У системі органів нотаріату нотаріальне діловодство займає особливе місце, що зумовлено його завданням. Чітка і правильна організація діловодства в нотаріальних конторах має важливе значення для організації якісного й оперативного обслуговування населення, додержання вимог законодавства щодо законності, обґрунтованості та оперативності роботи нотаріуса, сприяння громадянам та юридичним особам у здійсненні їхніх прав і законних інтересів, дотримання таємниці вчинення нотаріальних дій. Нотаріальне діловодство є об'ємним поняттям, що охоплює коло питань, пов'язаних з веденням документування управлінської діяльності установ державного нотаріату, прийманням, розглядом і реєстрацією кореспонденції, складанням і оформленням службових документів, контролем за виконанням документів, складанням номенклатури та формуванням справ, а також постачанням, зберіганням та обліком спеціальних бланків нотаріальних документів тощо. Нотаріальне діловодство регулюється Правилами ведення нотаріального діловодства, затвердженими Наказом Міністерства юстиції України від 3 лютого 1994 р. № 6/5. Ці Правила встановлюють єдиний для державних і приватних нотаріусів порядок ведення нотаріального діловодства, складання та оформлення службових документів. Порядок складання нотаріальних свідоцтв і посвідчувальних написів, ведення реєстрів для реєстрації нотаріальних дій, а також інших книг, пов'язаних із вчиненням нотаріальних дій, регулюється Інструкцією про порядок вчинення нотаріальних дій нотаріусами України і вказівками по заповненню форм реєстрів для реєстрації нотаріальних дій, нотаріальних свідоцтв і посвідчувальних написів на угодах і засвідчуваних документах. Відповідальність за правильну організацію і ведення нотаріального діловодства несе приватний нотаріус, а в державних нотаріальних конторах і державних нотаріальних архівах — завідуючі, які їх очолюють. У державній нотаріальній конторі, державному нотаріальному архіві, де є кілька працівників, ведення діловодства й архіву наказом завідуючого може покладатися на одного з цих працівників, що відображається в його посадовій інструкції. Ведення діловодства й архіву приватного нотаріуса може бути покладено ним на особу, яка працює в нього за трудовим договором. 117 Нотаріат в Україні При звільненні або переведенні на іншу роботу нотаріуса чи особи, на яку покладено ведення діловодства, архівні справи, а також справи і документи, що знаходяться в діловодстві, передаються особі, яка призначається, про що складається відповідний акт. Мова нотаріального діловодства визначається статтею 20 Закону Української РСР «Про мови в Українській РСР». Діловодство по заявах та скаргах громадян у державних нотаріальних конторах і державних нотаріальних архівах ведеться окремо від інших видів діловодства і покладається на призначених для цього осіб. Складання та оформлення службових документів. Для складання службових документів використовується тільки папір форматів А4 (210 х 297) та А5 (148 х 210). Службові документи оформляються на бланках установ і приватних нотаріусів. Бланки виготовляються відповідно до вимог нормативної документації. Згідно з Наказом Міністерства юстиції України від 22 січня 1998 р. та Положенням про постачання, зберігання, облік та звітність витрачання бланків нотаріальних документів, запроваджено спеціальні бланки нотаріальних документів нового зразка, які є необхідною складовою діловодства в нотаріальних органах. Ці бланки використовуються лише нотаріусами і призначені, з одного боку, для оперативності роботи нотаріусів, а з іншого, — для запобігання підробці документів. На спеціальних бланках виконуються всі примірники документів, за винятком примірника, який залишається у справах нотаріуса або державного нотаріального архіву. На цьому примірнику нотаріус указує серію та номери використаних на нотаріальну дію спеціальних бланків. Серія та номер використаного бланка зазначаються також у реєстрі для реєстрації нотаріальних дій у графі «Зміст нотаріальної дії». На спеціальних бланках викладаються примірники: • правочинів, для яких чинним законодавством установлено обов'язкову нотаріальну форму (крім засновницьких договорів та установчих актів); • правочинів, для яких чинним законодавством не передбачено обов'язкової нотаріальної форми, але які посвідчуються за бажанням сторін; • договорів про розірвання всіх вищезгаданих правочинів, а також про внесення змін та доповнень до нотаріально посвідчених правочинів; 118 Глава 6. Загальні правила вчинення нотаріальних дій • свідоцтв про встановлення опіки над майном фізичної особи, яка визнана безвісно відсутньою, а також фізичної особи, місце перебування якої невідоме; • свідоцтв про право на спадщину; • свідоцтв про право власності на частку в спільному майні подружжя; • свідоцтв про придбання майна з публічних торгів (аукціонів); • свідоцтв виконавця заповіту; • свідоцтв про посвідчення фактів; • свідоцтв про посвідчення та прийняття на зберігання секретних заповітів; — свідоцтв про прийняття на зберігання документів; — свідоцтв про передачу заяв фізичних і юридичних осіб іншим фізичним і юридичним особам; • актів про морські протести та протести векселів; • дублікатів документів. Зазначені нотаріальні дії, виконані без використання спеціального бланка, не є чинними. На прохання заінтересованих осіб використання спеціальних бланків нотаріусами допускається також і при вчиненні нотаріальних дій, щодо яких їх використання не є обов'язковим. У разі якщо нотаріус засвідчує правильність перекладу документа з однієї мови на іншу, текст перекладу викладається на спеціальному бланку. У разі якщо текст нотаріального документа викладено на трьох і більше сторінках, на бланках викладаються перша і остання сторінки тексту документа. Спеціальні бланки не використовуються: при вжитті заходів до охорони спадкового майна; установленні опіки над майном фізичної особи, яка визнана безвісно відсутньою; установленні опіки над майном фізичної особи, місце перебування якої невідоме; при укладанні договору про управління спадщиною; при прийнятті в депозит грошових сум і цінних паперів. Засвідчення нотаріусом справжності підпису перекладача на перекладі, засвідчення вірності копій (фотокопій) з документів та виписок з них теж можуть здійснюватися без використання спеціальних бланків. Щодо інших документів, то слід відзначити, що кожний вид документа повинен мати визначений комплекс реквізитів і стабільний порядок їх розміщення. Найменування виду доку- 119 Нотаріат в Україні мента (за винятком листів) вказується на бланку. До кожного документа, що друкується на папері формату А4, незалежно від його призначення складається заголовок, який повинен бути максимально стислим, точно відображати зміст документа та відповідати на запитання «Про що документ». Документ адресується установі, її структурному підрозділу або конкретній посадовій особі. Поштова адреса кореспондента вказується повністю після назви установи, якій надсилається документ. При адресуванні документа громадянину спочатку зазначається поштова адреса, а потім ініціали та прізвище одержувача. Датою документа є дата його підписання або затвердження. Дата на документі проставляється трьома парами арабських цифр (10.12.93), які розділяються крапками. Якщо початковий номер місяця або числа складається з однієї цифри, то перед нею ставиться нуль. Наприклад, 3 січня 1994 р. слід писати: 03.01.94. Допускається також така послідовність написання дати: рік, потім місяць і число місяця. Наприклад: 1994.01.15. У текстах документів, що містять відомості фінансового характеру, допускається застосування словесно-цифрового способу оформлення дат: 15 січня 1994 р. Якщо документ складено не на бланку, дата проставляється нижче підпису, ліворуч. До складу підпису входять: найменування посади особи, яка підписує документ (повне, якщо документ оформлено не на бланку, і скорочене — на документі, складеному на бланку), особистий підпис та його розшифровка. У випадках, передбачених чинним законодавством, свій підпис на документах нотаріус скріплює відповідною печаткою. Відбиток печатки проставляється таким чином, щоб він охоплював частину найменування посади особи, яка підписала документ. Якщо документ має додатки, повна назва яких наводиться в його тексті, то в додатку слід вказати лише кількість аркушів і число примірників, наприклад: «Додаток на 5 арк. у 2 прим.». Виконавчі написи вчиняються нотаріусами на документах, які встановлюють заборгованість. Якщо виконавчий напис не вміщується на документі, що встановлює заборгованість, то він має бути продовжений чи викладений повністю на прикріпленому до документа спеціальному бланку. При вчиненні протестів векселів і посвідченні неоплати чеків відповідні відмітки та написи виконуються на цих документах. При складанні документів організаційно-розпорядчого характеру також слід керуватись правилами ведення діловодства. Так, 120 Глава 6. Загальні правила вчинення нотаріальних дій зокрема, на кожному документі повинно бути вказане його найменування (наказ, розпорядження, довідка, звіт), а також заголовок, який має бути досить лаконічним і відображати зміст і призначення документа. В документі обов'язково проставляється дата; він підписується відповідною особою, від якої він виходить, із зазначенням її посади та проставленням печатки. Слід відзначити, що документи, на підставі яких вчинено нотаріальну дію, долучаються до примірника правочину, свідоцтва про право на спадщину та ін., і залишаються у справах нотаріуса. Оригінали документів (наприклад, акти цивільного стану про народження, шлюб, смерть) повертаються особам, що їх подали, а в нотаріуса залишаються їх копії (фотокопії). Копії (фотокопії) подаються заінтересованими особами або на їхнє прохання виготовляються нотаріусом чи іншим працівником нотаріальної контори або особою, яка перебуває у трудових відносинах з нотаріусом. На таких копіях нотаріус робить напис «З оригіналом згідно», ставить дату і свій підпис, які скріплює печаткою. Документи, що посвідчують фізичних осіб, які звернулися за вчиненням нотаріальних дій, їхніх представників або представників юридичних осіб, повертаються особам, що їх подали, у реєстрі записуються найменування документа, його номер, дата видачі й найменування установи, яка видала документ. Якщо фізична особа звернулася за засвідченням правильності копій (фотокопій) документа чи виписок з документа, нотаріус установлює її особу і робить у реєстрі відмітку «Особу встановлено». Не залишаються у справах нотаріуса: — документи, які стверджують право власності фізичних чи юридичних осіб на житловий будинок (частину будинку), будівлю, садибу, квартиру, садовий будинок, гараж, земельну ділянку чи їх частини, інше нерухоме майно (свідоцтво про право власності на житло, свідоцтво про право на спадщину, свідоцтво про право власності на частку в спільному майні подружжя, державні акти про право власності на землю, договори купівлі-прода-жу, дарування, міни житлового будинку (частини будинку), будівлі, садиби, квартири, садового будинку, гаража, земельної ділянки, іншого нерухомого майна, у тому числі зареєстровані на біржі, договори про виділення в натурі частки з нерухомого майна, договори про поділ нерухомого майна та ін.), — якщо посвідчується договір про заставу, оренду тощо майна чи найму (позички) житла, відчуження власником (власниками) частини 121 Нотаріат в Україні належного йому (їм) майна, а також якщо учасники спільної часткової власності мають один спільний правовстановлюваль-ний документ на згадане майно і один з них відчужує належну йому частку (чи частку від частки); договори про відчуження не закінчених будівництвом житлових будинків, будівель (їх частин) або інших споруд; договори про порядок установлення чи зміну розміру ідеальних часток у спільній частковій власності, а також договори про порядок володіння та користування спільним майном. При посвідченні договорів про відчуження частки майна (або частки від частки) на правовстановлювальних документах, що повертаються відчужувачам, робиться напис про зміст посвідченого договору, наприклад: «Продано 1/4 частину цього будинку за договором, посвідченим 15 лютого 1993 року за реєстром № 1231», дата, підпис нотаріуса, що скріплюються печаткою нотаріуса; сертифікат про право на земельну частку (пай), трудова книжка члена колективного або іншого сільськогосподарського підприємства, яке містилося на території, що зазнала радіоактивного забруднення, — при посвідченні договорів відчуження земельної частки (паю); • охоронні свідоцтва — при посвідченні договорів піднайму; свідоцтва про реєстрацію, технічні паспорти, реєстраційні талони, чеки, довідки-рахунки магазину на автотранспортні засоби, інші самохідні машини і механізми — при посвідченні договорів про їх відчуження, заставу, оренду, позичку, при видачі свідоцтва про право на спадщину чи про право власності на неї; • документи, що стверджують факт передачі майна з правом його застави. Про наявність зазначених документів робиться відмітка в реєстрі для реєстрації нотаріальних дій одночасно з реєстрацією нотаріальної дії, для вчинення якої вимагався один з таких документів, або відмітка на примірниках правочинів, на заявах про видачу свідоцтв про право на спадщину і свідоцтв про право власності або на інших документах, що долучаються до нотаріально оформлених документів, після чого вони повертаються особі, яка їх подала. Відмітка, в якій зазначаються назва документа, ким, коли, за яким номером та на чиє ім'я він виданий, підписується нотаріусом. Усі вчинені нотаріальні дії реєструються в реєстрі нотаріальних дій, форми яких затверджено Наказом Міністерства юстиції України від 07.02.94 № 7/5. Згідно з цим наказом, розрізняють 122 Глава 6. Загальні правила вчинення нотаріальних дій хва види реєстрів: власне для реєстрації нотаріальних дій (форма 1) і для реєстрації заборон відчуження житлових будинків, квартир, дач, садових ділянок та іншого нерухомого майна, а також арештів, накладених на таке майно судовими і слідчими органами (форма 2). У кожного нотаріуса в конторі є власний реєстр під певним індексом, що не змінюється протягом усього строку його роботи в цій конторі. Реєстри повинні бути прошнуровані, аркуші їх пронумеровані. Кількість аркушів у реєстрі повинна бути завірена підписом посадової особи Головного управління юстиції Міністерства юстиції в Автономній Республіці Крим, обласних, Київського та Севастопольського міських управлінь юстиції, уповноваженої на те начальниками цих управлінь. Підпис посадової особи скріплюється гербовою печаткою відповідного управління юстиції. Запис нотаріальної дії у реєстр провадиться нотаріусом чи консультантом державної нотаріальної контори або особою, яка перебуває у трудових відносинах з приватним нотаріусом, тільки після того, як посвідчувальний напис на документі або документ, що видається нотаріусом, ним підписані. Запис олівцем у реєстрі не допускається. Кожен нотаріус веде окремий реєстр. У державній нотаріальній конторі, де працюють кілька нотаріусів, реєстрам присвоюються індекси, які збігаються з номером печатки державного нотаріуса. У цьому разі номери на документах, оформлюваних державним нотаріусом, позначаються таким чином: № 1-1, № 1-2, № 2-1 таін., де перша цифра означає індекс реєстру, а друга — порядковий номер запису. В державній нотаріальній конторі та у приватного нотаріуса можуть бути декілька реєстрів, в кожному з яких реєструють окремий вид нотаріальних дій. У цьому разі номери на документах, записаних у такі реєстри, позначаються таким чином: № 1-К-10 (тобто, запис за номером десятим зроблено в першому реєстрі для реєстрації засвідчення правильності копій документів у багатоскладовій державній нотаріальній конторі); № З-В-5 (запис за номерок п'ятим у третьому реєстрі для реєстрації виконавчих написів у багатоскладовій державній нотаріальній конторі); № Д-4 (запис за номером четвертим у реєстрі для запису довіреностей в односкладовій державній нотаріальній конторі чи в приватного нотаріуса). 123 Нотаріат в Україні Дописки та виправлення, зроблені в реєстрі для реєстрації нотаріальних дій, повинні бути застережені нотаріусом і скріплені його підписом. Реєстрації підлягають усі документи, що находять до контори та потребують виконання. Не підлягають реєстрації такі документи: 1. Листи, що надійшли в копії, до відома. 2. Повідомлення про засідання, наради, збори і порядок денний. 3. Графіки, наради, заявки, рознарядки. 4. Інформація, надіслана до відома. 5. Навчальні плани, програми. 6. Рекламні повідомлення, плакати, програми нарад, конференцій. 7. Тарифи, прейскуранти. 8. Поздоровчі листи і запрошення. 9. Друковані видання (книги, журнали, бюлетені).
10. Місячні, квартальні, піврічні звіти. 11. Форми статистичної звітності. Кожна вчинена нотаріусом нотаріальна дія реєструється за окремим порядковим номером. Цей самий номер вказується на нотаріально оформленому документі (якщо їх декілька екземплярів, то на кожному з них) та в посвідчувальних написах. Запис у реєстрі повинен містити порядковий номер з початку року, що дає можливість виключити порушення встановленого порядку вчинення нотаріальних дій, зокрема здійснення їх заднім числом. У реєстрі відображається дата вчинення нотаріальної дії, ПІБ, місце проживання фізичної особи або повне найменування та місцезнаходження юридичної особи, що звернулась за вчиненням цієї нотаріальної дії, або їх представники, документ, що посвідчує особу, підтверджує повноваження представника. Далі вказується зміст нотаріальної дії і розмір стягненого державного мита або плати за нотаріальну дію, а також розписка про одержання нотаріально оформленого документа. Відомості про вчинення окремих видів нотаріальних дій підлягають реєстрації в Єдиних реєстрах, перелік та порядок ведення яких установлюються Міністерством юстиції України. У реєстр для реєстрації нотаріальних дій вноситься запис про вже вчинену нотаріальну дію саме після підписання нотаріусом документа та проставлення на ньому печатки. Нотаріальна дія вважається вчиненою з моменту реєстрації її в реєстрі для реєстрації нотаріальних дій. 124 Глава 6. Загальні правила вчинення нотаріальних дій Для обліку документів та контролю за їх виконанням у нотаріальній конторі ведуть такі книги і журнали: • алфавітну книгу обліку заповітів; • книгу обліку заяв про вжиття заходів до охорони спадкового майна та встановлення опіки над майном фізичної особи, яка визнана безвісно відсутньою, або над майном фізичної особи, місце перебування якої не відоме; • книгу обліку цінностей; • книгу обліку і реєстрації спадкових справ; • алфавітну книгу спадкових справ; • книгу обліку договорів на управління спадщиною; • алфавітну книгу обліку заборон відчуження і арештів майна; • опис справ постійного зберігання; • опис справ тимчасового зберігання; • опис справ за відповідні роки; • журнал реєстрації вхідних документів; • журнал реєстрації вихідних документів; • журнал реєстрації власних наказів (розпоряджень); • розносну книгу для місцевої кореспонденції; • контрольну картотеку чи теку; • книгу скарг і пропозицій. Контроль за виконанням документів. У державних нотаріальних конторах, державних нотаріальних архівах на контроль беруться документи, що надійшли від Міністерства юстиції України, Міністерства юстиції Республіки Крим, управлінь юстиції обласних, Київської та Севастопольської міських державних адміністрацій, з вказівкою (проханням) повідомити про результати їх розгляду. Завідуючим державною нотаріальною конторою, державним нотаріальним архівом можуть бути поставленні на контроль й інші документи. Контроль за виконанням документів може вестись на реєстраційно-контрольних картках або за допомогою спеціальної контрольної теки (в установах державного нотаріату з обмеженою кількістю працюючих). Окремо слід сказати про ведення номенклатури справ у нотаріальній конторі, яка ведеться з метою більш чіткої організації діяльності нотаріальної контори та зручності діловодства. Номенклатура справ (нарядів) державної нотаріальної контори, державного нотаріального архіву, приватного нотаріуса складається на підставі примірних номенклатур, що затверджуються Міні- 125 Нотаріат в Україні стерством юстиції України за погодженням з Головним архівним управлінням при Кабінеті Міністрів України. До номенклатури повинні бути включені всі справи (наряди), які ведуться нотаріусами, а також реєстри, книги, журнали. Номенклатура справ (нарядів) державної нотаріальної контори, приватного нотаріуса затверджується завідуючим нотаріальною конторою, приватним нотаріусом і узгоджується з відповідним державним нотаріальним архівом. Про складену номенклатуру справ (нарядів) приватник нотаріус повинен також повідомити відповідну державну архівну установу. Наприкінці кожного року номенклатура уточнюється і знову вводиться з 1 січня наступного року. Якщо протягом року виникне необхідність у заведенні справ (нарядів), не передбачених номенклатурою, вони додатково вносяться до номенклатури, для чого в номенклатурі передбачаються резервні номери. В кінці року номенклатура обов'язково закривається підсумковим записом, в якому зазначається кількість і категорії фактично заведених за рік справ. Підсумковий запис скріплює своїм підписом особа, відповідальна за ведення діловодства, чи приватний нотаріус. Цей примірник номенклатури справ (нарядів) є обліковим документом для справ тимчасового зберігання і зберігається в архіві державної нотаріальної контори, приватного нотаріуса, державному нотаріальному архіві постійно. Всі виконані документи групуються у справи (наряди). На відміну від інших документів, заяви про прийняття спадщини, про видачу свідоцтва про право на спадщину чи про відмову від спадщини, про оплату витрат за рахунок спадкового майна, про вжиття заходів до охорони спадкового майна, по яких вжиті ці заходи, а також претензії кредиторів одразу ж формуються в окремі спадкові справи, кожна з яких одержує індекс, що відповідає номенклатурі справ (нарядів), потім реєструється в книзі обліку спадкових справ і їм присвоюється номер, що відповідає порядковому номеру в цій книзі. У спадкову справу підшиваються усі документи, пов'язані з оформленням спадщини за вказаною заявою. Якщо спадкову справу не закінчено провадженням у поточному році, вона переходить на наступний рік під тим самим номером і перереєстрації не підлягає. Групувати в справи (наряди) слід документи одного діловодного року. В середині справи (наряду) документи систематизу- 126 Глава 6. Загальні правила вчинення нотаріальних дій ЖУГЬСЯ в хронологічному порядку, причому документ-відповідь повинен розміщуватися після документа-запиту. Звіти повинні зміщуватися в справі (наряді) того року, до якого вони відносяться за своїм змістом незалежно від часу їх складання. Не допускається включення до справи (наряду) документів, що не відносяться до неї, а також чернеток і проектів документів. Вилучення і видача будь-яких документів зі справ (нарядів), як правило, не дозволяється. Закінчені провадженням справи (наряди) тимчасового (понад 10 років) і постійного зберігання після закінчення строку їх зберігання в державній нотаріальній конторі чи у приватного нотаріуса повинні здаватись до державного нотаріального архіву для наступного зберігання і використання. Справи (наряди) із строком зберігання до 10 років у державний нотаріальний архів не здаються. Реєстри, справи (наряди) поточного діловодства і закінчені провадженням до передачі їх в державний нотаріальний архів або на знищення повинні зберігатися у шафах, столах, що замикаються і запобігають впливу на документи сонячного світла, пилу. По закінченні року посадова особа, яка відповідає за діловодство в державній нотаріальній конторі, приватний нотаріус провадить підготовку справ до архівного зберігання й уточнює систематизацію документів у справах, проводить оформлення справ (нарядів). Справи тимчасового і постійного зберігання вміщуються в тверду обкладинку, документи перекладаються в хронологічному порядку і прошиваються. Аркуші справ нумеруються. В кінці правил (наряду) на чистому аркуші робиться засвідчу-вальний напис, наприклад: «У справі (наряді) прошито та пронумеровано 15 (п'ятнадцять) аркушів. Відповідальний за архів — підпис, дата». Документи зі строком зберігання до 10 років у справи (наряди) не підшиваються. На справи тимчасового і постійного зберігання складаються окремі описи. Опис складається з річних розділів і являє собою перелік назв справ (нарядів) з включенням необхідних відомостей про їх склад і зміст. Описи справ складаються у 4-х примірниках за встановленою формою. В кінці опису робиться підсумковий запис, в якому вказується (цифрами і словами) кількість справ, що внесені до опису, а також обумовлюються особливості нумерації справ у описі. Закінчення опису обов'язково погоджується з державним нотаріальним архівом. Одночасно з підготовкою документів до зберігання впровадиться відбір документів, що підлягають знищенню. Відбір документів для знищення оформляється актом. У ході підготовки документів до наступного зберігання в державному нотаріальному архіві постійно діючою експертною комісією провадиться експертиза наукової та практичної цінності документів і вирішується питання про відбір їх для включення до складу Національного архівного фонду чи знищення. Відповідно до затверджених описів державна нотаріальна контора, приватний нотаріус зобов'язані у встановлений строк здати в державний нотаріальний архів справи (наряди), внесені до опису. Знищення документів провадиться після того, як описи на справи (наряди) тимчасового та постійного зберігання затверджено державним нотаріальним архівом.
Ви переглядаєте статтю (реферат): «Нотаріальне ДІЛОВОДСТВО» з дисципліни «Нотаріат в Україні»
