Зв’язуючим процесом обміну інформацією є комунікація. Перша потреба в комунікації на рівні організації пов’язана з надан-ням необхідної інформації з відповідного питання, щоб дозволя-ти кожному виконувати свою роботу ефективно і сприяти досягненню мети організації. Неможливо переоцінити важливість комунікації в діяльності організації. Більшість із того, що роблять керівники, аби полег-шити організації досягнення її цілей, вимагає ефективного обмі-ну інформацією. Якщо люди не зможуть обмінюватись інформа-цією, то зрозуміло, що вони і не зможуть працювати разом, формувати цілі і досягати їх. Комунікації — це складний процес, що складається із взаємозалежних кроків. Кожний з цих кроків дуже потрібний і важливий, для того щоб зробити наші думки зрозумілими іншій особі. Кожний крок — це пункт, в якому, як-що ми будемо недбалими і не будемо думати про те, що роби-мо, — зміст може бути загублений. Сам термін «комунікації» походить від латинського слова «communico», що означає «роблю загальним», «поєдную». Поняття «комунікації» має кілька значень. По-перше, це шля-хи сполучення (наприклад, повітряні або водні комунікації); по-друге, це форма зв’язку (радіо, телеграф); по-третє, це процес передачі інформації (радіо, телебачення, преса, кінематограф); по-четверте, комунікація виступає як акт спілкування, зв’язок між двома або більш індивідами, повідомлення інформації однією особою іншій. Таким чином, комунікація — це процес двостороннього обміну ідеями та інформацією, який веде до взаємного розуміння. Якщо не досягається взаєморозуміння, то комунікація не відбулася. У процесі комунікації інформація передається від одного суб’єкта іншому. Суб’єктами можуть виступати окремі особи, групи або навіть цілі організації. Таким чином, за кількістю учасників комунікацію поділяють на внутрішню (людина розмовляє сама з собою), міжособистісну (розмова між двома людьми), комунікацію в малих групах (троє-п’ятеро людей), публічну комунікацію (аудиторія у 20—30 і більше осіб), організаційну (100 і більше осіб) та масову (1000 і більше осіб). Комунікація може бути усною, письмовою або друкованою. Якщо усна комунікація дає можливість швидкого реагування обох сторін та передає всі нюанси особистого спілкування, то письмова та друкована здебільшого обслуговують публічну, ор-ганізаційну та масову комунікацію. Особливу роль у цьому віді-грають сучасні комунікаційні системи, такі як Інтернет, де, так би мовити, «електронна» комунікація досягла майже необмежених можливостей. Значну роль у практиці організаційних комунікацій відіграє розподіл комунікації на вербальну та невербальну. Вербальна — це звичайне використання нами рідної чи іноземної (це байдуже) мови. До невербальної належать міміка, жести, пози, одяг, зачіс-ка, інтонація та тембр голосу тощо. Комунікація і інформація відмінні, але пов’язані між собою поняття. Комунікація включає в себе і те, що передається, і те, як це «що» передається. Комунікація в своїй розвинутій моделі стала нагадувати дво-бічний потік інформації. При цьому до кожного з учасників взає-модії в організації ставиться ряд вимог. Так, кожний з учасників повинен мати всі чи деякі здібності: бачити, чути, відчувати, сприймати запах і смак. В цій моделі також оцінюється місце пе-редачі інформації, її повнота, зміст, форма. Це дозволяє не тільки швидко й правильно скласти картину про предмет, який цікавить учасників, але й вибрати ділову стратегію та тактику, визначити тимчасові параметри реалізації цілей. Обмін інформацією стає не просто двобічним потоком, а бага-тобічним процесом. Вступаючи в багатоканальний комунікатив-ний зв’язок, будь-який суб’єкт комунікації знаходиться в режимі одержувача інформації від багатьох партнерів і передачі її їм. Дослідження показують, що керівник 50—90 % усього часу витрачає на комунікації. Це здається дуже багато, але стає зрозу-мілим, якщо врахувати, що керівник займається цим постійно, щоб реалізувати свою роль у міжособистісних відносинах, інформаційному обміні в процесах прийняття рішень, в плануванні, організації, мотивації і контролі. Саме тому, що обмін інформаці-єю входить в усі види управлінської діяльності, комунікацію на-зивають зв’язуючим процесом, який пов’язує частини організації в єдине ціле. Тому, якщо усунути комунікацію, то організація пе-рестає бути керованою, її діяльність набуває хаотичного характеру. Соціологічні дослідження показали, що 73 % американських, 63 % англійських і 80 % японських керівників уважають комуні-кації головною перешкодою на шляху досягнення ефективності їхніх організацій. Стверджується, що ефективно працюючі керів-ники — це ті, хто досяг успіхів у налагодженні комунікацій і самі є комунікативними. Комунікабельність (комунікативність) — це схильність, здат-ність до комунікацій, встановлення контактів і зв’язків, досяг-нення взаєморозуміння. Засоби комунікації радикально перетворюють середовище, в якому живе та спілкується сучасна людина. Всеохоплююча мережа спілкування створює глобальну єдність людей, ліквідує простір та час у звичайному розумінні, через що світ сприймається як одне ці-ле. Відбувається так звана глобалізація мас: міжнаціональні проми-слові та банківські корпорації, розвиток міжнародної торгівлі, рух капіталу й робочої сили «уніфікують» життя та споживання. Нові засоби зв’язку (Інтернет) не тільки забезпечують спілкування людей у будь-яких найвіддалених і важкодоступних місцях нашої планети, але сягають навіть у космос та торкаються особистого життя кож-ного з нас. Нав’язувані телебаченням та ілюстрованими журналами зразки поведінки, зовнішності, «престижного» способу життя зне-особлюють людей, позбавляють їх індивідуальності. Такі тенденції розвитку сучасних масових комунікацій стали причиною небаченого зростання їхнього політичного впливу на суспільство, на формування суспільної думки. Нині зростання кваліфікації учасників комунікації потребує від менеджменту ви-користання більш складних та тонких методів керування. Вияв-ляється, що нині вже недостатньо керувати поведінкою людей, щоб сприяти події в потрібному напрямку. На думку теоретиків комунікації, необхідно керувати першопричинами поведінки, тобто тим, що люди думають та відчувають, формувати громад-ську думку та потрібні масові настрої. Відтак особливого значен-ня набуває знання основ теорії комунікацій, яка дає рекомендації, що треба зробити, аби просунути індивідуума зі стадії формуван-ня латентного (неявного) ставлення до активного стану. Україн-ський теоретик і практик комунікацій Г. Почепцов радить вико-ристовувати такі наукові підходи до цього об’єкта. 1. Традиційний підхід, що користується поняттями: риторики — мистецтва правильного мовлення, науки про те, як впливати на людей своїм мовленням; філософії та логіки — наук, які тільки й дали змогу створити моделі реального спілкування людей; теорії аргументації — науки, що є, власне, відгалуженням логіки і вчить, як треба переконувати людей, шукати незапереч-ної аргументації для доказу власної думки або для спростування думки співрозмовника. 2. Загальнотеоретичний підхід, що базується: на теорії масової комунікації — науці про теоретичні концеп-ції стосовно загальних питань людського спілкування; теорії масової комунікації — науці про особливості спілку-вання з масовою аудиторією; семіотиці — науці про знаковий аспект комунікації, яка роз-глядає знак як вільне поєднання значення (змісту) і форми; теорії міжнародних комунікацій — науці, що розглядає такі різновиди діяльності, як урядові переговори, переклад як засіб міжнародного спілкування, менеджмент конфліктних міжнарод-них ситуацій. 3. Прикладний підхід, що виходить: із психоаналізу — науки, котра розглядає комунікативні про-цеси як такі, що дають можливість зазирнути у підсвідоме, у ту частину нашої психіки, яку звичайно закрито для інших індиві-дуальною цензурою; ділової комунікації — науки, яка вивчає найраціональніші способи розв’язування ділових проблем; теорії інформації — суто прикладної математичної науки; теорії комунікативних обмінів — науки про стратегію і такти-ку людської поведінки під час обміну інформацією. Так, сильний не дає інформацію слабому, оскільки не розглядає його як варто-го уваги співрозмовника (ділового партнера). Під час обміну ін-формацією сильний весь час вимагає зворотного зв’язку, оскіль-ки він не впевнений, чи розуміє його партнер; слабкий, навпаки — легко віддає свою інформацію, сподіваючись отримати від сильного хоча б мінімум корисної для себе інформації. 4. Фізіологічний підхід з використанням: лінгвістики — науки про мову, яка пояснює мовні форми, що з їхньою допомогою саме й відбувається комунікація; семантики — науки, що вивчає значення мовних одиниць, бо без формалізації семантики неможливе будь-яке комп’ютерне моделювання людського мислення та спілкування. На ній базу-ється комп’ютерна лінгвістика, штучний інтелект; соціолінгвістики — науки, яка досліджує зв’язок соціальних і мовних структур; психолінгвістики — науки про еквіваленти нових процесів у психіці; паралінгвістики — науки про процеси, які супроводжують мовну комунікацію, тобто про невербальні комунікації. 5. Психологічний і соціологічний підхід, що використовує: психологію — науку про поведінку окремого індивідуума, групи людей або народу в цілому згідно з менталітетом; соціологію — науку, що вивчає відносини соціальних структур. Існує багато теоретичних моделей комунікації, і всі вони зро-били внесок у практичний розвиток таких комунікацій. Так, комунікацію на рівні особи відтворює трансактивна мо-дель К. Барклунда (1970). Складовими цієї моделі є особа (кому-нікант), повідомлення, процеси кодування-декодування та чотири типи сигналів: сигнали суспільного рівня, особистого рівня і два типи поведінкових сигналів (вербальні і невербальні). Сигнали суспільного рівня — це вплив на особу різних чин-ників навколишнього середовища й техногенної цивілізації; осо-бистого рівня — міжособистісні, взаємодія між людьми, які вхо-дять до комунікативного простору; сигнали поведінкового рівня — це реакція особи, зумовлена впливом на неї сигналів суспільного та особистого рівнів. Усі групи сигналів перебувають у постійній взаємодії. Сучасна теорія комунікацій створила та ускладнила колишні моделі, переходячи від лінійних до нелінійних, а від них — до об’ємних (спіральних, мозаїчних тощо). Лінійну модель комунікації запропонував 1942 року Г. Лассвел, а 1949 року її вдосконалили К. Шеннон і В. Вівер. Модель Г. Лассвела має вигляд: Комунікатор → звернення → носій звернення → одержувач → зворотний зв’язок У цій моделі комунікатор — людина, від якої виходить звер-нення. Автор стверджував, що для комунікатора головним є пе-реконаність, ясність намірів, симпатичність та стиль комунікації. Отже, люди, які є симпатичними, відзначаються товаристськістю, сердечністю в поводженні з іншими людьми, мають привабливу зовнішність, здатні сильніше впливати на інших людей і мати від цього певний зиск. Звернення — це послання у вигляді тексту, воно може набира-ти будь-якої форми. Засоби комунікації — це засоби масової інформації, які давно відомі (радіо, телебачення, газети, журнали), так і порівняно нові (факс, Інтернет тощо). Одержувач — це людина, до якої спрямовано звернення. Модель Шеннона-Вівера передбачає вплив різних завад, так званих джерел шуму. Ця модель має такий вигляд.
Автори вважали, що в нормальній обстановці люди бувають неуважні. Їм можуть заважити якісь звуки, вони можуть просто недочути, що було сказано і т.д. У 1963 р. Г. Малецькі ще більше ускладнив модель Лассвела. Він увів поняття іміджу комунікатора та іміджу одержувача і розглядав їхній взаємовплив, а також вплив одержувача на кана-ли комунікації та на саме звернення. Він виділив у галузі зворот-них зв’язків поняття «тиск та примус», розглядаючи тиск на ко-мунікатора з боку змісту повідомлення та засобів інформації, а останніх, у свою чергу, — також і на одержувача повідомлення. Він відокремлював три рівні аналізу тиску та примусу для одер-жувача (соціальне оточення, належність до цільової аудиторії та самоімідж), а для комунікатора запровадив додатково ще два рівні (характер впливу засобів інформації та суть команд комунікатора). До об’ємних моделей належать моделі Г. Ньюкоша (1953) та С. Бейкера (1968). Модель Ньюкоша в загальному вигляді створює три взаємо-зв’язані точкові об’єкти. До них належать комунікатор, адресат та об’єкт, про який ідеться. Коли комунікатор та адресат став-ляться один до одного позитивно, то так само вони ставитимуть-ся і до об’єкта. Це збалансований трикутник. У разі, коли існує загальне негативне ставлення до об’єкта, тобто незбалансований варіант, потрібно знайти засоби для зміни такого ставлення. Модель комунікації Бейкера — це куб, який складається з ма-леньких кубиків (на зразок кубика Рубіка). Чотири грані куба відповідають джерелу, одержувачу, самому зверненню і каналу комунікації. Усі кубики перебувають у безперервній взаємодії між собою, щоразу стикаючись цими чотирма гранями. У 1963 року Ф. Денс запропонував спіральну модель комуні-кації, оскільки, на його думку, лінійні та циркулярні моделі ко-мунікації мають загальний недолік — вони використовують ко-мунікативний цикл, тоді як спіральна модель розвитку дає геометричні докази того, що комунікації просуваються вперед, повторюючи пройдені шляхи розвитку на новому рівні. Цікавою є модель «інформаційних воротарів», яка опрацьову-валась кількома дослідниками протягом 15 років. Вони розроби-ли теорію про особливий різновид людей, які стають отримува-чами та інтерпретаторами новин (інформації) для своєї малої групи. Кожне повідомлення, на думку цих дослідників, прохо-дить крізь численні ворота, одні з яких стоять нароствір, інші — майже зачинено. Інформаційні «воротарі» сприймають потік по-відомлень, на підставі власних критеріїв оцінюють (від 1 до 10) міру важливості новин (або їхніх комбінацій), а потім доводять до своєї малої групи вже не самі новини (інформацію в первин-ному вигляді), а скоріше, власну думку про них. Відбір залежить від багатьох факторів: освіти цих «воротарів», їхніх життєвих цінностей, постанов, норм і традицій організацій, що в них «во-ротарі» працюють. Основною проблемою цієї моделі є визначен-ня авторитарних осіб («воротарів»).
Ви переглядаєте статтю (реферат): «Комунікації та їх загальна характеристика» з дисципліни «Менеджмент у державних організаціях»
