Реквізити бухгалтерських документів. Порядок оформлення та опрацювання бухгалтерських документів
Кожний документ повинен містити вичерпну інформацію для характеристики господарської операції. Показники, внесені в до- кумент, становлять його зміст, їх називають реквізитами. Тобто показники, що містяться в документі і характеризують операцію, називають його реквізитами. Кількість і зміст реквізитів визна- чаються характером господарської операції і призначенням доку- мента. Термін реквізит походить від лат. requisitum, що означає «потрібне», «необхідне». До обов’язкових реквізитів належать: назва документа, під- приємства і його підрозділів, дата складання, зміст і підстава гос- подарської операції; вимірники операцій (натуральні та вартісні); підписи осіб, відповідальних за здійснення господарської опера- ції.
136 Зауважимо, що в первинних документах відведено спеціаль- ні графи для запису кодів (шифрів), облікових номенклатур, по- трібних для машинної обробки бухгалтерського обліку. Документи, як правило, заповнюються чорнилом або на дру- карській машинці (або кульковим автоматичним олівцем). В окремих випадках дозволяється заповнювати документи хімічним олівцем. У документах не дозволяється робити незастережених виправ- лень і підчисток. Для того, щоб виправити неправильно написа- ний текст або цифру, їх закреслюють, а зверху пишуть правильні дані. Виправлення підтверджують своїми підписами особи, відпо- відальні за складання цього документа. Документи, складені з порушенням встановлених правил, втрачають юридичну силу і не можуть бути підставою для записів у бухгалтерському обліку. Порядок складання документів визначений «Положенням про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку». Для сільськогосподарських підприємств та організацій типові фо- рми документів розроблені і затверджені відповідними інстанці- ями. Перш ніж дати характеристику порядку складання і оформ- лення документів, розглянемо їх уніфікацію і стандартизацію, а також раціоналізацію документації. Під уніфікацією документів розуміють розробку єдиних форм документів для оформлення однотипних господарських операцій на підприємствах та в організаціях різних галузей народного гос- подарства. Так, уніфіковано майже всі банківські і касові докуме- нти, бланки авансових звітів, доручень, дорожніх листів вантаж- них автомобілів, лімітно-забірних карт та ін. Уніфікація документів дає змогу зосереджувати в одному до- кументі показники, які необхідні для усіх видів обліку (бухгал- терського, статистичного та оперативного), полегшує їх складан- ня, а також спрощує форми і дає змогу пристосувати їх до опра- цювання та заповнення на обчислювальних машинах. Стандартизація документів це — установлення для бланків однотипних документів однакового (найбільш раціонального) розміру і форми з твердо визначеним розміщенням відповідних реквізитів. Стандартизація документів спрощує та полегшує опрацювання і зберігання їх в картотеках та ін. Після розгляду загальних питань характеристики первинних бухгалтерських документів охарактеризуємо порядок їх оформ- лення та опрацювання. Документи, складені в різних господарських підрозділах (це- хах, бригадах, фермах тощо), після виконання господарських операцій передають до бухгалтерії в строки, визначені головним бухгалтером. Розпорядження головного бухгалтера щодо порядку
137 оформлення господарських операцій і строків подання відповід- них документів є обов’язковими для всіх працівників підприємст- ва чи організації. Прийняті документи підлягають бухгалтерському опрацюван- ню, мета якого — підготувати документи до наступних записів в облікові регістри. Бухгалтерське опрацювання документів поля- гає у перевірці їх, розцінці (таксуванні), групуванні і контиру- ванні. Перевірка документів відповідно до «Положення про докумен- тальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку» повинна здійснюватися з погляду законності операції, дотримання встано- влених вимог щодо оформлення документів і правильності ариф- метичних підрахунків. При цьому документи підлягають перевіркам: за змістом, за формою і арифметичній. 记 Перевірка документів за змістом полягає у встановленні від- повідності документального оформлення господарських операцій з чинним законодавством, правилами виконання цих операцій, встановленим нормам, а також їх господарської доцільності. 记 Перевірка документів за формою (так звана формальна пере- вірка) повинна встановити повноту і правильність заповнення реквізитів, обов’язкових для конкретного документа, а також дій- сність підписів службових осіб, які відповідають за господарську операцію та оформлення документа. При цьому ретельно переві- ряють також чіткість змісту операції та цифрових показників, своєчасність складання документів і подання їх до бухгалтерії. 记 Арифметична перевірка документів полягає у перевірці всіх арифметичних підрахунків, що містяться в документі. Працівни- ки апарату бухгалтерії повинні приймати для облікової реєстра- ції тільки правильно складені й оформлені документи, які не ви- кликають сумніву щодо законності та доцільності оформлених ними господарських операцій, мають точні арифметичні підраху- нки. Неправильно складені або неповністю оформлені документи повертають особам, які їх склали, для дооформлення, а іноді й для складання вдруге. Такі документи бухгалтерія приймає тіль- ки після виправлення недоліків. Якщо під час перевірки буде ви- явлено незаконність здійснених операцій, підробку підписів, під- чистку цифр або інші порушення, то такі документи мають бути передані головному бухгалтеру підприємства чи установи для вжиття необхідних заходів. Перевірені й прийняті бухгалтерією документи підлягають по- дальшому опрацюванню — розцінці (таксуванню), групуванню і контируванню. Розцінка (таксування) документів полягає в проставлянні у відповідних графах документа ціни й суми, тобто грошової оцінки
138 оформлених натуральних або трудових вимірників господарської операції. Потреба в розцінці виникає тому, що багато документів, які надходять до бухгалтерії, мають тільки натуральні або трудо- ві вимірники. Наприклад, у документах, якими оформляють над- ходження й витрачання матеріальних цінностей (лімітно-забірні карти, накладні), різні відомості (витрати кормів, зважування тварин, руху молока тощо) в момент складання записують тільки кількісні (натуральні) показники, а тому тут треба проставити ціну й визначити суму. У багатьох документах грошовий вимірник (ціна і сума) вхо- дить в один з обов’язкових реквізитів, який заповнюється під час складання документа, тому такі документи розцінці не підляга- ють. Групування документів полягає в тому, щоб однорідні за зміс- том і за певний період документи підібрати в пачки. Так, касові документи групують за кожен день за надходженням і витрачан- ням, що знаходить відображення у звіті касира. Якщо групування документів здійснюють у бухгалтерії, то його оформляють спеціа- льною відомістю. Розрізняють два види відомостей, призначених для групування первинних документів — накопичувальні і зве- дені. Накопичувальні відомості доцільно вести за операціями, які потребують повсякденного контролю (наприклад, за обліком руху матеріалів, готової продукції та ін.). Їх заповнюють поступово — в міру надходження документів до бухгалтерії. Групувальні відомості призначені для систематизації облікової інформації з первинних документів. Записи в них здійснюють одночасно за групою однорідних документів, підібраних за пев- ний період (декаду, місяць). Наприклад, документи, які характе- ризують рух матеріальних цінностей групують за складами, за видами цінностей, джерел надходження, спрямування витрат та ін. Доцільно групувати документи, що об’єднуються одним зведе- ним або супровідним документом. Наприклад, відомості про над- ходження і рух молока на фермі об’єднують одним документом — «Відомістю руху молока». Контирування документів полягає у зазначенні шифрів (кодів) кореспондуючих рахунків, субрахунків та аналітичних рахунків, на яких повинна бути відображена господарська операція, що оформлена документом або групою однорідних документів, тобто в складанні бухгалтерських проводок (записів). Ведуть ї різними способами. Здебільшого бухгалтерський запис роблять на бланку того документа, яким оформлена операція (або група операцій). Його роблять від руки на вільному (або відведеному) місці доку- мента.
139 В окремих випадках, залежно від установленого порядку, для складання бухгалтерського запису користуються «Журналами реєстрації господарських операцій» (Меморіальними ордерами). Оформлені бухгалтерським записом (проводкою) господарські операції відображують на рахунках синтетичного й аналітичного обліку.
Ви переглядаєте статтю (реферат): «Реквізити бухгалтерських документів. Порядок оформлення та опрацювання бухгалтерських документів» з дисципліни «Теорія бухгалтерського обліку»
