Автоматизация офиса—результат новых достижений в области технологии производства и использования микросхем, а также разработки программных продуктов и в сфере телекоммуникаций. В основе автоматизации офиса —комбинация разнородных технологий, используемых для осуществления традиционных для конторы операций. Ее поставщики обещают значительный рост производительности клерков, секретарей и менеджеров. Наиболее распространенные технологии офисной автоматизации—это текстовые редакторы, электронная почта, факсимильная связь, автоматизированные рабочие места и возможности для проведения телеконференций. Такого рода технологии кардинально изменили характер конторского труда. Сегодня повышение производительности при использовании текстового процессора очевидно. Он сокращает время, необходимое для черновой подготовки, редактирования, копирования, распечатки, распространения и сортировки по файлам текстовых материалов. Эти системы вошли в моду с появлением узкоспециализированных миникомпьютеров. Они выполняют только одну операцию — обработку текстов, подключаясь к нескольким дисплеям и принтерам, рассредоточенным по всему учреждению. Особым достоинством узкоспециализированных систем для текстовой обработки является возможность доступа к тексту всех сотрудников учреждения. Когда появились такие компьютеры, работа с текстом превратилась в занятие одиночек, поскольку множественный доступ к материалу стал ограничен. Но сегодня с использованием локальных зональных сетевых систем множественный доступ к текстовым материалам восстановлен. В системах передачи сообщений и в электронной почте нет ничего концептуально сложного. Сообщения могут быть направлены в озвученной или текстовой форме одному или нескольким адресатам. Они складируются в звуковых или текстовых «почтовых ящиках» для последующего извлечения их получателем. У систем электронной передачи сообщений есть несколько достоинств. Они помогают избежать телефонной «неконтактности», когда два человека отсутствуют на месте в момент телефонного звонка. Они дают возможность менеджерам работать без помех и извлекать предназначенные для них сообщения в удобное для себя время. У менеджеров есть возможность направить одно и то же сообщение сразу многим сотрудникам. Наконец, такие системы помогают устранить проблему, 790 Часть IV. Новые организационные технологии возникающую, когда до абонента трудно дозвониться. Это важное преимущество, если учесть, что только 28% телефонных звонков действительно приводят к контакту с требуемым абонентом [35]. Электронная почта и система передачи сообщений, возможно, станут стандартным оборудованием рабочего места. ' Факсимильные аппараты работают как фотокопировальные машины, но используют широкомасштабные телекоммуникационные сети. Их достоинства очевидны. Документы могут передаваться в своем оригинальном виде и быстрее, чем другим способом, причем обычно с меньшими затратами. К негативным чертам можно отнести то, что дешевым аппаратам свойственно низкое качество передачи документов. Высококачественная передача осуществляется более дорогими факсами, однако стоимость этих аппаратов постепенно снижается. Автоматизированные рабочие места разрабатываются на основе микрокомпьютерной и телекоммуникационной технологии. С их помощью сотрудники и менеджеры могут получить доступ к СУБД (например для составления рабочих докладов и иных документов), к системам поддержки принятия решений, экспертным системам, текстовым редакторам, электронным таблицам, графическим принтерам, электронной почте и к средствам поддержки выполнения административных функций, таким как электронное составление расписаний и телефонные справочники. По существу автоматизированные рабочие места сокращают объем рутинных, повторяющихся и утомительных операций. В результате у сотрудника или менеджера появляется больше времени для более важных дел. Проведение телеконференций основано на использовании телекоммуникационных технологий, таких как телефонные линии, многоканальная, а также микроволновая и спутниковая связь. Все это обеспечивает возможность личного общения на значительном расстоянии. У телеконференций есть несколько преимуществ. Экономится время на переездах. Никаких ожиданий в аэропортах. Никаких лимитов времени в том смысле, что никогда не поздно принять участие во встрече. Технология проста в обращении. Чтобы участвовать в телеконференции не нужно никаких специальных навыков. Система всегда к вашим услугам. Нет никаких географических ограничений. Качество решений повышается, поскольку система позволяет обсуждать проблемы в момент, когда они появляются. Наконец, в связи с тем, что время общения ограничено технологическими причинами, участники приходят хорошо подготовленными и стараются быть внимательными друг к другу [35]. Поскольку главное преимущество телеконференций состоит в возможности преодолевать значительные географические расстояния без больших затрат, представляется, что на сегодняшний день эта технология особенно подходит для общенациональных государственных ведомств. Все эти технологические достижения в автоматизации офиса важны, поскольку подавляющее большинство служащих государственного сек- Глава 33. Оценка перспектив... 791 тора — это работники умственного труда. Эта технология обладает большим потенциалом, чтобы выполнять такого рода работы более быстро, легко и эффективно.
Ви переглядаєте статтю (реферат): «Автоматизация офисных операций» з дисципліни «Ефективність державного управління»
