Торговая ярмарка (или ярмарка-выставка) (trade fair, messe, foire) — кратковременное, периодически и, в основном, в одном и том же месте проводимое мероприятие, в рамках которого большое количество предприя-
тий (экспоненты) с помощью образцов (экспонатов) представляют объективный масштаб товаров/услуг одной или нескольких отраслей с тем, чтобы посетитель-коммерсант получил ясное представление об их предпринимательских возможностях, тогда как экспонент при помощи экспонируемых товаров стремится распространить информацию о своей фирме и ее продукции и заключить прямые торговые сделки. Оптовая ярмарка представляет собой кратковременное, через периодически определенный промежуток времени проводимое в одном месте мероприятие, в рамках которого на основе представленных образцов товаров осуществляются сделки по купле-продаже товаров между производителями и оптовыми покупателями товаров. Выставка-ярмарка — кратковременное публичное мероприятие, периодически проводимое в одном и том же месте, устроенное по определенному плану для демонстрации, дегустации продуктов питания, с помощью которых продавцы представляют товары одной или нескольких отраслей и стремятся информировать оптовых покупателей о своей фирме и ее продукции с целью реализации. Оптовые ярмарки зародились как мероприятия рыночного характера, основной целью которых являлся сбыт. В отличие от них выставки возникли как средство публичной демонстрации тех или иных достижений человечества. В начале своего развития они носили сугубо просветительский характер, но по мере развития приобрели ярко выраженную коммерческую направленность. Сегодня оптовые ярмарки и выставки принципиально коммерческими функциями друг от друга не отличаются. Основные отличительные признаки выставок — масштаб предложения и неограниченный круг посетителей. Выставка — это многофункциональное мероприятие, которое характеризуется: • большим вкладом в развитие региональной экономики;
• получением информации о состоянии рынка продук тов питания; • установлением новых торгово-промышленных связей; • открытием новых рынков сбыта и развитием экс порта; • возможностью оценки конкурентоспособности отече ственной продукции и обмена опытом. Основными функциями выставок, помимо организа ции заключения коммерческих сделок и поставок на основе хозяйственных договоров, являются: • сбор и обработка информации о состоянии товарных рынков и намерениях торговых партнеров; • возможность развития производства товаров; • прогнозирование спроса и предложения. Основной метод организации оптовой продажи това ров на ярмарках, выставках — продажа товаров по пред ставленным образцам. На ярмарках и выставках встре чаются представители предприятий отраслей народного хозяйства, ассоциаций оптовой торговли, оптово-рознич ных предприятий, торговых домов и т. д., что позволя ет, с одной стороны, торгующим организациям более точно сориентироваться в размещении производства то варов народного потребления определенного ассортимен та и качества и, с другой стороны, промышленным пред приятиям глубже вникнуть в процессы образования ре гиональных рынков и динамику их развития. Проводимые в нашей стране и за рубежом ярмарки классифицируют по различным признакам (рис. 36). По составу участников и значению в рыночной экономике получили развитие региональные, межрегиональные, национальные и международные выставки и ярмарки. Региональные ярмарки и выставки имеют сферу действия в радиусе 100 км, представляют одну или несколько отраслей и предназначаются, главным образом, для демонстрации возможностей небольших по величине предприятий.
рис. 36. классификация ярмарок
328
Межрегиональные ярмарки имеют одинаковую структуру с региональными, однако располагают большим радиусом действия и адресуются обычно более крупным предприятиям. Национальные ярмарки и выставки являются витриной национальной промышленности. Они проводятся внутри страны и за рубежом для демонстрации продукции национального производства и стимулирования ее сбыта. Предпосылкой проведения международных ярмарок и выставок, организуемых как внутри страны, так и за рубежом, является участие в них экспонентов и посетителей из различных стран. Международный характер они приобретают лишь в том случае, если в них участвуют не менее 10-15% зарубежных экспонентов. По территориальному признаку оптовые ярмарки разделяются на местные, в том числе межобластные, областные, городские, районные. Местные ярмарки проводят не только коммерческие структуры, но и областные потребсоюзы России по распродаже товаров на собственных предприятиях областного, межрайонного, районного назначения. Покупателями товаров выступают не только потребительские общества, магазины потребительской кооперации, но и предприятия розничной торговли коммерческих структур. На оптовых ярмарках местного масштаба сделки осуществляются по купле-продаже товаров сложного ассортимента, выпускаемых местными производственными предприятиями. На таких оптовых ярмарках оптовые покупатели совершают закупки товаров по свободным ценам на основе индивидуального подбора, сравнения и выбора из ассортимента продукции различных производителей. По отраслевому признаку оптовые ярмарки подразделяются на отраслевые (проводит одна отрасль производства товаров) и межотраслевые, охватывающие изделия различных отраслей производства (пищевой, му-
комольной, хлебопекарной, и др.). На этих ярмарках представляются не только товары, продукты питания, но и новые образцы оборудования, новые технологические линии для производства продуктов питания. По товарному признаку оптовые ярмарки подразделяются на универсальные, специализированные и узкоспециализированные. К универсальным оптовым ярмаркам относятся ярмарки по реализации различных продовольственных и непродовольственных товаров, а к специализированным — такие их виды, как ярмарки-выставки, например, «Современное хлебопечение», «Пекарня», «Кондитерские изделия» и т. п. К узкоспециализированным относятся отраслевые выставки. Число посетителей на таких выставках, выставках-ярмарках небольшое, от 500 до 1000 чел. в день, так как они привлекают узкий круг специалистов. Широко специализированные выставки, как правило, проводятся на уровне региона, с числом посетителей от 1—3 тыс. чел. в день, причем это представители различных отраслей. Универсальные выставки посещают 5—10 тыс. человек в день, причем их отличительной особенностью является высокий уровень розничных продаж. В современных условиях в ведущих международных ярмарочных и выставочных центрах выполняется до 50 видов сервисных выставочных услуг, таких как: • информационные услуги (предоставление исходной информации о выставке (ярмарке), сроках и месте ее проведения, основных устроителях, организато рах, условиях участия); • справочные услуги (выдача соответствующими службами выставки или ярмарки деловых справок различного характера по особенностям участия, льготам, участникам, деловой программе выставки, месте размещения стендов или экспозиций и т. п.); • рекламные услуги (размещение в прессе, на радио, телевидении, в рекламном каталоге рекламных ма териалов об экспоненте и его деловых интересах,
330
Коммерческая деятельность. Организация и управление
Раздел 4. Организация и управление коммерческой деятельностью в торгово-посреднических структурах
331
а также организация на выставке презентаций или лотерей); • организационные услуги (практическая организация основных работ по подготовке и проведению выстав ки, включая организацию работы на выставке каж дого экспонента и бизнесмена); • хозяйственные услуги (обеспечение экспонентов ме белью, холодильниками, кухонным оборудованием, осветительными приборами, водоснабжением и др.); • визовые услуги (решение вопросов по въезду экспо нента в страну, проведению выставки в соответствии со спецификой требований страны); • маркетинговые услуги (подготовка и предоставление аналитических, ценовых и конъюнктурных матери алов по существующей в выставочном центре форме при направлении заказа (заявки)); • транспортно-экспедиционные услуги (выбор опти мального маршрута и средств доставки грузов, офор мление транспортной и расчетной документации по отправке и прибытию грузов, разгрузочно-погрузоч- ные работы и доставка экспонатов на стенд, склад ские операции, установка и маркировка грузов, дос тавка их в место назначения); • гостиничные услуги (прием заказов на размещение клиентов и бронирование мест в соответствии с офи циальной заявкой, подтверждение выполнения за каза встречи клиентов и их обслуживания или раз мещения и проживания); • автотранспортные услуги (предоставление для нужд клиента легкового и специального автотранспорта, поддержание его работоспособности в период арен ды и т. д.); « медицинские услуги (услуги по неотложной и оперативной медицинской помощи); » санитарно-гигиенические услуги (обеспечение различных мест общего пользования должным санитарным
уходом и постоянным обслуживанием по требованию клиентов); • дизайнерские услуги (проектирование, разработка и представление вариантов художественного оформле ния стенда, рекламных материалов, отдельных час тей стенда или выставки); • строительные услуги (строительство стендов, пави льонов, отдельных сооружений); • монтажно-демонтажные услуги (монтаж и демонтаж экспонатов); • электротехнические услуги (услуги по подготовке и реализации электропроекта выставки, включая под водку осветительного напряжения, подключение к сети стендов, экспонатов); • инженерно-технические услуги (подготовка инженер но-технического решения по строительству или до оборудованию помещений, ремонту или профилак тике демонтируемой на выставке техники, обеспече нию техники безопасности); • аудио-визуальные услуги (обеспечение экспонентов необходимой аудио-визуальной техникой, ее подклю чение; наладка и инструктирование пользователя); • протокольные услуги (организация специальных ме роприятий для официальных лиц и делегаций); • фотографические услуги (выполнение фотозаказов на выставке, фотографирование стендов и пр.); • телевизионные услуги (выполнение заказов экспонен тов или бизнесменов по организации выступлений на телевидении или изготовлению видеозаписи); • финансово-бухгалтерские услуги (расчеты с кли ентами); • типографские услуги (изготовление проспектов, бук летов, журналов, брошюр, а также размножение рекламных, справочных или информационных ма териалов); • переводческие услуги (обеспечение письменных и ус тных переводов, предоставление переводчика);
332
Коммерческая деятельность. Организация и управление
Раздел 4, Организация и управление коммерческой деятельностью в торгово-посреднических структурах
333
• учебно-познавательные услуги (организация на выставке тематических семинаров, лекций, «круглых столов» и т. д.). Кроме того, выставочные услуги включают также юридические, издательские, полиграфические, культурно-развлекательные, курьерские, а также те услуги, которые связаны с различными интересами и потребностями посетителей. Выставочная деятельность в РФ осуществляется профессиональными и непрофессиональными участниками рынка выставочных услуг на условиях, не противоречащих Конституции Российской Федерации, Гражданскому кодексу и законодательству Российской Федерации и Федеральному закону «О выставочно-ярмарочной деятельности в Российской Федерации». Участниками рынка выставочных услуг на территории РФ могут быть российские и иностранные юридические лица и граждане (ниже именуемые лицами) без ограничений по форме собственности, если их деятельность осуществляется в соответствии с законодательством РФ и не запрещена на ее территории. Устроителем выставки является лицо, принимающее на себя обязательства по ее подготовке и проведению. Координатор выставки — лицо, специализирующееся на деятельности без лицензии на основании долгосрочных договоров с устроителями выставок. Организация ярмарок и выставок осуществляется на основе решения их учредителей. В качестве последних могут выступать лица, имеющие уставную правоспособность. Каждая оптовая ярмарка имеет несколько учредителей. Учредители издают приказ об организации оптовой ярмарки с указанием сроков ее проведения, порядка проведения и состава оргкомитета и рабочей группы. Схема взаимодействия участников и организаторов выставки по ее подготовке и проведению представлена на рисунке 37.
Рис. 37. Схема организационной структуры управления оптовой ярмарки (выставки-ярмарки) Организационная структура оптовой ярмарки и выставки-продажи определяется ее задачами и составом участников. Общее руководство осуществляет ярмарочный комитет (оргкомитет), который возглавляет председатель. Ярмарочный комитет утверждается учредителями и является коллегиальным органом, т. е. каждый из его членов имеет право голоса при принятии решения. Решения ярмарочного комитета по вопросам, входящим в его компетенцию, являются обязательными для участников ярмарки. Ярмарочный комитет выполняет следующие функции: • определяет сроки, состав участников и место прове дения ярмарки; • занимается вопросами рекламы;
334
Коммерческая деятельность. Организация и управление
Раздел 4. Организация и управление коммерческой деятельностью в торгово-посреднических структурах
335
• создает рабочую группу ярмарки (дирекцию, арбит раж, группу по учету договоров и другие органы); • определяет графики встреч поставщиков и поку пателей; • осуществляет просмотр представленных образцов; • утверждает смету доходов и расходов ярмарки, раз мер средств на ее проведение и источники их по лучения; • определяет порядок и режим работы ярмарки; • разрешает споры, возникающие при заключении до говоров, и осуществляет регистрацию заключенных договоров; • подводит итоги работы ярмарки и отчитывается пе ред ее устроителями; • решает другие вопросы, связанные с организацией и проведением ярмарки. Решения ярмарочного комитета оформляются протоколами, подписываемыми председателем ярмарочного комитета или его заместителем. На ярмарках и выставках создаются комиссии и службы, например, конкурсная комиссия для выявления наиболее значимой продукции. В результате фирме, производящей эту продукцию, может быть предоставлен льготный кредит и т. д. На любой выставке или ярмарке обязательно создаются следующие службы: • транспортная; • рекламно-информационная; » дизайнерская; • служба безопасности; » техническая; • юридическая; • медицинская; • финансовая и т. п. Наличие других служб зависит от комплекта услуг, предоставляемых участникам организаторами выставки, ярмарки.
Основные функции транспортной службы: • прокат индивидуального транспорта; • автобусное обслуживание; • предоставление транспорта для отгрузки образцов то варов; » выполнение погрузочно-разгрузочных работ; • обеспечение авиа- и железнодорожными билетами. Рекламно-информационная служба занимается вы пуском каталога участников, обеспечивает своевремен ное получение оперативной информации, организует и поддерживает рекламу ярмарки и т. п. Служба безопас ности обеспечивает сохранность экспозиций и товаров, хранящихся на складе, а также спокойную работу уча стников. Основной функцией технической службы яв ляется выполнение копировально-множительных работ. Финансовая служба обеспечивает контроль за оплатой участия в мероприятии, оплатой различных услуг, осу ществляет регулировку других финансовых вопросов. Все организационные мероприятия ярмарки, выставки-продажи можно подразделить на три этапа: предварительный, организационный и заключительный. Предварительный этап заключается в принятии постановления о проведении ярмарки, создании ярмарочного комитета и дирекции, разработке положения о ярмарке, распространении информации об условиях участия и порядке оплаты за участие в ярмарке, сборе заявок на участие. Устроитель вправе: • выбирать по своему усмотрению координатора выс тавок для регистрации объявления выставки; • отклонить на этапе регистрации объявления выстав ки предложения координатора выставок о переносе срока проведения регистрируемой выставки, об уточ нении ее тематики или о ее отмене; • включать в объявления любые сведения, не противо речащие целям проведения выставки, а также разме щать в них рекламу, в том числе и на платной основе;
336
Коммерческая деятельность. Организация и управление
Раздел 4. Организация и управление коммерческой деятельностью в торгово-посреднических структурах
337
• вносить коррективы в ранее сделанное объявление дополнительным объявлением, притом путем, зара нее оговоренным в исходном объявлении; дополни тельное объявление подлежит официальной регист рации у тех координаторов выставок, которые заре гистрировали исходное объявление; • предусматривать в договорах с контрагентами, уча ствующими в подготовке и проведении выставки, сан кции за нанесение ущерба престижу устроителя в размере, указанном при подписании договора; • не допускать участников и посетителей выставки на территорию выставочной площадки при невыполне нии ими условий оплаты участия (посещения) в вы ставке или других условий, указанных в объявле нии выставки. Устроитель обязан: ш своевременно рассматривать заявки на участие в выставке, вступать, при необходимости уточнения заявок, в переговоры с лицами, подавшими заявки. Отказ устроителя в приеме заявок на участие допускается в случае нарушения лицом, подавшим заявку, общих условий приема заявок, указанных устроителем в объявлении выставки. Запрещено отклонять заявки на участие по иным основаниям. Если в срок, указанный в объявлении, лицо, подавшее заявку, не получит официального уведомления о том, что его заявка не принята, оно автоматически считается включенным в состав участников выставки; » вести, на основании принятых заявок, реестр лиц, включенных в состав участников выставки; • выполнять необходимые для подготовки и проведе ния выставки действия и условия, в том числе усло вия, указанные в объявлении. Участником выставки является лицо, подавшее заявку на участие в ней согласно условиям, указанным в объявлении, и включенное в состав участников.
Заявка является документом, означающим согласие участника с условием участия и принятие им на себя ответственности, предусмотренной объявлением, заявкой и Федеральным законом «О выставочно-ярмароч-ной деятельности в Российской Федерации». Участник выставки вправе: • отказаться от участия в выставке или внести измене ния в ранее поданную заявку путем отзыва ранее по данной заявки или подачи в письменном виде допол нений и изменений в нее и получить на условиях, содержащихся в объявлении, перерасчет с устроите лем, вплоть до полного или частичного возврата ра нее оплаченной стоимости участия; участник вправе на основании своевременно поданной и принятой ус троителем заявки запрашивать у устроителя на усло виях, указанных в объявлении, дополнительную ин формацию о составе выставки, ожидаемых участни ках и посетителях, планировку выставочного зала (залов) и осуществлять бронирование места располо жения своего выставочного стенда; » осуществлять от своего имени в период подготовки и проведения выставки действия, направленные на привлечение третьих лиц к участию в выставке или к ее посещению на условиях, указанных в объявлении выставки, при этом ответственность перед третьими лицами за соблюдение указанных условий лежит на устроителе; • при несоблюдении устроителем условий участия, ука занных в объявлении, предъявлять устроителю пре тензии в порядке, установленном в объявлении выс тавки или действующим законодательством; • по своему усмотрению распоряжаться выставочной площадью, предоставленной ему устроителем, и осу ществлять любые действия, направленные на реали зацию целей участия в выставке, но не в противоре чии с действующим законодательством и условия ми, указанными в объявлении; 12. Зак. 383
ы
338
Коммерческая деятельность. Организация и управление
Раздел 4. Организация и управление коммерческой деятельностью в торгово-посреднических структурах
339
• по своему усмотрению выбирать профессиональных участников выставочной деятельности в контраген ты при подготовке и проведении выставки. Лицо, препятствующее участнику в осуществлении данно го выбора, несет ответственность перед участником в размере понесенного ущерба, включая выгоду, упу щенную в результате этих препятствий; • участник и его представители в период работы выс тавки обладают, кроме вышеуказанных, всеми пра вами и обязанностями посетителей выставки. Участник обязан: • своевременно направить экспонаты и другие грузы, необходимые для проведения выставки, в адрес, ука занный для этого в объявлении выставки; • своевременно осуществить платежи за участие в вы ставке, указанные в объявлении выставки; • обеспечить своевременное прибытие и регистрацию представителей, осуществляющих стендовую и иную работу от имени участника на выставке; • выполнять другие требования и условия, необходи мые, согласно объявлению выставки, для допуска на территорию выставочной площадки; • выполнять другие требования и условия, необходи мые, согласно объявлению выставки, для допуска на территорию выставочной площадки. На основе вышеизложенного в предварительный этап деятельности ярмарки следует включить: • составление перечня выставляемой продукции; • составление плана выставочного стенда; » заключение договора с оргкомитетом, передачу ему плана и заказа на оборудование и услуги; • изготовление рекламных материалов: информационных листов, плакатов, буклетов, проспектов; • подготовку информационных материалов: техниче ских описаний, прайс-листов, папок стендистов; • подготовку стендистов и персонала; • составление сметы затрат.
Организационный этап деятельности связан с проведением ярмарки и решением вопросов по регистрации и размещению участников ярмарки, обеспечением их различными услугами сервиса (питание, связь, транспорт, реклама товаров), а также обеспечением условий для заключения договорных отношений с поставщиками товаров и разрешением возникающих на ярмарке преддоговорных споров. Организационный этап включает: • составление расписания работы персонала; • инструктаж персонала; • закрепление экспонатов за сотрудниками; • завоз и вывоз оборудования; • организацию переговоров или заключение договоров, продажу продукции; • организацию учета посетителей, интересующихся продукцией фирмы. Последний, заключительный этап предполагает: • регистрацию посетителей после окончания работы ярмарки, проявивших интерес к производителю товаров; • подведение итогов работы ярмарки: баланса затрат и доходов с выделением положительных и отрица тельны моментов в этапах ее работы; • анализ оригинальных решений по оформлению выс тавочных стендов фирм — производителей продук тов питания; • выяснение, достижения ярмаркой поставленных целей; • предложение рекомендаций на будущее с учетом за мечаний. Таким образом, основным источником доходов ярмарки является плата за рекламу и участие, аренду оборудования и экспозиционных мест, сервисного обслуживания и услуг юристов, консультантов, переводчиков и др.; а основными статьями расходов — расходы по аренде офисных и экспозиционных мест, рекламно-информационные и организационные расходы, транс-портно-складские и другие расходы.
