У кожній бухгалтерії документи з моменту їх складання або одержання від інших підприємств та організацій до повного викори-стання й передачі до архіву проходять обробку, передаються з одно-го робочого місця на інше, тобто проходять певний шлях. На окре-мих робочих місцях бухгалтерські документи затримуються іноді на кілька днів. Через це обов’язково потрібний контроль за зберіган-ням документів. Для забезпечення своєчасного і правильного обліку господарсь-ких фактів треба сформувати систему складання й опрацювання документів, яка сприяла б максимальному прискоренню їх руху протягом всієї обробки. Цього можна досягти за допомогою доку-ментообороту та чіткої організації поточного і постійного акти-вів. Документооборотом називається встановлений порядок і тер-мін руху документів у процесі їх використання згідно з методом бу-хгалтерського обліку від моменту складання або отримання від ін-ших підприємств до передачі в архів. Документи, на підставі яких роблять записи в облікових реєст-рах, називаються використаними. Їх зберігають у поточному архіві не довше як протягом даного року, після чого передають за актом на постійне зберігання до архіву підприємства, організації або уста-нови. Протягом місяця документи, які обробляються, зберігають в окремих папках або технічних засобах діловодства. У кінці кожного місяця документи поточного місяця форму-ють в окремі папки за ознаками архівного діловодства, тобто згідно з номенклатурою. На обкладинці зазначають назву справи, її номер, рік, місяць, шифр синтетичного рахунку та кількість документів. Документи добирають за певними ознаками групу-вання (прихідні, видаткові, авансові звіти), нумерації, послідов-ності здійснення господарських операцій та іншими ознаками. Усі прийняті на зберігання справи реєструються в архівній кни-зі, яка орієнтовно може мати таку форму: Дата прийнят-тя на зберігання Номер папки (справи) Назва справи Рік і мі-сяць Номер Кількість аркушів Примітка початковий кінцевий
Документи, передані з поточного архіву до постійного, збері-гають за такими принципами: за роками і місяцями; у межах року і місяців залежно від характеру і змісту за такими ознака-ми: у хронологічному, предметному і кореспондентському поряд-ку. Термін зберігання документів у постійному архіві підприємства для кожного виду документів встановлює Головне архівне управлін-ня. Після закінчення терміну зберігання документи знищують, про що складають акт. Процес знищення полягає в передачі відповідних матеріалів організаціям вторинної сировини. Цей факт оформля-ють накладною.
Ви переглядаєте статтю (реферат): «Зберігання бухгалтерських документів» з дисципліни «Бухгалтерський облік»
