Контролінг дозволяє виявити найбільш ефективні шляхи досягнення поставлених цілей. Цілі повинні ставитися реальні, такі, які можуть бути виконані своїми силами з використанням міні-мальних витрат. Існують два види цілей — макроцілі (цілі організації) і мікро-цілі (індивідуальні цілі працівників). Виконання кожним спів-працівником своїх цілей забезпечує виконання поставленої мети організації в цілому. Тобто кожний працівник повинен бути від-повідальним за виконання свого завдання. Метою є усунення причин, а не покарання винних. Це перш за все усунення причин помилок. В організації часто відсутня поточна інформація про дійсне положення справ, на основі якої можна робити правильні висно-вки. Це слабке місце виявляється особливо чітко тоді, коли в ор-ганізації достатня кількість фінансових ресурсів. Але саме в такій ситуації відсутня інформація мала б велике значення для раціо-нального використання коштів управління. Передумовою точного і вивіреного керівництва є створення функціонально орієнтованої системи планування діяльності. Як-що конкретніше, то планування діяльності означає необхідність визначення цілей. Крім того, планування діяльності передбачає визначення кола питань, яким займається керівництво самостій-но, а які вирішують інші співробітники для того, щоб реалізувати спільно визначені цілі. Планування діяльності направлене на досягнення поставлених цілей. Це змушує осіб, відповідальних за планування і прийняття рішень, усвідомлювати поставлені цілі, формулювати і оптимізу-вати їх. Письмово оформлене планування являє собою вихідний документ для контролю і наступного за ним керування подіями. Центральним інструментом адміністративного управління є планування. За допомогою контролінгу планувальні процеси можна координувати та реалізувати з орієнтацією на оптимальний ре-зультат. Контролінг має своїм завданням забезпечити основопо-ложну інформацію для планування, виявляє слабкі місця в цьому процесі, узгоджує між собою планувальну діяльність і розділи планів різних відділів і бере на себе їх формальну перевірку. Свої дії він узгоджує з підрозділами, які здійснюють планування, та відділом інформаційних технологій. Процес планування починається із законів, постанов, поло-жень і інших матеріалів на основі яких складають плани по заку-півлі, виробництву, інвестиціях, кадрах, видатках. Контролінг керує цим процесом, оцінює альтернативи та забезпечує прийнятність цих планів на всіх рівнях, щоб спільно з адміністративним керівництвом затвердити їх. При плануванні цілей проблема полягає в тому, що необхідно враховувати безліч найрізноманітніших, часом протилежних ін-тересів. Планування подає те, що цілі вже визначені. Контролінг спочатку визначає зміст цільових структур, аналізує і чітко їх ви-значає. Потім повинна бути чітко визначена цільова система адміністрації. Контролер при цьому вказує адміністраторові на наслідки адміністративних дій. Цілі державної адміністрації формуються протягом багатоступінчастого процесу, оскільки част-кові цілі відомств та відділів узгоджуються між собою. Контро-лінг вдосконалює процедуру цільового планування, документуючи методи, які застосовуються, обробляючи та забез-печуючи інформацію, перевіряючи цілі. До завдань контролінгу належать визначення показників, які необхідні для оцінки ступе-ня досягнення цілей. Стратегічна вихідна позиція адміністрації є підставою для по-чатку процесу планування. Для цього аналізуються процеси роз-витку адміністрації за останні чотири-п’ять років і розглядається майбутній процес на такий же період. При аналізі розглядають внутрішні і зовнішні передумови планування. До внутрішніх пе-редумов належать: організаційна структура, заміщення посад, укомплектованість штатними одиницями, структура керівництва, кваліфікаційний профіль співробітників, час роботи установи, структура витрат та ін. Зовнішні передумови випливають із соці-ального, економічного, законодавчого зовнішнього середовища. До них належать законодавство, структура населення та економі-ки, податкові надходження, розвиток кон’юнктури та інше. Стратегічний контролінг прискорює стратегічне планування, веде та документує процес планування. При стратегічному пла-нуванні постійно перевіряються актуальні цілі, заходи по вико-нанню завдань. Стратегічний контролінг переводить стратегічні розробки в оперативні і надає керівникам допомогу визначити етапні цілі та реалізувати їх згідно з планами.
Ви переглядаєте статтю (реферат): «Цілі та завдання контролінгу при плануванні» з дисципліни «Менеджмент у державних організаціях»
