Автоматизація документообігу в органах державного управління
маційного забезпечення державного управління може зіткнутись з бар'єрами мотиваційно - ціннісного та освітньо - соціального характеру, що викликає не- обхідність подальших досліджень. Розвиток інформаційно - комунікаційних технологій, втілення його елемен- тів у всі сфери суспільства, створення принципово нових форм управління та покращання вже існуючих належать до загальносвітових тенденцій. Україна не стоїть осторонь цих процесів і активно долучилась до створення інформацій- ного суспільства, в якому провідну роль відіграють не показники розвитку ін- дустріального суспільства, а інформація. Наша країна вже робить окремі кроки на цьому шляху: прийнято низку законодавчих актів щодо інформатизації, створюються окремі ланки системи електронного урядування, стрімко розвива- ється мережа Інтернет.
11. 2. Автоматизація документообігу в органах державного управління Однією з складових частин широкого впровадження інформаційних техно- логій є приведення діяльності органів деpжавної влади у відповідність з потре- бами інформаційної доби. Серед ключових аспектів загальної інформатизації органи, державного управління є створення системи e - goverment або електро- нного урядування", яка вбирає впровадження автоматизованих систем (АС) широкого спектру призначення створення веб - представництв органів держав- ної влади в Інтернеті поліпшення взаємодії органів державної влади та грома- дян Робота з документами (діловодство) - це важлива складова частина проце- сів управління і прийняття управлінських рішень. Правильна її організація істо- тно впливає на оперативність, економічність і надійність функціонування уста- нови, на культуру праці управлінського персоналу Найскладнішою частиною діловодства для впровадження АС є документо- обіг, під час чого виникає питання щодо визначення основних етапів автомати- зації документообігу в державних установах, починаючи від рівня цілковитої відсутності АС до процесу впровадження електронного документообігу як найвищої форми автоматизованого документообігу Основні проблеми розвитку та впровадження електронного документообігу розглядали сучасні науковці в різних аспектах: С. Кулешов досліджує функції електронного документа у системі електронного документообігу, Ю. Мєшков розглядає міжнародний досвід впровадження елект ронного документообігу, П. Марченко аналізує проблеми зберігання електронних документів тощо Поступовість впровадження електронного документообігу, на думку С. Ду- бової, має бути ось такою - І етап (початковий) - впровадження автоматизованої системи документообігу (АСД) В АСД функціонують первинні елементи аналітико - синтетичного опрацю- вання документа, що знаходять вираження у створенні електронної реєстрацій- ної картки документа, яка є пошуковим образом документа. Функціональні можливості АСД не розраховані на збереження та перемі- щення документів в установі. їхні основні завдання - фіксація етапів прохо- дження документів та їхнього поточного статусу в спеціальній базі даних що знаходить відображення у запаленні спеціальної реєстраційної картки докумен- та. До бази даних входять оригінали документів, а вона відображає лише їхнє поточне місцезнаходження та статус, в тому числі атрибути контролю виконан- ня. Крім обліку та пошуку документів в базі даних система повинна генерувати звіти, що дають змогу отримати відомості про стан виконання документа та ін- шу загальну інформацію Автоматизація документного обігу дає можливість: • підвищити виконавську дисципліну (здійснюється за рахунок покращання ко- нтролю за виконанням документів, а саме ефективна система повідомлень та нагадувань дає змогу попереджати усіх посадових осіб про наближення строку виконання доручення); • легко скласти повну картину ефективності діяльності як окремих працівників, так і установи в цілому (за допомогою прикінцевих звітів та журналів); • формувати індивідуальні маршрути документів і визначити найоптимальні- ший шлях їхнього руху в установі; • зменшити час на опрацювання і реєстрацію, а також уникнути помилок, пов'я- заних із заповненням реквізитів документа (використовуючи автоматичну гене- рацію номера і поточної дати, використання довідників); • засобами системи здійснювати миттєвий пошук документів та доручень (за їхнім змістом або будь - якою комбінацією реквізитів) . У багатьох державних установах впровадження АСД як елемента електро- нного документообігу відбувається з порушенням логічної послідовності впро- вадження. II етап (розширений) — створення "образу електронного документообігу" Розширений рівень автоматизації дає змогу додавати до електронної реєст- раційної картки електронне іконічне зображення документа (сканована копія), інакше кажучи образ документа", єдиною відмінністю якого від електронного документа є відсутність електронно - цифрового підпису (що гарантує його ці- лісність, достовірність і відповідно юридичну силу). Отже, рівень АСД, у якому функціонує електронний "образ документа", умовно можна назвати "образом електронного документообігу". Створення "образу електронного документообігу" відбувається за допомо- гою сканування документів. Швидке отримання електронної версії документа за допомогою використання технологій сканування, розпізнання та друку ро- бить легшим перехід від паперової версії документа до електронної. НІ етап (розвинений) — електронний документообіг Електронний документообіг забезпечує циркуляцію електронних докумен- тів, які є основою нової форми взаємодії держави та суспільства. Однак кожен документ повинен мати встановлений законодавством набір реквізитів, до яких належить, зокрема, підпис — елемент, що підтверджує авторство документа. Функцію підпису в електронному документі виконує електронно - цифровий підпис. Закон України "Про електронні документи та електронний документоо- біг"визначає поняття електронний документ та електронний документообіг. Електронний документ — документ, інформація в якому зафіксована у ви- гляді електронних даних, в тому числі його обовязкові реквізити. Електронний документообіг (обіг електронних документів) — сукупність процесів створення, опрацювання, відправлення, передавання, одержання, збе- рігання, використання та знищення електронних документів, що виконується із застосуванням перевірки цілісності та у разі необхідності з підтвердженням фа- кту одержання таких документів. Система електронного документообігу вирішує такі головні завдання: авто- матизація роботи спеціалістів за визначеним регламентом опрацювання доку- ментів, пошук та відбір необхідної інформації, розсилання опрацьованих доку- ментів для подальшого опрацювання; обмін документами між установами, уні- фікація технологічних процедур проходження, передачі та опрацювання доку- ментів; збирання, реєстрація, накопичення, опрацювання та аналіз інформації що надходить до кожного з вузлів, забезпечення постійного зв`язку та обміну інформацією між вузлами; автоматизація контролю виконання документів на основі оперативного відображення поточного стану процесів діловодства; ав- томатизація процесів реєстрації документів, заповнення кодованих реквізитів реєстраційних карток з використанням класифікаторів і довідників; автомати- зація збирання даних про результати виконання технологічних процесів, фор- мування на їхній основі аналітичних і статистичних звітів та довідок; розсилан- ня, зберігання та використання документів за єдиною нумерацією з початку ро- ку; відправлення, приймання та опрацювання електронної пошти; оперативний пошук інформації про документи; наскрізний контроль (група контролю, керів- ник установи, безпосередній виконавець) за проходженням і виконанням доку- ментів; ведення системи класифікаторів та довідників; постійне оновлення та адміністрування головної бази даних; забезпечення надійного зберігання всіх версій документа та інших інформаційних об'єктів; формалізація технологічних процесів опрацювання інформації, визначення типових маршрутних технологі- чних схем для їхнього виконання; підготовка і друкування реєстраційних кар- ток, журналів реєстрації, реєстрів розсилання, статистичних та аналітичних до-відок Наведені етапи впровадження електронного документообігу є об'єктивно зумовленими як розвитком інформаційних систем, так і готовністю державних установ до їхнього впровадження. Зважаючи на соціально - освітні та психоло- гічні чинники, вважаємо, що запропонована послідовність впровадження елект- ронного документообігу попередить нераціональне використання матеріальних ресурсів установи, пришвидшить адаптацію працівників до роботи в нових умовах. Як наслідок - зросте ефективність опрацювання документів в установі.
Ви переглядаєте статтю (реферат): «Автоматизація документообігу в органах державного управління» з дисципліни «Комунікаційна політика в діяльності державного службовця»
