Важливим контролінговим інструментом для досягнення про-зорості витрат в системі державної адміністрації є облік процесу-альних витрат. Облік процесуальних витрат є новою методикою для калькуляції витрат, яка може використовуватись паралельно до традиційного обліку і джерел витрат. За допомогою аналізу видів діяльності він здійснює облік діяльності адміністративних підрозділів за джерелами витрат і об’єднує ці види діяльності в процеси, які виходять за межі джерел витрат. За допомогою облі-ку процесуальних витрат можливо ідентифікувати як процеси, якими користуються при виникненні продукту, так і витрати, які виникають в зв’язку з цим відповідно до причин. Контролінг мо-же завдяки обліку процесуальних витрат виявляти нерентабельні процеси чи організаційні вади та вказувати на потенціал заоща-дження. Аналіз витрат процесу ґрунтується на методі калькуляції витрат процесу. Як метод калькуляція витрат процесу виникла з потреб підприємців промисловості: вони потребували додатко-вих інструментів для розрахунків для непрямих сервісних сфер. Підприємства сервісу разом з підприємствами промисловості — важливі сфери застосування калькуляції витрат. У системі публічного управління калькуляція витрат процесу може застосовува-тися відносно всіх процесів, які приводять до результату, тому що у цій системі панують ті самі умови, як і у сфері комплексних витрат промислового підприємства. При проведенні аналізу витрат процесу ті витрати, які припа-дають на управлінські процеси, підпорядковуються саме їм. Міс-ця виникнення витрат при цьому вже не розрізняють за видами витрат, а за процесами та закріпленими за ними ресурсами. При проведенні аналізу витрат процесу треба відрізняти головні та часткові процеси. Головний процес — це низка однорідних дій, які підпорядковані одній і тій же величині впливу витрат. Це означає, що витрати ресурсів у сфері управління при обробці заяв на будівництво визначається кількістю заяв, що підлягають обробці. Для головних процесів треба встановити витрати процесів. Величина впливу витрат є, з одного боку, величиною виміру для ресурсів, які спожиті в процесі і які призвели до витрат, а з іншо-го — вона є величиною виміру і для продукту чи послуги управ-ління як результатів процесу. Прикладами головних процесів у публічному управлінні можуть бути: обробка заяви на будівництво, надання дозволу для підключення до каналізаційної мережі, розрахунок зборів за відведення стічної води, обслуговування осіб, які потребують опіки, підготовка проекту рішення, зайняття вакантної посади, оформлення виходу на пенсію працівника, придбання канцелярських матеріалів, розрахунок заробітної пла-ти, оформлення свідоцтва про особу. Під частковим процесом розуміємо низку однорідних дій в рамках одного місця виникнення витрат. Частковий процес може бути підпорядкованим одному або багатьом головним процесам. Проте велика кількість часткових процесів одного місця виник-нення витрат може бути також підпорядкована одному голов- ному процесу. Аналіз часткових процесів у місцях виникнення витрат структури, яка вивчається, може проводитися різним спо-собами: за допомогою структурованого інтерв’ю, аналізу доку-ментації (посадові інструкції, довідки з питань організації, служ-бові додатки) або шляхом повернення до вивчення вже наявних результатів (наприклад, матеріали вартісного аналізу комплекс-них витрат). У бесіді з працівниками, відповідальними за місця виникнення витрат, можна найкращим чином визначити, які часткові процеси у них є найважливішими, а також фактори, що визначають виникнення витрат. Вихідним моментом для структуризації часткових процесів завжди повинні бути головні процеси управління. Якщо дії поширюються на велику кількість головних процесів, то з цього випливає мінімальна диференціація часткових процесів місця виникнення витрат (наприклад, при обробці заяв: первинна за-ява, заява щодо змін, повторна заява). Після визначення часткових процесів треба з’ясувати, чи впливає на процеси в місці виникнення витрат обсяг продуктів чи послуг, тобто чи приводять кількісні показники до змін, чи, може, процеси від цього не залежать, і вплив кількісних змін на них не позначається. Ті часткові процеси, які не залежать від змін кіль-кісних характеристик, називаються нейтральними відносно кіль-кості. Прикладом часткового процесу, що не залежить від кількі-сних показників, є керівництво відділу. Часткові процеси, що змінюються через вплив кількісних характеристик, називаються залежними від кількості продукту. Для часткових процесів, які є залежними від кількості продукту, встановлюються величини виміру, за допомогою яких часткові процеси можуть бути визна-чені у кількісному відношенні. Прикладом часткового процесу, що залежить від кількісних змін, є процес перевірки заяви. Оди-ниця виміру, яка сюди відноситься, називається числом заяв. Далі встановлюється співвідношення між частковими про-цесами та кількістю персоналу, що припадає на них. Вихідним моментом при цьому є наявні в місці виникнення витрат кад-рові ресурси у відповідному для працівників віці, а також наявні посади. При проведенні калькуляції витрат процесу принципово включаються всі витрати підрозділу, в якому про-водиться аналіз, а потім за можливості відповідно до причин їх виникнення перераховується на процеси. Ті часткові проце-си, котрі є нейтральними відносно кількісних характеристик, розкладаються переважно пропорційно до розміру витрат час-ткових процесів, залежних від кількісних характеристик про-дукту. Підсумовування нейтральних витрат та перерахованих залежних витрат показує загальні витрати процесу. Шляхом ділення загальних витрат часткового процесу на відповідну кі-лькість одиниць виміру можна визначити норму витрат проце-су в частковому процесі:
Після завершення аналізу в місцях витрат підрозділу, який вивчається, часткові процеси концентруються в головні. Шля-хом ділення загальних витрат головного процесу на кількість величини виміру можна отримати норму витрат процесу. Норма витрат процесу вказує витрати одноразового проведення го- ловного процесу.
У формуванні витрат, що пов’язані з дозволом на будівництво, представлені місця виникнення витрат: попередня та основна пе-ревірка, перевірка дозволу і будівельний нагляд. Враховуючи всі витрати, що припадають на часткові процеси, що пов’язані з дозволом згідно із заявою на будівництво, загальні процесуаль- ні витрати на головному процесі — це «дозвіл по заяві на будівництво». Аналіз процесів є в першу чергу інструментом, який допома-гає усвідомлювати проблеми. В рамках аналізу необхідно знайти відповіді на запитання, які містяться у списку запитань для пере-вірки, щоб мати загальне уявлення про сукупну структуру управ-лінських процесів. Після отримання відповідей на поставлені запитання можна зробити висновок як щодо організації процесу в даний момент, так і про наявні слабкі місця, а також про потенційні можливості поліпшення. Наступним кроком буде створення списку пріоритетних заходів для роботи зі списком слабких місць, де метою буде визначення першочергових управлінських процесів, які сприяють оптимізації. При розгляді результатів аналізу необхідно звертати увагу на наступні взаємозв’язані моменти: зайві процеси чи їх елементи приховують у собі потенціал до економії. Раціоналізація та при-скорення процесів ведуть до заощадження витрат та до зменшен-ня витрат часу на обробку справ. Наслідком зменшення кількості помилок та поліпшення якості процесу частіше за все бувають заощадження коштів та вищий ступінь задоволення клієнтів.
Ви переглядаєте статтю (реферат): «Аналіз витрат процесу» з дисципліни «Менеджмент у державних організаціях»
