Інформаційно-комунікаційні потоки у структурі державного управління
Комунікаційна мережа — це поєднання певним чином осіб, які беруть участь у комунікаційному процесі за допомогою інформаційних потоків. У даному разі розглядаються не особи як такі, а комунікаційні відносини між ними. Комунікаційна мережа включає потоки послань чи сигналів між двома чи більше особа-ми. Комунікаційна мережа концентрується на відпрацьованих в організації зразках цих потоків, а не на тому, вдалось чи ні пере-дати значення чи зміст послання. Однак комунікаційна мережа може впливати на скорочення чи збільшення розриву між наді-сланим і отриманим значенням. Для досягнення цілей організації та ефективного обміну інформацією використовуються вихідні, низхідні, горизонтальні та діа-гональні комунікації. Вихідні комунікації, як правило, здійснюються у формі звітів, пропозицій і пояснювальних записок. Метою їх є оповіщення вищого ешелону влади (вищого керівництва) про те, що робиться на більш низьких рівнях ієрархічної системи. В Японії, США та інших країнах створюються спеціальні групи працюючих (осередки якості), завданням яких є розробка і регулярне інформування керівництва про проблеми, що виникають, і шляхи їх розв’язання. Існують певні правила успішного здійснення вертикальних комунікацій: а) правильний, ввічливий стиль мови; б) достатня гласність, що унеможливлює домисли, плітки; в) недопущення дріб’язкової опіки над підлеглими; г) не допускати передачу ін-струкцій, вказівок від вищого керівника безпосередньо до остан-нього адресата, що веде до втрати відповідальності, порушення встановленої ієрархії. Перед низхідними комунікаціями ставиться задача довести до відома і свідомості підлеглих і нижчих організацій про зміст рі-шень, що приймаються на вищих рівнях, стратегічні напрямки майбутньої діяльності. Яскравим прикладом горизонтальної комунікації є обмін ін-формацією між різними відділами та іншими структурними під-розділами, в результаті чого досягається координація і узгодження діяльності для досягнення загальних цілей організації. Умовою ефективного здійснення горизонтальних комунікацій є чіткий розподіл обов’язків, повноважень і відповідальності структурних підрозділів, дотримання службової етики взаємовідносин, вико-ристання сучасних засобів зв’язку тощо. Діагональні комунікації — це комунікації з іншими керівни-ками та з іншими підлеглими. Комунікації між організацією і зовнішнім середовищем здійс-нюються у низхідному і висхідному напрямках. Тут використо-вуються різноманітні засоби. У відносинах першочергове значення надається створенню сприятливого образу, «іміджу» організації на місцевому, загаль-нонаціональному та міжнародному рівні. З урядом організація спілкується, заповнюючи чисельні звіти про фінанси, про можливість кар’єри, щодо пільг. Використовуючи лобізм і роблячи внески на користь різних політичних груп, комітетів, організація намагається впливати на зміст майбутніх законів, постанов. Організації доводиться також підтримувати ділові зв’язки з профспілками. Велику питому вагу має особиста комунікація, або безпосередні контакти між працівниками, під якою розуміються усі види обміну інформацією, що мають місце між людьми. Вона набуває таких форм: комунікація між двома людьми, комунікація між ін-дивідом і групою, комунікація всередині групи. Характер комунікаційної системи будь-якої організації вели-кою мірою залежить від типу структурних систем, що викорис-товуються для побудови управлінської системи. Структуру прийнято зображати позиціями (окремі особи, організації, стру-ктурні підрозділи, технічне обладнання та ін.) і зв’язки між ни-ми. Перелічено основні типи структурних схем: лінійна, кіль- цева, сотова, багатозв’язкова, типу «колесо», ієрархічна, зіркова тощо. У мережах типу «кільце» члени групи можуть комунікувати тільки з тими, хто розташований поряд з ними. В мережах типу «колесо» представлена формальна, централізована ієрархія вла-ди, при якій підлеглі комунікують один з одним через свого ке- рівника. Об’єктивною основою такої ситуації є те, що особа, яка знаходиться в центрі «колеса», має більше комунікативних зв’язків, ніж інші члени групи. Він отримує більше послань, частіше визнається іншими членами групи лідером, більше соціально впливає на інших членів групи, звичайно несе більшу відповіда-льність за передачу інформації, від нього більше ніж від інших очікується кінцеве вирішення проблеми. Аналогічна картина спостерігається в мережах «Y». Такі ме-режі називаються централізованими і можуть бути ефективними, якщо вирішуються прості проблеми. Інший тип владної ієрархії представляють мережі типу «ланцюг», в яких зв’язуються гори-зонтальні зв’язки — елементи децентралізації. Всеканальні ме-режі представляють повністю децентралізовані групи. Звичайно це є необхідним, коли потрібна участь всіх у вирішенні складних проблем. Такий підхід називають ще відкритими комунікаціями. Знання типів комунікаційних мереж особливо важливо для ро-зуміння відносин влади і контролю в організації. Відомо, що приховуванням чи централізацією інформації підтримуються владні стосунки. Характер взаємозалежності робіт і людей у групі чи організа-ції буде визначати тип більш ефективної комунікаційної мережі. Серйозною перешкодою у налагодженні ефективних комунікацій в ділових організаціях є авторитарне ставлення адміністрації до підлеглих, нечіткість або небажання керівників виконувати свої обов’язки, відсутність здорової атмосфери у розробці ділової по-літики і мотивації для спілкування працівників між собою, не-правильне визначення прав і відповідальності, страх керівників і підлеглих за наслідки при передачі надто відвертої інформації. До суб’єктивних факторів, що знижують ефективність контак-тів між окремими працівниками, слід віднести той факт, що лю-ди, які обмінюються інформацією, по-різному тлумачать одні і ті ж поняття, мають неоднаковий рівень знань, перебувають у різ-ному емоційному стані та ін. Тому в процесі спілкування і пере-дачі інформації виникають перешкоди, спотворення інформації, непорозуміння, уповільнення інформаційного процесу тощо. До того ж потрібно мати на увазі, що одержувачі інформації сприй-мають насамперед ту інформацію, яку вони сподіваються одер-жати, та іноді ігнорують дані, які суперечать уявленням, які у них склалися. Дослідження свідчать, що ефективність горизонтальних кому-нікацій сягає 90%. Це пояснюється тим, що люди, які працюють на одному рівні управління, добре розуміють характер праці сво-їх колег. Вертикальні комунікації менш ефективні, ніж горизонтальні. Дослідження показують, що тільки 20—25% інформації, яка ви-ходить від дирекції, доходить до робітників і правильно розумі-ється ними. Навіть важко повірити, що робітники взагалі здатні ефективно виконувати роботу, маючи тільки 20% інформації, яку їм належить отримати. Іншими словами, в чотирьох з кожних п’яти випадків інформація до них не доходить або перекручуєть-ся. При цьому безпосередній начальник робітників, їх бригадир, залишаючи кабінет першого керівника компанії, виносить тільки 30% інформації, а керуючий цехом — не більше 40%. А до керів-ників компанії надходить не більше 10% даних, які направляють-ся на їхню адресу робітниками. Крім офіційних (формальних) комунікацій, у менеджменті важливу роль відіграють неформальні (неофіційні) комунікації. На практиці офіційні структури та офіційні комунікації — це лише частка айсберга, яку видно над водою. Чимало питань роз-глядаються та вирішуються неформально групами, що не наділе-ні офіційними повноваженнями і які створені на базі дружніх стосунків, старих шкільних зв’язків, належності до однієї партії, національного походження, релігії та інших загальних інтересів. Зарубіжна преса іноді пише про «кухонні кабінети» багатьох пре-зидентів США, вплив яких поширюється далі впливу офіційно створених кабінетів й «виконавчих комітетів».
Ви переглядаєте статтю (реферат): «Інформаційно-комунікаційні потоки у структурі державного управління» з дисципліни «Менеджмент у державних організаціях»
