Прежде всего, хотим дать совет: каким бы опытным специалистом вы себя ни считали, для грамотного составления делового документа полезно всегда иметь под рукой не только справочник по делопроизводству, но и толковый словарь русского языка. Это поможет наиболее точно подобрать по смыслу нужное слово или уточнить, как правильно его написать. Приступая к созданию любого документа, необходимо подумать: 3 • Зачем вы собираетесь писать. • Кто окажется адресатом данного послания. Это документ для внутреннего пользования или он уйдет за пределы организации, увидит ли его еще кто-либо? Какие термины могут оказаться непонятными респонденту? • О чем конкретно вы собираетесь написать. Если не решить сразу, какие данные необходимо включить в содержание, в дальнейшем придется потратить много времени на его редактирование, или письмо окажется перегруженным лишней информацией. • Каким способом передать данный документ получателю? По почте, факсу или через Интернет? Кстати, обязательно ли писать или достаточно телефонного звонка? Если связаться с партнером действительно необходимо в письменной форме, можно приступать к созданию делового документа. Директор консультации «Writing for you business» описывает специальные приемы подготовки делового письма, которые базируются на четырех основных аспектах: • планирование документа; • распределение времени; • выбор средств (технических); • сотрудничество с коллегами (в разнообразной форме: от соавторства до наблюдения и анализа способов выполнения работы другими сотрудниками). Таким образом, необходимо спланировать структуру своего письма, отметить ключевые пункты содержания (составить план). Сразу же нужно продумать и иерархию заголовков. О планировании документа и логической структуре деловых писем мы поговорим в следующем разделе. Следует также подумать о том, каким должен быть общий стиль документа, то есть, выдержан ли в нем должный уровень дружелюбия и официальности? Для этого нужно сосредоточиться на следующих аспектах: 1. получатель, его ожидания и особенности (что ему может понравиться, а что нет); 2. эмоциональный тон письма (официальный, дружеский, почтительный, возмущенный или др.); 3. шанс на прочтение (будет ли документ прочитан в любом случае, либо необходимо завоевать внимание получателя); 4. задача (просто информирование или оказание влияния на респондента).
КЛАССИФИКАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ ИСХОДЯ ИЗ ОСНОВНОЙ ЗАДАЧИ ПИСЬМА
Полезный документ – документ, предназначенный для передачи информации Документ, рассчитанный на эффект – документ, написанный с целью оказания влияния Полезный документ должен содержать исключительно простые словесные конструкции и содержать самые необходимые данные (отчет, докладная, письмо-запрос и пр.) Если же документ написан с целью оказать влияние и в этом случае важно произвести впечатление, то письмо может включать в себя рекламные тексты, лозунги и пр.
Ви переглядаєте статтю (реферат): «Подготовка к созданию делового документа» з дисципліни «Корпоративний імідж: технології формування для максимального росту бізнесу»
