АВТОМАТИЗИРОВАННАЯ СИСТЕМА НОРМАТИВНОМЕ ТОДИЧЕСКОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ (АСНМОУ)
Пример структуры СНМОУ и АСНМОУ, соответствующей основным функциям, которые должна выполнять СНМОУ, при веден на рис. 1. В качестве методической основы создания АСНМОУ можно использовать идею стратифицированного представления проце дуры поиска информации с углублением на каждой страте ана лиза документов, содержащихся в АСНМОУ, путем структури зации их текстов (рис. 2): на верхней страте - поиск документов по функциям управления; на второй сверху - поиск разделов документов в соответствии с запросом пользователя, взаимоот ношений между разделами связанных один с другим документов; на третьей страте - вывод текстов на дисплей или принтер (пол ный текст или его разделы); на четвертой страте (которая реали зуется не для всех документов) - аналитико-синтетическая обра ботка (АСО) текстов документов (например, необходимая при поиске информации в текстах законов и других НПД). Согласно теории информационного поиска базы данных (БД) и информационно-поисковые процедуры АСНМОУ создаются как автоматизированные докуметально-фактографические ин формационно-поисковые системы (АДФИПС). При этом виды БД определяются спецификой конкретного предприятия (орга низации). Например, БД можно выделить таким образом: создать базу данных НПД (общегосударственных, региональных), БД о НМД, НТД и ОРД органов управления отраслью и предприятием. Разработка устава предприятия Разработка организационной структуры предприятия — • Разработка положений 0 подразделениях L Разработка стандартов предприятия 4 • изучение документов государственных учреждений (законов, постановлений, указов, решений); • разработка функцио нальных разделов; • формирование взаимо отношений со сторонни ми организациями; • проверка соответствия республиканскому зако нодательству • определение линейно- функциональной подчи ненности по уровням уп равления; • формирование центров управления по конкрет ным функциям; • введение самостоятель ных структурных подраз делений; • определение штабных отделов по укрупненным функциям • определение головных подразделений управления; • разработка задач, функ ций, прав и ответственности подразделений; • формирование оргструкту ры подразделений; • разработка системы вза имоотношений подразделе ний с руководством и други ми подразделениями • формирование орга низационно-технологи ческих процедур; • описание процедуры выполнения функции; • согласование с со исполнителями по фун кции; • обеспечение взаим ного соответствия про цедуры и системы вза имоотношений подраз делений j Разработка СККи" ! [ Разработка системы • классификации и 1 кодирования функций (СККФ) Автоматизи рованная система СККФ - • - • Разработка классификатора подразделений и документов Отбор НТД и НМД по укрупненным функ циям СУ (1-й контур) -^ Поиск по запросам (2-й контур) - • 1 1 И- J 1 Разработка базы данных НМД и НТД -> Расшифровка закодированного ответа (3-й контур) СНМОУ Формирование организационно- технологических процедур АСНМОУ Формирование организационно-тех нологических процедур C7I Рис. 1 « Генерация БД ИПС Анализ текстов t / Л 7 с=) Рис.2 52 Для АСНМОУ предприятием может оказаться целесообразным создать отдельные базы стандартов предприятия (СТП), долж ностных инструкций, положений о подразделениях и т.п. БД для крупных предприятий и организаций имеют значи тельный объем. Для организации эффективных процедур поиска и корректировки информации их нужно структурировать. Иссле дование особенностей БД АСНМОУ и работы с ними показало, что выбрать наиболее целесообразную жесткую структуру БД практически невозможно, так как, с одной стороны, подразделе ния предприятия принимают участие в выполнении нескольких укрупненных функций управления, а с другой - одна и та же функ ция выполняется несколькими подразделениями. Кроме того, одна и та же функция регламентируется в документах разного вида - и в положениях о подразделениях, и в СТП, и в ОРД, и т. п. При этом одинаковые или сходные, с различной степенью дета лизации и с несколько модифицированными формулировками функции в разных документах закодированы по-разному, в соот ветствии с группированием и индексированием функций, прини маемыми при разработке документа его авторами. Для того чтобы объединить все документы АСНМОУ в еди ную систему и реализовать идею стратифицированного углубле ния анализа текстов, необходим единый информациоило-поыско- выйязык (см. Информационный поиск), который должен устранить синонимию, омонимию и другие недостатки естественного язы ка и позволить более точно описывать наименования и содержа ние документов, помогая их сопоставлять, сортировать по опре деленным показателям, осуществляя поиск по запросам, также переведенным на этот язык. В соответствии с идеей стратификации необходимо создавать сопряженные БД для различных страт. Используя терминологию теории НТИ, удобно говорить не о создании БД для различных страт, а о создании двух-, трехконтурных или более автоматизи рованных документально-фактографических ИПС (АДФИПС). В частности, при создании БД нормативно-правовых докумен тов исследованы два варианта АДФИПС: двухконтурный - с поис ком документов в первом контуре и извлечением из них разделов (которые содержат сведения о правовых нормах, представляющих собой фактографическую информацию для пользователя) во вто ром; трехконтурный с поиском в контурах последовательно в пер вом - документов, во втором - разделов и в третьем - статей (содер жащих еще боле конкретную фактографическую информацию о правовых нормах). 53 Аналогично могут быть организованы БД нормативно-мето дических документов. Например, при создании АДФИПС положений о подразделе ниях предприятия или БД НМД, НТД и ОРД могут быть образо ваны следующие контуры: 1) отбор положений или других НМД, НТД, ОРД, соответствующих запросу (т.е. структуризация под зап рос, к примеру, по укрупненным функциям, по группам подразде лений); 2) поиск в базе отобранных документов по запросам пользо вателя необходимых ему сведений о функциях, сроках и способах выполнения функций и тому подобной фактографической инфор мации (поиск может осуществляться по признакам, предусмотрен ным при разработке АДФИПС); 3) вывод фрагментов докумен тов, отобранных в соответствии с запросами во втором контуре, на дисплей или принтер в удобной для пользователя форме (на пример, разделов положений, содержащих необходимые сведения о функциях и сроках их выполнения исполнителями, в виде табли цы и т.п.). Пример трехконтурной АДФИПС нормативно-методических документов АСНМОУ (положений о подразделениях оргструкту ры предприятия) приведен на рис. 3, где обозначены массивы: KFD - коды (индексы) НТД и НМД по укрупненным функци ям системы управления предприятием; OKFD - отобранные коды НТД и НМД; KNTD - фасетные коды НТД и НМД для поиска по запросам; OKNTD - отобранные фасетные коды НТД и НМД для поис ка по запросам; NTD - индексированные тексты НТД и НМД для расшиф ровки кодов (индексов); ONTD - отобранные индексированные тексты НТД и НМД (их разделов) для расшифровки кодов и вывода результатов поис ка на дисплей или принтер и для моделирования оргтехпроцедур. Структуры БД в этом примере имеют следующий вид (в при водимом примере принята фасетная классификация). • Структура первого контура БД положений о подразделе ниях: <Л^7, yV2, F7, F2, F3>, где N1 - номер отдела в существующей СНМОУ; N2 - наименование отдела; FI, F2, F3 - индексы укрупненной функции в структуре целей и функций пред приятия, выполнение которой регламентируются в положении, 54 АСКК классифи каторы подразделений документов J НТД НМД База данных взаимоот ношений подразделений Кодиро вание НТД и МТД Отбор НТД и МТД по укрупненным функциям СУ (1-й контур) Поиск по запросам (2-й контур) Расшифровка закодиро ванного ответа (3-й контур) Формирование организа ционно- технических процедур Корректировка массивов и текстов НТД и НМД Рис.3 • Структура БД второго контура (АДФИПС) - раздела «Вза имосвязь» положений о подразделениях предприятия, составляю щими которого являются функции положения: <F1, F2, F3, N1, D1, FJ, DK, NP>, где F/, F2, F3 - индексы укрупненной функции в структуре целей и функ ций предприятия, выполнение которой регламентирует под готавливаемый документ; N1 - номер отдела - изготовителя документа в существующей СНМОУ; DI - наименование вида исходного документа (или конкретного документа), для подготовки которого выполняется функция; FJ - индекс функции внутри положения; DK - индекс документа, получаемого в результате выполнения функции; NP - номер отдела, в который передается документ для дальней шей обработки (согласоваршя). Поиск фактографической информации в этом контуре может осуществляться по лю бому параметру. Третий контур - вывод текстов, соответствующих отобранным кодам. В приведенном примере АДФИПС предусмотрен также блок формирования и анализа организационно-технологических про цедур (ОТП) подготовки и реализации управленческих решений. С целью ускорения разработки АСНМОУ для конкретных предприятий и организаций разрабатываются системы генерации АДФИПС. С примерами систем генерации АДФИПС можно познако миться в [1, 2].
Ви переглядаєте статтю (реферат): «АВТОМАТИЗИРОВАННАЯ СИСТЕМА НОРМАТИВНОМЕ ТОДИЧЕСКОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ (АСНМОУ)» з дисципліни «Теорія систем і системний аналіз в управлінні організаціями»
