Кабинет министров собирается, как правило, один раз в неделю. Этого, обычно бывает достаточно для регулярных встреч и будет вполне достаточно, если они ухватили с самого начала, для чего они собрались. После заседания члены кабинета министров должны как можно быстрее вернуться на свои рабочие места, а премьер-министр должен поскорее вернуться к своей повседневной работе. Мы начинали точно в 11.00 и делали в соответствующее время перерыв на ленч. Даже в кризисных ситуациях двух встреч в неделю будет вполне достаточно: если в стране кризис, то чем меньше разговоров, тем лучше.
Одной из жизненных задач, касающихся контроля за проведением собрания, является предотвращение постановки и обсуждения возможных или действительно не относящихся к делу вопросов. Иногда специально отвлекающие взгляды являются более изящным способом управления, чем жесткое следование вопросам, являющимся хлебом насущным повестки дня собрания. В тех случаях, когда тема совещания требует творческого мышления, часто стоит в первую очередь избавиться от вопросов, явно уводящих в сторону от обсуждения по существу. Для того чтобы избавиться от обсуждения неуместного вопроса, можно предложить обсудить новую идею, подобно тому, как, глядя на внешний вид устричной раковины, трудно поверить, что внутри раковины находится жемчуг. Для того чтобы развивать такие функции лидерства и ваши способности управлять дискуссией и вносить ваш собственный вклад в результаты обсуждения, вам следует развивать свои собственные способности, формируя следующие качества:
ДЖОН АДАИР • • • • • • • • Ясное и быстрое мышление Умение внимательно слушать Способность ясно и кратко выражать свои мысли Уметь внести ясность в плохо изложенную точку зрения Быть беспристрастным и объективным судьей Уметь предотвращать неуместные прерывания совещания Быть терпеливым, терпимым и настойчивым Быть дружелюбным, но энергичным и деловым
ЭФФЕКТИВНЫЙ
ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТ
305
но вашему секретарю. Если секретарь совещания не в состоянии выполнять эту работу, то непременно должна быть другая группа членов собрания, которая будет эту работу выполнять. Если вы сами попытаетесь выполнять эту работу, то это будет отвлекать вас от ведения собрания и мешать выполнению главной цели встречи. Протокол совещания не должен быть длинным или слишком сложным, но вместе с тем он должен включать в себя следующие ключевые вопросы: • • • время, дату и место встречи имена присутствующих и любые причины, оправдывающие отсутствие на совещании все вопросы, подлежащие обсуждению; проекты решений совещания по обсуждаемым вопросам; решения, которые должны быть приняты, и действия, которые необходимо согласовать на совещании имена ответственных за выполнение принятых решений в некоторых случаях следует изложить основные аргументы или последовательность шагов, приводящих к решению вопроса время окончания совещания дата и время следующего совещания и место, где оно будет проведено
В конце обсуждения каждого вопроса, стоящего в повестке дня совещания, председатель должен дать краткий, ясный и выразительный обзор всех мнений, высказанных при обсуждении. Он может даже продиктовать ключевые предложения и фразы, которые впоследствии будут использованы в проекте решения. Если кого-нибудь из участников собрания попросят предпринять определенные действия, связанные с решением по конкретному вопросу повестки собрания, председатель должен проверить, что соответствующий участник понимает, что он должен сделать, и согласен с предложенными действиями. Предпринимаемые таким образом шаги или действия должны быть согласованы с окончательным сроком выполнения всего задания. Иногда задают вопрос: должен ли комитет быть исполнительным, то есть должен ли он сам предпринимать какие-нибудь действия, — вопрос, который представляется достаточно тривиальным. Выражаясь литературным языком, цель всего комитета, точно так же как и цель футбольной команды, забить гол. В каждом конкретном случае должен существовать персональный автор гола, но вся команда должна работать для того, чтобы этот гол был забит. Хотя решение, которое принимает комитет, выполняется в большинстве случаев одним из его членов или руководителей, в реальной жизни это действие является действием всего комитета. Важные решения должны приниматься комитетом, то есть коллегиально, или в результате их обсуждения. Для того чтобы убедиться, что предпринимаемые действия являются результатом работы всего комитета и вместе с тем сохраняется персональная ответственность за выполнение работы, существует один способ — назначить председателем комитета не старшего по должности среди всех членов комитета, но того, чья персональная работа наиболее тесно связана с вопросом, по которому комитет принимает решение.
Ви переглядаєте статтю (реферат): «УПРАВЛЕНИЕ КАБИНЕТОМ МИНИСТРОВ» з дисципліни «Мистецтво управляти людьми й самим собою»
