Первичные документы поступают в бухгалтерию фирмы, проверяются арифметические подсчеты, законность и целесообразность оформленных хозяйственных операций. После регистрации и экономической группировки их вводят в систему синтетических и аналитических счетов бухгалтерского учета. Сведения об остатках имущества, средств и источниках их формирования, данные о хозяйственных операциях из первичных документов и сводных ведомостях записываются в учетные регистры. Учетные регистры представляют счетные таблицы определенной формы, построенные в соответствии с экономической группировкой данных об имуществе и источниках их образования. Они служат для отраженна хозяйственных операций на счетах бухгалтерского учета. Учетные регистры делятся на хронологические и систематические. В хронологических регистрах дается информация о хозяйственных операциях, записывается в последовательности их совершения. В систематических учетных регистрах хозяйственные операции группируются по установленным признакам. Учетные регистры ведутся в форме книг, журналов ведомостей, карточек, машинограмм, отдельных листов. Синтетический учет осуществляется в синтетических регистрах, а аналитический учет - в аналитических регистрах. Записи в регистрах производятся вручную с использованием средств вычислительной техники. Записи по синтетическим счетам ведут в журналах-ордерах и Главной книге или заменяющих их машинограммах-ведомостях, а по аналитическим счетам каждая карточка регистрируется в реестре карточек. (Приложения 1, 2). Правила исправления ошибок. Учетные регистры и первичные документы ведут аккуратно, без помарок и подчисток. Обнаруженные ошибки, в зависимости от их характера, исправляются 3 способами: корректурный, дополнительной записи,
110 3) сторнировочной записи или «красное сторно» — имеются в виду обратные записи на уничтожение неправильной записи. Корректурный способ - это зачеркивание тонкой чертой неправильных сумм и текста и надписи правильных сумм и текста с оговоркой о сделанном исправлении: вместо 100 тыс. отражено 120 тыс., следует зачеркнуть 120 тыс. и написать сверху 100 тыс. руб., а сбоку указать «зачеркнуто 120 тыс. руб. и сверху написано 100 тыс. руб. Исправленному верить» и подпись. На денежных документах-чеках, кассовых приходных и расходных ордерах никаких исправлений и помарок не допускается. Дополнительные записи производятся в тех случаях, когда сумма хозяйственной операции указана меньше, ошибочно заниженной, за полученные товары с расчетного счета перечислены 12 тыс. руб., но сумма ее занижена до 10 тыс. руб. Была сделана бухгалтерская запись: Д-т сч. «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» за товары, К-т сч. Расчетный счет» — 10 тыс. руб. Но следует перечислить 12 тыс. руб., то на недостающую сумму 2 тыс. руб. необходимо составить дополнительную проводку Д-т сч. «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» за товары, К-т сч. «Расчетный счет» — 2 тыс. руб. Дополнительные проводки делаются в текущем или следующем месяце. Так исправляются ошибки, если в учетном регистре отдельной строкой не записаны данные первичного учета или при отражении в учетном регистре ошибочно занижена сумма хозяйственной операции. Сторнировочная запись предлагает корреспонденцию по счетам, но отрицательными (красными) числами. Сторнирования могут иметь место при неправильной корреспонденции счетов или при записи преувеличенной суммы, если в последнем случае уже нельзя применить корректурный способ. Способ «красное сторно» заключается в том, что первоначальная ошибочная запись повторяется в тех же счетах, но красными чернилами, в той же сумме. При суммировании результатов операций записи, сделанной красными чернилами, вычитываются и первоначальная запись исключается из счетов бухгалтерского учета. После этого делается правильная запись учитываемых хозяйственных операций. В отчетности фирмы за текущий год при инвентаризации допущены искажения отчетных данных, то исправления этих ошибочных данных производятся в отчетах за тот период — месяц, квартал, год, в котором были допущены ошибки, а также в нарастающих итоговых данных за квартал, с начала года во всех последующих отчетах. Понятие о формах бухгалтерского учета. Строение учетных регистров определяется формой бухгалтерского учета. 111 Форма бухгалтерского учета — совокупность учетных регистров для отражения хозяйственных операций в последовательности и группировке приемами записей. Формы бухгалтерского учета — это простейшие бухгалтерские книги, мемориально-ордерная форма, современные рациональные построенные автоматизированные системы. В Российской Федерации широко применяются мемориально-ордерная, журнально-ордерная, таб-лично-перфокарточная и автоматизированная формы бухгалтерского учета. А на малых предприятиях распространилась упрощенная форма бухгалтерского учета. Мемориально-ордерная форма учета. Порядок сочетания учетных регистров, их внешний вид, последовательность записей в них, использование счетной техники, построение документов и схема документооборота характеризуют форму бухгалтерского учета. Мемориально-ордерная форма на основе первичных документов или итогов накопительных ведомостей хозяйственных операций, оформленных документов составляют мемориальные ордера (порядки), где указываются номер, дата, содержание записи, коды (цифры) дебетуемых и кредитуемых счетов бухгалтерского учета, сумму операции. Мемориальные ордера фиксируют в регистрационном журнале, где в календарной последовательности записывают по каждому месяцу отдельно, номер ордера, его дату и итоговую сумму. По окончании месяца подсчиты-вается итог регистрационного журнала, который является контрольным. Его итог совпадает с итогом оборота по дебету и кредиту в оборотной ведомости по синтетическому учету. Данные мемориальных ордеров разносят по счетам синтетического учета в Главной книге. Каждый счет предусматривает отдельные листы, где указывается начальное сальдо по счету, обороты по дебету с разбивкой по корреспондентскому счету и оборот по кредиту с разделением по корреспондентским дебетуемым счетам. Форма Главной книги следующая:
На основании Главной книги составляется оборотная ведомость по синтетическим счетам, которые используются в контрольных целях для получения обобщенной информации об имуществе, капитале, обязательствах, их изменениях. Аналитический учет обособляется от синтетического и ведется на карточках, в книгах и ведомостях. Форма мемориального ордера: Мемориальный ордер № 13 Запись 18 июля 1999 г. Д-т сч. 20 «Основное производство» К-т сч. 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» Сумма - 19 тыс. руб. Подпись бухгалтера Н. Бондарев Мемориально-ордерная форма учета отличается простотой, но имеет существенные недостатки. При ее ведении приходится составлять большое количество мемориальных ордеров, неоднократно записываются одни и те же данные в различных регистрах. Раздельное ведение синтетических и аналитических учетных регистров приводит к отставанию аналитического учета от синтетического. В процессе совершенствования мемориальных ордеров и регистрационного журнала, регистры, основанные на группировках и накопительных ведомостях, заменили книги свободными листами, создали журнально-ордерную, более прогрессивную форму. Схема мемориально-ордерной формы учета Первичные документы Кассовая книга Группировочные накопительные ведомости Регистрационный журнал Мемориальные ордера Картотека аналитических счетов Главная книга Оборотная ведомость по синтетическим счетам Баланс Оборотная ведомость по аналитическим счетам Бухгалтерская финансовая отчетность Журнально-ордерная форма бухгалтерского учета Переход на план счетов бухгалтерского учета 2002 г. потребовал существенных изменений содержания и структуры журналов-ордеров и ведомостей. 113 Рекомендуемая журнально-ордерная форма бухгалтерского учета, ориентированная на План счетов бухгалтерского учета, базируется на следующих основных принципах. В соответствии с Методическими рекомендациями по применению журнально-ордерной формы учета, рассматриваемая журнально-ордерная форма бухгалтерского учета носит рекомендательный характер. Предприятия самостоятельно адаптируют ее к конкретным хозяйственным условиям и учетной политике. Данная форма учета рекомендуется для организации учета финансово-хозяйственной деятельности предприятий всех отраслей народного хозяйства и видов деятельности (кроме банков и бюджетных организаций) независимо от их подчиненности, форм собственности и организационно-правовой формы. Рассматриваемая журнально-ордерная форма бухгалтерского учета может применяться на предприятиях, имеющих разные размеры и объемы хозяйственной деятельности, ведущих учет вручную или с использованием вычислительных машин. В соответствии с принятой на отчетный год учетной политикой и конкретной спецификой предприятие разрабатывает рабочий план счетов на основе предложенного типового Плана счетов: выбирает счета первого порядка для отражения в бухгалтерском учете коммерческой и финансово-хозяйственной деятельности, а также, исходя из требований управления, контроля, рыночной ориентации определяет перечень счетов второго и последующих порядков — субсчетов и аналитических счетов. Отсюда следует, что отдельные журналы-ордера могут вообще не применяться или применяться, но в меньшем объеме, т.е. в них могут отражаться кредитовые обороты только по некоторым из рекомендованных счетов. Вспомогательные ведомости и регистры аналитического учета предприятие может применять по своему усмотрению или же разрабатывать самостоятельно исходя из конкретных особенностей. В зависимости от объема отражаемой в учете информации, что обусловлено размерами предприятия и объемами его хозяйственной деятельности, а также целей внутреннего управления и периодичности представления текущей бухгалтерской отчетности, журналы-ордера могут открываться на месяц или квартал. 4. В типовых журналах-ордерах предусматривается отраже- ние лишь типовых хозяйственных операций. Для фиксирова- ния возможных вариантов хозяйственных операций, имеющих принципиально новый характер, в журналах-ордерах предус- мотрены свободные графы. 114 5. Поскольку План счетов бухгалтерского учета 2000 г. предусматривает вариантность решения ряда учетных вопросов (приобретения материалов, учета затрат на производство, учета отгрузки и реализации продукции и др.), предлагается использовать варианты в содержании соответствующих учетных регистров. Основные регистры журнально-ордерной формы бухгалтерского учета В основе журнально-ордерной формы бухгалтерского учета лежат принципы накапливания и систематизации данных первичных документов в учетных регистрах, позволяющие обеспечить синтетический и аналитический учет средств, источников и хозяйственных операций по всем разделам бухгалтерского учета. Это исключает необходимость составления мемориальных ордеров. Хронологическая и систематическая записи хозяйственных операций осуществляются одновременно как единый рабочий процесс. Журнал хронологической регистрации хозяйственных оборотов не ведется. Записи в накопительные регистры производятся в разрезе показателей, необходимых для управления финансово-хозяйственной и коммерческой деятельностью предприятия, а также для составления месячной, квартальной и годовой отчетности. Аналитический и синтетический учет осуществляется, как правило, в единой системе записей, используя для этого два вида журналы-ордера и вспомогательные ведомости. В целях обеспечения рациональной техники обобщения или группировки некоторых учетных данных, кроме названных регистров, могут применяться специальные разработочные таблицы. В виде исключения по некоторым видам счетов, по которым /имеется значительное количество лицевых счетов, могут быть заведены карточки аналитического учета и на основе их данных в конце месяца составляться оборотные ведомости. Кроме того, ведутся инвентарные карточки или книги учета объектов основных средств, карточки или ведомости учета затрат на производство по калькулируемым объектам, а также сортовые сальдовые ведомости по учету материалов, сортовые (сальдовые или оборотные) ведомости по учету готовых изделий. Основными регистрами этой формы учета являются журналы-ордера. Вспомогательные ведомости применяются обычно в тех случаях, когда необходимые аналитические показатели слож-
115 но получить непосредственно в журналах-ордерах. Поэтому данные первичных документов предварительно группируются в ведомостях, а их итоги затем переносятся в журналы-ордера. В основу построения журналов-ордеров и вспомогательных ведомостей положен кредитовый признак регистрации хозяйственных операций: данные первичных документов записываются только по кредиту соответствующих счетов с одновременным отражением оборотов по дебету счетов. В порядке исключения кассовые операции, операции по расчетному счету и валютному счету в банке регистрируются в журнале-ордере по кредиту, а в ведомости по дебету счетов, предназначенных для учета указанных операций. Это необходимо для контроля, а также для того, чтобы не разобщать кассовые и банковские документы записями в различных журналах-ордерах. Итоговые данные журналов-ордеров в конце месяца переносятся в Главную книгу. По данным Главной книги составляется сальдовый бухгалтерский баланс. В тех случаях, когда остатки по бухгалтерскому учету необходимо показать в сальдовом балансе по нескольким статьям, запись производится на основании учетных регистров. Главная книга открывается на год и служит для обобщения данных из журналов-ордеров, взаимной проверки правильности произведенных записей по отдельным счетам и для составления сальдового бухгалтерского баланса. В ней записываются сальдо на начало месяца (года), обороты по дебету и кредиту счетов и сальдо на конец месяца (года) по каждому синтетическому счету (в соответствии с действующим Планом счетов бухгалтерского учета). В Главной книге данные о текущих оборотах имущества (средств) записываются только по синтетическим счетам. Обороты по кредиту каждого синтетического счета отражаются одной записью, а обороты по дебету — в корреспонденции с кредитуемыми счетами. Проверка правильности записей, произведенных в Главной книге, осуществляется путем подсчета сумм оборотов и сальдо по всем счетам бухгалтерского учета. Суммы дебетовых и кредитовых оборотов, а также суммы дебетовых и кредитовых сальдо должны быть соответственно равны. При использовании журнально-ордерной формы учета отпадает необходимость в составлении шахматной контрольной ведомости и шахматного баланса, а также баланса оборотов по счетам. 116 Применение Главной книги, журналов-ордеров по кредитуемым счетам с указанием дебета счетов в порядке бухгалтерской корреспонденции позволяет осуществить экономическую группировку операций и ограничить записи данных об этих операциях. Однако следует особо отметить, что при журнально-ор-дерной форме учета записи в соответствующих учетных регистрах ведутся вручную. В качестве примера рассмотрим журналы-ордера по учету кассовых операций и операций по расчетному счету. Учет кассовых операций Прием и выдача денежных средств, оформление приходных и расходных кассовых ордеров и других документов, ведение кассовой книги, составление отчета о кассовых операциях осуществляются в порядке, установленном Положением о ведении кассовых операций предприятиями, учреждениями и организациями. Согласно этого порядка все предприятия, независимо от форм собственности, обязаны хранить свои денежные средства в банках. Наличные деньги, полученные из банков могут быть израсходованы только на те цели, на которые они получены (заработная плата, командировочные, хозяйственные расходы). Предприятия могут иметь в своей кассе остатки наличности, размер которых устанавливается банком по согласованию с руководителем предприятия. Предприятия могут использовать наличные деньги из выручки в пределах норм, которые также устанавливаются банком по согласованию с руководителем предприятия. Предприятия, имеющие постоянную выручку, могут расходовать наличные без ограничения, но лишь на оплату труда, закупку сельскохозяйственной продукции, скупку тары и вещей у населения. Вся денежная наличность сверх установленных лимитов сдается в банк на расчетный счет. Прием наличности в кассу предприятия производится по приходному кассовому ордеру. Выдача денег из кассы производится по расходному кассовому ордеру. Приходные и расходные кассовые ордера регистрируются бухгалтером в журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров. Расходные кассовые ордера, оформленные по расчетно-платежным ведомостям, регистрируются после их подачи. В приходных и расходных кассовых ордерах подчистки и исправления не допускаются. 117 Все поступления и выдача денег учитываются в кассовой книге. Каждое предприятие ведет только одну кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана печатью предприятия. Количество листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера. Записи в кассовой книге ведутся в двух экземплярах, через копирку. Вторые экземпляры должны быть отрывными, они служат отчетом кассира. Первые экземпляры остаются в кассовой книге. Подчистки и неоговоренные исправления в кассовой книге запрещаются. Сделанные исправления заверяются подписью кассира и главного бухгалтера. Записи в кассовую книгу производятся кассиром сразу же после получения или выдачи им денег по каждому ордеру. В конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе, передает в качестве отчета 2-й отрывной лист с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге. С 1 января 1999 года действуют новые унифицированные формы первичных документов по учету кассовых операций, утвержденные постановлением Госкомстата РФ от 18.08.98 г. за № 88. Контроль правильности ведения кассовой книги возлагается на главного бухгалтера. Бухгалтерский учет кассовых операций ведется по счету 50. Счет активный, сальдо дебетовое. По дебету счета 50 отражается поступление денег в кассу, а по кредиту выплата денег из кассы. Для учета кассовых операций предназначены журнал-ордер № 1 и ведомость № 1 к нему. Эти бухгалтерские регистры отражают поступление денег в кассу предприятия и их расходование по целевому назначению согласно приложенным первичным документам. При этом в журнале-ордере записываются обороты по кредиту счета «касса» в разрезе корреспондирующих дебетуемых счетов, а в ведомости — по дебету этого счета в корреспонденции с кредитуемыми счетами. Записи в журнале-ордере и ведомости производятся итогами за день на основании отчетов кассиров, подтвержденных первичными документами. При незначительном количестве кассовых документов допускаются записи операций в учетные регистры один раз за 3—5 дней или даже реже по одному или нескольким счетам кассира. В этом случае в графе «Дата» указываются первое и последнее числа, за которые производятся записи (например, 1—3, 1—5 и т.д.) 118 Итоги за день (несколько дней) в разрезе корреспондирующих счетов устанавливаются путем подсчета сумм однородных операций, отраженных в кассовом отчете и приложенных к нему документах согласно бухгалтерской разметке, предварительно проставляемой в отчете кассира или первичных документах. Остаток средств по кассе приводится в ведомости только на начало и конец месяца. При этом остаток на конец месяца определяется путем сложения остатка на начало месяца и итога оборота за месяц по ведомости по дебету счета и журналу-ордеру N° 1 (по кредиту счета). Учет операций по расчетному счету в банке Основная часть расчетов между предприятиями осуществляется безналичным путем. Посредником выступает банк. Предприятие самостоятельно выбирает банки для своих расчетов и имеет право открыть несколько расчетных счетов. Безналичные расчеты регулируются на основании положения Центрального Банка РФ «О безналичных расчетах в РФ» от 08.09.2000 № 120-П. В банке ведется лицевой счет предприятия, в установленные сроки предприятию дается выписка из расчетного счета, т.е. копия записей по лицевому счету предприятия. К выписке прилагаются оправдательные документы: платежное поручение, платежное требование, мемориальный ордер. Расчетный счет может использоваться и при операциях с наличными денежными средствами. В этом случае применяются следующие документы: чек денежный — предъявляется банку для снятия с расчетного счета предприятия указанной в чеке суммы наличными, чек хранится в чековой книжке, а при получении денег отрывается и оставляется в банке, у предприятия остается корешок чековой книжки; объявление на взнос наличными — предъявляется банку при взносе на расчетный счет суммы наличных денежных средств, в подтверждение получения денег банк выдает квитанцию, которая служит оправдательным документом, по зачислении денег банк направляет предприятию вместе с выпиской ордер: Учет операций по расчетному счету ведется по счету 51. Счет активный, сальдо дебетовое. По дебету счета 51 отражается поступление денег на расчетный счет, а по кредиту счета 51 — списание денег со счета. Для учета операций, отражаемых на счете 51 «Расчетный счет», предназначены журнал-ордер № 2 и ведомость № 2 к нему. При этом в журнале-ордере записываются кредитовые 119
обороты по счету, а в ведомости — дебетовые. Записи в журнале-ордере и ведомости производятся на основании выписок банка по расчетному счету и приложенных к ним документов. В журнале-ордере и ведомости записи делаются по корреспондирующим счетам итогами по нескольким выпискам банка. Когда записи производятся итогами по нескольким выпискам, в графе «Дата» должны быть указаны первое и последнее числа этих выписок. Группировка сумм для отражения в журнале-ордере и ведомости необходимых итогов осуществляется путем подсчета соответствующих данных в выписках или приложенных к ним документах согласно приведенным в них бухгалтерским разметкам. Корреспонденция счетов указывается как в банковских, так и в первичных документах. Остаток средств на расчетном счете в банке приводится в ведомости только на начало и конец месяца. Остаток средств на конец месяца определяется аналогично остатку средств по ведомости № 1. В течение месяца для оперативных целей используются данные об остатках средств, показанные в выписках банка. Рассмотрим пример заполнения журнала-ордера № 2, ведомости № 2, ведомости В-4 и главной книги по счету 51 — расчетный счет.
Таблично-перфокарточная форма Перфораторы и табуляторы применяются с вычислительной техникой. Это форма учета основывается на принципах: основным носителем первичной исходной информации является первичный документ. Заполненные первичные документы группируются в пачки по признаку однородности и по участкам бухгалтерского учета: расходные кассовые ордера в одну пачку, акты по приемке на поступившие материальные ценности в другую, наряды на работу — в третью и т.д.; показатели предварительно кодируются и затем подлежат вычислительной обработке (например: материал основн. - код 01, склад ГСМ - код 02); показатели первичных документов, подлежащих вычислительной обработке, выделяются на документах жирной чертой; с помощью вычислительных машин-перфораторов выделенные на первичных документах показатели переносятся на машинный носитель — перфокарту; по каждому участку бухгалтерского учета (основные средства, расчетов по оплате труда, готовой продукции) создаются носители информации — массивы перфокарт; по каждому массиву перфокарт составляется контрольная ведомость (табуляграмма), позволяет определить правильность переноса информации с первичных документов на перфокарту; 122 ■ рассортированная информация обрабатывается в вычислительных машинах-табуляторах с целью получения учетных регистров-табуляграмм, — ведомостей. По итогам табуляграмм-ведомостей получают дебетовые и кредитовые обороты, составляются оборотные ведомости по аналитическому и синтетическому счетам. После преобразований составляется баланс фирмы. Схема прохождения обработки информации при этой форме бухгалтерского учета такова: первичный документ — перенесение на машинный носитель — создание массивов перфокарт — сортировка перфокарт по признакам — получение табуляграмм-ведомостей. Дальнейшая обработка таблично-перфокартной формы бухгалтерского учета стала автоматизированная форма, ориентированная на использование ЭВМ. Автоматизированная форма бухгалтерского учета Применение ЭВМ позволило усовершенствовать таблично-перфокартную форму бухгалтерского учета, базирующуюся на использовании счетно-перфокарточной техники. Автоматизированная форма бухгалтерского учета, которая заимствовала принципы таблично-перфокартной формы учета. Применение ЭВМ, периферийных устройств и ориентации фирм на совершенствование управления и развитие рыночной экономики внедряется автоматизированная форма бухгалтерского учета, основанная на методологических принципах: сохранение метода двойной записи по дебету и кредиту корреспондирующих счетов; организации программной индексно-последовательной взаимосвязи бухгалтерских счетов благодаря кодам стандартов, повторяющихся хозяйственных операций; разукрупнение объектов учета (не только по объекту в целом по конкретному поставщику и покупателю продукции); обеспечение автоматического ввода ряда данных хозяйственных операций в ЭВМ с документов через систему периферийного оборудования (счетчики, датчики); обработка в ЭВМ исходной информации по разным программам с учетом решения различных задач; индексация информации по каждому синтетическому и аналитическому счету и использование для формирования показателей оборотных ведомостей и Главной книги; получение на основе обработки информации сформированного банка данных на различных уровнях управления с учетом запросно-ответного режима; 123 ■ дифференциация объемов учетной информации по объек- там управления и обеспечения ее совместимости и взаи- мосвязи с применением системы группировочных пока- зателей и признаков; ■ обеспечение условий для автоматического исчисления себестоимости продукции по конкретным гидам продукции, выполняемых работ и услуг; ■ обеспечение выдачи информации, необходимой для со- ставления всех видов отчетности и оперативного управ- ления фирмой; ■ обеспечение органической связи всех видов бухгалтерского, оперативно-технического и статистического учетов. Все перечисленные принципы позволяют иметь эффективную автоматизированную форму бухгалтерского учета с применением ЭВМ, автоматизированных систем. Организация учета в условиях автоматизированного рабочего места бухгалтера (АРМЕ). Совершенствованию организации бухгалтерского учета способствуют создаваемые фирмами автоматизированные рабочие места (АРМ). При решении проблем организации их выделяют несколько этапов: ■ создание учетного аппарата отделами АОН на основе средств организации и вычислительной техники; ■ создание локальной сети АРМ внутри учетного аппарата (многотерминальные системы); ■ объединение локальных сетей документирования и обра- ботки учетной информации и создание безбумажной тех- нологии обработки информации. Процесс создания и обработки документов проходит в виде последовательных фаз на разных участках. Фазы могут состоять из одного или нескольких каналов - обработки рабочих мест бухгалтера. Каналы обработки строятся в зависимости от средств оргтехники и вычислительной техники. Системные функции автоматизированного канала обработки информации на основе АРМБ обеспечивают - контролирующий ввод и вывод информации, организации хранения учетной информации на внешних носителях, защиту информации от несанкционированного доступа, целостность и защиту от физического разрушения и логическую обработку информации, обмен с другими информационными объектами. Основой АРМБ является микро-ЭВМ различных сетей, периферийное оборудование — дисп- 124 лей, накопители на магнитных дисках, лентах, устройство печати. Основные функции АРМБ — это обработка учетной информации, информационно-справочное обслуживание производственно-хозяйственной и финансовой деятельности, анализ функционирования АРМБ для учетного аппарата. Первое направление - автоматизация учетного процесса, изготовление, регистрация документов, контроль использования и обработки документов. Второе направление предполагает создание локальных баз данных нормативно-справочной информации. Наиболее широко применяется в фирмах программа «1С:Бухгалтерия». Они сравнительно недорогие, но мощные, универсальные бухгалтерские программы и применяются как при ведении простого, так и двойного учета. Программа построена по принципу «от простого к сложному». Ее применяют для простых операций - печатания платежных поручений, формирования оборотных ведомостей, реестров счетов, главной книги, отдельных отчетов. Программа автоматизирует бухгалтерский учет по всем разделам. Основным документом программы «1С:Бухгалтерия» является журнал операций. На титульном экране предусматривается — название программы, сведения о разработчике, перечисляются функциональные клавиши и их назначение, меню, бланки запросов, списки документов. Название предприятия, отрасли, адрес, фамилии директора, главного бухгалтера Программа запоминает и выводит автоматически в документах. Контакты — раздел, Сервис. Установка параметров, операции — устанавливает дату на начало или конец рабочего квартала. Остатки по счетам сводятся в Журнал операций. Для этого в нулевой счет предусмотрен вспомогательный активно-пассивный счет 00. Чтобы ввести сальдо по счету 50 «Касса» в размере 100 руб. устанавливается проводка — Д-т сч. 50 К-т сч. 00, который в журнале операций выглядит так: Дата Дебет Кредит Сумма Содержание операции № 21.12.2004 сч. 50 сч. 00 100 Остаток на сч. 50 = 100 0 Также вводятся остатки по другим счетам и приступают к установлению ввода хозяйственных операций в журнал Операций в виде бухгалтерских проводок или документов. Проводки вводят вручную или пользуются типовыми операциями. Они могут формироваться автоматически после ввода документов. Перечень документов, их внешний вид, способ формирования
125 проводок настраивается пользователем. Журнал операций представлен в виде таблицы («1С:Бухгалтерия», «Инфо-бухгалтер») или в виде обычного текстового файла «Турбо-бухгалтер». Каждый имеет свои достоинства и недостатки: в табличном виде проще делать выбор и сортировку по определенному признаку (по дебету счета, по кредиту счета, дате, комментариях и т.п.), а текстовой вид более нагляден и в такой Журнал операций можно вводить проводки любым текстовым редактором, независимо от Программы. Проводки и документы могут быть разделена на несколько журналов. В Журнале Операций хранятся и классические проводки: Дебет - кредит - сумма и хранится информация об объектах аналитического учета (субконто), количестве и валюте. Для каждого значения субконто вводятся определенные параметры. По счету основных средств такими параметрами являются — код вида основных средств, первоначальная стоимость, годовая норма амортизации, материально-ответственное лицо и другие допол- нительные параметры. Журнал Операций имеет и такие показатели: дата, дебет и номер документа, кредит и номер документа, субконто дебет, субконто кредит, цена, сумма, содержание операции. При вводе проводки с использованием типовых операций программа запрашивает определенные данные (параметры) и на их основании строит проводки, вычисляет суммы, проставляет счета. По типовым операциям используются функции вычисления оборотов по счетам и остаткам на любую дату. Можно создавать операции, закрывающие счета, вычислять налоги, курсовую разницу - валютное покрытие. В программе «^Бухгалтерия» существует 2 вида типовых операций: обычные и особый вид операций «документы и расчеты», которые формируют проводки не в момент ввода, а в момент расчета, при изменении алгоритма такой операции или при изменении внешних данных проводки будут перестроены автоматически. Программа формирует необходимые сводные регистры - саль-дово-оборотные ведомости, журналы-ордера, «шахматки», журналы по счетам, анализ счета - формы, которые необходимы бухгалтеру для расчета итоговых данных и формирования бухгалтерской отчетности. Разные виды отчетов можно подготовить с помощью различных параметров. Используя режим формирования произвольных отчетов, изменяются существующие и создаются новые отчеты, справки, как внутренней, так и внешней отчетности. Бухгалтер может вносить коррективы в План счетов, схемы проводок, перечень объектов аналитического учета, формы докумен- 126 тов и регистров. Переход на международные стандарты учета и отчетности, условия рыночной экономики требуют совершенствования используемых форм учета. 6.2. Система счетов и двойная запись Счет в бухгалтерском учете. На всех предприятиях ежедневно производятся хозяйственные операции, которые должны отражаться в балансе. Баланс составляется на последнюю дату отчетного периода (месяца, квартала, года). Повседневные изменения в составе имущества, обязательств и источников их формирования и текущего учета и контроля используется система счетов бухгалтерского учета. Системе счетов в бухгалтерском учете принадлежит особая роль как в теории, методологии бухгалтерского учета, так и практике его осуществления, так как с их применением реализуется проблема двойственного отражения информации, ее накопления и обобщения. Запись по счетам осуществляется методом двойной записи. Счет бухгалтерского учета - это способ группировки, текущего контроля и отражения хозяйственных операций с имуществом, источниками его формирования и хозяйственными процессами. Счет — это накопитель информации для последующего обобщения и использования для составления отчетности и анализа, для принятия решения руководства фирмы. Счет представляет таблицу из 2 частей с названием и наименованием объекта учета: счет «Материалы», счет «Уставной капитал», счет «Основное производство», счет «Основные средства» и т.д. Первая часть — для занесения записей — дебета. Вторая часть — для записи — кредита.
На счетах отражаются хозяйственные операции в количественном и в стоимостном выражении. Левая часть называется дебетом (Д-т), правая часто — кредитом (К-т). Для обозначения остатков на счетах бухгалтерского учета пользуются термином 127
Схема записей на пассивном счете имеет вид: «Сальдо» (остаток счета). Если сальдо на начало месяца Clf а на конец года, месяца — Ск. Для отражения хозяйственных операций на счетах необходимо документированное подтверждение — в виде первичных бумажных документов установленной формы, а также машинные носители - дискеты, магнитные ленты. Они имеют одинаковую юридическую силу. Все счета бухгалтерского учета делятся на активные и пассивные. На активных счетах остатки (сальдо) только дебетовые. Пассивные счета -на которых учитываются источники формирования имущества, их наличие, состав и движение, и обязательства. На пассивных счетах - сальдо - кредитовое. По активному счету отражаются по дебетовой стороне счета — остатки на начало и конец остаток на конец периода. По кредитовой стороне счета — записываются хозяйственные операции, вызывающие уменьшение остатка. Остатки на конец месяца определяются по формуле:
где ОбД — оборот по дебиту счета; ОбК — оборот по кредиту счета. Образец заполнения активного счета:
При записях хозяйственных операций в активные счета могут заноситься две ситуации: сумма начального остатка и сумма оборота по дебету должны быть больше суммы показываемому по кредиту счета и определяется по формуле С2; сумма начального остатка и сумма оборота по дебету счета равны сумме, показываемой по кредиту счета. В этом случае сальдо на конец периода О. 128 По пассивному счету, на котором учитываются источники формирования имущества и средств, отражаются: на кредитной стороне - остаток на начало проведения операции С1; хозяйственные операции с увеличением остатка в результате хозяйственной операции и С2 - остаток на конец проведения операции; на дебетовой стороне остатки не показывают, а лишь хозяйственные операции, уменьшающие остаток. Определение остатка по пассивному счету на конец периода по формуле:
При записях на пассивном счете могут быть 2 ситуации: 1) сумма начального остатка и сумма оборота по кредиту счета должны быть больше суммы, записанной по дебету счета. Остаток на конец проведения хозяйственной операции определяется по формуле С2. Во второй ситуации сумма начального остатка и сумма оборота по кредиту счета равна сумме, показываемой по дебету счета. В этом случае сальдо на конец периода не будет. Остатки по активным счетам, на которых записываются средства и имущество фирмы, а по пассивным счетам показываются источники формирования. Затем указывается в активе и пассиве баланса. Активно-пассивные счета имеют признаки как активных, так и пассивных счетов. В них остаток может быть и дебетовым и кредитовым (развернутое сальдо). Счет: Расчеты с дебиторами и кредиторами (76). Дебетовое сальдо показывает сумму дебиторской задолженности и отражается в активе баланса. Кредитовое сальдо показывает сумму кредиторской задолженности и отражается в пассиве баланса. Развернутое сальдо в активно-пассивных счетах в обычном порядке не определяется, так как для этого требуется проводить аналитический учет о состоянии расчетов с каждым деби- 129
тором и каждым кредитором (покупателем и поставщиком). Сальдо выводится по каждому покупателю и поставщику отдельно, затем подсчитывается общая сумма дебиторской и кредиторской задолженности. Каждая операция отражается на счетах бухгалтерского учета дважды — методом двойной записи. Хозяйственные операции записываются на счетах в хронологическом порядке. Взаимосвязь между счетами называется корреспонденцией счетов. Она выражается записью данных от хозяйственных операций по дебету активного и кредиту пассивного счета или наоборот. Корреспонденция счетов Корреспонденцию счетов по каждой хозяйственной операции отражают методом двойной записи на счетах бухгалтерского учета в 4 этапа.
Третий этап. Необходимо определить, как данная хозяйственная операция повлияла на валюту баланса: увеличила или уменьшила, оставила ли без изменения. Затрагивает только имущество — актив, то она относится к I типу хозяйственный операций. Четвертый этап. Исходя из схем записей на активном и пассивном счетах необходимо установить, какой из 2 счетов бухгалтерского учета по данной операции дебетуется, а какой кредитуется. В результате приобретения материалов на активном счете «Материалы» произошло увеличение сумм, поэтому счет «Материалы» дебетуется, а в кассе стало меньше наличных, поэтому по счету «Касса» эта сумма отражается по кредиту и запись имеет вид: Д-т сч. «Материалы», К-т см. «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» 100 тыс. руб. Д-т сч. «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» К-т сч. «Касса» — 100 тыс. руб. Все четыре этапа выполняются по каждой хозяйственной операции. Практически в финансово-хозяйственной деятельности есть такие операции, которые отражают по дебету одного и по кредиту другого или нескольких счетов (сложи, корреспонденции). Так, если начислена зарплата 100 тыс. руб.: рабочим основного производства — 400 тыс. руб., вспомогательного производства — 250 тыс. руб., аппарату управления — 100 тыс. руб. Это значит, проведенная операция будет отражена по дебету счетов: Основное производство (20) - 400 тыс. руб. Вспомогательное производство (23) — 250 тыс. руб. Общепроизводственные расходы (25) — 250 тыс. руб. Общехозяйственные расходы (26) — 100 тыс. руб. и по кредиту счетов: Расчеты с персоналом по оплате труда (70) — 1000 тыс. руб. 132 Метод двойной записи, контрольное и информационное значение
Каждая хозяйственная операция затрагивает два объекта, а счета Фирма покупает материалы с одной стороны - увеличивается материал, а с другой стороны - уменьшаются средства за счет которых они приобретены - указывает, за какой источник они поступили - куплены за наличные, за использованный кредит или образовалась задолженность поставщикам. Двойственное отражение хозяйственной операции заключается в том, что она должна быть записана по дебету одного и кредиту другого счета в одинаковой сумме. При использовании корреспондентских счетов с применением метода двойной записи участвуют 3 составляющих метода двойной записи - описание хозяйственной операции, дебетуемый счет и кредитуемый счет. В России применяются две шкалы, дающие обоснование методу двойной записи: экономический и оперативно-балансовый. Принцип двойной записи имеет важное контрольное значение. При оплате счета поставщика сумма платежа должна соответствовать сумме поступивших и оприходованных ценностей. При отпуске материалов со склада в цех стоимость материалов в цехе или величина наличных денег, полученных в кассу с расчетного счета, соответствуют данным кассира и показаниям выписки банка с этого счета. В бухгалтерском учете проводится встречная проверка документов по оплате и приходу товарно-материальных ценностей, переброске от одного лица другому, реализации - по зачислению выручки и обороту по продаже. Принцип двойной записи, называемый двойной бухгалтерией, а Гете И.В. считал «одним из прекраснейших изобретений ума человеческого». Все это экономический подход. Но наиболее полное научное обоснование методу двойной записи дает оперативно-балансовый подход. Сущность двойной записи объясняется строением баланса, где с двух сторон рассматривается его имущество: по составу и размещению (актив баланса), по источникам формирования этого имущества (пассив баланса). Итоги статей актива и пассива баланса всегда равны. Каждая операция затрагивает 2 статьи баланса, что характеризуется влияния на баланс 4 типов операций, которые изменяют или только имущество фирмы (актив баланса) или только источники формирования имущества (пассив баланса) и одновременно и имущества, и источники его образования (актив и пассив баланса). Необходимость метода двойной записи заключается из целостности балансовой группировки имущества фирмы. Киберне- 133
тика и информатика подтвердили, что двойная запись является методическим приемом со всеобщим характером. Двойной записью реализуется кибернетический подход к организации информации как системы, состоящей из отдельных элементов, соединенных между собой двусторонними связями. Этот подход применяется при построении матричных моделей и сетевых графиков. Один из способов обобщения данных бухгалтерских счетов в балансе фирмы — это составление оборотной ведомости. Оборотная ведомость позволяет обобщить учетную информацию, отражаемую на счетах бухгалтерского учета. Она составляется на конец месяца на основании данных счетов об остатках (сальдо) на начало и конец месяца и оборотах по дебету и кредиту счетов за месяц. В нее записывают все используемые на фирме счета и для каждого счета отведена одна строка. В ведомости есть три пары колонок, где показываются начальное сальдо, обороты по дебету и кредиту счетов и конечное сальдо. Соблюдается попарное равенство итогов в колонках — итог дебетовых начальных сальдо равняется итогу кредитовых начальных сальдо, итог дебетовых конечных сальдо — итогу кредитовых конечных сальдо. Равенство итогов сальдо по дебету и кредиту счетов на начало и конец месяца подтверждается строением бухгалтерского баланса. Итог дебетовых сальдо по счетам показывает сумму имущества фирмы, а итог кредитовых сальдо — сумму источников образования этого имущества. Равенство итогов дебетовых и кредитовых оборотов по всем счетам подтверждает сущность метода двойной записи, т.к. каждая хозяйственная операция отражается дважды по дебету одного счета и кредиту другого в одинаковых суммах. Равенство между собой итогов дебетовых и кредитовых оборотов по счетам в оборотной ведомости должны быть также равны итогу в журнале регистрации хозяйственных операций. Это равенство объясняется тем, что сумма каждой хозяйственной операции записывается в журнал регистрации хозяйственной операции, так и в счетах бухгалтерского учета по дебету и кредиту. Попарное равенство итогов оборотной ведомости по счетам имеет контрольное значение, равенство показывает на отсутствие ошибок. Оборотная ведомость по счетам синтетического учета оценивает общее состояние имущества и источников его образования за отчетный период. Шахматная оборотная ведомость по счетам синтетического учета составляется по шахматной форме, она включает корреспонденцию счетов и является более сложной и громоздкой по строению.
134 В эту оборотную ведомость вносят остатки на начало и конец по каждому счету, итоги дебетовых и кредитовых оборотов. Итоги оборотов по дебету и кредиту счетов равны между собой, они вытекают из метода двойной записи, операции одновременного записывания по дебету одного и кредиту другого счета в одинаковых суммах.
Ви переглядаєте статтю (реферат): «Бухгалтерские учетные регистры» з дисципліни «Бухгалтерська справа»
