Составление и оформление документов в системе дипломатической службы
Требования к составлению и оформлению официальных документов в учреждениях дипломатической службы, как центральных, так и зарубежных, определяются государственными стандартами, общими для всей государственной системы Российской Федерации. При этом важно учитывать, что служебная переписка внешнеполитического ведомства, а отчасти и загранучреждений более чем наполовину состоит из документов внутригосударственного характера. К этой категории в документообороте МИД в частности относятся документы, поступающие из Администрации Президента и Правительства Российской Федерации, Федерального Собрания Российской Федерации; ведомственная переписка с федеральными министерствами и ведомствами, властными структурами субъектов Российской Федерации, иными государственными и общественными организациями и учреждениями. В настоящее время действует стандарт (ГОСТ Р 6. 30-97 в редакции от 21.01.2000 г.), который устанавливает обязательные для всех видов и разновидностей официальных документов требования в части: — состава реквизитов документов; — оформления реквизитов документов; — бланков и оформления документов; — изготовления, учета, использования и хранения бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Эти требования распространяются как на традиционное делопроизводство, основанное на бумажных носителях, так и на организацию работы с документами, создаваемыми при помощи средств вычислительной техники. Их выполнение обеспечивает единство правил и практики документирования и создает информационную совместимость автоматизированных баз данных в рамках всей системы делопроизводства и документационного обеспечения дипломатической службы. Дипломатический документ в его окончательном, исходящем варианте может отличаться по оформлению от документов обычного Делопроизводства. Тем не менее многие реквизиты, принятые при составлении и внутреннем согласовании дипломатических документов являются общими для всей системы делопроизводства и документационного обеспечения дипломатической службы. В настоящее время полный формуляр-схема построения такого документа, т.е. его графическая модель включает в себя следующие основные реквизиты: Государственный герб Российской Федерации. В соответствии с положением о Государственном гербе Российской Федерации изображение Государственного Герба помещается на бланках распорядительных документов министерств, ведомств, других органов власти (органов суда, прокуратуры, арбитража, внешних органов управления и др.) — постановлений, распоряжений, приказов, писем. Изображение Государственного Герба Российской Федерации помещается на верхнем поле документа — в центре или в левом углу, например:
Герб Министерство иностранных дел
Герб Посольство Российской Федерации
Код формы документа. Проставляется только на унифицированных документах, форма которых предусмотрена общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД). Наименование организации. В этом реквизите указывается официальное наименование организации, от которой исходит документ: Министерство иностранных дел Российской Федерации или сокращенно: МИД России. Если автором документа является структурное подразделение министерства, то его наименование располагается ниже наименования министерства:
Министерство иностранных дел Российской Федерации (МИД России) I Европейский департамент
Справочные данные об организации. Справочные данные об организации, как правило, включают почтовый адрес, номера телефонов, телексов, адрес электронной почты. Этот реквизит присутствует только в письмах и располагается в верхнем левом углу под реквизитом «наименование организации». По своему значению он является юридическим адресом Министерства и в настоящее время имеет следующую форму: 121 200, г. Москва Г-200, Смоленская-Сенная площадь, дом 32/34. Наименование вида документа. Этот реквизит указывает на назначение документа, определяет состав его других реквизитов, содержание и структуру текста. Наименование документов всегда печатается прописными буквами, например: РАСПОРЯЖЕНИЕ, ПРИКАЗ, АНАЛИТИЧЕСКАЯ СПРАВКА, ЗАПИСКА. Его располагают в заголовочной части документа в центре или слева листа. Дата документа — один из основных реквизитов документа, отсутствие которого лишает его юридической силы. Датой документа является дата его подписания, утверждения или дата события, которое в нем зафиксировано. Регистрационный номер документа. Регистрационный номер документа проставляется, как правило, одновременно с его подписанием. Регистрационный номер исходящих документов включает несколько составляющих — индекс структурного подразделения и порядковый номер документа. Например: № 50/I ед., где 50 — порядковый номер, а I ед. — «I Европейский департамент» — индекс структурного подразделения. Регистрационный номер документа помещается рядом с реквизитом «Дата». Ссылка на регистрационный номер и дату документа. Этот реквизит проставляется только на ответах на ранее полученные документы. Он включает регистрационный номер и дату документа, на которой дается ответ. Помещается при обычном делопроизводстве под реквизитом «Дата». В дипломатических документах ссылка на регистрационный номер и дату документа включается непосредственно в текст документа, как правило, в его протокольную часть. Например: «Министерство иностранных дел Российской Федерации свидетельствует свое уважение Посольству Соединенных Штатов Америки и, ссылаясь на его ноту №... от 15 ноября 2000 г., имеет честь сообщить следующее». Место составления документа. Во многих случаях этот реквизит входит в почтовый адрес. В дипломатических документах указание на место составления документа предшествует дате документа и помещается в его заключительной части, к примеру: «Москва, 15 ноября 2000 г.» или «Париж, 15 ноября 2000 г.» Гриф ограничения доступа к документу. Данный реквизит предусмотрен Федеральным законодательством об информации, имеющей секретный характер, или связанной с государственной тайной. Он проставляется в случаях, когда документ содержит секретную или конфиденциальную информацию или сведения ограниченного распространения. Первая строка реквизита содержит отметку: «Секретно», «Совершенно секретно», «ДСП» («Для служебного пользования») и номер экземпляра. Реквизит помещается в верхнем правом углу первого листа выше всех других реквизитов документа. Например: Секретно. Экз. № 1. Адресат. Этот реквизит проставляется на всех исходящих документах. Его наиболее полная форма состоит из следующих частей: наименование организации, учреждения, структурного подразделения (в именительном падеже); указание должности адресата (в дательном падеже); почтовый адрес. На документах, направляемых в правительственные учреждения, как правило через фельдъегерскую связь, почтовый адрес не проставляется. Во внутригосударственной межведомственной переписке данный реквизит располагается в правой верхней части первого листа документа. Гриф утверждения документа. Этот реквизит состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ» (прописными буквами с кавычками), указания должности утверждающего документ лица, его подписи и даты утверждения. Реквизит располагается в левом верхнем углу первого листа документа следующим образом:
«УТВЕРЖДАЮ» Министр иностранных дел Российской Федерации ________________ И.С.Иванов «_____» __________2001 г.
(подпись) «____»__________2000 года.
Резолюция. Место резолюции — левый верхний угол документа. Она пишется от руки соответствующим должностным лицом и включает фамилию (или фамилии) исполнителя, содержание возможного поручения, сроки исполнения, подпись и дату. Резолюция может оформляться и на отдельном листе меньшего формата, который прикрепляется к документу. Заголовок к тексту. Заголовок к тексту должен отражать суть и содержания документа, его характер. В некоторых документах он может опускаться и оформляется иной раз в кратких сопроводительных письмах. Заголовок помещается после реквизитов «Дата документа» и «Регистрационный номер документа». Отметка о контроле. Реквизит, содержащий отметку о контроле, принято оформлять буквой «К», словом или специальным штампом «Контроль». Отметка о контроле, как правило, делается на левом поле документа в верхней его части. Отметка о наличии приложения. Если документ имеет приложение, упомянутое в самом тексте, то отметка о его наличии оформляется следующим образом: Приложение: упомянутое на 10 л., в 2-х экз. Если приложение в тексте не названо, то желательно указать его наименование, количество листов и количество экземпляров. Если приложение направляется не во все адреса, указанные в документе, то это обязательно отмечается в отметке о наличии приложения. К примеру: Приложение: упомянутое на 10 л., только в первый адрес. Подпись. Подпись — обязательный реквизит любого документа, относящегося к внутригосударственному служебному делопроизводству. Однако в дипломатической переписке, например при направлении вербальной ноты или памятной записки, подпись не ставится. Реквизит «Подпись» предусматривает указание должности и расшифровку подписи. Однако если документ составлен на официальном или именном бланке, то фамилия должностного лица, поставившего подпись, не расшифровывается. Реквизит «Подпись» ставится после текста документа и реквизита «Приложение». Если документ подписывается, то подпись ставится как правило на первом экземпляре. При подписании документа лицами равного должностного уровня их подписи ставятся в один ряд. Если документ подписывают должностные лица разных уровней, то их подписи размещаются одна под другой в соответствии занимаемым должностям. Гриф согласования документа. Согласование может быть внешним и внутренним. В первом в тексте документа указывается согласование содержания документа с должностным лицом или коллегиальным органом учреждения или его органа, не являющихся авторами документа. Реквизит состоит из слова «СОГЛАСОВАНО», наименования организации и фамилии должностного лица (как правило, не ниже заместителя руководителя министерства или ведомства). Внутреннее согласование предусматривает визирование документа должностными лицами (или лицом) данного учреждения. Виза означает согласие (или несогласие) конкретного должностного лица с содержанием документа и включает подпись визирующего, расшифровку подписи (инициалы и фамилия) и дату. В ряде случаев указывается также должность визирующего. Визы проставляются на последнем листе подлинника документа, а на исходящих документах — на последнем листе того экземпляра, который остается в учреждении и подшивается в дело. Внутреннее визирование документов как правило осуществляется в следующей последовательности: составитель документа; руководитель структурного подразделения, в котором составлен документ; должностные лица других заинтересованных структурных подразделений; заместитель руководителя учреждения, курирующий данное направление или структурное подразделение. При необходимости документ также согласовывается с руководством финансовой или юридической служб. Реквизит «Виза» используется и при ознакомлении с документом, включая резолюцию с соответствующим указанием о его исполнении. В этом случае необходима личная подпись конкретного сотрудника и дата ознакомления с документом и резолюцией. Печать. Наиболее важные исходящие документы, перечень которых определяется специальной инструкцией, удостоверяются печатью. Печать заверяет подлинность подписи должностного лица, либо содержания самого документа в тех случаях, когда подпись не ставится (например, на вербальных нотах министерства или посольств). Различаются гербовые печати и печати конкретных организаций. На официальных документах министерства и на дипломатических документах ставятся только гербовые печати. Печать размещается в нижней части последнего листа документа таким образом, чтобы захватить часть наименования должности лица, подписавшего документ или название места составления документа и его даты (в вербальных нотах). Отметка об исполнителе ставится только на документах, относящихся к межведомственной или внутриминистерской переписке. Она располагается на оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу и включает фамилию исполнителя и номер его служебного телефона. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело. Эта отметка проставляется на исполненных документах, подлежащих списанию в дело. Отметка «В дело» иногда сопровождается краткими сведениями о ходе исполнения документа и номером досье или дела, в котором документ будет храниться, а также подписью исполнителя или руководителя структурного подразделения, в котором был исполнен документ и датой его списания в дело. Отметка о поступлении документа. Этот реквизит включает наименование организации, его структурного подразделения, посольства, в которые поступил документ, дату поступления документа (при необходимости также часы и минуты) и его входящий регистрационный номер. В ряде случаев на документе делается отметка для его автоматического поиска, которая включает имя файла, код оператора и другие поисковые данные, установленные в организации. Отметка о заверении копии. В случае необходимости заверения соответствия копии документа подлиннику и для придания ей юридической силы делается надпись «Верно». Она включает личную подпись лица, заверившего копию и ее расшифровку. При пересылке копии документа в другую организацию она удостоверяется печатью. Все документы, составляющие документационное обеспечение дипломатической службы, как правило, составляются на специальных бланках. В соответствии с требованиями ГОСТ Р.6.30-97 установлены два основных формата бланков документов — А4 (210x297 мм) и А5 (147x210 мм). Допускается также использование бланков иных форматов (A3 и А6). Бланки, воспроизводящие постоянную информацию, изготовляются типографским способом или вводятся в память компьютера и автоматически выводятся при распечатке документов. В центральном аппарате МИД, в дипломатических и консульских представительствах за рубежом в основном используются три вида бланков: общий бланк, бланк письма и бланк конкретного вида документа (например, бланк приказа). Набор реквизитов общего бланка министерства включает герб; официальное наименование министерства; наименование структурного подразделения министерства (к примеру, I Европейский департамент); наименование вида документа; дату; номер (индекс документа); место составления документа.
Ви переглядаєте статтю (реферат): «Составление и оформление документов в системе дипломатической службы» з дисципліни «Дипломатична служба»
