Первый шаг заключается в том, чтобы определить, должен ли доклад быть самостоятельным документом или играть вспомогательную роль по отношению к любого рода устной коммуникации — беседе, лекции или брифингу. В последнем случае он может представлять собой предварительный документ или презентацию, которые представляются небольшому комитету, а за-
ДЖОН АДАИР тем выносятся на общее собрание. При этом функции доклада в большей степени напоминают функции памятной записки. Если ситуация позволяет, нужно выбирал, именно это сочетание письменного документа и устной коммуникации — особенно если главным результатом должно стать действие. Ваш доклад должен начинаться со вступления, которое сообщает о целях и задачах документа. Цели и задачи также должны быть отражены в названии доклада. Формат доклада должен включать в себя — как у книги в миниатюре — имя автора и дату составления. Основная часть, содержащая информацию, факты доказательства и рассуждения, должна быть сжатой, ясной и организованной в строгом порядке, с разбиением на главы, с заголовками сбоку текста и пронумерованными параграфами. Заключение не должно оставлять у читателя сомнений в выводах и рекомендациях автора. Ваши ключевые положения должны быть помещены в наиболее подходящие места, а трудные или специальные термины всегда сопровождаться пояснениями. Иллюстрации, которые должны отвечать всем требованиям, предъявляемым к наглядным пособиям, помогут сэкономить время и место, однако сложные вспомогательные данные следует приводить в виде приложений в конце документа. Минимальные требования к стилю не отличаются от тех, которые предъявляются к письмам и другим видам деловой документации. Помимо всего прочего, доклад должен выполнять поставленную задачу при помощи минимального количества слов, и особенно в тех случаях, когда слово письменное используется в сочетании с устным.
ЭФФЕКТИВНАЯ КОММУНИКАЦИЯ нить одним-единственным словом. Не стоит отказываться от использования образных выражений, даже если они являются разговорными. Полагаю, что немногословные доклады поначалу могут показаться шероховатыми по сравнению с гладкими бюрократическими фразами, но они значительно экономят время, а необходимая дисциплина, требующаяся для краткого изложения, помогает ясности мышления. Уинстон Черчилль, 9 августа 1940 года Разумеется, чтобы удовлетворить требования Черчилля к краткости, требуется упорная работа и соответствующий навык. Длинные и усложненные доклады составлять гораздо проще. Простота чтения усложняет написание. Более того, ложная маркетинговая доктрина способна убедить нас, что толстая пачка бумаги, пышные фразы и непонятные диаграммы могут каким-то образом подчеркнуть важность обсуждаемого предмета и значение сделанных выводов. Требования к письменному языку и принятые условности в нем действительно отличаются от соответствующих норм устной речи. Но вы должны стараться разговаривать с читателем так, как будто он сидит напротив вас. Попытайтесь прочесть вслух то, что вы написали, и оцените, как это звучит. Помните, что ваша цель не должна состоять в том, чтобы писать на литературном языке (во всяком случае, в нашем контексте), а также не обращайтесь к университетской аудитории. Вы пишете для того, чтобы вас поняли, и составляете документ именно вы, а не кто-то другой. «Используйте тот язык, который вам подходит, — писал Р. В. Эмерсон, американский эссеист, поэт и философ, — все равно вы не сможете выразить ничего, кроме самого себя». КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ: БУДЕТ ЛИ ВАШ ДОКЛАД ЭФФЕКТИВНЫМ? Да Нет СТРУКТУРА И ПЛАН Является ли титульный лист полным и хорошо скомпонованным? Ясен ли план доклада и легко ли его придерживаться? Не пропущена ли какая-то важная часть? Расположены ли основные части доклада в наиболее удобном порядке? Выделены ли заголовки? Одинакова ли нумерация параграфов? Понятны и полезны ли приложения?
Ви переглядаєте статтю (реферат): «Составление эффективных докладов» з дисципліни «Мистецтво управляти людьми й самим собою»
