Основные положения Порядка планирования, исполнения и контроля над исполнением Сметы расходов
1. Планированию подлежат все расходы, осуществляемые головным банком (далее - банк) для обеспечения своей жизнедеятельности
1.1. Смета расходов банка составляется на основе Сметы финансирования расходов банка (далее - Смета финансирования). Смета финансирования предназначена для регулярного контроля над расходами (на ежедневной основе) и включает следующие две группы расходов. Группа I. Содержание аппарата: командировочные расходы; оплата труда; представительские расходы; социальный пакет. Группа II. Приобретение имущества, услуги, работы: арендная плата; аудиторские услуги; бланочная и упаковочная продукция; бумага; внедрение программных продуктов; здания и сооружения; инвентарь; инструменты; информационные услуги; канцелярские принадлежности; книги; компьютерная техника и оргтехника; консалтинг; мебель; нематериальные активы; оборудование; охранная деятельность; подготовка кадров; прочие работы и услуги; растения; расходные материалы по оборудованию и компьютерной технике; реклама; ремонт; содержание автотранспорта и транспортные услуги; содержание зданий; сопровождение программных продуктов; строительство зданий и сооружений; техническое обслуживание; типографские расходы; транспорт; услуги связи; форменная и специальная одежда; хозяйственные нужды. 1.2. Интервал планирования Сметы финансирования банка - год; интервал планирования Сметы расходов банка - год с квартальной и помесячной разбивкой для Сметы АУР. 1.3. Расходы на содержание аппарата планируются ПЭО исходя из информации, предоставляемой подразделениями банка, а именно: а) по действующему штатному расписанию и замещению банка; б) по внутренним документам банка по оплате труда, премированию, выплате материальной помощи; в) исходя из планируемой кадровой политики банка; г) по графикам отпусков; д) по планам банка по финансированию социальных нужд работников банка, по медицинскому, пенсионному страхованию работников, по организации праздничных мероприятий в банке. 1.4. Расходы группы II планируются ПЭО на основании информации, предоставляемой подразделениями банка, отвечающими за приобретение товаров, услуг и работ, необходимых для обеспечения бесперебойного функционирования Центра затрат банка (далее - ЦЗ). 1.4.1. Локальные сметы финансирования в обязательном порядке составляются следующими подразделениями банка: а) Хозяйственным управлением; б) Отделом капитального строительства (по статьям "Здания и сооружения", "Земельные участки", "Работы и услуги по строительству зданий и сооружений", "Ремонт"); а) Управлением информационно-технического обеспечения; б) подразделением, отвечающим за рекламу; в) Службой безопасности; г) администрацией президента банка (по статьям "Представительские расходы", "Подписка на периодические издания", "Праздничные мероприятия", "Прочие услуги", "Командировочные расходы", "Обучение работников", "Оплата объявлений по набору кадров", "Пенсионные, страховые и иные выплаты", "Финансирование социальных нужд"); д) Управлением бухгалтерского учета и отчетности (по статьям "Расходы на оплату труда", "Материальная помощь", "Льготный проезд", "Компенсации работникам", "По реализации (списанию) имущества"); е) Управлением внутреннего контроля (по статье "Аудиторские и консалтинговые услуги"); ж) Управлением развития по статьям расходов, связанных с реализацией планов развития банка, например: организация новых филиалов, представительств, дополнительных офисов и операционных касс, а также расширение существующих офисов и операционных касс, развитие бизнес-направлений. При необходимости локальные сметы финансирования могут составляться другими заинтересованными подразделениями банка. 1.4.2. ЦЗ предоставляет в ПЭО локальную Смету финансирования на год. Локальная Смета финансирования ЦЗ должна быть согласована курирующим с вице-президентом. 1.4.3. Локальная Смета финансирования должна включать следующую информацию о: действующих договорах (с обязательным указанием реквизитов договора, наименования контрагента, предмета договора, планируемой суммы оплаты в плановом году, ставки НДС, сроков платежа и исполнения обязательств контрагентом); плановых расходах (с обязательным указанием содержания расходов (расшифровка и расчет суммы расходов), планируемой суммы оплаты в плановом году, ставки НДС, сроков платежа и исполнения обязательств контрагентом), подтвержденных пояснительной запиской ЦЗ с указанием причин планирования расходов исходя из плана работ ЦЗ на будущий год. Например, планируется провести пролонгацию договора, плановый ремонт или технический осмотр автотранспортных средств и т.д. 1.4.4. ПЭО рассматривает локальные сметы финансирования ЦЗ, оценивает целесообразность финансирования плановых расходов, в случае необходимости запрашивает дополнительную информацию и составляет консолидированную Смету финансирования банка с учетом следующих моментов: 1) оценки истории расходов банка (данные за прошлые периоды, тенденции, структура, зависимость от численности штата и прочих показателей); 2) прогноза роста цен в плановом периоде и других показателей, влияющих на расходы. 1.5. ПЭО передает проект Сметы финансирования банка в бухгалтерию банка для проведения классификации расходов банка на текущие и капитальные расходы, а также классификации расходов по счетам бухгалтерского учета и символами отчета о прибылях и убытках (форма N 102 ). 1.5.1. Управлением бухгалтерского учета и отчетности дополнительно предоставляется информация для составления Сметы расходов по статье "Амортизационные отчисления по ОС, НА и МБП". 1.5.2. После проведения бухгалтерией банка классификации расходов ПЭО готовит проект Сметы финансирования банка, а также проект Сметы расходов банка (Сметы АУР и Сметы KB). 1.5.3. Подготовленные ПЭО проекты Сметы финансирования и Сметы расходов банка выносятся на обсуждение и утверждение правлению банка.
2. Исполнение и контроль над исполнением Сметы расходов
2.1. Головной банк обязан производить расходы в пределах годовых лимитов, утвержденных по статьям Сметы расходов банка. Начальник ЦЗ осуществляет свою деятельность в рамках утвержденной для ЦЗ локальной Сметы финансирования. Мера ответственности за нарушение утвержденной локальной Сметы финансирования определяется внутренними документами банка и устанавливается правлением банка. 2.2. Для обеспечения исполнения Сметы расходов в банке осуществляется как контроль над исполнением Сметы финансирования в течение отчетного периода (регулярный контроль), так и контроль над исполнением Сметы расходов по окончании отчетного периода (окончательный контроль). 2.2.1. Регулярный контроль Сметы финансирования банка производится ПЭО ежедневно. Контролю подлежат расходы группы II расходов. Все договоры (соглашения, счета на оплату и т.д.), затрагивающие отвлечение денежных средств, перед подписанием согласовываются с ПЭО на предмет соответствия утвержденной Смете финансирования банка. Процедура контроля заключается в следующем. ПЭО визирует счет на оплату, в случаях если: 1) данный счет предполагает оплату по действующему договору, предусмотренному Сметой финансирования; 2) счет выставлен на бездоговорной основе, но при условии, что данные расходы предусмотрены Сметой финансирования и ПЭО согласен с целесообразностью осуществления данных затрат (на основании письменной заявки с обоснованием необходимости, предоставленной ЦЗ). ПЭО визирует договор (и другие аналогичные документы) перед его заключением в том случае, если данные расходы утверждены в Смете финансирования банка и ПЭО согласен с целесообразностью осуществления данных затрат (на основании письменной заявки с обоснованием необходимости, предоставленной ЦЗ). Экспертиза заявок ЦЗ на финансирование расходов производится ПЭО исходя из следующих критериев и принципов: а) Оценка степени важности финансирования данных расходов для банка реальной потребности банка (1 - низкая, 2 - средняя, 3 - высокая). Например: покупка ГСМ - 3; поездка на семинар делопроизводителя - 1; подписка на журнал "Профиль" для Отдела по работе с клиентами - 1; приобретение визиток для руководителей среднего звена - 2, оплата аренды гаража - 3 и т.д. б) Оценка конкурентоспособности поставщика (анализ цен в регионе, предложений поставщика, наличия скидок, условий оплаты и по ставке, гарантийных обязательств, наличия сервисных центров в близлежащих районах). Учет произведенных банком оплат осуществляется через ежедневный мониторинг бухгалтерских проводок в базе данных операционного дня. Предметом мониторинга являются бухгалтерские проводки по счетам по учету расчетов с дебиторами и кредиторами - 60308 (07), 60312 (11), 60314 (13), 60322 (23), по дебету корреспондирующими со счетами клиентов, корреспондентскими счетами, со счетами по учету кассы - 405-408 , 301 , 303 , 20202 (кредит), а по кредиту корреспондирующими со счетами по учету расходов и имущества банка - 70206 , 70209 , 60401-60404 , 60701 , 60901 , 61001-61006 , 61101 , 61403 (дебет). 2.2.2. Окончательный контроль Сметы расходов банка выполняется начальником Казначейства на основе отчетов по исполнению Сметы расходов банка на отчетную дату и за отчетный месяц/квартал. Отчеты формируются ПЭО на основе отчета о прибылях и убытках банка (форма N 102 ), предоставляемого бухгалтерией банка в ПЭО (в электронном и печатном виде), не позднее 4 рабочего дня месяца, следующего за отчетным периодом. Окончательный контроль предполагает анализ расхождений "план-факт" и причин их возникновения, а также подготовку рекомендаций для президента банка для принятия необходимых управленческих решений. 2.3. В случае если ЦЗ предполагает осуществить расходы сверх лимитов, утвержденных по Смете финансирования банка, в Смету финансирования банка, а также в Смету расходов банка могут быть внесены изменения. 2.3.1. Для этого начальнику ЦЗ по согласованию с курирующим вице-президентом необходимо подготовить в адрес вице-президента, курирующего Казначейство, служебную записку о необходимости осуществления незапланированных расходов с подробным пояснением причины (в том числе причины, по которой указанные расходы не были ранее включены в Смету финансирования) и с приложением всех необходимых документов, подтверждающих указанные расходы, а также с приложением необходимых расчетов и расшифровок. В случае несоблюдения ЦЗ вышеуказанных требований к содержанию служебной записки (отсутствия обоснования необходимости внесения изменений и причин, по которым указанные расходы не были включены в Смету финансирования, отсутствия документального подтверждения) служебная записка не принимается ПЭО к рассмотрению. 2.3.2. Служебная записка ЦЗ о внесении изменений в Смету финансирования банка не принимается ПЭО к рассмотрению, в случае если увеличение одной статьи Сметы финансирования предполагается осуществить за счет уменьшения другой статьи Сметы финансирования. 2.3.3. Рассмотрение вопросов о внесении изменений в Смету финансирования и Смету расходов банка происходит в следующем порядке: а) В случае если сумма увеличения лимита, установленного по статье Сметы АУР/KB, составляет более чем 10% от годовой суммы, утвержденной по статье, либо увеличению подлежат статьи расходов, указанные в подп. 3.1.2 , решение о внесении изменений в Смету АУР/KB принимается правлением банка в течение 12 рабочих дней со дня предоставления всей необходимой информации в ПЭО. б) В иных случаях решение о внесении изменений в Смету расходов и Смету финансирования банка принимается совместно первым вице-президентом и вице-президентом, курирующим Казначейство, в течение 5 рабочих дней со дня предоставления всей необходимой информации в ПЭО. Оценку целесообразности финансирования расходов осуществляет ПЭО. По устному запросу ПЭО ЦЗ обязан предоставить дополнительную информацию и подтверждающие документы либо письменное объяснение по факту невозможности предоставления информации.
3. Сроки исполнения
┌───────────────────────────┬───────────────┬───────────────────────────┐ │ Содержание │ Исполнитель │ Срок │ ├───────────────────────────┴───────────────┴───────────────────────────┤ │ Месяц │ ├───────────────────────────┬───────────────┬───────────────────────────┤ │Составление отчетов по│ ПЭО │Не позднее 4 рабочего дня│ │исполнению Сметы расходов│ │месяца, следующего за│ │банка на отчетную дату и за│ │отчетным месяцем │ │отчетный месяц/квартал │ │ │ ├───────────────────────────┴───────────────┴───────────────────────────┤ │Рассмотрение служебной записки ЦЗ о внесении изменений в Смету│ │финансирования банка │ ├───────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │1. Если сумма увеличения лимита, установленного по статье Сметы АУР/KB,│ │составляет более чем 10% от годовой суммы, утвержденной по статье, либо│ │увеличению подлежат статьи расходов, указанные в подп. 3.1.2 │ ├───────────────────────────┬───────────────┬───────────────────────────┤ │Экспертиза и составление│ ПЭО │Не более 12 рабочих дней с│ │заключения │ │момента │ ├───────────────────────────┼───────────────┤ │ │Рассмотрение служебной│ Правление │поступления всей│ │записки ЦЗ │ │необходимой информации │ ├───────────────────────────┼───────────────┼───────────────────────────┤ │2. В иных случаях │ │ │ ├───────────────────────────┼───────────────┼───────────────────────────┤ │Экспертиза и составление│ ПЭО │Не более 5 рабочих дней с│ │заключения │ │момента поступления всей│ │ │ │необходимой информации │ ├───────────────────────────┼───────────────┤ │ │Рассмотрение служебной│ Первый вице- │ │ │записки ЦЗ │ президент и │ │ │ │вице-президент,│ │ │ │ курирующий │ │ │ │ Казначейство │ │ ├───────────────────────────┴───────────────┴───────────────────────────┤ │ Год │ ├───────────────────────────┬───────────────┬───────────────────────────┤ │Предоставление в ПЭО│ Центры затрат │Не позднее 20 октября │ │локальных смет│ банка │ │ │финансирования и│ │ │ │пояснительных записок │ │ │ ├───────────────────────────┼───────────────┼───────────────────────────┤ │Передача проекта Сметы│ ПЭО │Не позднее 30 рабочих дней│ │финансирования банка в│ │с момента предоставления ЦЗ│ │бухгалтерию банка │ │всей необходимой информации│ ├───────────────────────────┼───────────────┼───────────────────────────┤ │Проведение классификации│ Бухгалтерия │В течение 5 рабочих дней с│ │расходов и расчет│ банка │момента предоставления│ │амортизационных отчислений │ │проекта Сметы│ │ │ │финансирования ПЭО │ ├───────────────────────────┼───────────────┼───────────────────────────┤ │Подготовка проекта Сметы│ ПЭО │В течение 3 рабочих дней с│ │расходов, передача проектов│ │момента получения данных из│ │Сметы финансирования и│ │бухгалтерии банка │ │Сметы расходов на│ │ │ │рассмотрение правлению│ │ │ │банка │ │ │ ├───────────────────────────┼───────────────┼───────────────────────────┤ │Утверждение Сметы│ Правление │В течение 10 рабочих дней с│ │финансирования и Сметы│ │момента предоставления│ │расходов банка │ │проекта Сметы│ │ │ │финансирования и Сметы│ │ │ │расходов ПЭО │ ├───────────────────────────┼───────────────┼───────────────────────────┤ │Передача утвержденной Сметы│ ПЭО │В течение 5 рабочих дней с│ │финансирования и локальных│ │момента утверждения│ │смет финансирования в ЦЗ │ │правлением банка │ └───────────────────────────┴───────────────┴───────────────────────────┘
Совокупность управленческих решений, принимаемых руководством, определяет политику банка. К политическим чаще всего относят решения, связанные с генеральными целями, выражающими философию банковской организации - общие ценностные представления руководства и собственников банка о его развитии, а также их конкретизацию в виде стратегических задач. Это может быть, к примеру, экспансия банка в регионы, выход на европейский или мировой рынок, завоевание рынка пластиковых карт и др. Такие генеральные решения определяют планы банка на дальнейшее развитие и как основу реализации этих планов - объем предполагаемых затрат на их осуществление. Разработка политики и стратегии - первый этап фазы планирования - является прерогативой руководства и собственников банка. Бизнес планирование затрат - это процесс, определяющий локальные и общие перспективы банка в сфере затрат. На этом этапе более четко определяются источники и размеры затрат банка согласно выбранной стратегии. Разрабатываемые банком бизнес-планы содержат конкретизацию статей по направлениям деятельности банка и включают: финансовый план (приложение 10 ) - бизнес-планирование операционных расходов банка (издержек); смету административно-хозяйственных расходов - бизнес-планирование неоперационных незапасоемких затрат, то есть расходов банка. Смета устанавливает нормы расходов на содержание аппарата и на хозяйственные расходы; смету капитальных вложений - бизнес-план запасоемких затрат. Смета устанавливает нормы по статьям "Основные средства", "Нематериальные активы". Раздельное планирование запасоемких и незапасоемких затрат имеет особое значение. На этапе разработки финансового плана и планирования издержек происходит прогнозирование будущей прибыли, которая является основным источником затрат. Причем прибыль необходима для покрытия прежде всего незапасоемких затрат. Остаток прибыли после распределения формирует фонды, которые служат для дальнейших инвестиций, они являются источником запасоемких затрат. Текущее планирование затрат (конкретизация бизнес-плана) - предусматривает затраты банка в процессе текущей деятельности, их корректировку в случаях необходимости (рис. 3.3 ). Если стратегия банка нацелена на длительную перспективу, то бизнес-планирование охватывает период от одного года до трех - пяти лет. Текущее планирование осуществляется ежеквартально, иногда с ежемесячным уточнением. Каждый банк самостоятельно определяет периодичность составления текущих планов. Однако практическая деятельность банков показывает, что ежеквартальное планирование оправдывает себя как оптимальная организация трудовых ресурсов. Заметим, что именно на этом этапе важен выбор метода планирования. Целью менеджмента банка при планировании затрат является определение того, с помощью каких методов планирования можно выявить наиболее важные внутренние проблемы банка и найти способы, с одной стороны, повышения эффективности на каждый рубль затрат, с другой - способы оптимизации структуры затрат банка в целом и по каждой конкретной операции в частности.
┌───────────────────────────┐ ┌─────────────────────┐ │ Центр затрат │ ┌───────────────┐ │Планово-экономическое│ └───────────────────────────┘ │Вице-президент,├─►│ подразделение │ ┌───────────────────────────┐ │ курирующий │ └──────────┬──────────┘ │ Служебная записка о ├─►│ казначейство │ ▼ │необходимости осуществления│ └───────────────┘ ┌─────────────────────┐ │незапланированных расходов,│ │ Проверка служебной │ │ согласованная с курирующим│ │ записки на │ │ вице-президентом │ │ соответствие │ └───────────────────────────┘ │внутренним документам│ ┌───────────────────────────┐ │ банка и │ │ Правление банка │ │ дополнительной │ └───────────────────────────┘ │ информации │ ┌───────────────────────────┐ └──────────┬──────────┘ │ Первый вице-президент; │ ┌───────────────┐ ▼ │ вице-президент, курирующий│ │ Принятие │ ┌─────────────────────┐ │ казначейство; курирующий │◄─┤ решения │ │ Передача центру │ │ вице-президент │ └───────────────┘ │ затрат служебной │ └───────────────────────────┘ ▲ │ записки с отметкой о│ │ │ принятом решении к │ │ │ рассмотрению либо с │ │ │ отказом │ │ └──────────┬──────────┘ │ ▼ │ ┌─────────────────────┐ │ │ Заключение о │ └──────┤ целесообразности │ │ осуществления │ │ расходов │ └─────────────────────┘
Рис. 3.3. Алгоритм внесения изменений в смету расходов
Как видим, разграничение нами понятий "затраты", "расходы", "издержки" имеет действительно практическое значение и отражается в процессе планирования затрат банка. Фаза регулирования, выполнения плана - предусматривает детализацию плана и выработку соответствующих распоряжений по его выполнению. На данном этапе одной из важнейших функций является организация процесса оперативного (ежедневного) планирования. На данном этапе в целях минимизации убытков решаются задачи координации операций и сделок различных подразделений банка в пределах установленных лимитов, обеспечения текущей эффективности банковских операций через уточнение процентных ставок и тарифов по конкретным сделкам. На данном этапе можно не только организовать экономию затрат, их оптимизацию в процессе выполнения банком всего комплекса проводимых им операций, но и реально оценить качество финансового менеджмента отдельных подразделений и банка в целом. Фаза контроля - предполагает определение и документирование фактических показателей (результатов реализации решений) и сравнение их с плановыми показателями. К контролю также относятся проверка допустимости исходных предпосылок, анализ вероятных отклонений от запланированных показателей, а также контроль методической и содержательной согласованности планового процесса*(47) . Смысл контроля затрат состоит в создании гарантий выполнения плана по затратам и общем повышении эффективности экономического процесса управления затратами. Два этапа контроля: контроль фактических показателей текущих затрат и анализ отклонений от запланированных затрат - призваны дать руководству подробный отчет о выполнении плановых показателей и выявить причины, вызвавшие отклонения от них. Выводы, получаемые на этой фазе планирования, должны лечь в основу текущего регулирования, корректировки текущих планов, составляемых для будущих периодов. В конечном итоге процесс контроля призван ответить на вопросы: достигло ли управляющее воздействие поставленных целей, необходима ли в управляющем решении корректировка. Таким образом, процесс планирования затрат тесно связан с единым плановым процессом и представляет процесс принятия и организации выполнения управленческих решений, связанных с будущими событиями. Подводя итоги сказанному, можно отметить следующее: построение дескриптивной модели управления затратами банка должно быть основано на принципах управленческого учета, поскольку они наиболее адекватны целям управления затратами. Преимущество управленческого учета в том, что он строится на принципах целесообразности, на тех правилах и приемах, которые наиболее полезны для данного конкретного банка; управление затратами первично по отношению к управлению активами, пассивами и доходами банка, то есть для проведения банком пассивных или активных операций, для достижения определенного финансового результата первоначально необходимо произвести определенные затраты. Конечная цель управления затратами состоит в достижении намеченных результатов деятельности банка наиболее экономичным способом; управление затратами должно осуществляться комплексно, на всех этапах банковской деятельности - от анализа до планирования и контроля затрат банка; залогом успеха управления затратами является построение эффективной системы калькулирования, организованной на основе требований Международных стандартов финансовой отчетности. Исходя из этого в модель включены конкретные рекомендации по совершенствованию системы калькулирования банковских затрат. В рамках описываемой модели управления затратами предложен ряд нестандартных процедур управленческого учета и отчетности затрат, позволяющих включить в теоретическую модель элементы ее практического использования. Процесс планирования затрат выступает как компонент расширенной системы планирования всей деятельности банка и представляет собой процесс принятия и организации выполнения управленческих решений, связанных с затратами банка, включающей контроль и анализ результатов выполнения планов, а также оценку рыночной ситуации.
Ви переглядаєте статтю (реферат): «Основные положения Порядка планирования, исполнения и контроля над исполнением Сметы расходов» з дисципліни «Управління витратами банку»
