Сфера управления человеческими ресурсами оценивается по многим социоэкономическим показателям, таким, например, как: практика набора персонала; отсутствие дискриминации; здоровье и безопасность; текучесть кадров; практика продвижения и карьерного роста; зарплаты и выплаты, в том числе социальный пакет; процедура принятия решений; практика реагирования на насилие, на сокращение производства, аутсорсинг и др. Собирается детальная информация обо всех социоэкономических аспектах деятельности объекта социального аудита, выясняются связи со СМИ и должностными лицами. Когда проблемы определены, команда социальных аудиторов выясняет скрытые затраты. Например, перемещение недовольного сотрудника связано с дополнительными потерями времени на рассмотрение резюме, интервью, рекламу и принятие решений. Если сотрудникам недоплачивают за сверхурочные, производительность их работы падает, растет количество жалоб со стороны клиентов, компания теряет прибыли. Проведение социального аудита требует соблюдения ряд правил. В частности, это касается ведения документации, порядка выполнения действий социальными аудиторами, соблюдение договоренностей между заказчиком и агентством социального аудита. Следует иметь четко представление о всем пакете документов, который должна иметь команда социальных аудиторов в процессе проведения социального аудита. В состав документов, оформляемых при проведении социального аудита, входят: а) план предварительного изучения объектов социального аудита; б) программа проведения социального аудита; в) акты; г) рабочие документы и материалы; д) отчет и другие документы (представления, предписания, информационные письма), оформленные по результатам социального аудита. План предварительного изучения объектов социального аудита, программа проведения социального аудита, акты, отчет и другие документы по результатам социального аудита подготавливаются и оформляются в соответствии с порядком, установленным Агентством социального аудита. Рабочие документы представляют собой материалы, подготавливаемые и получаемые командой социальных аудиторов в процессе проведения социального аудита. Они могут быть представлены в виде данных, зафиксированных на бумаге, фотопленке, в электронном виде или в другой форме. Рабочие документы составляются в ходе предварительных переговоров, планирования, проведения социального аудита и оформления его результатов и используются для осуществления текущего контроля и проверки качества работы, выполненной командой социальных аудиторов. Социальные аудиторы должны составлять рабочие документы в достаточно полной и подробной форме, для того чтобы было понятно, как была реализована технология проведения социального аудита на всех его этапах. В рабочих документах: отражается информация о характере, временных рамках и объемах выполненных процедур; фиксируются фактические данные, используемые в качестве доказательств при формулировании выводов и обосновании рекомендаций по результатам социального аудита; - содержится обоснование всех важных заключений и выводов, сделанных социальными аудиторами. Главный социальный аудитор вправе определять объем документации по каждой конкретной процедуре в процессе социального аудита, руководствуясь своим профессиональным мнением. Вместе с тем, рабочая документация должна быть достаточно полной и подробной и отражать все вопросы, рассмотренные командой социальных аудиторов в ходе социального аудита. Это надо для того, чтобы если в процессе проведения социального аудита возникнет необходимость передать выполнение задания другому сотруднику, не имеющему опыта работы по этому заданию, он смог бы исключительно на основе имеющейся документации понять уже проделанную работу и продолжить выполнение данного задания. Рабочие документы, как правило, должны содержать: рабочий план и программу проведения социального аудита; информацию об отрасли или регионе, экономической, социальной и правовой среде, в которой объект социального аудита осуществляет свою деятельность; информацию, касающуюся организационно-правовой формы и организационной структуры объекта социального аудита; копии учредительных и других внутренних документов заказчика (протоколов, договоров, контрактов и др.); анализ наиболее важных социоэкономических показателей деятельности объекта социального аудита и тенденций их изменения; сведения о характере, временных рамках и объеме процедур проведения социального аудита, с указанием социальных аудиторов и результатов выполнения; заключения и выводы, сделанные социальными аудиторами по наиболее важным вопросам социального аудита; обзорные, аналитические и предварительные отчеты, подготавливаемые на всех этапах проведения социального аудита; выдержки или копии необходимых юридических документов, соглашений и протоколов; копии социоэкономической и другой необходимой отчетности; записи о характере и объеме проведенных аудиторских процедур и их результатах; записи устных вопросов, возникших в ходе обсуждений социального аудита с сотрудниками администрации объекта социального аудита; копии переписки по вопросам проверки с руководителями объекта социального аудита; копии сообщений, направленных другим организациям, экспертам и третьим лицам и полученных от них; выводы и рекомендации социального аудитора. Рабочие документы должны быть составлены и систематизированы таким образом, чтобы отражать особенности каждого конкретного социального аудита и потребности команды социальных аудиторов в ходе его проведения. В целях повышения эффективности подготовки и проверки рабочих документов целесообразно разработать в деятельности Агентства социального аудита формы документации (например, стандартную структуру файла (папки) рабочих документов, бланки, вопросники, типовые письма и обращения и т. п.), а также систему построения и порядок присвоения идентификационных номеров документам, входящим в состав рабочей документации. Рабочая документация должна содержать резюме с указателем и перекрестными ссылками на документы. Вся подтверждающая информация (в том числе, в электронной форме) должна, при необходимости, иметь систему перекрестных ссылок на соответствующую рабочую документацию, а также на программу социального аудита. Это позволяет избежать постоянного пересмотра информации по всему файлу (папке) и обеспечивает легкость доступа ко всей информации, касающейся проведения социального аудита. Каждый документ, как правило, должен включать следующее: наименование документа и его идентификационный номер; наименование объекта социального аудита; проверяемый период; содержание документа; ссылки на источники сведений, включенных в его содержание; личную подпись лица, подготовившего данный документ. Такая стандартизация документирования дает возможность социальным аудиторам провести социальный аудит более организованно и качественно, а руководителю команды социальных аудиторов надежно контролировать результаты выполняемой ими работы. Состав, количество и содержание рабочих документов социальный аудитор определяет самостоятельно с учетом характера и сложности проводимой работы, состояния социоэкономической отчетности и внутреннего контроля, уровня руководства деятельностью команды социальных аудиторов. После окончания социального аудита рабочая документация подлежит сдаче в архив агентства, где хранится скомплектованной в папки в течение нескольких лет. Для социального аудитора важно также четко знать весь перечень документов, которые являются источником социоэкономической информации и должны подвергаться проверке и анализу при проведении социального аудита. Так, например, основными источниками социально-экономической информации о предприятии служат: общие документы; документы, регламентирующие кадровые процессы; общая информация о сотрудниках и ряд других источников. К общим документам относятся: устав предприятия; документы о регистрации предприятия; организационная структура, положения об отделах, службах, производствах; штатные расписания по состоянию на момент проведения социального аудита; протоколы заседаний совета директоров, учредителей, собраний акционеров, других аналогичных органов управления, трудового коллектива; документы, регламентирующие учетную политику; социальная, статистическая, бухгалтерская отчетность; документы планирования социальной деятельности предприятия; коллективный договор; правила внутреннего трудового распорядка: документация, регламентирующая деятельность профсоюзной организации предприятия, Устав профсоюзной организации; документы, регламентирующие производственную и организационную структуру предприятия; внутрифирменные инструкции; сведения, полученные из бесед с руководством, менеджерами и исполнительным персоналом, профсоюзного комитета; информация, полученная при осмотре предприятия, его основных подразделений. В перечень документов, регламентирующих кадровые процессы на предприятии, относятся: штатные расписания по состоянию на 1 января за последние пять лет и на дату проведения социального аудита с указанием должностей и окладов; положение о подборе и отборе персонала; статистические данные по текучести кадров за последние три года по возможности, по различным группам работников; статистические данные о демографическом составе (возраст, пол) работников по категориям; положение об обучении и профессиональном развитии персонала; образцы стандартного трудового договора (срочного и на неопределенный срок, для различных категорий персонала); должностные инструкции для различных категорий персонала (образцы); ф трудовые контракты со всеми приложениями, дополнениями и изменениями (по выбору), заключенные с работниками предприятия за последние пять лет и на момент проведения социального аудита (по 2 трудовых договора в каждом периоде), а также формы 2-НДФЛ за указанные период по этим сотрудникам; трудовые договоры со всеми руководителями высшего звена и иные документы, регулирующие систему вознаграждения и компенсаций сотрудников данной категории, должностные инструкции; личные дела сотрудников различных категорий (по выбору); положение об эффективности деятельности персонала и аттестации; положение об обучении и профессиональном развитии персонала; пятилетний отчет о численности персонала, содержащий данные о руководителях, специалистах и административных работниках и рабочих на производстве по местоположению (включая информацию о профессиональных объединениях, если такие имеются); краткое описание всех конфликтов или судебных процессов с участием профессиональных объединений, включая описание предмета спора и решение по делу; список судебных процессов, находящихся на рассмотрении, включая оценку обязательств, оказывающих влияние на: льготы и вознаграждение сотрудников; страхование по безработице; безопасность и гигиену труда; обвинения и жалобы по поводу нечестных действий работодателя; инструкция по технике безопасности и журнал ознакомления с правилами техники безопасности; краткое описание всех конфликтов или судебных процессов с участием профессиональных объединений, включая описание предмета спора т решения по делу; Общую информацию о сотрудниках предприятия можно получить, изучив: обзор процесса планирования кадрового резерва, включая информацию о регулярности его пересмотра, пересматриваемых должностях, процессе пересмотра и определения сотрудников с высоким потенциалом; список всех сотрудников с высоким потенциалом и документально зафиксированный план их развития; все документы по планированию кадрового резерва в отношении всех руководящих и профессиональных должностей; копии всех официальных сообщений для сотрудников, касающихся обещаний или принятых обязательств в отношении заработной платы, льгот или права на участие или самого участия в программах заработных плат и компенсаций; копия политики по перемещению сотрудников, включая список всех сотрудников, осуществляющих переезд в настоящее время; список всех займов, предоставляемых предприятием своим работникам за последние три года, с указанием ФИО сотрудника, даты заключения договора займа, размера займа, его баланса на конец каждого года, графика погашения, процентной ставки, льготного периода, причины выдачи займа и суммы удержанного НДФЛ (если такое удержание производилось). Важным направлением социального аудита выступают вопросы вознаграждения работников предприятия. Соответственно анализируется: информация об общих суммах, начисленных и выплаченных работникам заказчика компенсаций за последние три года и на момент проведения социального аудита, разбивке по видам компенсаций (заработная плата, премии по каждому виду, надбавки, материальная помощь, компенсации в связи с переездом и др.); внутренние положения, устанавливающие порядок оплаты труда; премирования и выплаты любых иных видов компенсаций работникам заказчика, действовавшие в течение последних трех лет и на момент проведения социального аудита; копии всех официальных программ стимулирования и планов переменного вознаграждения, таких как: планы краткосрочного стимулирования (премирования) работников; планы долгосрочного стимулирования (премирования) работников; отсроченная компенсация (включая долгосрочные обязательства); программы стимулирования сотрудников, основанные на участии в капитале предприятия; копии приказов на выплату премий работникам заказчика, принятых за последние три года и на момент проведения социального аудита, в отношении каждого вида премий (квартальных, полугодовых, разовых и любых иных); • информация о размерах любых иных выплат вознаграждений или компенсаций работникам заказчика, осуществленных за последние три года, в том числе через третьих лиц, либо оформленных любыми соглашениями нетрудового характера с описанием всех деталей подобных выплат. Информация о льготах для работников предприятия содержится в таких документах, как: полный список программ, договоренностей, соглашений в отношении льгот для работников: как письменных, так и не оформленных документально, с ограничениями и без, действующих в настоящее время или уже закончившихся, внутренних или иностранных. Список должен содержать информацию о льготах, которые охватывают или охватывали в прошлом настоящих или бывших работников заказчика, включая руководителей; пенсионные планы, программы отсроченной компенсации, накоплений, системы участия в прибыли, в капитале компаний, программы предоставления акций сотрудникам заказчика, льготной покупки акций сотрудниками заказчика (включая все планы с участием нескольких работодателей). Социальные льготы как для работающих сотрудников, так и для пенсионеров, в том числе включая: дополнительная медицинская помощь или медицинское страхование для сотрудников; страхование жизни, несчастного случая, дополнительная оплата отпуска по болезни, дополнительное пособие по длительной и краткосрочной нетрудоспособности, специальные пособия в связи со смертью работника или члена семьи; выходные пособия. Если программы в отношении сотрудников, ушедших на пенсию, различаются в зависимости времени выхода на пенсию, необходимо включить описание всех программ. Следует также внимательно изучить другие льготы, в том числе, включая: льготы в отношении использования корпоративных автомобилей, парковки, транспорта и перевозки сотрудников; субсидируемое компанией питание; субсидируемое компанией жилье для сотрудников; присмотр за детьми в дневное время; займы, предоставляемые компанией; программы перемещения сотрудников; возмещение расходов на образование; вознаграждение за выслугу лет; корпоративные мобильные телефоны; отчет об участии в пенсионных планах нескольких работодателей или планах по социальному обеспечению, содержащий информацию о статусе, количестве сотрудников, участвующих в таких планах и обязательствах; копии всех страховых и пенсионных программ для высшего руководства и/или трудовые договоры, содержащие информацию о льготах, включая список участников и размеры компенсации; краткое описание всех социальных и общественных программ, спонсируемых заказчиком, включая годовые затраты на финансовую поддержку; иные действующие документы, регулирующие процедуры управления персоналом заказчика. После изучения всех документов, социальные аудиторы приступают к сбору аудиторских доказательств, определяют источники их получения и порядок документирования. Исчерпывающие доказательства в ходе проведения социального аудита необходимо собрать для составления объективного заключения о реальных социоэкономических достижениях и возможностях объекта социального аудита. Аудиторские доказательства - это информация, полученная социальным аудитором в ходе проведения социального аудита на объекте социального аудита, для его представителей и третьих лиц, или результат ее анализа, позволяющие сделать выводы и выразить собственное мнение социального аудитора по предмету социального аудита. Аудиторские доказательства представляют собой документальные источники данных, документацию социоэкономическош и другого учета, заключения экспертов, а также сведения из других источников. Объем изучаемой информации, необходимой для получения аудиторских оценок, жестко не регламентируется. Социальный аудитор на основе своего профессионального опыта и с учетом других факторов самостоятельно определяет объем информации, достаточный для формулирования объективного заключения о достижениях социоэкономических показателей объекта социального аудита. При этом во внимание принимаются следующие факторы: степень аудиторского риска; наличие свидетельств от третьих лиц; получение доказательств на основе данных системы внутреннего контроля; получение информации в результате самостоятельно выполненных аудиторских процедур; получение доказательств в форме документов и письменных показаний; возможность сопоставления выводов, сделанных на основании доказательств, полученных из различных источников. Аудиторские доказательства бывают трех видов: внутренние, включающие информацию, полученную от объекта социального аудита, его представителей в письменном или устном виде; внешние, содержащие информацию, полученную от третьих лиц в письменном виде (обычно по письменному запросу социального аудитора); смешанные, состоящие из информации, полученной от объекта социального аудита в письменном или устном виде, и подтвержденные третьей стороной в письменном виде. Наибольшую ценность для социального аудитора представляют внешние доказательства, затем следуют смешанные и внутренние. Достоверность доказательств в форме документов и письменных свидетельств выше, чем устных показаний. Источниками получения аудиторских доказательств являются первичные документы объекта социального аудита и третьих лиц; показатели социоэкономической отчетности объекта социального аудита; результаты анализа социальной и финансово-хозяйственной деятельности; устные показания сотрудников и третьих лиц; сопоставление данных различных документов; результаты инвентаризации обязательств, проводимых сотрудниками объекта социального аудита; сопутствующая отчетность и др. Качество доказательств зависит от их источников. Наиболее ценными считаются сведения, собранные социальным аудитором в результате изучения социальной политики, проводимой объектом социального аудита. Рассмотрим на примере предприятия процедуру ознакомления социального аудитора с основными документами. Для ознакомления с предприятием, выработки программы проверки социальный аудитор сначала должен провести: предварительное анкетирование; опрос сотрудников; изучение социального баланса предприятия, составляемого обычно (как показывает практика тех предприятий, где составляются социальные балансы) раз в три года; изучение планов социальною развития; изучение коллективного договора; проверки на месте; выборочные проверки. Предварительное анкетирование позволяет разработать программу проверки, подстроенную под предприятие, и выбрать значимые точки, на которых сосредоточить дальнейшую работу. Социальный аудитор является ответственным в применении средств, подходящих для получения достоверных и удовлетворительных результатов.
Ви переглядаєте статтю (реферат): «Проведение социального аудита» з дисципліни «Соціальний аудит»
