В 1956 году сэр Симон Маркс, директор фирмы «Маркс и Спенсер», обратил внимание на двух менеджеров, работающих сверхурочно и проверяющих карточки учета запасов. Он выяснил, что миллион таких карточек заполнялся ежегодно. После изучения вопроса он обнаружил, что эти учетные карточки не были абсолютно необходимыми и могли быть заменены существенно более простыми методами инвентарного учета, такими, как учет чеков, полученных от покупателей при передаче им товара и наколотых на металлический штырь. Этот успех позволил фирме начать кампанию по уменьшению излишней канцелярской работы. Были проверены каждая папка с файлами, формы учета и контроля и все виды канцелярской работы. Перед каждым менеджером был поставлен вопрос: «Не обрушится ли бизнес, если мы откажемся от этой формы учета?» В первый же год работы фирма избавилась от 26 миллионов листов-форм и карточек общим весом в 120 тонн. Например, табели учета времени были ликвидированы, а ответственность за выполнение графика прихода и ухода сотрудников была возложена на контролеров. Эти принципы избавления от излишней и упрощения любой канцелярской работы и далее неуклонно применялись в работе компании «Маркс и Спенсер». Руководящий принцип формулируется просто: «Если сомневаешься в бумажке, выброси ее в корзину». Реализация этого принципа означает, что люди могут полагаться на него при осуществлении общего курса в своей главной войне с бумагами. Иначе детальные руководства и чрезмерно подробные отчеты будут приводить к излишнему контролю, который будет снижать эффективность работы фирмы. Другой ключевой принцип — это идея «разумного приближения». Он означает, что получение приближенных данных, достаточных для всех практических целей, является более разумным, чем поиски совершенства. Как говорил сэр Симон Маркс: «Те, что делают фетиш из совершенства, теряют время и деньги, которые могли бы быть потрачены с большей пользой».
ТАБЛИЦА 8.3. Шаги к ясности изложения
Не включайте слишком много вопросов в одно письмо, иначе вы рискуете перегрузить читателя информацией. Помните, что читатель обратит основное внимание на то, что больше всего интересует его, и пропустит все остальные ваши перлы. Соблюдайте краткость и простоту. Нельзя добиться краткости, перегружая читателя чрезмерной информацией. Избавьтесь от не относящихся к делу, чрезмерно длинных и повторяющихся предложений. Старайтесь писать письма или докладные записки только на одной странице — они легче усваиваются. В ваших письмах избегайте жаргона, неопределенности и излишне официального языка. Пишите разговорным языком, короткими предложениями и обычными словами.
ДЖОН АДАИР Искусство чтения, однажды приобретенное, также будет сохранять вам время. Пройти курсы быстрого чтения не составляет труда. Люди, закончившие курсы быстрого чтения, с помощью упорных тренировок достигают высокой скорости. Наибольшая экономия вашего времени и польза для вас будет тогда, когда вы читаете только самые главные места письма, а не пытаетесь с большой скоростью прочитать все от строчки до строчки. Теперь, когда методы копирования безмерно увеличили количество бумаг, которые плодятся и распространяются в организации, очень важно развить в себе способность просмотреть, скажем, доклад быстро и точно. Не думайте, что вы должны прочитать каждое слово. Просмотрите его, как вы просматриваете газету. Начните с заголовка на обложке. Затем просмотрите введение, где автор рассказывает вам о целях доклада и методах достижения целей, которые он использует. Затем быстро пробегите оглавление доклада. Попытайтесь определить основные идеи в каждой главе или разделе. Прочитывайте детали только в том случае, если они имеют отношение к основной идее, представляющей для вас интерес. Используя этот метод, вы сможете стать профессионалом, схватывая суть доклада или книги за очень короткое время. Не пытайтесь всегда читать с высокой скоростью. Вы можете случайно пропустить фразу, документ или книгу, которая может оказаться в высшей степени полезной вам в будущем. Не проноситесь мимо нее сегодня. Прочитайте ее раз или два на досуге, делая на ней пометки. Таким образом, вы усвоите эту информацию, и она станет вашей неотъемлемой частью.
Ви переглядаєте статтю (реферат): «РАБОТА С ДОКУМЕНТАМИ: МЕТОД МАРКСА И СПЕНСЕРА» з дисципліни «Мистецтво управляти людьми й самим собою»
