Інформація є засобом організації і регулювання приватної і суспільної життєдіяльності, однією із форм закріплення і розпо-всюдження знань, інструментом управління. Перед суспільством стоїть проблема володіння інформацією, її організації, каналів руху, способів обмірковування і оцінки, механізмів ефективного використання на практиці. Основою державного управління є інформація як сукупність будь-яких знань, даних, фактів, характеристик про відповідні предмети, явища, процеси, відношення і т. ін. По суті, всі управ-лінські процеси — це не що інше ніж пошук, фіксація, оцінка, за-кріплення, розповсюдження соціальної інформації, тобто тієї ін-формації, яка зв’язана із відображенням, пізнанням і перетворенням різних форм життєдіяльності людей. Але в управлінні взагалі і в державному управлінні зокрема відбувається взаємодія не з усією інформацією, а тільки з тією, яка безпосередньо необ-хідна для формування і реалізації державно-управлінських впли-вів. Ідеться про управлінську інформацію. Управлінська інформація — це частина соціальної інформації, яка виділена з її загального масиву за критеріями придатності та обслуговування державно-правових процесів формування і реалі-зації управлінських впливів. Така інформація повинна бути орієнтована за такими напрям-ками: по-перше, за місцем і роллю держави в системі приватної і суспільної життєдіяльності людей і, відповідно, за компетенцією конкретних державних органів (обсяг і зміст управлінської інформації повинен корегуватися з компетенцією державних органів); по-друге, за характером і ієрархією законів і інших нормативних правових актів, які підлягають обов’язковій реалізації в управ-лінських процесах; по-третє, за властивостями, формами і зако-номірностями керованих об’єктів, які диференціюють і конкрети-зують управлінські впливи різних державних органів, а також формують специфічні види правовідносин. Під інформацією розуміють не будь-які відомості про об’єкт, а лише сприйнятні, зрозумілі та оцінені як корисні для вирішення тих чи інших завдань. Тобто дані визначаються як інформація тільки з того моменту, коли вони втягнуті в процес управління системою та починають використовуватися для досягнення її ці-лей. Іншими словами, інформація — це дані, в яких є споживач, що застосовує їх для активного впливу на систему, її регулюван-ня та розвитку. А до того часу вони розглядаються як дані, що чекають своєї реалізації. Інформація повинна мати визначену мету в момент передачі її якій-небудь особі. Вона може мати широкий діапазон цілей залежно від видів діяльності людей в організації: інформування; оцінка результатів; переконання, наказ; генерування інформації іншого виду (неправда, правда соціальна, ринкова та інше). За характером, сферами виникнення, призначенням та форма-ми закріплення інформацію, що використовується в управлінні, поділяють на три великих класи: науково-технічна, управлінська, обліково-статистична. Відомості про науково-технічну інформацію містяться в нау-ково-технічній літературі, патентах, проектно-конструкторській та технологічній документації. До управлінської інформації належать планова, нормативна та інша. Вона міститься в господарських договорах, заявках, замов-леннях, різноманітних розпорядницьких документах. Обліково-статистична інформація відображає результати дія-льності адміністративно-господарських одиниць. Вона призначе-на для використання як вихідна для прийняття рішень. Виділяють також змістову, організаційну, функціональну, рів-неву інформацію Змістова інформація класифікується за об’єктами відобра-ження (трудові, матеріальні ресурси, засоби виробництва, фінан-си), галузями діяльності (промисловість, сільське господарство) та за типами відносин (економічні, соціальні, технічні). Організаційну інформацію поділяють на систематизовану, тобто регламентовану за складом показників, адресами, періодичністю, строками передавання, формами подання та несистематизовану. У функціональній інформації розрізняють планову, координа-ційну, облікову, контрольну та ін. Рівнева ознака дає змогу виділити спрямованість інформації: ко-мандна, що надходить від суб’єкта до об’єкта управління; повідом-ляюча, яка надходить у протилежному напрямку; горизонтальна, яка забезпечує інформаційний обмін між партнерами одного рангу. Класифікація інформації важлива як при аналізі існуючого в системі інформаційного обміну, так і при розробці та організації його в системі, що створюється заново. За її допомогою можна визначити дільниці, де є надлишок або нестача інформації. Так, наприклад, якщо недостатньо облікової інформації, органи управління повинні розробляти планову документацію в умовах її де-фіциту, що негативно впливає на обґрунтованість та ефектив-ність планових рішень. У багаторівневій системі управління інформація повинна за-довольнити кожен рівень організації. Для цього встановлюють: · загальну номенклатуру даних, що характеризують об’єкти управління; · періодичність надходження даних, яка відображає динаміку соціально-економічних процесів; · оперативність обробки даних з метою формування нової ін-формації; · строки доведення прийнятих рішень до об’єктів управління. Для виконання своєї ролі в управлінні інформація повинна відповідати таким вимогам: точності, періодичності, своєчаснос-ті, повноти, корисності, доступності. Точність означає, що дані повинні мати однозначний зміст і не припускати різних тлумачень. Періодичність вимагає своєчасного періодичного надходжен-ня інформації у відповідний структурний підрозділ чи до конкретного співробітника. При цьому інформація повинна надходити раніше, ніж зміниться ситуація, яку вона описує, інакше вона втрачає своє значення. Повнота означає, що кількість інформації повинна бути до-статньою для оцінки ситуації і прийняття рішення на певному рівні в управлінні. Корисність вимагає, щоб інформація не містила даних, які непотрібні для вирішення проблем управління. Доступність полягає в тому, щоб інформація подавалася в та-кому вигляді, який не потребує додаткової переробки та не утруднює процес прийняття рішення.
Ви переглядаєте статтю (реферат): «Інформація та її роль у державному управлінні» з дисципліни «Менеджмент у державних організаціях»
