ТЕХНОЛОГІЯ ВІДОБРАЖЕННЯ ОБЛІКОВОЇ ІНФОРМАЦІЇ В УМОВАХ ЗАСТОСУВАННЯ АВТОМАТИЗОВАНОЇ СИСТЕМИ
Носії облікової інформації Під носіями первинної облікової інформації розуміють те, на чому вони фіксуються, відображаються (папір, магнітний диск тощо). Традиційним носієм облікової інформації є аркуш паперу від-повідного зразка. При цьому дані вносяться від руки або за допо-могою друкарської машинки чи комп’ютерного друкарського пристрою в спеціальні відповідні бланки. Ця сама операція може бути здійснена шляхом роздрукування на друкарському пристрої ЕОМ уже внесених необхідних даних на попередньо введеному бланку. Тоді первинні облікові дані мають вноситись безпосередньо в ЕОМ. Можливі різні варіанти введення даних. За допомогою пери-ферійної обчислювальної техніки (виробничі реєстратори, магні-тні зчитувальні пристрої з магнітних карток, термінальні при-строї тощо) дані автоматично передаються по лініях електронного (модемного) зв’язку до АРМ відповідного відділу з одночасним фіксуванням на головному комп’ютері. Або по іншому, коли дані заносяться до ЕОМ і відображаються на дисплеї за допомогою клавіатури або світлового олівця та екрана дисплея. У подальшому дані роздруковуються або на відповідні бланки, або відразу з бланком за встановленою його формою. Вимоги до змісту, структури і оформлення документів Облікові дані про господарські операції, що відображаються в документах, являють собою складну структуру. Мінімальною неподільною структурною одиницею є реквізит (від латинського requisitum — необхідний). Реквізит — це показ-ник документа, що характеризує той чи інший бік господарської операції (її назву, місце здійснення, термін тощо). Кожний документ має такі реквізити, без яких (або хоча б од-ного з них) він уважається недійсним, тобто не має юридичної сили. Спільними для будь-яких облікових документів є такі обов’язкові реквізити: • назва документа; • дата складання; • місце складання (назва підприємства, в окремих випадках — його адреса); • сторони, що беруть участь у господарській операції; • зміст господарської операції; • кількісна характеристика господарської операції; • підписи осіб, відповідальних за проведення господарської операції. Крім загальних обов’язкових реквізитів з відображення окре-мих господарських операцій у відповідних документах передба-чаються спеціальні реквізити, які також є обов’язковими. Реквізит поділяють на дві частини: реквізит-ознака та рекві-зит-підстава. Реквізит-ознака характеризує якісний бік господар-ської операції. Кожний реквізит-ознака та реквізит-підстава (або кілька їх) утворюють інформаційну сукупність, яка називається економіч-ним показником. Один або декілька показників, що характеризу-ють господарську операцію, і визначають обліковий документ. З метою відображення реквізитів на матеріальних носіях до-кумента передбачаються (проектуються) зони — одна для на-йменування, інша — для запису даних. Залежно від розміщення реквізитів на матеріальних носіях розрізняють такі їх форми: 1) анкетна — в одній зоні (ліворуч) носія документа реквізит-ознака, а в іншій — реквізит-підстава; причому реквізити розмі-щені у вертикальній послідовності: один за одним; 2) зональна — носій поділяється на вертикальні та горизонта-льні зони; 3) таблична — реквізити розміщуються у вигляді таблиці; 4) комбінована — поєднує елементи перерахованих вище форм. До облікових документів, які відображені на матеріальних но-сіях, ставляться такі вимоги: • записи мають робитися чітко; • не допускаються помарки та підчистки; • не допускається виправлення в касових та банківських до-кументах; • виправлення в документах завіряються тими особами, які їх підписують. На процес збирання облікових даних, складання документів та їх обробку припадає понад 60 відсотків робочого часу зайнятих обліком працівників, у зв’язку з чим постає проблема вдоскона-лення первинного обліку та документації. Основними шляхами такого вдосконалення є: • уніфікація документів та їх матеріальних носіїв, тобто ство-рення єдиних структур документів і форм їх носіїв; • стандартизація документів, тобто створення однакових стандартних розмірів матеріальних носіїв однотипних документів; • можливість автоматизованого знімання даних з первинних документів; • широке використання замість паперових носіїв багаторазо-вих магнітних носіїв; • скорочення кількості документів, що не містять корисних даних для управління; • виключення виробничих показників з документів; • уведення показників для здійснення контролю, аналізу, вну-трішнього аудиту. Облікові регістри Фіксування первинних даних, тобто їх документування, здійс-нюється, як уже зазначалось, за допомогою документів та на їх матеріальних носіях. Це первинний облік, перша, початкова ста-дія облікового процесу. Наступною стадією облікового процесу є поточний облік, який здійснюється щоденно, постійно за даними бухгалтерської документації. Традиційно цей процес називають обліковою реєстрацією, оскільки дані первинного обліку підля-гають подальшому обліку та реєстрації. Крім того, поточний об-лік здійснюється в облікових регістрах, тобто в регістрах, що за-стосовуються і в бухгалтерському обліку. В економічній літературі поняття «обліковий регістр» ототожнюється з його матеріальним носієм, а спосіб реєстрації з форма-ми облікових паперів (таблиць), на яких здійснюється реєстрація. Застосування ЕОМ останнім часом потребує чіткого розмежу-вання облікових регістрів як засобів облікової реєстрації первин-них даних та їх матеріальних носіїв. Це пов’язано з тим, що бі-льшість облікових регістрів складаються на ЕОМ і немає необхідності в їх видачі, роздрукуванні, особливо допоміжних, проміжних тощо. При цьому необхідна для управління інформація видається у вигляді відеограм або роздруковується лише окрема частина зві-ту для передачі каналами електронного зв’язку. Таким чином, слід чітко розмежовувати методику та техніку облікової реєстрації й організацію облікової реєстрації на матері-альних носіях облікової інформації. У зв’язку з цим визначення облікового регістру як таблиці спеціальної форми та особливого графлення, що поєднує сам ре-гістр як засіб реєстрації та матеріальний носій, не зовсім точне. Обліковий регістр — це спосіб поточного обліку первинних даних на матеріальних носіях, що забезпечує юридичну, і як ре-зультат, узагальнену облікову інформацію. Використовується з застосуванням постійної інформації для складання звітності та управління господарством. У цьому визначенні облікового регістру відбивається послідо-вність обробки облікової інформації (використання первинних даних, узагальнення їх і використання в управлінні) та юридична сила даного поточного документа. Крім того, це передбачає облі-кову реєстрацію не лише змінної інформації, а й постійної, а та-кож використання нормативно-довідкової інформації (в умовах використання ЕОМ — бази даних). Класифікація облікових регістрів Залежно від облікової інформації всі облікові регістри класи-фікуються за змістом, за характером записів, за видами вимірни-ків, за формою побудови, за цільовим напрямом тощо. За змістом облікові регістри поділяються на регістри синтетичного та аналітичного обліку, а також комбіновані. У регістрах синтетичного обліку ведеться облік в узагальне-ному вигляді за синтетичними рахунками, аналітичного — за аналітичними. Регістром синтетичного обліку є Головна книга, до регістрів аналітичного обліку належать картки, книги тощо. У комбінованих регістрах синтетичний та аналітичний облік поєднуються. За характером записів розрізняють хронологічні, систематичні та комбіновані регістри. У хронологічних регістрах записи здійснюються в хронологічній послідовності. У систематичних регістрах відображаються однорідні за еко-номічним змістом господарські операції. У комбінованих регістрах одночасно ведуться систематичні та хронологічні записи. За видами використовуваних вимірників розрізняють облікові регістри контокорентні, кількісно-сумарного та кількісного обліку. Контокорентні регістри призначені для обліку господарських операцій у грошовому виразі. До них належать облікові регістри, на яких ведеться аналітичний облік операцій за грошовими, роз-рахунковими та іншими рахунками. У регістрах кількісно-сумарного обліку наявність та рух гос-подарських засобів показується і в кількісному, і в грошовому виразі. В облікових регістрах кількісного обліку господарські опера-ції відображаються лише у кількісних вимірниках. Форма побудови облікових регістрів залежить від розміщення в них записів та характеру цих записів — однією загальною су-мою або розгорнуто (деталізовано). У зв’язку з цим розрізняють односторонні, двосторонні, багатографні та шахову форми облі-кових регістрів. В односторонніх регістрах графи для записів розміщені з од-ного боку (як правило праворуч). Двосторонні регістри складаються з двох однакових частин для записів. У багатографних регістрах за допомогою деякої кількості граф здійснюється деталізація записів. Облікові регістри шахової форми побудовані у вигляді шахо-вої дошки (звідси і назва). За цільовим напрямом облікові регістри бувають моноцільові (одноцільові), що використовуються з метою вирішення конкретного облікового завдання і багатоцільові, призначені для вирі-шення низки облікових завдань та використовуються в інших підрозділах апарату управління для контролю і аналізу. За видом подання облікова інформація може бути цифровою, текстовою, табличною, голосовою і комбінованою. Залежно від організації видачі облікової інформації її поділя-ють на регламентовану та нерегламентовану. Поточна облікова інформація (тобто інформація облікових ре-гістрів) відображається та опрацьовується (матеріалізується) на матеріальних її носіях. Матеріальні носії облікової інформації Використання сучасної обчислювальної техніки сприяло появі нових видів матеріальних носіїв облікових регістрів багатоцільо-вого призначення, таких як перфокарти, перфострічки, дискети, оптичні та лазерні диски тощо. Одночасно розширився характер їх застосування. У зв’язку з цим для створення інформаційної моделі обліку, формування та використання облікових регістрів матеріальні но-сії класифікують за різними ознаками — зовнішнім виглядом, сприйняттям, характером використання в системі управління, за методами обміну інформацією, формою видачі. За зовнішнім виглядом матеріальні носії облікових регістрів бувають друкарські, тобто зроблені друкарським способом, на-друковані на папері, і електронні, що застосовуються та форму-ються за допомогою електронної техніки. Друкарські облікові регістри використовуються не лише в умовах ручної обробки інформації, а й частково при застосуванні обчислювальної техніки. До друкарських регістрів належать книги, картки та листки довільного графлення. Книги (бухгалтерські, бухгалтерського обліку, оперативного обліку) являють собою зброшуровані віддруковані листки облі-кової реєстрації. На обкладинці бухгалтерської книги вказується її назва; найменування підприємства, де вона ведеться; рік, у якому вона заведена (розпочаті записи). Усі сторінки книги ну-меруються, а деякі прошнуровуються шпагатом і скріплюються сургучною (або іншою) печаткою. Книга порівняно з картками та листками забезпечує краще збереження облікових регістрів, але незручна в процесі розподілу облікової роботи та застосування обчислювальної техніки. Картки являють собою виготовлені з цупкого паперу або карто-ну бланки облікової реєстрації суворо певного розміру (формату), що зберігаються в картотеці. Щоб забезпечити надійне збереження карток, на початок року здійснюється їх реєстрація у спеціальному регістрі. Найчастіше картки використовуються для аналітичного обліку (наприклад, картка складського обліку матеріалів). Довільні листки — це один з видів карток. Вони друкуються на тонкому папері, мають великий формат та зберігаються як правило, у файлах (папках). В умовах використання обчислювальної техніки застосову-ються електронні носії облікової інформації: перфокарти, перфо-стрічки, магнітні диски, машинограми тощо. Одні з них належать лише до машинних, оскільки вони є складовою частиною ЕОМ — магнітні та оптичні диски, відеог-рами, периферійні пристрої. Інші видаються машиною (роздру-ковуються) і тому називаються позамашинні (табуляграми, ма-шинограми). Перфокарти, перфострічки, магнітні стрічки використовуються дедалі менше. На сьогодні найбільш розвинутими і перспективними матеріальними носіями облікових регістрів є дискети, оптичні та лазерні диски, відеограми та пристрої. За сприйняттям матеріальних носіїв (у розумінні облікових да-них) їх поділяють на такі, що зчитуються людиною (машинограми), машиною (диски, дискети тощо) і на комбіновані (відеограми). До комбінованих належать ті матеріальні носії, що є в машині і дані з яких можуть бути виведені, наприклад, на екран монітора. За характером використання матеріальні носії поділяють на загальносистемні, призначені для виконання різних функцій управління; підсистемні — циркулюючі в підсистемі обліку; вну-трішньосистемні — за розділами обліку. Залежно від методів обміну інформацією розрізняють безма-шинні (в основному в умовах ручної обробки інформації), між-машинні, міжпроцесорні, голосові матеріальні носії. За формою видачі інформації матеріальні носії (відеограми, машинограми, аркуші паперу друкарські) можуть бути регламен-товані (наприклад, звітні форми) та нерегламентовані. За розміщенням матеріальні носії облікових регістрів на ЕОМ поділяють на централізовані (на універсальних ЕОМ), децентра-лізовані (на персональних ЕОМ) та комбіновані (на універсаль-них ЕОМ і керованих з персональних ЕОМ) форми. Режим використання матеріальних носіїв передбачає лише їх читання (сприйняття людиною) бухгалтером або оператором, а також читання та складання (доопрацювання). Методика та техніка облікової реєстрації Облікова реєстрація являє собою певні стадії облікового про-цесу, що передбачають первинний та поточний облік господарсь-ких операцій. Облікова реєстрація містить такі стадії: • отримання (приймання) первинних документів; • групування документів за ознакою однорідності за умови великої їх кількості; • складання зведених документів; • фіксація занесення даних на документі; • відображення даних з документів в облікових регістрах (як правило накопичувального характеру); • групування та перегрупування даних документів з метою їх подальшого розподілу і відображення в групувальних та розподі-льчих регістрах; • арифметичні дії (підрахунок, розрахунок, підведення підсумків); • контроль за обліковою інформацією; • складання підсумкового облікового регістру (звітність); • порівняння даних з інших облікових регістрів; • видача інформації облікових регістрів для складання звітно-сті, забезпечення потреб управління; • передача облікових регістрів на зберігання. При складанні низки облікових регістрів використовуються не лише поточні облікові дані, а й інша нормативно-довідкова інфо-рмація (НДІ), яка являє собою нормативно-довідкову базу. В умовах ручної обробки нормативно-довідкова інформація фіксується в документах та облікових регістрах одним і тим са-мим бухгалтером. При застосуванні ЕОМ цей вид інформації обособлюється, зберігається окремо і являє собою самостійні ма-сиви пам’яті ЕОМ (база даних) та заноситься в документ (обліко-вий регістр) автоматично програмним шляхом. Нормативно-довідкова інформація буває постійною та умов-но-постійною. До постійної НДІ належать такі довідкові дані, як назва під-приємства, інших підрозділів тощо. Інформація умовно-постійного характеру — це норми, норма-тиви, ліміти витрат матеріальних та трудових ресурсів, класифі-катори матеріалів тощо. НДІ утворюється на базі діючих на підприємстві норм витрат, нормативів, використовуваних довідників, класифікаторів та ін-ших нормативно-довідкових документів. Залежно від широти використання НДІ поділяється на індиві-дуальну та колективну. До індивідуальної належить та нормативно-довідкова інфор-мація, яка утворюється, ведеться на певному АРМ і лише на ньо-му використовується. Колективна НДІ, як правило, формується на центральному сервері АРМів і використовується як центральним АРМ, так і ло-кальними. НДІ дає змогу забезпечувати найефективнішу організацію об-лікового процесу та його автоматизацію, а також умови для ефективнішого контролю облікової інформації, створювати інформа-ційну та технічну базу для інтеграції різних видів економічної інформації. Нарешті, це дасть можливість створити надійну основу для управління господарством (контролю, аудиту, аналізу гос-подарської діяльності, прийняття управлінських рішень тощо). В умовах використання ЕОМ, особливо мікроЕОМ, методика та техніка облікової реєстрації дещо відрізняється від вищеви-кладеної. Це пов’язано з тим, що весь обліковий процес (від ма-шинної фіксації господарських операцій до видачі вихідної інфо-рмації та її зберігання) здійснюється в основному на ЕОМ. При цьому стадії облікової реєстрації в основному ті самі, але вико-нуються в іншій послідовності та, як правило, автоматично. Як облікові виступають внутрімашинні (електронні) та поза-машинні (звичайні паперові) регістри. Основними з погляду мікрокомп’ютерної техніки облікового процесу є внутрімашинні облікові регістри, які являють собою хронологічні систематичні масиви (файли, бази) даних на ма-шинних носіях. У цих масивах накопичуються, групуються за по-трібними напрямами дані про господарські операції і формують-ся похідні показники. Склад та зміст масивів — облікових регістрів, а також сфор-мованих на основі позамашинних регістрів — машинограм уза-гальнюючого зведеного аналітичного та синтетичного обліку, що реалізують подвійне відображення на рахунках і балансове уза-гальнення поточної інформації, формування показників для звіт-ності, контролю, внутрішнього аудиту та економічного аналізу регламентується. Склад та зміст хронологічних масивів — облікових регістрів, призначених для обліку та контролю введених в обробку машин-них записів, а також систематичних внутрімашинних масивів об-лікових регістрів натурально-вартісного первинного обліку, що залежать від особливостей об’єкта управління, не регламентується. Позамашинні облікові регістри — машинограми, що форму-ються за цими масивами, регламентуються в частині їх складу та змісту, які мають відображати введену в обробку початкову ін-формацію (машинні записи). Ці регістри оформлюються відповідними підписами та підлягають архівному зберіганню. З метою забезпечення юридичної сили облікових регістрів не-обхідно: • визначити регістри, які роздруковуються і видаються на ек-ран монітора з підтвердженням їх укладачів, та осіб, що несуть відповідальність за перекручення даних на різних стадіях обліко-вого процесу; • установити порядок доступу до інформації; • виключити можливість несанкціонованого доступу до облі-кової інформації; • увести обов’язковий контроль (протоколювання) за часом та характером виконуваних робіт на ЕОМ; • суворо регламентувати порядок виправлення помилок; • запровадити архівне зберігання початкових облікових даних. Інформаційний взаємозв’язок між машинними регістрами ре-алізується прийнятим та застосовуваним програмним забезпе-ченням на основі розподіленої за АРМ бази облікових даних. Загальносистемні бази облікових даних (інформаційні файли) створюються на центральному (керівному, управляючому) АРМ. На інших функціональних АРМ, що керуються ведучою АРМ, формуються бази облікових даних відповідно до виконуваних робіт на даному АРМ. Файли в розподіленій базі даних за своїми функціями є статичними, бо в них зафіксовані умовно-постійні і постійні дані: дові-дкові, нормативні, кошторисні тощо. Використання нормативно-довідкової бази та задокументова-них даних дає змогу створити ефективну систему облікової ре-єстрації, що, у свою чергу, сприяє вирішенню багатосторонніх завдань обліку та управління загалом. В умовах автоматизації обліку виникає потреба контролювати роботу ЕОМ зі здійснення облікового процесу. Причому, як свід-чить досвід (особливо закордонний), такий контроль технології облікового процесу стає домінуючою функцією оператора на ЕОМ. При використанні ЕОМ методика традиційних видів контро-лю має свою специфіку і, крім того, застосовуються особливі ви-ди контролю. Відрізняються за своєрідністю порядок і техніка оформлення, виправлення помилок та їх відображення в обліку. Як і при ручній обробці, в умовах автоматизації обліку засто-совуються арифметичний та логічний види контролю. Але об’єкти і техніка їх проведення дещо інші. Так, арифме-тичний контроль, головним чином, зводиться до контролю суми номерів документів, реквізитів тощо, підрахованих програмним шляхом та записаних на машинний носій інформації. Логічний контроль в основному проводиться за перевіркою кількості знаків у символьних реквізитах, допустимих значень року, місяця, кількості реквізитів, взаємозв’язку показників тощо. Арифметичний та логічний види контролю можуть проводи-тись безпосередньо під час автоматизованого облікового процесу і як окрема процедура (окремий крок) за самостійною програ-мою. Такий контроль здійснюється автоматично. Таким чином, в умовах використання ЕОМ виникає новий пе-рспективний вид контролю — машинний (автоматизований). Візуальний контроль при автоматизації обліку зводиться пе-реважно до контролю за наявністю реквізитів у таблиці (формі документа), наприклад, на екрані монітора, кількості знаків пока-зника. Специфічними методами контролю автоматизованого обліко-вого процесу є роздрукування введених даних, повторне їх уве-дення тощо. Контролю підлягає як змінна, так і постійна інформація. З ме-тою контролю за останньою застосовується специфічна методи-ка. Так, арифметичний контроль здійснюється шляхом перевірки контрольних сум у колонках. Контроль за інформацією здійснюється на всіх стадіях руху даних — від їх надходження до здавання опрацьованої інформа-ції на тих чи інших носіях в архів. Крім власних даних та інфор-мації контролю підлягає технологія облікового процесу: порядок надходження облікових даних на ЕОМ, програмні та технічні за-соби їх обробки, порядок доступу до них тощо. На різних стадіях надходження даних, їх обробки та видачі ре-зультативної інформації використовуються різні види та методи контролю, змінюється порядок фіксації, оформлення та виправ-лення помилок. На цій стадії введення первинних даних здійснюється реєст-рація та контроль надійшовших на обчислювальний центр (далі ОЦ) або складених на персональних ЕОМ документів з точки зо-ру їх юридичної повноцінності. Потім контролюється достовір-ність даних складених машиночитаних документів. Тут можуть бути помилки в порядку оформлення документів та в кількісному вимірі господарських операцій. Помилки в по-рядку оформлення документів виправляються відразу. Дані, що вводяться в ЕОМ, можуть підлягати повному або ча-стковому (за окремими документами, їх позиціями) контролю. Обсяг контролю визначають окремо за кожним видом даних залежно від частоти знаходження за ними помилок. Результати контролю програмних та технічних засобів офор-млюються спеціальним протоколом, у якому окрім традиційних реквізитів (дата контролю, зміст тощо) указуються відхилення від нормального перебігу технологічного процесу автоматизова-ного обліку, їх характер, а також причини та винуватці. Обов’язковій реєстрації (у спеціальних журналах або на тех-нічних носіях — машиночитаних) і контролю підлягає вихідна інформація при її видачі користувачу (передачі для подальшого опрацювання, видачі персоналу управління, здачі до архіву). На стадії обробки даних та видачі результативної інформації здій-снюється синтаксичний та семантичний автоматизований контроль. Синтаксичний контроль — передбачає перевірку синтаксичної правильності слова (низки символів), а семантичний — контроль діапазону відхилень від нього, з використанням довідників тощо. За допомогою візуального контролю перевіряють правиль-ність опрацювання вхідної інформації. Серед недоліків можуть бути: надлишкова інформація, неправильна текстова розшифров-ка вихідних даних, помилки у встановленій значності, низька якість друку тощо. Правильно надрукованою за допомогою ЕОМ машинограмою вважається та, що має такі реквізити: • заголовок; • відповідні підписи її укладача, підтвердження, погодження; • підтвердження, що вона є копією машиночитаного технічно-го носія; • характеристику відображених господарських операцій (дата, код оператора тощо); • дані про складання машинограми (дата, код оператора тощо). Аналогічні реквізити має містити і відеограма, зображена на екрані монітора. Виявлені помилки після введення даних (звичайно за допомо-гою контролю як окремої процедури) друкуються в протоколі помилок, у якому наводяться дані про сам документ, де знайдена помилка (номер, дата, місце складання), помилковий реквізит, указується місце знаходження документа в масиві даних. Така інформація дає змогу швидко знайти помилково введені дані та правильно зробити їх коректування, визначити причину помилки з метою недопущення подібного в майбутньому. Протоколи виявлених помилок та додані до них роздруковані документи аналізуються бухгалтером, після чого у них вносяться виправлення (іншим кольором зверху над неправильним записом робиться правильний). Відкоректовані дані вводяться в ЕОМ. Знайдені помилки в результативній інформації (машиногра-мах, відеограмах) виправляються такими методами: «сторно» (вводиться помилковий запис з ознакою «сторно 1» та правильний з ознакою «сторно 0»); виправлення помилкової інформації, що відповідає методу ко-ригування в умовах ручної обробки інформації (виправлення від-разу заносяться на магнітний носій). На виправлені помилки складається довідка, у якій фіксується це виправлення; підписується вона особою, що допустила помил-ку та особою, що її виправила. Якщо машинограма непридатна для використання, то вона анулюється і роздруковується нова. Для проведення ревізій і організації аналізу господарської діяльності часто використовується облікова інформація, яка зберігається в архівах, що також потребує її контролю та іден-тифікації. Технологія облікового процесу Усі способи, методичні та технічні прийоми організації обліку розглядаються, як правило, кожний окремо, самостійно, ізольо-вано. Водночас лише їх комплексне взаємопов’язане застосуван-ня може відтворити загальну картину господарської діяльності. Таким чином, виникає завдання їх комплексного вивчення з ме-тою відображення предмета обліку. Для цього необхідно розгля-нути весь обліковий процес як технологію. Термін «технологія» (в економічній літературі ще використо-вуються терміни «облікова технологія», «технологія облікового процесу», «технологічний процес обліку», «технологія обробки облікової інформації» тощо) цілком підходить до обліку, оскіль-ки його механізація, автоматизація, комп’ютеризація зумовлені технізацією, індустріалізацією облікового процесу. Формування інформації, у тому числі й облікової, на базі ЕОМ — це теж технологічний процес, як і створення будь-якої продукції. У даному випадку таким продуктом є інформація. Але це не означає, що до механізації та автоматизації обліку не було технології формування облікової інформації. В умовах ручної обробки інформації вона зводилась до складання окремих відомостей, тобто до технології обліку, яка за суттю задавалась самими формами відомостей, журналів і інших регістрів, де ре-єструвались господарські операції за даними документів, так зва-них облікових регістрів. І тому звичайно ця технологія обліково-го процесу називалась технікою обліку, або обліковою реєстрацією. В умовах використання ЕОМ облікова реєстрація зберігається, але у зв’язку з реєстрацією господарських операцій безпосеред-ньо на ЕОМ, створенням та використанням баз даних, діалогово-го режиму роботи тощо, тобто, по суті, з проведенням облікових робіт на обчислювальній техніці, технологія обліку виходить за рамки облікової реєстрації, охоплює весь обліковий процес, включаючи документацію, використання баз даних, аж до видачі вихі-дної облікової інформації та її зберігання. Технологію облікового процесу можливо і необхідно розгля-дати як загальну, адже здійснюється облік господарської діяльно-сті в цілому, і як окрему — технологію вирішення окремих облі-кових завдань. Взаємопов’язане розуміння та розгляд загальної і окремої технологій облікового процесу дає змогу найраціональ-ніше сконструювати форму обліку стосовно особливостей органі-зації технології обліку і застосування обчислювальної техніки. Загальна технологія обліку — це порядок фіксування госпо-дарських операцій, їх облікова реєстрація, узагальнення та скла-дання звітності. Технологія обліку залежить від способів опрацювання доку-ментів та облікової інформації: • вручну, • з використанням універсальних ЕОМ, • з використанням мікроЕОМ. У першому варіанті всі документи складаються вручну. У другому варіанті — з використанням універсальних ЕОМ (облікова реєстрація та звітність здійснюються на ЕОМ та в ОЦ). Третій варіант передбачає майже повну відмову від ручної об-робки документів, складання їх на персональних ЕОМ. При цьо-му весь обліковий процес (облікова реєстрація, складання звітно-сті) здійснюється на персональних ЕОМ. Загальна технологія обліку за суттю являє собою відбиток усього облікового процесу. Він дуже складний, оскільки за його допомо-гою відображаються різноманітні господарські засоби, джерела їх утворення та господарські процеси. Останні різноманітні за обся-гом та кількістю господарських операцій, способами розрахунків. У зв’язку з цим весь облік з точки зору технології поділяється на комплекс взаємопов’язаних облікових задач. Для вирішення будь-якого облікового завдання, визначення облікових показників насамперед використовується нормативно-довідкова інформація. Завдання робітників полягає в тому, щоб визначити склад цієї нормативно-довідкової інформації, порядок її формування, використання, зберігання, поновлення. У вирішенні облікового завдання велике значення має вхідна облікова інформація, отримана з первинних документів. Це най-більш громіздкий та трудомісткий етап технології розв’язання облікової задачі, що містить у собі такі стадії: • визначення складу даних (первинні фактичні облікові дані про господарські операції, засоби, джерела); • місце їх виникнення; • періодичність та терміни подання; • спосіб формування даних; • матеріальні носії; • використовувані засоби передачі даних; • режим обробки даних; • контроль за формуванням та переробкою даних. Шляхом обробки вхідної та нормативно-довідкової інформації і використання спеціальних розрахунків отримують вихідну ін-формацію. Центральним питанням цієї стадії технології вирішен-ня облікової задачі є методика та техніка розрахунку вихідних показників. І, нарешті, як і на попередній стадії технології розв’язання об-лікової задачі (формування вихідної інформації), встановлюється форма, терміни та періодичність подання вихідної інформації. Наступною важливою заключною стадією технології рішення облікової задачі є логічний контроль її вирішення, зберігання ви-хідної інформації та використання результатів розв’язання задачі в управлінні. Передусім в умовах застосування ЕОМ облік стає більш упра-влінським. При цьому метою його є не лише отримання облікової інформації, а й значною мірою розроблення управлінських рі-шень та їх проектів. Крім того, розширюється коло користувачів в умовах роботи з базами даних. Наявність баз даних впливає на технологію доку-ментації, облікову реєстрацію, зберігання інформації. За наявнос-ті нормативно-довідкової інформації в окремій базі даних відпа-дає необхідність наводити її в первинних даних про здійснення господарської діяльності (в документах); змінюється структура облікових регістрів — як машинних, так і тих, що видаються за допомогою друкарських пристроїв. В умовах використання обчислювальної техніки змінюється і техніка зберігання вихідної облікової інформації. Широке застосування технічних носіїв первинних даних ма-шинних облікових регістрів дало змогу значно скоротити період облікового процесу. Більш того, при використанні ЕОМ первин-ний облік даних, отриманих з периферійної техніки, та їх обліко-ва реєстрація неначе технологічно поєднуються. Таким чином, система обробки інформації визначає вид мате-ріальних носіїв, технологію, техніку та режим видачі вихідної облікової інформації.
Ви переглядаєте статтю (реферат): «ТЕХНОЛОГІЯ ВІДОБРАЖЕННЯ ОБЛІКОВОЇ ІНФОРМАЦІЇ В УМОВАХ ЗАСТОСУВАННЯ АВТОМАТИЗОВАНОЇ СИСТЕМИ» з дисципліни «Автоматизація оперативного обліку та контролю міжнародних економічних операцій»
