В зависимости от объемов документации предприятия обязанности по ее хранению могут быть возложены на специальное подразделение или на одного работника предприятия (архивариуса). Если же документов сравнительно немного, то хранение документов может быть поручено соответствующему работнику (например, секретарю) в порядке совмещения должностей.
Первичные документы и учетные регистры, прошедшие обработку, бухгалтерские отчеты и балансы подлежат обязательной передаче в архив. До передачи в архив упомянутые документы должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрытых шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером (пункты 6.1, 6.2 Положения № 88).
Руководствуясь положениями Закона № 3814, Перечня № 41, а также других нормативно-правовых актов, процесс организации хранения документов можно разделить на следующие этапы.
1. Разработка и утверждение номенклатуры дел (реестра). Под номенклатурой дел в данном случае следует понимать обязательный для каждого юридического лица систематизированный перечень названий дел (папок), формируемых в его делопроизводстве, с указанием сроков хранения таких дел (ст. 1 Закона № 3814). Номенклатура дел разрабатывается в разрезе структурных подразделений предприятия (при наличии) и с учетом требований п. 3.1 Правил № 16, Перечня № 41 и Государственного классификатора управленческой документации ДК 010-98. Номенклатура дел утверждается руководителем предприятия. При необходимости в номенклатуру могут быть внесены изменения. Форма номенклатуры дел приведена в приложении 2 к Правилам № 16.
2. Формирование дел, установленных номенклатурой. Обработанные документы группируются в дела в хронологическом или логическом порядке. Для удобства использования дел такая группировка осуществляется по периодам, в зависимости от количества документов (квартал, полугодие, год). Как правило, в дела подшиваются оригиналы документов (если оригиналы отсутствуют – удостоверенные в установленном порядке копии). В конце дела указывается количество пронумерованных и прошнурованных листов. При формировании документов в дела необходимо учитывать требования п. 3.2 Правил № 16.
3. Передача документов (дел) в архив. Документы предприятия за прошедшие периоды, которые не используются в деятельности бухгалтерии (или используются очень редко), целесообразно передавать в архив предприятия. Для определения ценности (сроков хранения) документов производится их экспертиза. Передача, как правило, осуществляется по акту, в котором перечисляются переданные дела. Акт подписывается принимающим и передающим документы ответственными лицами.
Выдача первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов из бухгалтерии или архива предприятия работникам других структурных подразделений предприятия может осуществляться только по решению главного бухгалтера (п. 6.8 Положения № 88).
Ви переглядаєте статтю (реферат): «Организация хранения документов» з дисципліни «Енциклопедія бухгалтера: бухгалтерія на підприємстві»
