Функция закупки промышленного заказчика. Процедура закупки
Промышленное (производственное) предприятие выступает на рынке то- варов производственно-технического назначения в двоякой роли. Во- первых, оно выносит свою нужду на рынок сырья, материалов, комплектую- щих изделий и т.п. Во-вторых, производя готовые изделия так же выходит на этот рынок, но уже со своим предложением. Вынося на рынок свою нужду, воплощенную в форму определенного сырья, стандартных деталей или компонентов, да еще и подкрепленную способностью заплатить за эти това- ры денежные средства (запрос), предприятие таким образом выступает в роли промышленного заказчика. На рынке же сбыта, предлагая свои гото- вые изделия на продажу, оно выступает в роли продавца. Следовательно, любое предприятие на рынке выполняет две важнейшие функции: 1) функцию закупки; 2) функцию сбыта. Естественно, что в проме- жутке между этими функциями стоит функция производства. Именно нужда- ми производства и объясняется появление самой функции закупки. С зарождением товарного производства функция закупки входила составной частью в функцию производства готовых изделий. Поэтому исторически функция закупки родилась задолго до появления функции маркетинга. И в настоящее время в условиях развития рыночных отношений объективный процесс обеспечения производственной деятельности приобретает форму закупки, так как обмен продуктами осуществляется в процессе купли- продажи. Объективность возникновения и сохранения функции закупки на современном этапе развития производственных отношений связана с тем, что любое производство готовых изделий нуждается в закупках сырья, ма- териалов, комплектующих изделий, инструмента, технологической оснастки, производственного и вспомогательного оборудования и деловых услуг. Ана- лизируя природу промышленных рынков мы установили, что существует це- лый комплекс отраслей, предприятий и организаций, участвующих в создании готового к потреблению продукта, где движение материалов идет от добывающих отраслей к обрабатывающим. Именно на этом пути сырье и материалы постепенно превращаются в готовое изделие, а комплекс пред- приятий участвующих в создании готового продукта называется производст- венной цепочкой. Каждое предприятие производственной цепочки закупает у предыдущего его готовый продукт, который для него является сырьем или компонентом для последующей переработки. Следовательно любое пред- 55приятие этой производственной цепочки участвует не только в производст- ве, но и совершает для поддержания производства определенные закупки. Закупки для нужд предприятия - это процесс принятия решения, по- средством которого официальная организация (юридическое лицо) констатирует наличие нужды в закупаемых со стороны товарах и услу- j rax, а также выявляет, оценивает и отбирает конкретные марки товаров и конкретных поставщиков, имеющихся на рынке товаров производст- , венно-технического назначения. Предприятие (организация, фирма), констатирующая наличие своей ну- . жды в товарах производственно-технического назначения и является про- , мышленным заказчиком. К категории промышленных заказчиков относятся • все участники промышленных рынков: 1) предприятия-производители; 2) ор- ганизации оптовой торговли товарами производственно-технического назна- i чения; 3) государственные учреждения; 4) организации здравоохранения, > образования, культуры (те, кто образует институциональный рынок); 5) экс- портеры. Для понимания промышленного заказчика необходимо уяснить с какой целью производит он закупки. Каждый из покупателей пяти названных кате- горий преследует свои цели при приобретении товаров и услуг. Предприятия-производители не являются конечными потребителями и закупают товар для использования в дальнейшем производстве, они сами производят товары для продажи другим потребителям. Поэтому предпри- ятие-покупатель товаров производственно-технического назначения прини- мает решение о закупке товара, руководствуясь иными нежели конечный потребитель соображениями. Производя закупки, он предварительно счита- ет необходимым получить ответ на следующие вопросы: привносит ли ис- пользование закупаемого товара дополнительную ценность; существует ли товар более полно отвечающий требованиям предполагаемого использова- ния; соответствует ли технологическая оснастка производства использова- нию данного товара; можно ли получить товар по более дешевой цене у другого надежного поставщика и на каких условиях; покупает ли кто-нибудь искомый товар и по какой цене. Это касается закупок сырья и материалов, которые закупаются часто и в больших количествах. Кроме того для органи- зации самого процесса производства предприятия-производители закупают производственное, технологические и вспомогательное оборудование, а также офисное оборудование и канцелярские товары. Эти товары закупают- ся по определенным техническим требованиям, отвечающим технологии и организации производства. Процедура закупки. Большинство предприятий-покупателей, с которы- ми приходится сталкиваться маркетологу, имеет набор формальных заку- почных процедур и требований к документации. Для маркетологов важно знать и исполнять эти требования и процедуры. Рассмотрим процедуру ти- пичного закупочного цикла для зарубежной промышленной компании (см. рис. 3.1). 56Как только потребность в том или ином товаре или услуге будет опреде- лена (в организации-покупателе это делает обычно потребляющий или ис- пользующий данный товар отдел), оформляется соответствующая форма для заказа, содержащая реквизиты покупки (PR № 1). Право оформлять и подписывать такие формы имеет только уполномоченный персонал. Кроме реквизитов покупки данная форма должна иметь код (номер) отдела, служ- бы или цеха заказчика. Форма должна описывать необходимый товар как можно подробнее и включать информацию о том, сколько требуется данного товара (объект закупки), когда и где данный товар потребуется. После за- полнения необходимых форм и получения разрешения на осуществление закупки, следующим шагом будет выпуск письменного заказа на закупку, что обычно делается отделом закупок. Перед выпуском заказа на закупку отдел закупок совместно с отделом контроля запасов проверяют наличие мате- риалов (данного товара на складе). Отдел закупок также проводит исследо- вание потенциальных источников получения продукта, проводит переговоры с поставщиками о цене, обговаривает условия закупки и доставки и только после этого выбирает поставщика. Организация-покупатель как правило создает список одобренных выс- шим руководством поставщиков на определенные товары. Заказ на продукцию обеспечивается именем компании, также как и име- нем и подписью человека, который действует как агент. Заказ описывает ко- личество, свойства продукта и условия покупки - включая скидки, условия поставок (F.O.B., CIV и т.д.), дату заказа, и необходимую дату поставки. Для многих продуктов, включенных в отраслевые каталоги, необходим их код или номер. Дополнительные условия (изменение цен, качество и т.д.) входят в при- ложение к заказу. Заказ на закупку представляет собой формальное предложение (офер- ту), и это первый шаг к заключению детального контракта между продавцом и покупателем. После получения этой формы поставщик объявляет об ак- цепте, второй составляющей для контракта. Акцепта может представлять собой немедленную поставку необходимых товаров, отправку утвержденной копии заказа, возврат оповещения об акцепте вместе с заказом или стан- дартную форму акцепта используемую поставщиком. Поставщик может на- править встречную оферту с изменением, каких-либо условий, эта оферта в свою очередь будет рассмотрена покупателем. После отправления заказа, отдел закупок должен удостовериться, что кон- трактные отношения были достигнуты, проверить положение заказа и обеспе- чить доставку. Также, если поставщик заключил субконтракт на какую-либо часть заказа, покупатель может проверить выполнение этого контракта. После получения продукции от поставщика, получающий (складской) от- дел проверит пришедшие материалы и подготовит уведомление о получе- нии. Ответственность за проверку обычно лежит на закупочном или производственном отделе. Счет-фактура поставщика будет проверена на точность, и проверена на соответствие заказу и уведомлению о его получе- нии. Данная функция проверки обычно возлагается на бухгалтерию, но ино- гда и на отдел закупок. Счет-фактура оплачивается, срок оплаты зависит от 59скидок предложенных поставщиком. В некоторых случаях счет-фактура оп- лачивается перед поставкой, для получения различных скидок и т.д. По- следний шаг это закрытие заказа, которое представляет собой занесение всей документации и корреспонденции относящейся к заказу в файл для бу- дущих проверок. Большинство бумажной работы вовлеченной в процесс, возможно заменить компьютерными системами коммуникаций. На самом деле, для рутинных и по- вторяющихся закупок, компьютерные коммуникации между продавцом и поку- пателем могут снизить занятость персонала. Новые технологии могут сильно уменьшить время между заказом и поставкой, и снизить количество ошибок при расчетах и контроле. Процесс закупки, используемый организацией будет зависеть, в основном, от того, как организованы закупочные операции. Где находится закупочная функция в организационной структуре? Эта позиция сильно отличается среди промышленных фирм, государственных предприятий и некоммерческих орга- низаций. В качестве примера мы будем рассматривать промышленные пред- приятия. Функции по закупке и поставке развиты в большинстве промышленных предприятий, с возложением ответственности за обязательства от имени ком- пании на материалы, инструменты и услуги необходимые всем подразделени- ям на отдел закупок. В сущности отдел закупок выступает как посредник между всеми подразделениями-пользователями и поставщиком. Основные направления деятельности отдела закупок это определения воз- можных источников поставок, переговоры о ценах, заключение контрактов на поставку, обеспечения необходимых поставок в соответствии с графиком про- изводства, ускорение прохорждения заказов, своевременный возврат брако- ванных или несоответствующих изделий, ведение учета по поставщикам, создание и поддержание длительных отношений с поставщиками. Однако не по всем договорам с поставщиками может работать отдел закупок. Иногда сложное производственное оборудование берется в аренду или покупается на основе договора лизинга. Для осуществления функции закупки на крупных предприятиях создают- ся специальные службы - отдел материально-технического снабжения (обеспечения), отдел закупок, отдел комплектации и т.п. Коммерческие организации по оптовой торговле товарами производст- венно-технического назначения производят закупки с целью перепродажи и получения прибыли. Для них отдел закупки является чисто "производствен- ным" отделом, поскольку выполняет основную функцию, для которой и соз- дается эта организация, т.е. функцию купли-продажи. Лизинговые компании также следует отнести к этой категории промышленных Заказчиков, по- скольку они закупают для того, чтобы сдать закупаемый товар в аренду. Функция закупки или функция материально-технического снабжения осуще- ствляется промышленным покупателем (заказчиком) практически одинаково независимо от характера его основной деятельности и целей закупки. Для этого создаются специальные службы. Несколько особняком стоят государственные закупки. Они производятся для исполнения государственных функций государ- ственными или местными органами управления. За последние два десятилетия XX века в мировой экономике наметились две противоположные тенденции. 60 Первая связана с тем, что произошло значительное увеличение военных рас- ходов практически во всех странах (особенно развитых). А это означает увели- чение проникновения государства в эти отрасли и увеличение государственных закупок. Вторая тенденция связана с распадом Советского Союза и она харак- теризуется снижением государственного влияния в России на военно- промышленный комплекс и другие отрасли, а также распадом всей системы го- сударственного снабжения (Госснаба) и как следствие заметное снижение го- сударственных закупок. Но что лучше, покажет время.
Ви переглядаєте статтю (реферат): «Функция закупки промышленного заказчика. Процедура закупки» з дисципліни «Промисловий маркетинг»
