Документами, подтверждающими командировочные расходы в целях налогообложения, являются авансовый отчет с приложенными к нему командировочным удостоверением и документами, подтверждающими фактические расходы на проезд, проживание и прочие расходы, связанные с командировкой (Письмо ФНС России от 25.11.2009 N МН-22-3/890).
Примечание. При отсутствии командировочного удостоверения с отметками о выбытии и прибытии в место назначения налоговые органы, скорее всего, откажут организации вправе учесть соответствующие командировочные расходы в целях налогообложения прибыли.
Из всех официальных разъяснений Минфина России однозначно следует, что чиновники считают командировочное удостоверение документом, без которого признание расходов на командировки в целях налогообложения невозможно (см., например, Письмо Минфина России от 10.11.2009 N 03-03-06/1/733). Командировочное удостоверение оформляется в одном экземпляре и подписывается работодателем, вручается работнику и находится у него в течение всего срока командировки. Фактический срок пребывания в месте командирования определяется по отметкам о дате приезда в место командирования и дате выезда из него, которые делаются в командировочном удостоверении и заверяются подписью полномочного должностного лица и печатью, которая используется в хозяйственной деятельности организации, в которую командирован работник, для засвидетельствования такой подписи. А как быть, если в месте командировки по объективным причинам нет возможности проставить отметки о прибытии и выбытии? Например, работник направлен в командировку для проведения переговоров с физическими лицами. Или целью командировки является поиск помещений, подходящих для размещения обособленного подразделения организации. Соответствующие разъяснения можно найти в Письме Минфина России от 16.08.2011 N 03-03-06/3/7. Согласно Письму в случае невозможности проставить в командировочном удостоверении отметки о прибытии в место командирования и выбытии из него факт нахождения в месте командировки в установленное время может быть подтвержден иными документами, в частности: - приказом (распоряжением) о направлении работника в командировку; - служебным заданием для направления в командировку и отчетом о его выполнении; - проездными документами, из которых следуют даты прибытия и выбытия из места назначения; - счетом гостиницы, подтверждающим период проживания в месте командирования. При этом, на наш взгляд, в этом случае все равно имеет смысл оформить командировочное удостоверение и проставить в нем две отметки - выбыл из командировавшей организации (дата начала командировки) и прибыл обратно в командировавшую организацию (дата окончания командировки).
* * *
Перечень командировочных расходов для целей налогообложения прибыли приведен в пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ. Согласно этому подпункту ими признаются, в частности, расходы на следующие нужды: - проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы; - наем жилого помещения. По этой статье расходов подлежат возмещению также расходы работника на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, расходов на обслуживание в номере, расходов за пользование рекреационно-оздоровительными объектами); - суточные или полевое довольствие; - оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов; - консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами, другими подобными сооружениями и иные аналогичные платежи и сборы.
Примечание. Все расходы командированного работника должны подтверждаться оправдательными документами. Исключением являются лишь суточные, за которые работник отчитываться не должен.
Если работник не представит оправдательные документы (например потерял билет), то организация может возместить ему понесенные расходы на основании его заявления, но эти расходы для целей налогообложения прибыли учитываться не будут. Исключением из этого правила являются только суточные. Они выплачиваются за каждый день нахождения в командировке, и их общая сумма фиксируется только в авансовом отчете. Никакие отчетные документы по израсходованным суточным к авансовому отчету прилагать не требуется (Письма Минфина России от 01.04.2010 N 03-03-06/1/206, ФНС России от 03.12.2009 N 3-2-09/362). В последние годы большое распространение получили электронные билеты, как авиа, так и железнодорожные. И сейчас редкостью считается уже не электронный билет, а бумажный. Тем не менее порядок документального подтверждения расходов при покупке электронных билетов до сих пор вызывает вопросы. Как показывает практика, большинство вопросов обусловлено тем, что существует некая путаница с понятием "электронный билет". Электронным билетом часто называют обычную отбивку (подтверждение заказа), полученную по электронной почте. Такой "билет", конечно же, никакие расходы подтвердить не может. Электронным билетом, подтверждающим расходы, является маршрут/квитанция электронного пассажирского билета и багажной квитанции (выписка из автоматизированной информационной системы оформления воздушных перевозок). Именно этот документ, в том числе полученный по электронной почте и распечатанный на принтере, является документом строгой отчетности, который применяется для осуществления организациями и индивидуальными предпринимателями наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники (п. 2 Приказа Минтранса России от 08.11.2006 N 134 "Об установлении формы электронного пассажирского билета и багажной квитанции в гражданской авиации" (в редакции изменений, внесенных Приказом Минтранса России от 18.05.2010 N 117)).
Обратите внимание! По мнению налоговых органов, одного электронного билета для подтверждения расходов на проезд мало. Они настаивают на обязательном представлении посадочных талонов. В частности, такая позиция изложена в Письме Минфина России от 23.09.2011 N 03-03-07/34. В нем высказано мнение о том, что если билет приобретен в бездокументарной форме (электронный билет), то оправдательным документом, подтверждающим расходы на приобретение билета для целей налогообложения, является сформированная автоматизированной информационной системой оформления воздушных перевозок маршрут/квитанция электронного документа (авиабилета) на бумажном носителе, в которой указана стоимость перелета, с одновременным представлением посадочного талона, подтверждающего перелет сотрудника по указанному в электронном авиабилете маршруту. Если посадочный талон утерян, то в качестве оправдательного документа бухгалтерией может быть принята справка, содержащая необходимую для подтверждения полета информацию, выданная авиаперевозчиком или его представителем (Письмо Минфина России от 21.09.2011 N 03-03-07/33).
* * *
Одним из условий возмещения работодателем командировочных расходов работнику организации является факт осуществления затрат командированным лицом. Если работник оплачивал расходы с использованием своей банковской карты, к авансовому отчету нужно приложить оригиналы всех документов, связанных с использованием банковской карты работника, квитанции банкоматов, слипов (квитанция электронного терминала) и др., в которых в обязательном порядке указывается фамилия держателя банковской карты. А как подтвердить расходы, если они были оплачены чужой банковской картой, владелец которой вообще не является работником организации? Рекомендации на этот счет приведены в Письме ФНС России от 22.06.2011 N ЕД-4-3/9876. Позиция налогового ведомства такова. Работодатель обязан в установленном порядке возместить произведенные работником затраты, связанные со служебной командировкой. Документальным подтверждением командировочных расходов в целях налогообложения прибыли будет являться авансовый отчет работника с приложенными к нему надлежащим образом оформленными оправдательными документами, в частности, авиа- или железнодорожными билетами, счетом из гостиницы и т.д. Если счет за проживание в гостинице сотрудника, находящегося в командировке, был оплачен банковской картой, принадлежащей иному лицу, не являющемуся сотрудником организации, то после возвращения из командировки наряду с иными документами, подтверждающими произведенные во время командировки расходы, сотрудник в качестве подтверждения понесенных им расходов дополнительно представляет расписку владельца карты с подтверждением того, что сотрудник организации возместил ему соответствующие расходы, произведенные с использованием его банковской карты. Если оплата услуг командированного работника производится с банковской карты иного лица и иное лицо подтверждает возврат средств, то оснований считать, что расходы понесены не командированным лицом, не имеется. Соответственно, подобные расходы могут быть учтены в целях налогообложения прибыли при соблюдении критериев, установленных п. 1 ст. 252 НК РФ.
Ви переглядаєте статтю (реферат): «Документальное подтверждение» з дисципліни «Річний звіт 2011»
