Цілеспрямована реорганізація управлінських процесів немис-лима без ґрунтовного їхнього аналізу. Без знання слабких місць в управлінських процесах в організації, інформаційних технологіях та в кадровій сфері неможливо їх раціоналізувати. Під аналізом управлінських процесів розуміється систематич-ний облік, документування та оцінка їх за такими критеріями: ви-трати, фактор часу, якість. Інструментами документування, які найчастіше застосовуються на практиці, є діаграми, які відобра-жають перебіг певних дій, опис процесів, циклів, заходів, графіч-на сітка процесів. Як метод аналізу в останні роки надійно зарекомендував себе метод калькуляції витрат процесів. Витрати, які пов’язані з окре-мими фрагментами процесів, визначаються в рамках комплексної калькуляції витрат на основі витрат за місцями їх виникнення. Витрати основних процесів можна отримати шляхом підсумову-вання витрат часткових процесів. При калькуляції часткових витрат, яка ще називається кальку-ляцією суми покриття, носіями витрат визнаються лише певні витрати, які виникли саме у них. Якщо якісні витрати неможливо закріпити безпосередньо за носіями витрат, то такі витрати пере-ходять у виробничий продукт. Мета аналізу процесів полягає в тому, щоб розглядати управ-лінські процеси в комплексі і отримати за можливості найповні-шу картину про реальний стан організації управління на даний момент. Для цього потрібно оцінити зафіксовані процеси за на-явними критеріями. З цією метою в організаційній практиці вда-ються до аналізу витрат на процеси, питомої ваги створеної вар-тості, часу перебігу процесів, питомої ваги процесів, кількості учасників процесу та рівня задоволення клієнтів. Аналіз процесів проводиться для того, щоб усунути слабкі місця в організації управлінських процесів або досягти радикального оновлення процесів. Часто приводом для нього виступає невдо-волення внутрішньовідомчих клієнтів та клієнтів ззовні, незадо-вільні результати ревізій звітності, оновлення структури у зв’язку з новими завданнями, зменшенням їх кількості чи обсягів або їх-ньою ліквідацією, або ж на підставі встановлення факту невисо-кого рівня організації. Деталізований аналіз процесів проводить-ся також і тоді, коли укладаються довідники з організаційних питань та питань якості та вводяться системи управління проце-сами. Організація публічного управління має ієрархічну структу-ру, вона орієнтується на функціональність. Тому ділові папери часто проходять через різні ієрархічні рівні та формальні інстан-ції з етапами їх оформлення, як наприклад, перевірки вхідних та вихідних даних, що не приносить відчутної користі клієнту, який отримує послугу. Найчастішими проблемами в таких процесах з багатокомпо-нентними трудовими затратами є: зволікання (час, що витра- чається на зберігання документів, їх перебування в черзі на обробку, час на транспортування), дублювання при виконанні завдань та дій як в стадії обробки, так і під час обліку даних. Сюди відноситься також і значна потреба в комунікації та узго-дженнях, часта зміна ручної обробки документів на електронну і навпаки. Орієнтація на процеси в публічному управлінні — це розу-міння процесів з огляду на їхні функції, структурний зв’язок між різними підрозділами та постійну зорієнтованість на задоволення потреб клієнтів. В управлінських структурах, які зорієнтовані на процеси, саме найважливіші управлінські процеси визначають організацію їхнього перебігу, а не ті методи та способи, що ма-ють відношення до організаційних структур та посад. Завдяки цьому управлінським структурам, які зорієнтовані на процеси, вдається створювати продукт чи надавати послугу економніше та бути кориснішим для клієнта. Завдяки поліпшенню робочого процесу, наприклад, при скороченні термінів обробки заяви на будівництво об’єкта, установа може заощадити не тільки свої внутрішні ресурсні витрати, але й задовольнити клієнта, який по-дав заяву і був, звичайно, зацікавлений в тому, щоб будівництво розпочалось якомога швидше. При функціонуванні організації, яка зорієнтована на процеси, слід виходити з того, що результат є наслідком цілого ряду активних дій, що проводяться в багатьох структурних одиницях організації. Функціонування організації, яка орієнтована на процеси, повинне привести до швидкого, про-стого та економного вирішення справи, і при цьому потрібно по-слідовно орієнтуватися на вимоги внутрішньовідомчих клієнтів та клієнтів ззовні. У центрі уваги під час проведення аналізу організаційної структури знаходиться розподіл завдань всередині даної структу-ри. При цьому проводиться класифікація завдань за їх вагомістю: завдання поділяються на головні, другорядні, фрагменти завдань, і так аж до найнижчого рівня їх виконання. Далі досліджуються носії завдань, зміст завдань, терміни обробки та обсяги роботи, що має відношення до завдань. При розгляді завдань та аналізі організації, яка зорієнтована на функції, в недостатній мірі враховується те, що окремі функції пов’язані між собою і залежать від прийнятих рішень та наступ-них дій. Нормальним чином заяви чи інші документи проходять під час їх обробки багато інстанцій. Аналіз організації, що зорієнтована на завдання та функції, закінчується, як правило, в інсти-туційних межах організаційних структурних одиниць. Тому ана-ліз лише обмежено відповідає вимогам щодо комплексного розгляду ходу робіт з виходом за межі функцій та структурних підрозділів установи. При вивченні організації, яка зорієнтована на процеси, пред-метом аналізу виступають не завдання та функції, а дії або сукупність дій в окремих підрозділах організації, де завдяки цим діям виникають матеріальні або нематеріальні управлінські продукти чи послуги. Аналіз організації, який орієнтується на процеси, ві-дображає цілісну низку процесів та створення вартості в управ-лінських діях, які є об’єктом вивчення, та веде до висновків щодо них за категоріями витрат, часу та якості. Такі слабкі місця, як наприклад, порушення у сфері зв’язку або організації, дублюю-чий облік та накопичення надлишкових даних обліковуються си-стематично з урахуванням точки зору на процеси. Зв’язки проце-сів з іншими внутрішніми та зовнішніми інстанціями стають чіт-ко видимими, а разом з ними і можливі наслідки заходів реорга-нізації для інших сфер.
Ви переглядаєте статтю (реферат): «Аналіз управлінських процесів» з дисципліни «Менеджмент у державних організаціях»
