Хороший председатель — жизненно необходимая фигура для сбережения времени проведения совещания. Задача председателя — поставить проблемы, но хороший председатель будет уверен, что совещание пройдет точно по расписанию, все вопросы повестки будут рассмотрены по существу и будут достигнуты цели совещания. Он или она будет использовать ваше время экономно и эффективно. Если председателем являетесь вы, то все время должны иметь в виду, что в рамках ваших обязанностей вы должны выполнить две принципиальные функции. Быть председателем совещания в узком смысле этого слова означает, что вы ответственны за то, чтобы совещание проходило согласно установленному плану и регламенту и чтобы как поведение участников, так и их вклад в результаты совещания давали бы максимально эффективный вклад в дело бизнеса. Вы должны следить за тем, чтобы игра шла по правилам, обеспечить правильную очередность выступлений участников и воспользоваться соответствующими правилами, которые не отличаются от правил судьи. В этом случае председатель является полным аналогом старшины присяжных в суде. Вторая функция заключается в том, что вы должны быть лидером группы или ее менеджером и вдобавок настроить собрание на получение вполне конкретных результатов. Природа этих результатов, конечно, изменяется в зависимости от типа встречи (см. табл. 9.1). Например, для того чтобы творческое мышление преобладало на совещании, роль председателя должна быть больше, чем обыкновенный катализатор, который просто контролирует проведение собрания. Существует несколько очевидных различий между ролью «судьи» и ролью «лидера». Для одних групп и лидеров действительно не стоит пытаться использовать председателей типа судьи, наподобие спикера палаты общин,
ДЖОН АДДИР предоставив лидеру свободно высказывать свою точку зрения по ходу ведения собрания, а не просто занимать председательское кресло и обеспечивать регламент проведения встречи. Для других председателей сигналом, когда они должны снять шляпу, является момент, когда они покидают председательское кресло для того, чтобы обсудить конкретный пункт повестки дня совещания. В большинстве ситуаций так и получается, что председатель выполняет обе функции одновременно. В ряде ситуаций так или иначе эти функции отчасти пересекаются. Давайте предположим, что вы, будучи председателем, выполняете обе эти функции. Некоторые ключевые функции лидерства, такие, как определение задан и планирование, были обсуждены выше. Но как председатель вы должны напомнить участникам перед началом совещания, для чего оно проводится и каковы его цели. Не следует полагаться на то, что каждый участник знаком с целями и задачами. Вам следует также проверить, что участники совещания согласны с повесткой дня и что ваш план работы совещания отныне стал и их планом. В доброжелательной, но твердой манере покажите, что вы должны взять руководство в свои руки. Как только работа совещания началась в соответствии с утвержденной повесткой дня, вы должны выполнять функции контроля, которые следует выполнять разумно и тактично. Как вы должны относиться к каждому выступающему участнику совещания, который нарушает временной регламент? Конечно, его нужно остановить, но сделать это следует тактично, но твердо, например в такой форме: «Спасибо, Михаил, мы учтем ваши аргументы. Сюзанна, вы еще не высказали своего мнения. Согласны ли вы с Михаилом или нет?» Если лицо, которое слишком сильно выходит за рамки временного регламента, продолжает оспаривать ваше право вести собрание, продолжая обращаться к другим участникам совещания или прерывая вас снова, вы должны прервать его выступление в более жесткой форме, но не позволить ему продолжать затянувшееся выступление. Никогда не теряйте контроль.
Ви переглядаєте статтю (реферат): «Роль председателя» з дисципліни «Мистецтво управляти людьми й самим собою»
