Документообіг та його організація. Організація зберігання документів
Поряд з правильним і своєчасним оформленням первинних документів важливим в організації первинного обліку є встанов- лення документообігу — руху документів від моменту їх складан- ня до бухгалтерського опрацювання та здачі в архів. Документообігом називають встановлений порядок і рух в пе- вні строки документів у процесі оперативного використання та бухгалтерського опрацювання їх від моменту складання (внутрі- шні документи) або одержання від інших організацій (зовнішні документи) до використання для бухгалтерських записів і пере- дачі в архів. Для контролю за надходженням і своєчасним опрацюванням документів необхідно складати графік (план) документообігу. Йо- го розробляє головний бухгалтер підприємства, після затвер- дження якого, він стає обов’язковим для працівників, що склада- ють первинні документи. Єдиної обов’язкової для всіх господарств форми плану докуме- нтообігу немає, оскільки кожне господарство складає цей план з урахуванням умов своєї діяльності. Проте в кожному господарстві план документообігу має такі чотири стадії: 1) реєстрація госпо- дарських операцій; 2) приймання документів; 3) обробка інфор- мації; 4) підготовка та передача документів в архів. 1. Реєстрація господарських операцій. Як уже зазначалось, кожна господарська операція має бути оформлена первинними документами згідно з чинними нормативними документами. 2. Приймання документів. Приймаючи документи, відповіда- льний працівник бухгалтерії ретельно перевіряє їх за суттю — встановлює їх доцільність і законність операції, а також прово- дить їх перевірку згідно з чинним положенням. 3. Обробка інформації, яка міститься в первинних документах, та перетворення її на кінцеву інформацію. 4. Підготовка та передача в архів первинних документів і регі- стрів бухгалтерського обліку.
140 На підставі розглянутих стадій кожне господарство складає план (графік) документообігу, який повинен містити обов’язкові показники: номер форми; назву та призначення первинного до- кумента (тобто які саме господарські операції оформляють цим документом); строки складання і прізвища осіб, які оформляють документи; строки подання документа в бухгалтерію та прізвища осіб, що приймають, перевіряють і опрацьовують документ, а та- кож контролюють, як його використовують у бухгалтерії і в якій справі поточного архіву зберігають. Зауважимо, що чітка система документообігу прискорює оформлення і проходження документів, забезпечує рівномір- ність навантаження працівників у бухгалтерії, підвищує відпо- відальність за своєчасність і правильність опрацювання і вико- ристання документів. Організація зберігання документів. Важливе значення для правильного зберігання документів, одержання в будь-який час і без затримки необхідної економічної інформації має організова- ний в установленому порядку архів підприємства. Архів обліко- вих документів поділяють на поточний і постійний. Поточний архів створюють у бухгалтерії для зберігання доку- ментів за поточний рік чи місяць, за якими уже складено і подано у визначені адреси бухгалтерську звітність. Постійний архів організовують у спеціально обладнаному приміщенні із стелажами для розміщення на них папок з доку- ментами. Доступ до архіву має лише головний бухгалтер і завіду- вач архіву (архіваріус). Обов’язки архіваріуса можуть бути покла- дені на того чи іншого працівника центральної бухгалтерії. В архів приймають документи, зброшуровані в папки з відпо- відними написами на них згідно з порядком організації архівної справи. Прийняті для зберігання справи завідувач архіву реєст- рує в архівній книзі, де він на кожній папці зазначає її номер за архівною книгою. У разі втрат папок з архіву оформлюють спеці- альний акт за обов’язкової присутності представника міліції. Справи з документами з архіву видають за письмовим розпо- рядженням головного бухгалтера, а в окремих випадках — на вимогу прокуратури або народного суду. Ключі від архіву збері- гаються у завідувача архіву. Строки зберігання документів в архіві різні: облікові листки праці і виконаних робіт — один рік; розрахунково-платіжні відо- мості, аналітичні рахунки з обліку розрахунків з працівниками, річні бухгалтерські звіти — постійно. Щорічне вилучення (списання) з архіву справ оформлюють ак- том за обов’язкової присутності представника районного архіву.
Ви переглядаєте статтю (реферат): «Документообіг та його організація. Організація зберігання документів» з дисципліни «Теорія бухгалтерського обліку»
