На підприємствах і в організаціях здійснюють велику кіль- кість господарських операцій, для оформлення яких застосовують різні за формою і змістом документи. Для кращого вивчення, вір- ного складання і використання документів в обліку їх класифі- кують за певними ознаками (поділяють на групи за певними ознаками). 1. За призначенням документи поділяють на розпоряд- чі, виправдні (виконавчі), бухгалтерського оформлення і ком- біновані.
133 Розпорядчими називають документи, в яких міститься вказів- ка (розпорядження, наказ, завдання) на здійснення господарсь- ких операцій. Вони є, зокрема, підставою для прийняття і видачі матеріальних цінностей і коштів, виконання робіт. До розпоряд- чих документів належать накази, чеки на одержання грошей в банку, платіжні доручення банку на перерахування коштів, до- ручення на одержання матеріальних цінностей та ін. Ці докуме- нти обов’язково підписуються керівними особами. Вони мають велике значення в управлінні господарством, але не підтверджу- ють факту здійснення операцій, тому не можуть бути підставою для облікових записів. Виправдними (або виконавчими) називають документи, якими оформляють виконані господарські операції і підтверджують факт здійснення цих операцій. Їх складають у момент здійснення операції, тому вони є первинною формою відображення і контро- лю господарської діяльності. До таких документів належать: акти приймання-передачі основних засобів, відомості (щоденники) надходження продукції рослинництва, надою молока, акти різно- го призначення та ін. Виправдні документи мають важливе зна- чення для відображення здійснених операцій в обліку. Документи бухгалтерського оформлення складають працівни- ки бухгалтерії для підготовки і полегшення облікових записів. У них зазначають, які бухгалтерські записи мають бути зроблені на їх підставі. До документів бухгалтерського оформлення належать: розподільчі і групувальні відомості, розрахунки, різні бухгалтер- ські довідки тощо. Наприклад, відомість розподілу загальновиро- бничих витрат, калькуляції та ін. Вони складаються за даними поточного обліку, підтвердженими відповідними документами. Бухгалтерські довідки складають під час виправлення поми- лок у бухгалтерських записах, закриття рахунків та ін. Вони до- сить поширені в практиці бухгалтерського обліку. Документи бухгалтерського оформлення самостійного значен- ня не мають, вони використовуються тільки разом з відповідними виправдними документами. Комбіновані документи. В практиці підприємств найчастіше застосовують документи, які поєднують у собі ознаки (розпоряд- чих, виправдних і бухгалтерського оформлення). Такі документи називають комбінованими. До них належать накладні, лімітно- забірні карти, прибуткові й видаткові касові ордери, облікові лис- ти тракториста-машиніста і т. ін. Застосування комбінованих документів сприяє повноті і наоч- ності обліковуваної операції, спрощує і поліпшує використання документів у процесі їх бухгалтерського опрацювання. Тому в су-
134 часній бухгалтерській практиці переважають комбіновані доку- менти. 2. За порядком складання документи поділяють на первинні й зведені. Первинними називають документи, якими безпосередньо офо- рмляють господарські операції. Вони є доказом того, що певні операції справді виконано. До них належать прибуткові і видат- кові касові ордери, квитанції та ін. Зведеними називають документи, складені на підставі пер- винних документів методом (способом) групування і узагальнен- ня їх показників. Це звіти касира, авансові звіти та ін. Зведені документи призначені для групування первинних даних про гос- подарські операції і одержання узагальнених показників. Тому вони мають важливе значення для скорочення облікової роботи. 3. За способом охоплення операцій документи поділяють на разові та накопичувальні. Разові документи застосовують для оформлення однієї або кі- лькох господарських операцій. До разових документів належать первинні документи: накладні, касові ордери та ін. Характерною особливістю разових документів є одночасне їх використання для початкової реєстрації господарських операцій. Накопичувальні документи використовують для оформлення однорідних господарських операцій (які систематично повторю- ються і накопичуються) в міру їх здійснення протягом певного періоду (тижня, декади, місяця). До накопичувальних документів належать багатоденні наряди на відрядні роботи, відомості ви- трати кормів, відомості руху молока, лімітно-забірні карти, облі- кові листи тракториста-машиніста і т. ін. На відміну від разових накопичувальні документи можуть бу- ти підставою для відображення в обліку тільки після того, як в них записано останню операцію і підраховано підсумок всіх опе- рацій (записів). Використання накопичувальних документів має важливе зна- чення для скорочення кількості бухгалтерських записів на раху- нках і є одним із важливих засобів раціоналізації обліку. Проте застосування накопичувальних документів можливе тільки тоді, коли не вимагається щоденне відображення господарських опе- рацій в обліку. 4. За місцем складання документи поділяють на внутрішні і зовнішні. Внутрішніми називають документи, які складають безпосере- дньо в господарстві (касові ордери, обліковий лист тракториста- машиніста і т. ін.).
135 Зовнішні — це такі документи, що надходять до певного гос- подарства від інших підприємств, організацій та установ (випис- ки банку, рахунки постачальників та ін.). 5. Залежно від кількості відображуваних об’єктів документи поділяють на однопозиційні і багатопозиційні. В однопозиційний документ записують господарську операцію з одним видом матеріальних цінностей, за рахунками з однією особою, витратами на один об’єкт тощо (наприклад касовий ордер та ін.). Багатопозиційні документи використовують для відображення операцій з кількома видами цінностей, за розрахунками з різни- ми особами, витратами на кілька об’єктів тощо (наприклад ліміт- но-забірна карта, розрахунково-платіжна відомість та ін.). Розглянута класифікація стосується документів, які викорис- товують, в основному, під час ручного опрацювання облікових да- них. Застосування сучасних обчислювальних машин веде до змі- ни звичайних документів іншими носіями економічної інформа- ції, пристосованими до машинної обробки. Тому за технікою складання й опрацювання розрізняють до- кументи, що складаються без використання обчислювальної тех- ніки з частковим використанням обчислювальних машин і повні- стю механізованим способом.
Ви переглядаєте статтю (реферат): «Класифікація документів» з дисципліни «Теорія бухгалтерського обліку»
