Прежде чем приступить к восстановлению утраченной документации, необходимо выяснить, по каким причинам и какие именно (по возможности) документы пропали. Для этого на предприятии создается специальная комиссия, к участию в которой приглашаются представители следственных органов, органов охраны и государственного пожарного надзора. Кроме того, в соответствии с п. 6.10 Положения № 88 о факте утраты документов необходимо письменно уведомить правоохранительные органы.
Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждается руководителем предприятия. Акт1 составляется в произвольной форме. В акте, кроме прочих данных, по возможности указывается перечень утраченных документов и причины, по которым это произошло. Копия акта в 10-дневный срок направляется органу, в сфере управления которого находится предприятие (при наличии) и соответствующему органу ГНС (письмо Минфина от 28.10.2003 г. № 31-04200-30-29/4479).
1 См. пример заполнения.
После установления перечня утраченных документов приступают к их восстановлению. В зависимости от вида документов и способов их восстановления документацию целесообразно разделить на группы:
• банковские и кассовые документы (платежки, выписки, квитанции и т. п.). За восстановлением этих документов можно обратиться в обслуживающий банк;
• первичные документы на отгрузку (приобретение) товарно-материальных ценностей, работ, услуг и налоговые накладные (накладные, акты приема-передачи и т. п.).1 Восстановить эти документы можно при помощи контрагентов предприятия (покупателей и продавцов);
• учетные регистры (журналы, ведомости, книги и т. п.), скорее всего, придется восстанавливать самостоятельно по уже имеющимся первичным документам;
• отчетность предприятия. За получением копий того или иного вида отчетности можно обратиться в органы, в которые она была в свое время представлена. Однако лучше сначала составить ее самостоятельно (по восстановленным документам), а уже потом сверить с полученными копиями.2
1 В одном из верхних углов восстановленных первичных документов следует делать надпись «Дубликат». На обратной стороне такого документа могут быть указаны причины и дата его повторной выписки. 2 Полезные при восстановлении документации сведения приведены в справочниках «Хронология действия бланков отчетности» и «Хронология действия бланков первичных документов».
Дополнительно удостовериться в полноте и правильности восстановления бухгалтерской документации можно путем проведения сверки с контрагентами (по расчетам) и с контролирующими органами (по обязательным платежам).
Ви переглядаєте статтю (реферат): «Порядок восстановления документов» з дисципліни «Енциклопедія бухгалтера: бухгалтерія на підприємстві»
