Учет расчетов с подотчетными лицами в зависимости от принятой в организации формы бухгалтерского учета можно вести: • в журнале-ордере № 7 – при применении Единой журнально-ордерной формы, утвержденной письмом Министерства финансов СССР от 8 марта 1960 г. № 63; • в журнале-ордере № 3 – при применении Журнально-ордерной формы счетоводства для небольших предприятий и хозяйственных организаций, утвержденной письмом Министерства финансов СССР от 6 нюня 1960 г. № 176; • в Ведомости учета расчетов и прочих операций № В-5, утвержденной приказом № 64н, – при применении упрощенной формы бухгалтерского учета с использованием регистров бухгалтерского учета; • в Книге (журнале) учета фактов хозяйственной деятельности №К-1, утвержденной приказом № 64н, – при применении простой формы бухгалтерского учета. Кроме того организации, применяющие упрощенную систему налогообложения, отражают отдельные операции, связанные с расчетами с подотчетными лицами, в Книге учета доходов и расходов, утвержденной приказом Минфина РФ от 30.12.2005 г. № 167н. Учет расчетов с подотчетными лицами регулируется п.п. 10, 11 и 17 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации (утв. письмом ЦБ РФ от 4 октября 1993 г. № 18). Выдача денег под отчет осуществляется на основании расходного кассового ордера (унифицированная форма № КО-2). Список лиц, которым разрешается выдача подотчетных сумм, должен быть утвержден приказом руководителя организации. Обращаем внимание бухгалтеров, что лица, которым разрешено получение подотчетных сумм, обязательно должны быть проинформированы о том, какие документы они должны иметь для оправдания сумм понесенных расходов. Это позволит избежать ситуаций, когда бухгалтеру приходится отказывать подотчетному лицу в возмещении понесенных расходов ввиду отсутствия необходимых оправдательных документов. На основании документов о произведенных расходах подотчетным лицом составляется авансовый отчет по утвержденной форме. Постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55 «Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации № АО-1 "Авансовый отчет"» утверждена форма авансового отчета, которая введена в действие с 1 января 2002 г. Иногда можно встретить вопрос: могут ли организации суммы канцелярских товаров, приобретенных подотчетными лицами, списывать сразу на издержки производства (обращения), минуя счет 10 «Материалы»? Существует мнение, что проведение указанных сумм канцелярских товаров через счет 10 «Материалы» обязательно, так как в противном случае нарушается методология бухгалтерского учета. Существует и обратное мнение. Если подотчетное лицо, придя в организацию, непосредственно передает канцелярские товары сотрудникам для использования, а не сдает их на склад материально ответственному лицу, то применение счета 10 «Материалы» для отражения указанной операции просто не отражает реальную картину тех операций, которые происходят в организации. К тому же такой подход явно не удовлетворяет требованию рациональной организации бухгалтерского учета, закрепленному в п. 7 ПБУ 1/98. Поэтому использование счета 10 «Материалы» в этих ситуациях необязательно. Другой вопрос – как правильно должна быть оформлена указанная операция. Прежде всего хотелось бы отметить, что на практике налоговых проверок налоговые инспекторы требуют обязательной расшифровки сумм канцелярских товаров, приобретенных организацией. Во-вторых, для отнесения на издержки производства (обращения) необходим оправдательный документ, подтверждающий, что канцелярские товары действительно переданы подотчетным лицом. Это условие можно выполнить путем расписки на оборотной стороне товарного чека или иного документа, выданного подотчетному лицу при приобретении канцелярских товаров, сотрудника организации, которому переданы канцтоварами с указанием его должности, даты и подписи, например: «Канцелярские товары получены для нужд бухгалтерии. 12.10.200Х г. Главный бухгалтер <подпись>». Срок, в течение которого подотчетное лицо обязано отчитаться за полученные подотчетные суммы, устанавливается руководителем организации. Остаток подотчетных сумм вносится подотчетным лицом в кассу организации не позднее трех дней по окончании установленного срока, что оформляется приходным ордеров (унифицированная форма № КО-1). Учет расчетов с подотчетными лицами ведется на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Согласно п. 16 приказа № 64н субъекты малого предпринимательства могут вести учет расчетов с подотчетными лицами на счете 76 «Расчеты с прочими дебиторами и кредиторами». Такой вариант можно использовать там, где суммы, выдаваемые в подотчет, и количество операций с подотчетными лицами невелики. Если же организации необходимо отслеживать информацию о том, сколько подотчетных средств и каким сотрудникам выдано, тогда целесообразнее все-таки учитывать указанные суммы на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами».
Ви переглядаєте статтю (реферат): «Учет расчетов с подотчетными лицами» з дисципліни «Облік та оподаткування підприємств малого бізнесу»
