і підписують посадові особи, що брали участь у перевірці якості та комплектності товару. Особа, яка не згодна зі змістом акта, зобов’язана його підписати із застереженнями про незгоду і викласти свою думку, пояснити причину відмови від беззастережного підписання акта. Якщо при прийманні товару у присутності представника постачальника виявлена нестача товару порівняно з даними транспортних або супровідних документів постачальника (рахункафактури, специфікації тощо), результати приймання товару за кількістю (масою, обсягом) оформляють «Актом про приймання матеріалів» т. ф. № М-7 (так званим «комерційним» актом). Акт складають у двох примірниках в той же день, коли виявлено нестачу товару. Для оформлення претензії постачальнику до акта додають: — копії супровідних документів або зіставної (порівняльної) відомості; — квитанції залізничної станції (порту) призначення про перевірку маси вантажу, якщо така перевірка проводилася; — пломби від тарних місць, в яких виявлено нестачу; — оригінал транспортного документа (накладної, коносаменту тощо); — інші документи, які можуть засвідчити причину виникнення нестачі. Порядок подання претензії, терміни її розгляду, повідомлення позивачу про результати розгляду претензії, відповідальність
Особливості обліку в торгівлі
201
за порушення терміну розгляду претензії та інші питання, пов’язані з виконанням умов договору постачання, регламентуються Господарським процесуальним кодексом України (ГПК). Згідно з цим кодексом підприємство, що порушило майнові права і законні інтереси партнера, зобов’язане відновити їх, не чекаючи претензії. Підприємство, права і законні інтереси якого порушені, для врегулювання спірних питань звертається до «порушника» з письмовою претензією. У претензії необхідно вказати: — повне найменування, поштові реквізити заявника претензії та підприємства, якому вона подається, дату подання претензії та її номер; — обставини, на підставі яких подано претензію; докази, що стверджують ці обставини; посилання на відповідні нормативні акти; — вимоги заявника; — суму претензії та її розрахунок (якщо претензія стосується грошового відшкодування), платіжні реквізити заявника претензії; — перелік документів, що додаються до претензії. Претензію підписує керівник підприємства-заявника або його заступник. Вона надсилається адресату замовленим (цінним) листом або вручається особисто під розписку посадовій особі відповідача. Претензія підлягає розгляду у місячний термін з дати її одержання. Результати розгляду претензії повідомляються заявнику письмово. Якщо заявник не згоден з результатом розгляду претензії постачальником (відповідачем), він може звернутися до суду для вирішення спірного питання відповідно до законодавства. У разі порушення встановленого законодавством терміну розгляду претензії або залишення її без відповіді суд при розв’язанні спірного питання має право стягнути з порушника штраф у доход державного бюджету в розмірі 2% від суми претензії, але не менше п’яти і не більше ста розмірів неоподатковуваного мінімуму доходів громадян. Бухгалтерський облік розрахунків за претензіями ведеться на субрахунку 374 «Розрахунки за претензіями». Аналітичний облік цих розрахунків необхідно організувати окремо за кожною претензією з відображенням дати виникнення та погашення (списання) заборгованості. З цією метою використовують «Відомість 3.2 аналітичного обліку розрахунків з різними дебіторами» (при журнально-ордерній формі обліку) або відповідну машинограму (при комп’ютерних формах обліку).
202
ГЛАВА 5
Найпоширеніші господарські операції з обліку розрахунків за претензіями наведено у табл. 5.5. Таблиця 5.5 Бухгалтерські проводки з обліку розрахунків за претензіями
№ з/п 1 2 3
Зміст господарської операції Проведена попередня оплата за товари Відображено податковий кредит з ПДВ у сумі передоплати Оприбутковано фактично отримані товари на склад: купівельна вартість без ПДВ сума податкового кредиту з ПДВ Зарахована частка попередньої оплати у погашення заборгованості постачальнику (у розмірі вартості фактично отриманого товару) Заявлена претензія постачальнику за недостачу товарів Одержано від постачальника товари у погашення заборгованості за претензією: купівельна вартість без ПДВ сума податкового кредиту з ПДВ Невідшкодовану заборгованість за претензією постачальник погасив грошима на поточний рахунок Відображено суму податкового кредиту з ПДВ при поверненні передоплати (методом «червоне сторно») Відображено суму претензії у частині штрафних санкцій за порушення умов договору постачання Одержано від постачальника товар з наступною оплатою (вартість фактично оприбуткованого товару): купівельна вартість без ПДВ сума податкового кредиту з ПДВ При прийманні на складі (розпакуванні контейнера) виявлена недостача товару, на яку заявлена претензія постачальнику: за купівельною вартістю без ПДВ сума податкового кредиту з ПДВ Визнана постачальником сума претензії, віднесена на зменшення заборгованості покупця Перераховано постачальнику за товар (після врегулювання претензії)
